Примерни бизнес писма на английски до партньори. Как да напиша бизнес писмо на английски. Публикуване на лоши новини

Живеем в ерата на информационните технологии, така че целият ни живот е свързан по някакъв начин компютърна технология, Интернет. Например, едва ли има фирма, чиито служители да не водят електронна кореспонденция с други организации. Ако вашата компания има партньори в чужбина, тогава нейните служители трябва да знаят правилата за писане на бизнес писмо (на родния си език и на чужд език), които включват не само използването на специфична лексика, стил, но и определен формат, който трябва бъде следван.

И така, нека да видим как да напишем бизнес писмо ( бизнес писмо ). По правило в официално писмо се разграничават три блока:

— Въведение/Въведение

Тази част от писмото посочва целта на написването му.

— Основен част писма/ тялото на писмото

Средно това са от два до четири абзаца, в които авторът на писмото информира получателя, задава му въпроси, отговаря на въпросите на получателя, съдържащи се в предишното писмо.

— Заключителна част/Заключение

Тази част от писмото съдържа информация за последващите действия на получателя, предложени от подателя, информация за бъдещи контакти.

ДЕСТИНАЦИЯ/АДРЕСАТ

Текстът започва с апел към адресата (адресата).

Подателят може знаете името на получателя, в който случай обаждането може да изглежда така:

Уважаеми г-н. Робинзон,

Уважаема Г-жо. seefob,

Скъпа госпожо. Чинг,

Уважаеми проф. Ченски,

След името на получателя се поставя запетая.

Ако ти не знам името на получателя, започнете писмото си с една от следните фрази:

За когото може да се отнася,

Уважаеми господине,

Уважаема госпожо,

Уважаеми господине/госпожо,

В този случай се включва и запетая.

Ако вашият адресат е колективно лице, тогава обаждането изглежда така:

Уважаеми всички,

Скъпи колеги,

Уважаеми маркетингов екип,

ТЯЛО ПИСМА/ ТЯЛО НА ПИСМОТО

Основната част на писмото може да включва официални стилови елементи ( официално стил), стилистично неутрална лексика и професионална лексика. Трябва да обърнете внимание и на клишетата, които традиционно се използват в бизнес кореспонденцията.

Много е важно да запомните това в официалните писма не се допускат съкращения Тип:

недей- не, не е - не е не ще - няма да имам - нямам и т.н.

ВЪВЕДИТЕЛЕН ПАРАГРАФ /ОТКРИВАНЕ ПАРАГРАФ

Встъпителният параграф предполага посочване на целта на писмото , може също да изрази благодарност за полученото по-рано писмо или каквито и да е действия на адресата. Можете да използвате следните клишета:

Пиша на ... - Пиша на ...

Пиша, за да потвърдя... - Пиша, за да потвърдя...

Благодаря, че се свързахте с нас…Благодарим ви, че ни пишете...

Благодаря ви за писмото от…Благодаря ви за вашето писмо с дата (дата)...

С позоваване на вашия имейл…В отговор на вашия имейл...

Това е за потвърждение, че... - С настоящото потвърждаваме това

БЛАГОДАРНИ НОВИНИ/ДОБРЕ НОВИНИ

Ако трябва да кажете на получателя някаква положителна информация, използвайте следните фрази:

Имаме удоволствието да потвърдим…С удоволствие потвърждаваме...

Имаме удоволствието да Ви кажем ... - Имаме удоволствието да Ви информираме ...
Ще се радвате да знаете ... - Ще се радвате да знаете ...

НЕГАТИВНИ НОВИНИ/лошо НОВИНИ

Информация с отрицателен характер се въвежда изключително коректно:

Съжаляваме, че ви информираме... - Съжаляваме, че ви информираме...

Съжалявам, но... - Извинявам се, но...

Съжалявам, че казвам, че... - Съжалявам, че ви информирам, че...

Страхувам се, че няма да можем...Страхувам се, че не можем...

ИСКАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ/ИСКАНЕ ИНФОРМАЦИЯ

Ако се нуждаете от определена информация от получателя, можете да я поискате по следния начин:

Ще сме благодарни, ако можете…Ще ви бъдем благодарни, ако можете...
Можеш ли…? - Можеш ли…?

Моля, уведомете ни... - Моля, уведомете ни...

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА ПОМОЩ/ПРЕДЛАГАНЕ ПОМОГНЕ

В някои случаи трябва да предложите своята помощ на адресата. За да направите това, можете да използвате следните клишета:

Ще се радваме да ви помогнем с…Ще се радваме да ви помогнем с...
Искате ли да…? "Би ли искал…?"

Съжалявам/КАЖЕТЕ Съжалявам

В определени ситуации подателят на писмото трябва да се извини:

Трябва да се извиним за... - Трябва да се извиним за...

Дълбоко съжаляваме, че... - Дълбоко съжаляваме, че...

Извиняваме се за неудобството…Извиняваме се за неудобството...
Моля, приемете моите искрени извинения за…Моля, приемете моите най-искрени извинения за...

ПРИКАЧЕНИ ФАЙЛОВЕ/ПРИКАЧВАНЕ ФАЙЛОВЕ

Бизнес кореспонденцията включва не само изпращане на самото писмо, но и текстови или други файлове, които са прикачени към писмото, които трябва да бъдат отчетени в текста на писмото:

Моля, намерете прикачените файлове…- Прикачени са файловете по-долу... Вижте прикачения файл...

Прикачвам следните файлове...- Изпращам ви файлове ..., прикачени тук ...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ЗАТВАРЯНЕ ЗАБЕЛЕЖКИ

След като посочите цялата необходима информация, трябва да преминете към последната част на писмото, като формулирате по-нататъшните си контакти с адресата:

Не се колебайте да се свържете с нас, ако имате нужда от още...- Свържете се с нас незабавно, ако имате нужда от повече...

Ако имате въпроси, не се колебайте да се свържете с нас…- Ако имате въпроси, моля свържете се с нас.

Благодаря ти за помощта. - Благодаря ти за помощта.

Очаквам отговора ти с нетърпение.- Очаквам отговора ти с нетърпение.

Очакваме с нетърпение да се видим/срещаме с вас.- Очакваме с нетърпение да се срещнем.

ПОДПИС/ПОДПИС ЛИНИЯ

Когато подписвате текста на писмото, посочете името си, за предпочитане пълната му форма. Необходимо е също така да посочите позицията и информацията за контакт. Фразата "С уважение" ("Искрено") Трябва да се напише, ако в началото на писмото сте посочили името на адресата.

В други случаи изборът на клиширана фраза се определя от естеството на връзката ви с адресата. Таблицата показва три групи клишета - от официалния стил до полуофициалния и неформалния:

Под избраната от вас фраза се изписват името и позицията на подателя. Например,

на Ваше разположение,

Анджела Дунинг
Административен сътрудник

Ето пример за официално писмо, написано в съответствие с изискванията за бизнес писмо:

AT съвременен святелектронната поща вече не е толкова популярна за лична кореспонденция - тази ниша е заета от социална медияи пратеници. Въпреки това, за бизнес комуникация, той все още се използва широко и няма да се оттегли. В тази статия ще научите основните характеристики на бизнес кореспонденцията на английски, от какви елементи се състои имейлът и какво трябва да се избягва в бизнес комуникацията.

Два вида бизнес кореспонденция на английски език

Кой все пак трябва да може да пише бизнес писма на английски? Като правило хора, които се нуждаят от него за работа. Да предположим, че сте получили работа в определена компания, вашите задължения включват кореспонденция на английски по различни работни въпроси. Всички бизнес писма могат да бъдат разделени на две големи категории:

1. Писма в свободна форма.
2. Шаблонни писма: заявления, отчети и др.

Според мен има смисъл да се научиш да пишеш писма в свободна форма, а шаблонните букви са по-лесни за научаване още в процеса на работа, защото навсякъде са различни и просто няма смисъл да се опитвате да научите всички шаблони. По правило всяка компания има определена идея за „успокояване“ как да пише различни отчети за приложения, дори поздравления, а в 90% от случаите това е просто набор от готови формуляри във формат doc или xls, в който трябва само да замените числата и имената.

Какво е имейл на английски

Изпращач на английски писма изпращач, получател - получател, технически имейлът се състои от няколко елемента:

• Предмет- тема на писмото. Написано е кратко и ясно, например: Потвърждение за плащане - Потвърждение за плащане. Ако съдържанието на писмото е обвързано с дата, те също се опитват да го включат в темата: Прощално парти на 21 април - Прощално парти на 12 април.
• Тяло- тялото на писмото, тоест съдържанието, самия текст. Нека разгледаме по-отблизо по-долу.
• прикачен файл- прикачен файл, прикачен файл. Опитайте се да не правите прикачени файлове с тежки файлове.
• CC- копие от писмото. Ако добавите адрес в полето „CC“, този получател също ще получи съобщението.
• BCC- скрито копие. Получателят, добавен в полето „BCC“, ще получи съобщението, но другите получатели няма да знаят за него.

Между другото, CCдешифриран като копие- Машинописно копие. На пишещи машини, ако е било необходимо да се направят два еднакви документа, под основния лист се поставят въглеродна хартия и втори лист. Резултатът беше два еднакви документа. Копие на копие се наричаше копие.

Съкращения "CC" и "BCC" - здравейте от ерата на пишещите машини

BCCдешифриран като скрито копие. На пишещи машини понякога беше необходимо да се направят два еднакви документа, но за различни получатели. В този случай документът е изцяло копиран, но полето с името на получателя е оставено празно. Попълва се на всеки екземпляр поотделно. Такова копие без име се наричаше сляпо копие, буквално „сляпо машинописно копие“.

Как да прочетем на глас имейл адрес на английски?

Важен момент, който понякога се пренебрегва. Понякога трябва да диктувате имейл устно, например по телефона. Ето какво трябва да знаете:

• символ ' @’ чете като в, в никакъв случай куче!
• Точка в адреса електронна пощаНаречен точка, но не точка, точкаили месечен цикъл(прочетете за разликата между тези думи).
• символ ‘-‘ чете като тире,понякога неправилно наименувано тире(тире е тире, тоест по-дълга версия на тире).
• символ ' _’ чете като Долна черта, по-рядко: подчеркване, ниско тире, ниска линия.

[защитен с имейл]– поддръжка в hotmail dot com

[защитен с имейл]– помогнете да ме тирета в gmail dot com (gmail чете „ji mail“, а не „gmail“)

Както виждате, думите в адресите се четат точно като думи, а не по буква, както се случва с имената и фамилните имена. Въпреки това, ако имейлът включва , или неразбираеми набори от букви, по-добре е да ги изписвате:

[защитен с имейл]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Мисля, че ако прочетете статия за бизнес кореспонденция, вие знаете със сигурност 🙂

Добре познатите домейн зони com, net, org се четат като дума, а не като буква. Обикновено се изписват по-малко известни, като ru.

[защитен с имейл]– примерен адрес за долна черта в точката на пощата r u

Съставяне на текст на имейл на английски език

Имейлът е по-дълъг от „текст“ (така обикновено се наричат ​​SMS и съобщенията в месинджърите, самият процес на кореспонденция е текстови съобщения) и съдържа традиционни, но не бива да се бъркате, изразявайте мислите си по-ясно.

Основни елементи на имейла:

• Поздравления– може да включва обръщение към адресата по име, ако е известно.
• ВъведениеАко не познавате получателя на писмото, представете се накратко.
• Цел на съобщениетоЗаемете се с бизнеса и обяснете защо кандидатствате.
• Подробности– ако е необходимо, посочете важни подробности. Ако е предвидено получателят на писмото да направи нещо, след като го прочете (да следва инструкция, да се обади на някого, да отговори, да препрати писмото и т.н.), пишете за това учтиво, но недвусмислено.
• Подпис- писмото традиционно завършва с някаква формула за сбогом на учтивост, вашето име, фамилия, понякога посочване на работното място, адрес и телефонен номер, ако е подходящо.

Нека разгледаме по-отблизо поздрава и подписа - те са написани в шаблон.

Опции за поздрав в имейл на английски

Най-често те просто пишат „Здравей + име“:

По-официално:

„Скъпи“ не е „скъпа/скъпа“, както се отнася за съпруг или съпруга, а е аналог на нашия „уважаван“. Имайте предвид, че няма запетая след "здравей" или "скъпа". Ако адресатът е неизвестен, например, пишете на определен „отдел за човешки ресурси“, можете просто да се свържете с „Здравейте“, „Скъпи колеги“ (ако са колеги), „Уважаеми всички“ (група колеги), „Уважаеми отдел „Човешки ресурси“.

Има и общоприети призиви към непознат мъж или жена: Уважаеми господине, Уважаеми госпожо или Уважаеми господине или госпожо (ако не познавате сър или госпожо), До когото може да се отнася (към всеки, който може да бъде засегнат). Първите две са нежелателни, тъй като може случайно да се позовавате чрез погрешно представяне на пола, вторите две се използват, но се считат за малко старомодни, много официални. Ако е възможно, по-добре е да се обърнете по име (Уважаеми Маргарет) или към отдела/отдела (Уважаеми отдел маркетинг).

Не е необичайно да използвате собствено име без „поздравена дума“, само „Джеймс“. Така пишат на познати колеги (човекът от съседната маса) или когато това не е първата буква в кореспонденцията и няма смисъл да се поздравявам всеки път.

Как да завършите имейл

Писмото може да бъде попълнено, като просто напишете вашето име или име и фамилия, но обикновено преди това се добавя някакво учтиво пожелание. Най - известен:

• С Най-Добри Пожелания! (или просто "Поздрави!") - C Най-добри пожелания!
• Поздрави! - същото.
• Най-добри пожелания / Топли пожелания - пак същото.

В някои ръководства се споменава и „Искрено ваш“ или „Вярно ваш“ (искрено ваш), но лично аз почти не съм виждал такива подписи, а от чужденци съм чувал, че тези формулировки звучат не само смешно, но и много старомодно. Всъщност, като „искрено ваше“ на руски. Въпреки това, доста често е просто да напишете „С уважение“ в края на бизнес писмо.

Полезни фрази за бизнес кореспонденция на английски език

В допълнение към шаблонните поздрави и сбогом, има още няколко фрази, които могат да се използват в кореспонденция.

• Надявам се, че сте добре- "Надявам се, че си добре". Един прост, но изяден начин да започнете писмо. Писменият аналог на дежурната фраза „Как си?“. Още официална версия: Надявам се, че този имейл те намира добре.
• Просто исках да ви информирам за... –„Просто исках да добавя, че…“ Добър начинпредоставя допълнителна информация за това, което получателят вече знае.
• Просто исках да ви уведомя, че…– „Просто исках да ви съобщя, че…” Подобно на предишния: допълваме вече известната информация. Може да се използва и като универсално въведение в кратко съобщение за някои важни факти, детайли.
• Моля, бъдете информирани/посъветвани- "Моля обърнете внимание".
• FYI- съкр. от За ваша информация, което също може да се преведе грубо като „вземете бележка“. Съкращенията са подходящи за използване между колеги, общуващи по рутинни работни въпроси. По-добре е да не пишете на непознат, клиент.
• Моля, намерете (вижте) прикачен- буквално „намерете в прикачения файл“ (така, разбира се, никой не говори руски). По този начин уведомявате, че писмото има прикачен файл. Например: Моля, намерете прикачен доклад - Докладът е прикачен.
• За бъдещи подробности– „по-подробно”, „за по-подробна информация”. Подходящо в края на писмото с връзка към лицето за контакт: За повече подробности, моля, свържете се с моя асистент - За повече информация, моля, свържете се с моя асистент.
• Очаквам с нетърпение вашия отговор / чуване от вас- "Очаквам вашия отговор". Вежлив начин да се разбере, че би било хубаво да отговорите на писмото си.
• Благодаря ви за отделеното време— Благодаря за отделеното време. Универсална формула, която би било подходящо да се постави преди подписа.

Примерно бизнес писмо на английски език

Ето няколко примера за писма, написани с различна степен на формалност. В писмото ще уведомя получателя, че срещата в петък е пренасрочена от 9:00 до 10:30 часа. Всички имейли ще имат една и съща тема: Часът на срещата е променен на 10:30 ч.

1. Много официално.

Уважаеми г-н. Джеферсън,

Надявам се, че този имейл те намира добре. Това е Сергей Ним от Roga and Kopyta Inc. Исках да ви информирам за срещата, която имаме във вторник. Заради метеорологичните условия е изместен от 9:00ч. до 10:30ч.

Бихте ли били любезни да ме уведомите дали ще можете да присъствате? Моля, приемете моите извинения за причиненото неудобство.

на Ваше разположение,

Сергей Ним

Roga и Kopyta Inc.

Формалностите на това писмо са дадени от:

• Обжалване Уважаеми г-н. Джеферсън.
• Фраза Надявам се, че този имейл те намира добре- по-официална версия на фразата Надявам се, че сте добре.
• оборот бихте ли били толкова любезен – би ли бил така добър.
• извинение Моля, приемете моите извиненияМоля, приемете моите извинения.
• на Ваше разположениев края на писмото името на фирмата.

2. По-малко формални.

Здравей Алекс,

Това е Сергей от Roga and Kopyta Inc. Исках да ви информирам за срещата, която имаме във вторник. Поради метеорологичните условия срещата е отложена от 9:00 часа. до 10:30ч.

Моля, уведомете ме дали ще можете да присъствате. Извинете за неудобството.

С Най-Добри Пожелания,

Формалността се намалява с:

• По-прост адрес, адрес по име.
• Съжалявамвместо "приемете моите извинения".
• По-малко тържествен завършек на писмото: С Най-Добри Пожелания.

Повечето бизнес писма са написани в този тон. Средновековните формули за учтивост всъщност вече не са необходими на никого.

3. Неофициално, но в рамките на благоприличието на бизнес кореспонденция, например с познат колега.

Исках само да ви уведомя, че петъчната среща беше преместена за 10:30 сутринта. м. Наистина съжалявам за това. Уще можеш ли да присъстваш?

Кратко и по същество. Колегите, които виждате на работа всеки ден, не трябва да питат всеки път в писмо как са.

В заключение ще дам няколко общи съвета, които не се вписват в нито една от точките по-горе.

1. Посочете същността на писмото в темата.

Темата трябва да бъде изключително информативна и в същото време кратка. Човек влиза в офиса, отваря Outlook и вижда 20 имейла. Той бързо „сканира” темите с очите си – вече на този етап трябва да му е ясно защо сте му писали. Много лоша идея е да пишете теми за нищо: „Моля, прочетете го“, „Важно“, „Здравей“. Бъдете конкретни: „Одобрение на резервация“, „Полет отложен до 12:00 ч.“, „Ориентация в 9:00 ч. във вторник“, „График за май“.

2. Бъдете учтиви.

В деловата комуникация учтивостта е задължителна. Важно е да спазвате етикета, да пишете „благодаря“ и „моля“, в противен случай, ако не разваляте отношенията с хората, ще ги направите малко по-напрегнати. В света на бизнеса вече има достатъчно напрежение, няма нужда от повече.

Забележете също, че на английски повелителното наклонение без „моля“ в много случаи може да се разглежда като заповед, особено в писмена форма, където, за разлика от устна реч, интонацията не се отразява.

• Изпратете ми годишния отчет. - Изпратете ми годишния отчет (заповед).
• Моля, изпратете ми годишния отчет. – Моля, изпратете ми годишния отчет (заявка).

Когато поискате нещо, предложите нещо или разпоредите (а това е съдържанието на 90% от писмата), обичайно е да го правите в рамките на приличието, без да преминавате към произволно заповеднически тон.

3. Избягвайте неяснотите, бъдете точни.

В деловата кореспонденция няма място за остроумие, сарказъм, особено когато има общуване между хора от различни страни. Бизнес езикът е изключително стерилен, защото всякакви хумористични шеги могат да бъдат неразбрани. Също така, не се разхождайте дълго време, ясно и конкретно посочете същността на съобщението.

4. Бъдете кратки и прости. Не бъди умна!

Опитайте се да избягвате дълги изречения, сложни формулировки. пишете с прости думибез сложни изречения с десетина подчинени изречения. Колкото по-сложно пишете, толкова по-вероятно е да направите грешки и да объркате адресата.

Не се опитвайте да покажете, че знаете „умни“ думи и фрази. Безполезно е. Ако използвате куп умни думи правилно, ще звучи някак арогантно, ако го използвате неправилно, ще бъде смешно.

5. Ако е необходимо, структурирайте писмото.

Например, трябва да посочите списък с желания за дизайна на сватбената зала. Напишете ги като списък, а не като един лист с параграф. Използвайте номериран списък или водещи символи (точки).

6. Нека читателят ясно разбере какво иска от него.

Понякога има писма, след като прочетете които не можете да разберете дали искат да направите нещо или просто ви информират? Ако читателят трябва да отговори, да препрати писмото, да стане и да отиде някъде и т.н., уверете се, че писмото (начало, край, начало и край) съдържа ясно изявление какво трябва да се направи.

7. Проверете писмото преди изпращане.

След като напишете съобщение, прочетете го отново. Уверете се, че писмото е написано учтиво, без двусмисленост, същността му е ясно ясна. Няма проблем, ако текстът е несъвършен и се съмнявате в някаква запетая. Дори носителите на езика много рядко могат да пишат на английски със 100% грамотност (както и на руски), но се опитайте да не допускате поне очевидни грешки и печатни грешки.

8. Учете се от колеги, четете кореспонденция във фирмата.

Този съвет е за тези, които се нуждаят от умението за бизнес кореспонденция за работа. Различните компании може да имат свои собствени местни странности относно кореспонденцията. Например, някъде се смята за лоши маниери да се обръщате по име, а някъде ще се смеят, ако напишете „Скъпи Пол“ вместо „Здравей Пол“. Попитайте колегите си какво и как е обичайно за вас, прочетете ежедневната им кореспонденция - това работи по-добре от всички учебници по бизнес английски.

Приятели! В момента не правя уроци, но ако имате нужда от учител, препоръчвам този прекрасен сайт- там има местни (и неместни) учители 👅 за всички поводи и за всеки джоб 🙂 Аз самият минах през повече от 50 урока с учители, които намерих там!

Съдържанието и формата на вашето писмо до голяма степен ще зависят от естеството, целта на писмото и до кого е адресирано. Най-ясно се разграничават бизнес и лична кореспонденция. Структурата на тези писма е приблизително еднаква, но има ясни изисквания за бизнес писма, които не могат да бъдат нарушавани. Затова ще разгледаме подробно точно правилата за писане на официални бизнес писма на английски, които са най-трудни за подателя.

От дълго време бизнес писмото е най-важният инструмент в предприемачеството и търговски дейности. Към днешна дата бизнес писмото е средство за обмен на информация под формата на официален документ, който може да съдържа оферта, потвърждение, инструкция, рекламация, поздравления ... и съответно отговори на тях. Научете се да пишете букви на английски При писане официални писмаТрябва да се има предвид, че бизнес кореспонденцията е много различна от личната. Съществуват определени и неизменни канони за писане на делови писма, чието спазване е задължително. Бизнес писмата трябва да са безупречни във всеки смисъл. Дори и най-малкото пренебрегване на правилата може да го обезсили.

Бизнес писмото има ясна структура, както и определен набор от детайли. Характеризира се с такива характеристики като яснота, лаконичност, логическа последователност, официалност, неутралност, пълнота, стандартизация, липса на емоционално оцветяване. Няма разговорни, жаргонни изрази, модални глаголи, междуметия, имена с наставки субективна оценка. Официалният бизнес език осигурява обективно отношение към изложените факти, лишава от емоционалност и субективност, а също така отразява логическата последователност на текста. Семантичната точност също е едно от най-важните условия при писането на делово писмо.

В официалната бизнес кореспонденция се използват много различни речеви клишета, които служат за предотвратяване на неясноти в текста. В резултат на дългогодишна практика на бизнес кореспонденция е разработен набор от стандартни клишета. Те помагат да се изразят мислите по-конкретно и кратко. Такива конструкции значително улесняват и ускоряват писането на писмо, тъй като не е нужно да губите време, за да изберете правилната формулировка, която съответства на ситуацията. Имайки на ваше разположение набор от готови фрази - клишета, можете лесно да съставите бизнес писмо по аналогия без особени затруднения.

Структурата на писмото на английски език

И така, нека преминем директно към изследването на структурата на бизнес писмо и списък със стандартизирани фрази - клишета. Целият текст на бизнес писмо е ясно разделен на семантични параграфи. Червената линия не се използва. Обикновено за написване на такова писмо се използва бланка, която съдържа всички необходими данни за фирмата на подателя (лого на фирмата, име, пощенски и телеграфен адрес, телефон, факс, банкови данни).

Примерна структура на имейла може да изглежда така:

1. Адрес на подателя (адрес на подателя);
2. Дата (дата);
3. Адрес на получателя (вътрешен адрес);
4. поздрав;
5. Въведение (начално изречение);
6. Основният текст (тялото на писмото);
7. Заключително изречение
8. Последна учтива фраза (безплатно затваряне);
9. Подпис на подателя (подпис);
10. Приложение (приложение).

Нека анализираме всяка точка по-подробно.

1. Адрес на подателя (адрес на подателя)обикновено се изписва в горния десен ъгъл. Възможно е да напишете адреса в горния ляв ъгъл. Важен е редът, в който е изписан адресът. Първо трябва да посочите номера на къщата с името на улицата, разделено със запетая, номера на апартамента. Следващият ред е градът с пощенски код, следващият ред е държавата.

17 Hillside Road, ап. 12
Лондон W13HR
Англия
5 Nelson Street, ап. 5
Чикаго 19 200
САЩ

2. Дата (дата)посочени по-долу, непосредствено след адреса. Не слагайте точка след адреса. Има няколко варианта за дизайн:

3. Адрес на получателя (вътрешен адрес)написани в същата последователност като адреса на подателя, но по-долу от лявата страна.

4. Форма на обжалване (поздравление)ще зависи от това колко сте запознати с лицето, към което се обръщате, и, разбира се, от пола.

Изрази, приложени към непознати:
(Уважаеми) Сър, - (Уважаеми) Господине / Господине,
(Уважаеми) Госпожо, - (Уважаеми) Госпожо / Госпожо,
Господа, Господи,

За непознати:
Уважаеми г-н. Зима, Уважаеми г-н/г-н Уитър,
Скъпа мис Уинтър, - Уважаема госпожо / мис Уинтър, (по отношение на неомъжена жена)
Уважаема Г-жо. Зима, - Уважаема госпожо / г-жо Уинтър, (по отношение на омъжена жена)

В полуофициалната кореспонденция можете да намерите такива формуляри като:
Уважаеми колега, — Уважаеми колега,
Уважаеми редактор, уважаеми редактор,
Уважаеми читателю, скъпи читателю,

Обжалването се изписва от лявата страна под адреса на получателя и след него се поставя запетая.

5. Въведение (начално изречение)това е вид уводно изречение:
Пишем за запитване относно - (С настоящото Ви молим да информирате за ... \ Интересуваме се от информация за ...).
Ние сме интересни в ... и бихме искали да знаем ... - (Интересуваме се от ... и бихме искали да знаем ...).
Ние потвърждаваме получаването на вашето писмо с дата (дата) ... - (Потвърждаваме получаването на вашето писмо от ...).

6. Основен текст (тялото на писмото)трябва да са в логическа последователност. Като правило основният текст е разделен на няколко параграфа. Първият параграф трябва да посочи целта или причините за вашето писмо.

Бихме искали да отбележим, че...- Бихме искали да насочим вниманието ви към...
Пиша, за да ви уведомя, че…
Ние можем да ви потвърдим...- Можем да потвърдим...
Радвам се да ви кажа, че…
Съжаляваме, че ви съобщаваме, че... -За съжаление, трябва да ви информираме за...

Във втория параграф вече можете да посочите подробностите и фактите, които отговарят на обсъжданата ситуация. Можете да задавате въпроси, които ви интересуват, или да дадете своята оценка на обсъждания проблем.
Малко съм несигурен за…
Не разбирам напълно какво…
Бихте ли обяснили...- Бихте ли обяснили...
Опасявам се че ...
Бихме искали също така да Ви информираме...
Относно вашия въпрос относно ... - По отношение на вашия въпрос относно ...
В отговор на вашия въпрос (запитване) относно ... - В отговор на вашия въпрос относно ...
И аз се чудя дали…

В третия параграф можете да напишете желания, предложения, предложения за действия за сътрудничество в бъдеще.
Бихте ли могли...- Бихте ли...
Бих бил благодарен, ако можете... -Бих бил благодарен, ако...
Бих искал да получа ... - Бих искал да получа ...
Моля, бихте ли ми изпратили...- Бихте ли ми изпратили...

В четвъртия параграф трябва да напишете кулминационно изречение.
Ще се радвам да...
Ще се радвам... - Ще се радвам...
Ще се радвам ... - Ще се радвам ...

7. Заключително изречениетрябва да съдържа благодарност за оказаното към вас внимание и намерение да продължи кореспонденцията.

Очаквам с нетърпение... - Чакам с нетърпение
ще се чуя скоро - когато мога да те чуя отново
среща с вас следващия вторник- среща с вас следващия вторник
ще се видим следващия четвъртък - среща с вас в четвъртък
Моля, потвърдете разписката- (Моля, потвърдете разписката)
Моля, не се колебайте\ не се колебайте да се свържете с нас, ако имате нужда от допълнителна информация

8. Последна учтива фраза (безплатно затваряне), както и обжалването зависи от лицето, на което пишете писмото.

За човек, когото познавате, се използва фразата: С уважение,
За непознат: С уважение,

9. Подпис на подателя (подпис)поставени под последната учтива фраза. Под подписа трябва да посочите името си и, ако е необходимо, длъжността, която заемате.

10. Приложения (приложение)приложен в края на писмото. Това е посочено в основния текст, като се използва обозначението "Enc.".

За да имате приблизителна представа как трябва да изглежда едно бизнес писмо като цяло, ви даваме пример.

Примерно писмо на английски:

17 Hillside Road, ап. 12
Лондон W13HR
Англия
Тел 0186 546 633
Факс 018656556

Владимир Грос
5 Nelson Street, ап. 5
Чикаго 19 200
САЩ

Видях вашата реклама за бизнес журналист в днешния вестник "Гардиън". Много се интересувам от работата и смятам, че притежавам много от необходимите умения.

Учих политика и съвременни езици в Оксфордския университет. Владея френски, немски и испански език. Имах академични пътувания в Европа и Южна Америка и в същото време работех като бизнес журналист за BBC Company през последните пет години.