Lehoty uchovávania účtovných dokladov. Lehoty uchovávania účtovných dokladov v organizácii. Je potrebné dodržať lehoty uchovávania účtovných dokladov

Federálny zákon z 22. októbra 2004 N 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ sú organizácie povinné zabezpečiť bezpečnosť archívnych dokumentov vrátane dokumentov o personáli počas doby ich uchovávania ustanovenej federálnymi zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie, ako aj zoznamy dokumentov uvedených v časti 3 článku 6 a časti 1 a 1.1 článku 23 tohto federálneho zákona.

Uvedené zoznamy dokumentov zahŕňajú:

1) zoznamy štandardných archívnych dokumentov s uvedením doby ich uchovávania a pokyny na používanie týchto zoznamov, schválené oprávneným federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva a kancelárskej práce (v súčasnosti - Rosarkhiv, predtým - Ministerstvo kultúry Ruska) :

- Zoznam štandardných manažérskych archívnych dokumentov, ktoré vznikli v procese činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií, s uvedením lehôt ich uchovávania, schválené. Nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 N 558;

- Zoznam štandardných archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckej, technickej a výrobnej činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania, schválených. Nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31. júla 2007 N 1182.

Okrem toho sa na určenie doby uchovávania riadiacich dokumentov na 80. - 1. polovicu 90. rokov 20. storočia, ako aj špecifickej (odvetvovej) dokumentácie používa Zoznam štandardných dokumentov, schválený. Hlavný archív ZSSR z 15.8.1988;

2) zoznamy dokumentov vytvorených v procese ich činnosti, ako aj v činnosti organizácií, ktoré sú im podriadené, schválené federálnymi vládnymi orgánmi a inými vládnymi orgánmi Ruskej federácie s uvedením období ich uchovávania. Tieto zoznamy dokumentov sú schválené po dohode s Rosarkhiv;

3) zoznam dokumentov vytvorených v priebehu činnosti úverových inštitúcií s uvedením ich doby uchovávania a pokynov na ich použitie, schválených oprávneným federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva a kancelárskej práce spolu s Bankou Ruska.

Pre akciové spoločnosti sú lehoty uchovávania dokumentov určené schválenými predpismi o postupe a lehotách uchovávania dokumentov akciovej spoločnosti. Uznesenie Federálnej komisie pre trh s cennými papiermi Ruska zo 16. júla 2003 N 03-33/ps.

Referenčné informácie uvádzajú lehoty uchovávania najbežnejších dokumentov organizácií ustanovené Zoznamom štandardných manažérskych archívnych dokumentov schválených. Vyhláška Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 N 558, ako aj lehoty na uchovávanie dokumentov, ktoré nie sú uvedené vo vyššie uvedených zoznamoch a ktoré sú ustanovené federálnymi zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie.

Pre účtovné, daňové, personálne a iné dokumenty sú rôzne doby uchovávania. Ak nemáte dokumenty požadované Federálnou daňovou službou, inšpektori vymerajú dodatočné dane s pokutami a udelia pokutu.

Pozor! Tabuľku lehôt uchovávania dokumentov na rok 2019 si môžete bezplatne stiahnuť pomocou odkazu:

Je vhodné pracovať s dokumentmi v . Je vhodný pre organizácie a individuálnych podnikateľov. Program automaticky vygeneruje a vytlačí všetky potrebné primárne údaje. Zahŕňa tiež nahrávanie transakcií do 1C, automatické generovanie akýchkoľvek správ a oveľa viac.

Lehoty uchovávania dokumentov

Lehoty uchovávania účtovných a daňových dokladov, postup pri ich zničení a zodpovednosť za porušenie uchovávania a zničenia ustanovuje zákon. Základné pravidlá sú uvedené v Daňovom poriadku Ruskej federácie, vyhláške Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558 a dvoch federálnych zákonoch. Ide o zákony zo dňa 22. októbra 2004 č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ a zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ „O účtovníctve“. Je lepšie ich neporušovať. Tento odkaz poskytuje zoznam najdôležitejších dokumentov, ktoré by každá spoločnosť mala mať >>>.

Tabuľka. Obdobie uchovávania dokumentov v roku 2019

* Na uchovávanie kópií dokumentov zamestnanca je lepšie mať písomný súhlas zamestnanca so spracovaním jeho osobných údajov. Pomôže to vyhnúť sa sporom s prevádzkovateľmi a pokutám.

Čo robiť, ak lehota na uloženie dokumentu uplynula?

Dokumenty s uplynutou platnosťou musia byť zničené. Ak chcete dokumenty zničiť, vypracujte akt, v ktorom zapíšete názov a počet prípadov s dokumentmi, ktoré je potrebné zničiť. Tento akt musí podpísať osobitná komisia, ktorej zloženie schváli generálny riaditeľ vo svojom rozkaze.

V poriadku za nedostatok dokladov

Za absenciu primárnych dokumentov, faktúr a daňových registrov môžu zamestnanci Federálnej daňovej služby pokutovať LLC vo výške 10 000 až 30 000 rubľov(článok 120 daňového poriadku Ruskej federácie), vrátane tých, ktoré uplatňujú zjednodušený daňový systém podľa daňového poriadku.

Okrem toho, bez dokladov potvrdzujúcich obchodné transakcie, inšpektori odpočítajú výdavky z príjmu (alebo jednorázovú daň) a odpočty DPH. Alebo vypočítajú výšku splatnej dane pomocou metódy výpočtu (odsek 1, odsek 7, článok 31 daňového poriadku Ruskej federácie).

Upravené zákonom „o účtovníctve“ č. 402 a daňovým poriadkom Ruskej federácie. Každý účtovník a podnikateľ by mal vedieť, koľko rokov má uchovávať účtovné a daňové doklady. Porušenie skladovania a likvidácie bude mať za následok sankcie.

Legislatívne akty môžu určiť rôzne lehoty na uchovávanie dokumentov. V tomto prípade je potrebné zamerať sa na maximálne obdobie. Každá organizácia si stanovuje vlastné pravidlá a predpisy na používanie. Toto zohľadňuje zákony upravujúce činnosť spoločnosti a jej organizačnú formu.

V závislosti od činnosti spoločnosti je potrebné uchovávať dokumenty od 1 roka do konca platnosti spoločnosti. Finančné organizácie zapojené do poskytovania pôžičiek a úverov uchovávajú dokumenty aj po uplynutí zákonnej lehoty na uchovávanie. Každá organizácia má všeobecné pravidlá používania archívnych údajov, existujú však rozdiely, ktoré je potrebné vziať do úvahy.

Zoznam dokumentácie podliehajúcej dlhodobému uchovávaniu obsahuje:

Pre individuálnych podnikateľov platia jednoduché požiadavky. Po celú dobu existencie jednotlivého podnikateľa musí vlastník uchovávať výročné správy pre daňové úrady a osvedčenie o registrácii. Účtovné výročné správy a informácie o zamestnancoch zostávajú v archívoch 75 rokov. Ostatné požiadavky podnikateľa neplatia.

Čím väčší je hotovostný obrat firmy, tým prísnejšia legislatíva na ne platí. Účtovné a daňové doklady je potrebné uchovávať 75 rokov. Pre finančné inštitúcie bola predĺžená lehota uloženia z dôvodu možného vzniku konfliktov pri platení úverových záväzkov. Desaťročie zostáva v archíve dokumentácia obsahujúca informácie o zamestnancoch, faktúrach, zúčtovaní s dodávateľmi a personáli.

Akciové spoločnosti neustále uchovávajú informácie o základnom imaní, podieloch zakladateľov, výške vkladov a výnosnosti majetku. Účtovná dokumentácia predložená daňovým úradom, zúčtovanie s akcionármi a personálom, zaznamenané veľké peňažné príjmy zostávajú po dobu 75 rokov. Ostatné dokumenty sa uchovávajú v súlade so zákonom: do 10 rokov alebo dlhšie.

Účtovné papiere

Daňový poriadok ustanovuje päťročnú trvanlivosť účtovných záznamov. Odpočítavanie začína od ďalšieho roka, po uplynutí platnosti samotného dokladu. Vedúci podniku je zodpovedný za organizáciu a archiváciu dokumentácie. 402-FZ a vyhláškou MK č. 558 schvaľujú možnosť predĺženia uchovávania archívnych dokumentov.

Účtovné záznamy podniku zahŕňajú:

Výročné správy patria medzi hlavné dokumenty spoločnosti, a preto musia byť trvalo uchovávané. Papiere s trvanlivosťou viac ako 10 rokov sa presúvajú do firemného archívu. Ak je doba skladovania kratšia, zostanú v jednotke. Po uplynutí premlčacej doby sa zničia. Medzitým organizácia nie je povinná vytvárať špeciálny archív na dokumentáciu.

Ak je spoločnosť veľká a má veľa štrukturálnych divízií, potom je vhodné vytvoriť archív. Malo by ísť o samostatnú miestnosť, vybavenú podľa pravidiel pre organizáciu klasického dátového skladu. Pre pohodlie sa na základe obsahu dokumentácie rozlišujú typy archivácie:

• manažérske papiere
• elektronické dokumenty
• výročné správy

Za udržiavanie poriadku v archíve by mali zodpovedať samostatné personálne útvary.

Daňové doklady

Zákon stanovuje dobu uchovávania dokumentov na štyri roky. Hovorí o účtovných dokladoch, ktoré sú potrebné na výpočet daní.

Teoreticky je všetko jasné, no v praxi sa účtovná a daňová dokumentácia nelíši. V rozdelení typov týchto papierov panuje zmätok. Aby sa predišlo sankciám, organizáciám sa odporúča uchovávať daňové doklady päť rokov.

Článok 283 daňového poriadku Ruskej federácie umožňuje, aby sa výška straty preniesla do budúcich období, ak sa potvrdí. V súlade s tým musia byť doklady, ktoré preukazujú vznik škody, uložené v organizácii až do splatenia výšky odpočtov dane.

Daňová dokumentácia sa uchováva 5, 75 rokov a trvalo. Najväčšia skupina má päťročnú trvanlivosť. Toto zahŕňa:

• vyhlásenia
• pozemková daň
• registra časovo rozlíšených a zaplatených daní
• potvrdenia o zaplatení dane
• korešpondencia o daňových otázkach, pokutách, penále

Ak daňové karty a informácie o príjmoch jednotlivcov neobsahujú informácie o osobných účtoch, takéto dokumenty sa uchovávajú 75 rokov.

Ukladanie dokumentácie vyžaduje, aby ste vedeli o obdobiach kontrol na mieste od daňových úradov. Spravidla sa konajú každé tri roky. Pri vyraďovaní dokladov s uplynutou dobou platnosti je potrebné skontrolovať, či nie je pridelená iná kontrola.

Doklady o poistnom

V účtovníctve spoločnosti je zahrnuté aj poistné. Predtým postup ukladania určoval 212-FZ. Doklady o platbách poistenia sa podľa zákona uchovávali šesť rokov. Ale v roku 2017 bola zrušená. Teraz je postup skladovania upravený daňovým poriadkom a federálnym zákonom č. 250.

V tabuľke 1 je uvedená povinná archivácia dokumentácie o poistnom.

Tabuľka 1. Zoznam dokumentov a doba uloženia.

Personálne úkony

Zabezpečenie správneho uchovávania personálnej dokumentácie upravuje federálny zákon č. 125. Pre uľahčenie vyhľadávania informácií v rámci spoločnosti sú personálne dokumenty formované do súborov. Stáva sa to začiatkom nového kalendárneho roka. To zaisťuje poradie, v ktorom sú údaje uložené, a eliminuje zmätok.

Doba uchovávania dokumentácie, ktorá sa týka osobných údajov zamestnanca, je 50 a 75 rokov. Patria sem všetky dokumenty, ktoré odrážajú vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom. Možno klasifikovať:

Originál a kópia pracovného zošita sa uchovávajú v organizácii, kým ho bývalý zamestnanec nepožiada späť. Maximálna životnosť je 50 rokov. Podľa novej právnej úpravy, ak bola osoba registrovaná v spoločnosti pred rokom 2003, potom možno knihu viesť až 75 rokov.

Je potrebné pripomenúť, že kópie dokumentov zamestnanca môžete nechať organizácii iba vtedy, ak podpísal dohodu o spracovaní osobných údajov. V opačnom prípade sa skladovanie považuje za nezákonné a organizácia je pokutovaná.

Osobné údaje zamestnancov registrovaných pred rokom 2003 podliehajú archivácii po dobu 50 rokov. Pre tých, ktorí sú zamestnaní neskôr – 75 rokov.

Pravidlá ukladania sú popísané vo videu:

Najmenej pravdepodobné, že sa v organizácii udržia plány práceneschopnosti a dovoleniek. Potvrdenie o dočasnej invalidite zostáva spoločnosti päť rokov. Harmonogram dovoleniek na rok po jeho použití. Personálna tabuľka je jedným z hlavných dokumentov spoločnosti a je uložená natrvalo.

Čo robiť, ak lehota na uloženie dokumentov uplynula - zničenie

Všetka dokumentácia podlieha zničeniu, keď skončí lehota uloženia stanovená zákonom. Spoločnosť pred zničením podnikne tieto kroky:

Je potrebné dodržiavať pravidlá likvidácie organizačných dokumentov, pretože ich porušenie má za následok administratívnu zodpovednosť. Odovzdávanie papierov na recykláciu je teda sprevádzané akceptačnými a dodacími faktúrami. Uvádzajú dátum, počet prípadov a ich konečnú hmotnosť.

Postup pri ničení dokumentov sa v organizácii vykonáva každoročne alebo spôsobom, ktorý určí vedúci spoločnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie definuje likvidáciu dokumentov ako odporúčanie, a nie povinnosť spoločnosti.

Je potrebné vylúčiť možnosť likvidácie archívnych dokumentov, ktoré ešte neskončili. V tomto procese pomôže starostlivá a dôkladná kontrola.

Ako správne uchovávať dokumenty

Správna organizácia skladovania organizačnej dokumentácie vám umožňuje vyhnúť sa problémom pri kontrole daňovými inšpektormi. Spoločnosť si môže zorganizovať vlastné úložisko alebo využiť služby spoločností, ktoré sa špecializujú na archiváciu dát. Pri vytváraní archívu v kancelárii sa využíva samostatná miestnosť, doklady sa vydávajú pod dohľadom hlavného účtovníka podľa vopred pripraveného registra.

Pri triedení je dôležitá správna archivácia neaktuálnej dokumentácie. Úplnému zápisu do registra podliehajú dokumenty, ktoré vo firme zostanú natrvalo – dlhšie ako desať rokov. Deje sa to nasledovne:

• prípad je zaradený a prepletený
• strany sú očíslované
• je vypracovaný certifikačný list - uvádza, koľko strán je priložených k prípadu
• na požiadanie
• obálka prípadu je vyhotovená s názvom podniku, číslom, názvom

Okrem papierových médií je dôležité správne uchovávať aj elektronickú dokumentáciu. Doby uchovávania elektronických údajov sa nelíšia od štandardných.

Znakom procesu je sledovanie technického stavu elektronických dokumentov. Kontrola sa musí vykonávať každých päť rokov. Ak sa zistia problémy, údaje sa musia preniesť z chybného média na nové. Postup je dohodnutý s vedúcim podniku.

Ako pripraviť dokumenty do archívu:

Sú usporiadané nasledujúce podmienky skladovania:

• údaje sú umiestnené aspoň na dvoch elektronických médiách
• spoločnosť poskytuje technické možnosti na prezeranie, kopírovanie, mazanie, prenos údajov
• zabezpečenie spoľahlivého bezpečnostného systému, ktorý vylučuje možnosť, aby sa informácie dostali k tretím stranám

Zodpovednosť za uchovávanie dokumentácie

Vedúci podniku nesie plnú zodpovednosť za uchovávanie dokumentácie. Musí byť organizovaná podľa pravidiel, v súlade s legislatívou Ruskej federácie. Hlavný účtovník je zároveň zodpovednou osobou za uchovanie prvotných, účtovných dokladov, účtovných závierok a dokladov.

125-FZ stanovuje administratívnu, trestnoprávnu a občianskoprávnu zodpovednosť pre úradníkov, ktorí sú vinní zo straty dokumentácie (manažér, hlavný účtovník). Medzitým, ak sa ich vina nepreukáže, zodpovednosť sa zbaví.

Strata dokumentácie môže nastať v dôsledku krádeže tretími osobami alebo prírodnou katastrofou – požiar, povodeň, zemetrasenie. V prvom prípade musí byť skutočnosť krádeže zaznamenaná políciou. V druhom sa od odbornej komisie pre mimoriadne situácie vyžadujú listinné dôkazy.

V poriadku za nedostatok dokladov

Účtovníctvo upravuje federálny zákon č. 402. Podľa zákona sú všetky organizácie povinné uchovávať, uchovávať a ničiť účtovné doklady. Pre firmy alebo podnikateľov, ktorí zanedbávajú zákon, je zabezpečená správna zodpovednosť a pokuty.

Jedno porušenie bude stáť organizáciu 200-50 000 rubľov. Pri daňovej kontrole sa spravidla odhalí viac ako tucet takýchto porušení. Najmenšia pokuta - 200 rubľov za každý dokument - sa udelí spoločnosti, keď včas nepredloží správy daňovému úradu.

Poskytnutie skreslených informácií alebo neposkytnutie účtovnej závierky znamená pokutu 300 – 500 rubľov pre úradníkov a 3 000 – 5 000 pre právnické osoby. 10 tisíc sa vydáva organizácii, ak nemá:

V prípade systematického nedodržania požiadaviek sa uloží pokuta 30 000 rubľov a ak povedú k zníženiu základu dane - zo 40 000. Skreslenie údajov o peňažných príjmoch sa trestá pokutou 2 000- 5000 pre úradníka a desaťkrát viac pre právnickú osobu.tváre.

Samozrejme, musíme ho čo najviac obnoviť. Nezabudnite však mať potvrdenie od ministerstva pre mimoriadne situácie, v ktorom sa uvádza, že došlo k požiaru a bolo zničených toľko dokumentov. Je potrebné vypracovať podrobný akt.

Vzhľadom na to, že archív podniku je často plný, presúvame z neho dokumenty, ktoré sú uložené už dlho, povedzme 75 rokov, do mestského archívu.
Nie je jasné, o 75 rokov zamestnanci mestského archívu samostatne, bez nášho vedomia, tieto dokumenty zničia?

Odpoveď

1. Zákonník práce Ruskej federácie, články, 230.1
2. , ktorý ukladá povinnosť uchovávať určitú dokumentáciu po obdobia ustanovené v predpisoch.
3. (ďalej len Zoznam), ktorý definuje povinnosti pre všetky organizácie týkajúce sa lehôt uchovávania dokumentácie vrátane účtovnej, daňovej a personálnej evidencie.
4. „Základné pravidlá prevádzky organizačných archívov“, schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo dňa 02.06.2002 (majú metodický a informatívny charakter).

Nezabudnite, že predpisy majú poradný charakter.

Je potrebné venovať pozornosť najnovším zmenám vo federálnej legislatíve, zavedeným v marci 2016 do článku 22.1 zákona 125-FZ, ktoré stanovujú nové lehoty uchovávania pre nomenklatúru spisov v organizácii - najmä pre personálne objednávky vytvorené po roku 2003, namiesto toho z obdobia 75 rokov sa uvádza nové obdobie - 50 rokov.

Pozornosť treba venovať konfliktu, ktorý v súvislosti s týmito zmenami vznikol. Podľa čl. 3 vyššie uvedeného zákona sa absolútne všetky informácie o zamestnancoch týkajú archívnych dokumentov, ktoré odzrkadľujú pracovný vzťah zamestnanca k zamestnávateľovi. Do Zoznamu schváleného príkazom č. 558 však neboli zahrnuté žiadne nové zmeny. V tomto smere vznikli nezhody. Podľa niektorých odborníkov sa lehota uloženia zo 75 na 50 mení len pri listinách podľa nomenklatúry vecí so stanovenou dobou uloženia 75 rokov. Podľa iných sa nové termíny týkajú celého archívu.

Pravidlá skladovania

Zamestnanec zodpovedný za vedenie personálnej evidencie a uchovávanie informácií je vymenovaný na príkaz vedúceho organizácie, jeho funkčné povinnosti sú stanovené v popise práce.

Personálne informácie sa zhromažďujú do súborov v súlade so schválenými informáciami.

Pod tvorbou káuz treba rozumieť zoskupovanie vyhotovených dokumentov do káuz (priečinkov) v súlade s nomenklatúrou vecí.

Nižšie je uvedený postup vytvárania prípadov

1. Na obale puzdra musia byť uvedené tieto údaje:

• názov organizácie (úplne)
• názov štrukturálnej jednotky (úplne)
• číslo prípadu (podľa nomenklatúry)
• názov prípadu
• trvanlivosť dokladov podľa nomenklatúry

2. V súbore sú uložené:

• iba vyplnené a vyhotovené dokumenty
• jeden originál, až na pár výnimiek
• uverejnené v tom istom kalendárnom roku

Vo vnútri kartotéky sú dokumenty zaradené v poradí podľa čísel a dátumov, ak dokument presahuje 250 listov alebo objem (4 cm), dokument sa rozdelí na zväzky. Vo veľkých organizáciách sa vydáva veľké množstvo príkazov, spravidla sa zakladajú pod rôznymi spismi (napríklad príkazy na poskytnutie rodičovskej dovolenky, príkazy na poskytnutie dovolenky bez odmeny a pod.).

Čas použiteľnosti

Lehoty na uchovávanie dokumentácie sú uvedené v tabuľke.

Podrobnejšie oblasti činnosti organizácií sú uvedené v Zozname, ktorý pozostáva z 12 sekcií. Na personálnu službu sa priamo vzťahuje: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Nižšie uvažujeme o tabuľke s približným zoznamom personálnych dokumentov.

Dokumenty s trvalou dobou sú uložené v obchodných organizáciách až do ich likvidácie. Ale v štátnych a mestských organizáciách sa dokumentácia skompletizuje predpísaným spôsobom na odovzdanie do archívu.

Pri stanovovaní lehôt uloženia spisov v personálnej službe je potrebné zohľadniť osobitnú úlohu odbornej komisie. V diagrame 1 môžete vidieť úlohy, ktoré rieši vyššie uvedený orgán.

Predpisy o práci takejto komisie sa spravidla vypracúvajú na základe príkazu Federálneho archívu z 19. januára 1995 č. 2 „O schválení približných predpisov o stálej odbornej komisii inštitúcie, organizácia, podnik“.

Pri stanovovaní lehôt v stĺpci 4 zoznamu prípadov sa umiestni táto značka:

• podľa protokolu (EK), ak neexistuje - príkaz od vedúceho organizácie;
• „kým neprejde potreba“ alebo „do výmeny za nové“, t.j. Dobu uchovávania stanovuje organizácia samostatne (najmenej 1 rok).

Lehota na uloženie dokladov podľa nomenklatúry vecí začína plynúť 1. januára nasledujúceho kalendárneho roka. Puzdrá s uplynutou dobou použiteľnosti sú pripravené na zničenie.

Skrátenie lehôt skladovania uvedených v zoznamoch alebo predpisoch je neprijateľné. Ak dve nariadenia stanovujú rôzne doby uchovávania pre rovnaký typ informácií, je lepšie zvoliť dlhšie obdobie.

Administratívna zodpovednosť

V čl. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie stanovuje rôznu administratívnu a občiansku zodpovednosť za porušenia súvisiace s uchovávaním dokumentácie - vo forme varovania, pokuty alebo diskvalifikácie.

Arbitrážna prax

Prípady správnych deliktov v oblasti archívnictva sa prejednávajú v občianskoprávnom konaní. Z väčšej časti je dnes kontrola zameraná na identifikáciu existujúcich porušení. Inšpektori sa riadia Pravidlami organizácie skladovania Ministerstva kultúry Ruskej federácie z roku 2007: napriek tomu, že normatívny akt je trochu zastaraný, nový nebol vyvinutý.

V súčasnosti sa používajú minimálne pokuty v súlade s čl. 13.20, ale nemali by ste sa z toho tešiť, keďže sa týkajú najmä štátnych a obecných archívov. Ale vo vzťahu ku komerčným organizáciám čl. 13.25, v ktorom sú pokuty oveľa vyššie a dosahujú sumy až 300 000 rubľov.

Znalec, zatvorené pred 6 rokmi Elya Higher Mind pred 6 rokmi Ako dlho uchovávať účtovné doklady Samozrejme, doklady by sa mali uchovávať aspoň tak dlho, ako ich môžu daňoví kontrolóri pri audite vyžadovať. Na základe článku 89 ods. 4 daňového poriadku Ruskej federácie možno kontrolu vykonať za obdobie nepresahujúce tri kalendárne roky predchádzajúce roku, v ktorom bolo o kontrole prijaté.

To znamená, že dokumenty z predchádzajúcich troch rokov sa musia uchovávať.

Daňová legislatíva medzitým pridáva k tomuto obdobiu ďalší rok. Podľa odseku 1 pododseku 8 článku 23 daňového poriadku Ruskej federácie sú daňovníci povinní zabezpečiť bezpečnosť dokumentov potrebných na výpočet a platenie daní počas štyroch rokov. Ide o účtovnú a daňovú evidenciu, ale aj doklady potvrdzujúce prijatie príjmov, výdavkov a zaplatenie zrážkovej dane.

Podobná požiadavka je stanovená pre článok o daňových agentoch. Kedy začínate počítať štvorročné obdobie? Dane sa počítajú na základe výsledkov zdaňovacích období, pričom štvorročné obdobie sa musí počítať od nasledujúceho dňa po skončení zdaňovacieho obdobia.

Ako dlho treba uchovávať účtovné doklady?

Vezmime si napríklad DPH: Začiatok štvorročného obdobia bude 1. januára roka a koniec bude 31. decembra daného roka. Ukazuje sa, že dokumenty za rok musíte uložiť o rok. Teda rok, ktorý nepodlieha kontrole na mieste. Lehoty na uchovávanie dokladov sú stanovené aj v účtovnej legislatíve. Z článku 17 federálneho zákona z 21. novembra. Niekoľko výnimiek zo všeobecného pravidla o lehotách skladovania Vo všeobecnosti musíte papiere skladovať najmenej päť rokov.

Toto je maximálna lehota stanovená zákonom o účtovníctve. Zároveň maximálna hĺbka daňovej kontroly je tri roky.

Koľko rokov sa uchovávajú účtovné doklady?

Preto je v tomto období obzvlášť dôležité zachovať bezpečnosť papierov súvisiacich s výpočtom daní. Ak nemáte dostatok dokladov povedzme spred piatich rokov, môžete dostať pokutu len za porušenie pravidiel pre uchovávanie dokladov. Medzitým sa v mnohých prípadoch lehota na uchovávanie dokumentov určuje podľa osobitných pravidiel. Výsledkom je, že absencia papierov aj napríklad pred šiestimi rokmi môže viesť k pokutám za podhodnotenie daňových odvodov. Pozrime sa na takéto situácie oddelene.

Papiere sú totiž potrebné na potvrdenie pôvodnej ceny pre účely výpočtu odpisov, ale aj dane z nehnuteľnosti. Okrem toho sa to týka tak dlhodobého majetku, ako aj iného majetku, list ministerstva financií Ruska z 15. septembra.

Prekvapivé, ale pravdivé! To v prípade, že s ním bola uzavretá dohoda.

Osobitná požiadavka pre neziskové spoločnosti Daňovník dane z príjmov má právo znížiť základ dane bežného obdobia o straty predchádzajúcich zdaňovacích období spôsobom ustanoveným v § Daňového poriadku. Straty môžu byť zohľadnené počas nasledujúcich 10 rokov.

Keďže od roku je účinná kapitola 25 daňového poriadku, tohtoročná strata môže byť použitá na zníženie daňového zaťaženia spoločnosti do roku vrátane. Navyše, článok 10 federálneho zákona zo 6. augusta

Prečítajte si tiež:

Každý účtovník si uvedomuje dôležitosť správneho vyhotovenia prvotnej účtovnej dokumentácie pre účely vedenia účtovníctva aj daňového účtovníctva. Na úspešnú prácu to však nestačí. Faktom je, že nie je menej dôležité správne ukladať dokumenty vytvorené v záznamoch organizácie. V opačnom prípade bude spoločnosti hroziť pokuta, alebo dokonca viac ako jedna.

Federálny zákon č. 129-FZ z 21. novembra 1996 (v znení z 28. septembra 2010) „O účtovníctve“ nariaďuje organizáciám uchovávať prvotné účtovné doklady, účtovné registre a účtovné závierky za obdobia ustanovené v súlade s pravidlami pre organizáciu štátnych archívov. záležitosti , ale nie menej ako 5 rokov. Pracovná účtová osnova, iné dokumenty účtovnej politiky, postupy kódovania, počítačové programy na spracovanie údajov (s uvedením podmienok ich použitia) sa musia uchovávať najmenej 5 rokov od ich posledného použitia na zostavenie účtovnej závierky.

Za porušenie stanoveného postupu a podmienok uchovávania účtovných dokladov sa úradníkom poskytuje správna pokuta vo výške 2 000 až 3 000 rubľov. (článok 15.11 zákonníka Ruskej federácie o správnych deliktoch). Zodpovednosť za kontrolu lehôt uchovávania dokumentov spočíva na daňových úradoch.

Požiadavky na uchovávanie dokladov obsahuje aj Daňový poriadok, ktorý ukladá daňovníkom povinnosť zabezpečiť bezpečnosť účtovných a daňovo účtovných údajov a iných dokladov potrebných na výpočet a platenie daní po dobu 4 rokov. Okrem toho existuje množstvo platných nariadení, ktoré je dôležité poznať. Ide o federálny zákon č. 14-FZ zo dňa 2.8.1998 „o spoločnostiach s ručením obmedzeným“ a federálny zákon č. na uloženie dokumentácie. Netreba však zabúdať, že od 1. októbra 2010 sú povinné lehoty uchovávania pre všetky organizácie, vrátane účtovníctva, daní a personálnej evidencie, stanovené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. augusta 2010 č. 558, ktorým sa schválil Zoznam štandardných riadiacich archívnych dokumentov generovaných v procese činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uchovávania (ďalej len Zoznam).

Vyššie uvedený zoznam pozostáva z 12 častí:

oddiel 1 - dokumenty odzrkadľujúce administratívne, organizačné funkcie riadenia, kontrolné funkcie, ako aj právnu podporu riadenia, organizácia dokumentačnej podpory pre riadenie a uchovávanie dokumentov organizáciami;

oddiely 2–4 – dokumenty, ktoré dôsledne odhaľujú plánovanie, oceňovanie, financovanie, pôžičky, účtovníctvo a výkazníctvo;

oddiel 5 - dokumenty o organizácii a realizácii hospodárskych, vedeckých, technických, kultúrnych a iných vzťahov organizácií;

oddiel 6 - dokumenty o informačných službách pre činnosť organizácií;

oddiel 7 - dokumenty o organizácii, pracovných normách, tarifách, platbe, ochrane práce;

oddiel 8 - dokumenty o práci s personálom: prijímanie, premiestňovanie, prepúšťanie zamestnancov, zvyšovanie ich kvalifikácie, vykonávanie certifikácie, ako aj odmeňovanie;

oddiel 9 - doklady o logistickom zabezpečení činnosti a organizácii skladovania majetku a hmotných aktív;

oddiel 10 - doklady o administratívno-hospodárskych službách organizácií: dodržiavanie vnútorných predpisov, prevádzka administratívnych budov, dopravná obslužnosť, interná komunikácia, zabezpečenie bezpečnosti organizácií;

oddiel 11 - dokumenty reflektujúce spoločenské a každodenné problémy, vrátane. sociálne poistenie, otázky bývania a domácnosti, voľnočasové aktivity;

oddiel 12 - dokumenty odzrkadľujúce organizáciu činnosti primára

odbory a iné verejné organizácie (združenia).

Na základe výsledkov skúmania hodnoty dokumentov sa do archívu organizácie zostavujú:

inventarizácia trvalo uložených spisov (Príloha 1 k Základným pravidlám prevádzky archívov organizácií, schválená rozhodnutím Správnej rady Rosarkhivu zo dňa 02.06.2002);

inventarizácia dočasného (nad 10 rokov) úložiska (Príloha č. 2 k Základným pravidlám prevádzky organizačných archívov);

inventarizácia personálnych spisov (príloha č. 3 k Základným pravidlám prevádzky organizačných archívov);

zákon o pridelení na zničenie spisov, ktoré nepodliehajú ukladaniu (Príloha č. 4 Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií).

Obaly s uplynutou lehotou uloženia podľa Zoznamu podliehajú zničeniu, použitie týchto dokladov pre potreby podnikania je zakázané.

Do aktu o pridelení na zničenie sa zaraďujú, ak lehota na ich uloženie uplynula do 1. januára roku, v ktorom bol tento zákon vyhotovený. Napríklad prípady ukončené v roku 2010 s trojročnou dobou uchovávania môžu byť zahrnuté do zákona, ktorý bude vyhotovený najskôr 1. januára 2014.

Prípady podliehajúce zničeniu sa odovzdajú na spracovanie (likvidáciu). Prevod debničiek sa dokladuje preberacím listom s uvedením dátumu odovzdania, počtu debničiek na odovzdanie a hmotnosti zberového papiera.

Pre každý typ dokumentu sú v Zozname uvedené lehoty uloženia na papierových a elektronických nosičoch, ktoré sa počítajú od 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom boli spracované. Nás zaujímajú len položky súvisiace s trvanlivosťou účtovných dokladov. Takže:

1) analytické dokumenty (tabuľky, správy) pre ročné účtovné (rozpočtové) výkazy sa musia uchovávať 5 rokov;

2) lehota na uchovávanie faktúr je v súlade s daňovým poriadkom Ruskej federácie a je 4 roky;

3) doklady o inventarizácii majetku, záväzkov (zápisnice zo zasadnutí inventarizačných komisií, inventarizačné súpisy, zoznamy, úkony, výkazy) musia byť uložené trvalo a len na inventarizáciu inventarizačných predmetov (TMT) - 5 rokov;

4) vzory podpisov finančne zodpovedných osôb sa musia uchovávať minimálne 5 rokov. Obdobná požiadavka je stanovená pre zoznamy osôb oprávnených podpisovať prvotné účtovné doklady;

5) zmluvy a dokumenty o prenájme majetku organizácie (zoznamy majetku, úkony, výpočty zrážok zo zisku, korešpondencia) musia byť trvalo uložené;

6) zmluvy a doklady o založení hnuteľného majetku organizácie (výpočty hodnoty majetku, úkony, korešpondencia) - 10 rokov a podobné zmluvy a dokumenty o založení nehnuteľnosti - priebežne;

7) je potrebné neobmedzene archivovať úkony o prevode práv k nehnuteľnostiam a transakcií s nimi z predchádzajúceho na nového nositeľa autorských práv (zo súvahy do súvahy) (predtým takáto norma v Zozname nebola);

8) doklady o predaji hnuteľného majetku (žiadosti, znalecké posudky, korešpondencia a pod.) sa musia uchovávať v archívoch 10 rokov od transakcie.

Účtovníci, ktorí sú v rámci svojich povinností spájaní s personálnymi dokumentmi, musia pamätať na to, že od prijatia vyhlášky č. 558 bola pre Poriadky o odmeňovaní a príplatkoch zamestnancov ustanovená lehota uchovávania 75 rokov v porovnaní s doteraz 5.

Denníky zamestnancov kombinujúcich profesie sa musia uchovávať až do pominutia potreby, ako doteraz, ale tie, v ktorých sú uvedení pracovníci so sťaženými, škodlivými a nebezpečnými pracovnými podmienkami, sa musia odteraz uchovávať najmenej 75 rokov.

Kto je zodpovedný za bezpečnosť prvotných dokumentov, účtovných registrov, účtovných výkazov a súvah, ich vyhotovenie a odovzdanie do archívu? Táto zodpovednosť je pridelená hlavnému účtovníkovi spoločnosti. Vedúci organizácie zároveň zodpovedá za organizáciu uchovávania účtovných dokladov, účtovných registrov a účtovných závierok.

Doba uchovávania tarifných listov (zoznamov) sa predĺžila na 75 rokov (predtým to bolo 25 rokov); rovnaký čas (a nie 45 rokov) by sa mal zachovať na vyšetrovanie otráv a chorôb z povolania a poistné zmluvy pre pracovníkov proti úrazom, pri ktorých došlo k poistnej udalosti. Doba archivácie dokumentov (aktov, záverov, správ, protokolov, osvedčení) o priemyselných haváriách a mimoriadnych udalostiach sa predĺžila na 75 rokov (predtým - 45 rokov). Rovnakú dobu (namiesto 10 rokov) je potrebné uchovávať doklady (protokoly, osvedčenia, závery) o sťažených, škodlivých, nebezpečných výrobných podmienkach, úrazoch a chorobách z povolania a v rovnakom množstve (namiesto 5) dokladov (úkonov). , poznámky, závery) o skrátení pracovného dňa v dôsledku ťažkých, škodlivých a nebezpečných pracovných podmienok.

Odporúčania a oznámenia o prijatí do zamestnania (zamestnaní) by sa mali uchovávať v archívoch minimálne 3 roky (predtým mohli byť po pominutí potreby zničené), rovnaká lehota je určená pre dokumenty (profily, autobiografie, hárky personálnej evidencie, prihlášky, odporúčacie listy) neprijatých osôb.

Všetky pravidlá a lehoty na uchovávanie dokumentov uvedené v nariadení č. 558 sú pre organizácie záväzné bez ohľadu na druh a rozsah činnosti, právnu formu a formu vlastníctva.

Automatizované informačné technológie v daňovej službe

4.4 Pojem dokument, štandardný a jednotný dokumentačný systém. Vstupné a výstupné formy dokladov používané pri riešení problémov na daňových úradoch

Dokumentom sa rozumie informačná správa v prirodzenom jazyku, zaznamenaná na štandardnom formulári a má právnu silu. Dokumenty možno klasifikovať podľa viacerých kritérií...

Analýza finančnej situácie CJSC "RRB-Bank"

2.2 Hlavné skupiny dokumentov, postup pri kontrole a podpisovaní, generovaní, ukladaní

Všetky bankové operácie (zúčtovanie, hotovosť, úver a pod.) sa vykonávajú v banke a premietajú sa do účtovníctva na základe zúčtovacích a pokladničných dokladov vyhotovených zákonom stanoveným spôsobom...

Pohľadávky

5. Podstata premlčacej doby

Súčasný postup pri odpise pohľadávok s premlčanou dobou neprispieva k nastoleniu jednotnosti pri vymožiteľnosti práva ako základných noriem súčasnej tuzemskej občianskej právnej úpravy a...

Činnosť Inšpektorátu Federálnej daňovej služby mesta.

Armavir

3.4 Postup pri zakladaní, používaní a uchovávaní účtovných spisov právnických osôb

Na účely daňovej kontroly podliehajú daňovníci - organizácie registrácii na daňovom úrade, resp. v mieste organizácie, mieste jej samostatných oddelení...

Dane od fyzických osôb. Aká je súčasná váha daňového zaťaženia?

1.Dane fyzických osôb. Aká je súčasná váha daňového zaťaženia?

daň z príjmu fyzický príjem V modernej domácej ekonomickej literatúre existujú rôzne prístupy k určovaniu daňového zaťaženia. Moderný ekonomický slovník teda uvádza, že daňové zaťaženie je „miera, stupeň...

Organizácia toku elektronických dokumentov v daňovej sfére

2.1 Elektronický tok dokladov pre daňové výpočty

Postup vedenia daňového účtovníctva v malom podniku

3.1 Odporúčania na používanie účtovných a daňových účtovných registrov a formulárov pre LLC „Prevádzka systémov bývania a komunálnych služieb“

Aplikácia CCP v moderných komerčných aktivitách

2. Výber pokladnice. Organizácia a postup pri získavaní registračných pokladníc, registrácia na daňových úradoch. Zoznam dokumentov potrebných na registráciu registračnej pokladnice vo Federálnej daňovej službe.

Výber registračnej pokladnice. Dnes je výber spoločností, ktoré sa zaoberajú predajom CCP, veľmi široký. Rozsah doplnkových služieb poskytovaných týmito podnikmi je zodpovedajúcim spôsobom rozsiahly. To zahŕňa: konzultácie pri výbere registračnej pokladnice...

Systémy finančnej analýzy v komerčnej banke

1.2 Logická štruktúra organizácie údajov na analýzu a ukladanie

Logická organizácia systému, určená na analýzu heterogénnych informácií, je založená na troch typoch hierarchických objektov: Časové obdobia. Hierarchické vzťahy tohto typu objektov sú vnorené...

Výhody a nevýhody držby hotovosti s využitím likvidity a výnosu

Hotovostný obrat vo všetkých krajinách predstavuje menšiu časť, no má veľký význam. Práve tento obrat slúži na príjem a výdaj väčšiny prostriedkov obyvateľstva...

Teoretické a praktické základy hodnotenia investičných projektov

2) zľavnená doba návratnosti;

3) Čistá súčasná hodnota (NPV) oboch projektov pri kapitálových nákladoch 7 % a 13 %; 4) Vnútorný výnos (IRR); 5) Modifikovaný vnútorný výnos (MIRR) pri kapitálových nákladoch 7 % a 13 %; 6) Zostrojte NPV profily a určte inflexný bod...

Správa záväzkov

3.4 Odpis záväzkov z dôvodu uplynutia premlčacej doby

Sumy splatných účtov, pri ktorých uplynula premlčacia lehota, sú neprevádzkové príjmy organizácie v súlade s článkom 250 ods. 18 daňového poriadku Ruskej federácie a sú zahrnuté vo finančných výsledkoch...

Účtovníctvo a organizácia bezhotovostného obratu peňazí

3.2 Rozvoj platieb plastovými kartami ako zlepšenie bezhotovostných platieb

Treba si uvedomiť, že v polovici 90. rokov

komerčné banky aktívne zaviedli platby platobnými kartami, ale kríza v roku 1998 viedla ku kolapsu niekoľkých veľkých bánk, ktoré sa práve tejto práci venovali. Potom sa trh s kartami výrazne zmenšil...

Tvorba finančnej časti podnikateľského plánu pre investičný projekt

3.4 Doba návratnosti investícií

Dobu návratnosti projektu vypočítame s prihliadnutím na diskontované peňažné toky. Výpočty sú uvedené v tabuľke 15. Štvrtý riadok tabuľky obsahuje hodnoty nekrytej časti investície...

Formy daňovej kontroly a spôsoby jej skvalitnenia v súlade s daňovou legislatívou

2.1.4 Aký je postup a podmienky poskytnutia zdaňovacieho obdobia investícií?

1. Investičný daňový dobropis možno poskytnúť organizácii, ktorá je platiteľom príslušnej dane...

Lehoty uchovávania účtovných dokladov sú stanovené v zákone „o účtovníctve“ č. 402-FZ, ako aj v osobitnom zozname schválenom nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. augusta 2010 č. 558. Niektoré údaje o lehotách na zaistenie bezpečnosti dokumentácie sa však líšia. Poďme prísť na to, prečo vôbec potrebujete ukladať tlačivá, hlásenia a registre a tiež, čo robiť, ak sa lehoty uchovávania podľa zákona a zoznamu nezhodujú.

Prečo skladovať

Účtovnou dokumentáciou nie sú len plánované a skutočné ukazovatele, výkazníctvo a knihy jázd, ale aj všetka prvotná a pokladničná dokumentácia, ktorá potvrdzuje transakcie uskutočnené v účtovníctve.

Následne pri absencii akéhokoľvek účtovného dokladu bude problematické potvrdiť správnosť a správnosť účtovníctva v inštitúcii. To znamená, že pri akejkoľvek kontrole si regulačný orgán v prvom rade vyžiada primárnu a inú účtovnú dokumentáciu s cieľom overiť účtovné údaje so skutočnými údajmi.

Za neposkytnutie potvrdzovacích formulárov, šekov, objednávok a iných registrov nesie zodpovednosť. Daňové úrady vám napríklad udelia pokutu 200 rubľov za každý neposkytnutý dokument. Ak je spoločnosť veľká, celková výška pokuty môže dosiahnuť desiatky tisíc rubľov. Prečítajte si viac o pokutách nižšie.

Čo je dôležitejšie: zákon alebo zoznam?

V súčasnom legislatívnom rámci sa často vyskytujú rozpory. Napríklad predmetná dokumentácia sa podľa zákona č. 402-FZ musí uchovávať päť rokov a v uvedenom zozname sú lehoty uchovávania účtovných dokladov v organizácii rozdelené podľa druhu a dôležitosti. Čo má v tomto prípade robiť účtovník rozpočtovej inštitúcie a ako dlho má uchovávať účtovné doklady, aby sa vyhol postihu?

Poďme pochopiť situáciu na príklade. Povedzme, že v zozname č. 558 je pre určité tlačivo uvedené obdobie štyroch rokov, potom je potrebné toto tlačivo uchovávať päť rokov. prečo? Takéto pokyny obsahuje zákon č. 402-FZ. Alebo naopak, zákon 402-FZ uvádza 5 rokov a zoznam uvádza 10. Register potom uchovávajte aspoň 10 rokov. Teda zabezpečiť bezpečnosť účtovnej dokumentácie na dlhšie obdobie, ktoré je uvedené v jednom z dvoch predpisov.

Rovnako postupujte aj pri ukladaní účtovných dokladov pre elektronickú dokumentáciu.

Funkcie a postup ukladania dokumentácie

Definujme kľúčové vlastnosti a pravidlá na zaistenie bezpečnosti účtovnej dokumentácie:

1. Vymenujte osobu zodpovednú za bezpečnosť registrov a primárnych formulárov. Do popisov práce zapíšte povinnosti a predložte ich zodpovednému zamestnancovi proti jeho podpisu.
2. V účtovných zásadách si zafixujte, koľko rokov sa uchovávajú účtovné doklady z hľadiska formulárov. Alebo schváliť takýto zoznam samostatným príkazom.
3. Vypočítajte časové obdobie od dátumu posledného použitia registra. Takéto pokyny sú obsiahnuté v odseku 2 čl.

   29 zákona č. 402-FZ.

4. Elektronické archívy, ktoré majú byť uložené v inštitúcii, podpisujte elektronickým podpisom vydaným na meno vedúceho, hlavného účtovníka alebo inej zodpovednej osoby.
5. Dokumentácia určená na odovzdanie do archívu (na uloženie) musí byť podpísaná, zviazaná a očíslovaná predpísaným spôsobom.

Príklad, ako môže inštitúcia schváliť lehoty uchovávania účtovných dokladov v organizácii, tabuľka:

Zodpovednosť a tresty

Porušenie stanovených pravidiel môže mať za následok trest. Ak neexistujú žiadne listinné dôkazy o prijatých príjmoch alebo vynaložených výdavkoch (stratené, stratené v dôsledku núdze atď.), Daňové úrady uložia pokutu vo výške 10 000 rubľov podľa článku 120 daňového poriadku Ruskej federácie. Podobné sankcie sú stanovené za nedodržanie pravidiel a lehôt na zaistenie bezpečnosti formulárov.

Ak tieto porušenia vedú k podhodnoteniu daňového základu - pokuta vo výške 40 000 rubľov alebo 20% z nezaplatenej sumy daňových povinností.

Zodpovední úradníci budú tiež potrestaní (článok 15.11 správneho poriadku):

• 5 000 - 10 000 rubľov - za prvý priestupok;
• 10 000 - 20 000 rubľov - za druhú a nasledujúce.

Aj za takéto činy je trestná zodpovednosť podľa odseku 1 ods. 325 Trestného zákona Ruskej federácie.