Как най-добре да планирате. Мкртчян М.А. и др. Теория и технология на колективните обучителни сесии. Начален курс: дистанционно. Основните грешки при планиране на работен ден

Добрите навици са общи за успешните хора. Един от най-полезните ефективно планираневреме. Всеки знае ситуацията, когато денят минава в упорита работа, а резултатът не отговаря на очакванията. Освен това има още повече натоварване и напрежение.

Правилното планиране лесно ще реши този проблем. Вие не само ще можете да се справите с всички планирани цели и дела, но и ще спестите запас от енергия и сила.

Принципът 70/30

Експертите отдавна са доказали, че всяко минутно планиране на деня ви няма да доведе до очакваните резултати. Невъзможно е да се изчисли всичко до минута. Животът има свой график, в който винаги има място за изненади и непредвидени обстоятелства.

Освен това си струва да се отбележи, че ако човек все още се опитва да контролира деня си по секунди, той постепенно ще започне да се превръща в робот, където няма място за подходяща почивка и обикновени радости.

Кой е най-добрият изход? Има техника, която включва планиране в 70% от времето. Струва си да запомните, че „ефектът на изненадата“ присъства в живота ни всеки ден, така че запазете останалите 30% в резерв.

Помислете за утрешния ден

Ако впишете този навик в ежедневието си, вашият бизнес значително ще се повиши. Привиквайте се всяка вечер да мислите за случаите, които ще бъдат разрешени утре. В същото време експертите съветват да визуализирате плановете. Вземете си дневник, където можете да записвате какво искате да приложите.

Разделете бележника си на няколко колони. От лявата страна маркирайте приоритетни задачи, отдясно - по-малко важни неща, които не са много спешни. При изключителни обстоятелства те могат да бъдат отложени, но се опитайте да не отлагате.

направихте ли нещо? Не забравяйте да го зачеркнете от списъка. Това е необходимо, за да усетите напредъка. Той ще попълни силите ви и ще ви вдъхнови за по-нататъшни подвизи. Постоянно намаляващият списък със задачи също служи като потвърждение, че изпълнявате успешно своя план.

Психолозите дават интересни съвети. В края на всеки ден записвайте в дневника си окуражаващи фрази, които насърчават действие. Те не само ще стимулират следващия ден, но и ще ви позволят да не се отпускате преди време.

Повечето от тях е сутрин

Важен съвет: опитайте се да разрешите повечето си дела преди обяд. Защо работи? След като видите, че всички важни и планирани задачи са изпълнени успешно, ще почувствате невероятна лекота.

Възползвайте се максимално от обедната си почивка. В тези моменти е най-добре да се обаждате на близки, да отговаряте на пропуснати повиквания или да плащате комунални услуги. На вечерно времеостава най-малкото, особено онези неща, които доставят удоволствие и релакс.

Почивайте по време на работа

Правилата за планиране на работното време предполагат не само действия, но и почивка, което е задължително условие. Всеки човек има свои собствени нужди за наличност и продължителност на свободното време. Експертите по управление на времето обаче казват, че този метод се е доказал най-добре: работите 50 минути, като същевременно отделяте за почивка 10. В началото можете да посветите 45 минути на бизнеса, като си вземете почивка за 15.

Как да използваме по-добре свободното време? Най-добър вариантняма да има краткотраен сън или социални мрежи, а физически упражнения. Ако работата ви е свързана с компютъра, загрявката за очите и шията е задължителна. Лека закуска, почистване на работното място, саморазвитие или необходимите телефонни разговори също ще бъдат полезна дейност.

Реални планове

В преследването на ежедневните цели не бива да изпадате в крайности. Не поемайте невъзможен обем работа. В този случай все още няма да имате време да направите всичко, което сте планирали, като по този начин ще почувствате недоволство в края на деня. Изчислете силните си страни и направете рационален списък.

Струва си да се отбележи тук важен момент. Не бъркайте плановете с цели, които могат и трябва да бъдат трудни за постигане. Планирането на вашето работно време е това, от което се нуждаете, за да ги постигнете в най-кратко и предвидено време.

Не трябва да работите от сутрин до късно вечер. По-добре е да разделите целите си на няколко блока, като ги решавате систематично и стабилно. Тази продуктивна опция е по-ефективна от хаотичните действия. Освен това ще ви помогне да спестите енергия в края на деня.

Отлично допълнение би била колона в списъка, показваща колко процента е изпълнен планът. Това ясно ще покаже вашия растеж или, обратно, спад и ще коригира по-нататъшните действия. Старайте се не само да изпълнявате дневния план, но и да го надвишавате поне с малък процент. В резултат на това ще се справите не само със задачите, записани в дневника, но и с допълнителни случаи. Ще се радвате да забележите вашата производителност под формата на 150%, 170% и т.н.

Необходима тишина

Много хора дори не забелязват, че работят в неподходящи условия. Шумът от телевизора или радиото, гласовете на роднини и колеги пречат на концентрацията, като по този начин намаляват производителността. В резултат на това сте пълни с пресни клюки и ненужна информация.

Важните и спешни въпроси изискват изключителна концентрация. Следователно тишината трябва да стане ваш верен спътник. Само по този начин можете да постигнете най-добрия резултат.

Значение на поръчката

Успешните хора се славят с ред както в мислите, така и на работното място. Трудно се работи на маса, на която не може да се намери нищо поради объркването и безпорядъка в документите. Отделете няколко минути на ден за почистване. Поръчката ще ви направи по-организирани и ще ви спести много време.

Препоръчваме да изхвърлите остарели, безполезни неща, които няма да донесат никаква полза. Това ще ви помогне да освободите работния плот. Не забравяйте, че всяко нещо трябва да има своето място. Магазините за канцеларски материали произвеждат комплекти и кутии за съхранение в огромни количества. Щом подредите нещата, нещата веднага ще тръгнат нагоре.

Отървете се от ненужните неща

Има някои неща, от които е трудно да се отървете. Казваме си, че някой ден те ще бъдат полезни, но този момент никога няма да дойде. Освен това отдавна е доказано, че старите вещи и предмети от бита са пълни с негативна енергия, дори ако са прибрани в килер или на мецанин.

Обърнете внимание не само на работния плот, но и на пространството в къщата или офиса като цяло. Съберете сили и изхвърлете всички безполезни неща, които се съхраняват върху по-добри времена. Дрехите могат да бъдат дарени на сиропиталища или други хора в нужда. В резултат на това ще почувствате лекота, която ще послужи като тласък за по-нататъшно развитие и изпълнение на планираните случаи.

начин на живот

Всеки спорт, бил той Гимнастикаили плуване, трябва да бъдат включени в ежедневния ви график. Дори обикновените упражнения ще повишат тонуса ви и ще бъдете изненадани от резултатите, ако спортувате редовно.

Кой е Дан Кенеди и защо си струва да го слушате? Той с право може да се нарече успешен човек, който със собствения си пример доказа важността на времето. Сега той е мултимилионер и автор на книги, които разкриват тайните на неговото богатство и статус. Основните съвети са:

1. Внимание към телефона. Разбира се, мобилните телефони и други джаджи са полезни Ежедневието. Но си струва да се има предвид, че те действат не само като помощници, но и като скрити врагове. Ако сте заети с важен бизнес, тренирайте се да игнорирате обажданията. Упорит ли е събеседникът? Ако причината за обаждането не е спешна, обадете се обратно на обяд или след работа.

2. Ограничете бизнес срещите. Някои хора вярват, че непрекъснатите бизнес срещи ще доведат до успех. Това не е съвсем вярно. Милионерите правят всичко възможно да ги ограничат. Опитайте се да направите следното:

• Намалете броя на преговорите и срещите до минимум.
• Не забравяйте, че много преговори могат да се водят не само лично, но и дистанционно. В този случай помощ ще бъде предоставена от телефона, Skype и други онлайн приложения.
• Бъдете направо по въпроса и задайте ограничен период от време за срещата. Официалните разговори за времето ще откраднат ценни минути.
• Използвайте активно делегирането на правомощия, ако е възможно.

3. Точност. Тази черта ви дисциплинира и ви прави по-авторитетни в очите на другите хора. Изисквайте подчинените да пристигат на работа навреме. Не забравяйте да давате пример.

4. Любов към списъците. Дан Кенеди потвърждава, че воденето на дневник и съставянето на списъци е задължително. Всеки ден сме изправени пред огромен поток от задачи, така че паметта може да пропусне нещо.

5. Необходимост от указатели. Трябва да придобиете навика да съхранявате важни доклади или писма в хронологичен ред, независимо дали става дума за папка на вашия компютър или печатна версия. При необходимост винаги можете да намерите необходимите документи.

Това ще се случи, но липсата на план за живота ви гарантира, че животът или протича произволно, или се разгръща според плановете на други хора.

Визия на живота ми: „Е, ще завърша училище, ще отида в института, ще почна работа, после ще се оженя... Е, сигурно ще имаме бебе, ще решим въпроса с апартамента, кола и дача. После да се пенсионирам - и да си починеш! - не планиране на живота, а възпроизвеждане на типичен шаблон. Това е история за това как обикновено се случва с хората и признание, че животът ми ще тече като всички останали, по добре утъпкан коловоз.

Планирането на живота е изграждането на специфичен план за вашия живот за една година, 3 години, 5 и 10 години и след това, където се поставят високи и вдъхновяващи цели. Първият човек, който започва да планира живота си (от известни хора) беше Бенджамин Франклин.

Подобно на дългосрочните планове, планирането на живота е доста рядко явление. Едва ли повече от 3% от населението на Русия има добре обмислени планове за живота си, особено добре обмислени и предписани планове.

Повечето хора живеят, без да си поставят цели: поставянето на цели е напълно заменено от мечти, фантазии, мъка, че „всичко е наред“ и изобщо нищо: телефонът звъни, след това филмът е готин по телевизията.

Планът е хвърляне в бъдещето. Планът за вашия ден е вашето бъдеще днес. Месечният и тримесечният план е бъдещето на ефективната организация. Вашият план за годината и за живота е вашето бъдеще. Малко хора живеят в бъдещето.

Колко хора срещате, които сериозно планират живота си, вечер градят картина на предстоящия ден, сутрин си поставят задачи, правят план за деня и изпълняват този план?

Защо планирането на живота е важно?

И най-успешният, и най-безполезният човек на планетата имат 24 часа в денонощието. Но първият постига много, а вторият може да затъне в блатото от неуспехи. Тайната на това несъответствие е как и с какво се запълват тези 24 часа. Първият вижда живота като дългосрочен проект, а вторият, най-вероятно, мисли малко за бъдещето - той живее за днес и не повече. Планирането на живота е важно за тези, които подхождат към живота си отговорно, които искат да направят и постигнат много в живота. Планирането на живота обикновено привлича резултати и е тревожно, тъй като довежда живота до определени граници.

Какво бихте казали на строителите, които, когато планират да построят вашата дача, биха поискали пари предварително и биха казали: знаете ли, ние няма да начертаем проект, това намалява свободата на творчеството и като цяло не сме свикнали да то. Каквото и да се случи, ние ще го изградим. Бихте ли им дали пари? Има усещане, че не е така. Сега си представете, че изграждате живот. Имате ли план за живота си? Това по-малко отговорност ли е за вас? На себе си, като строител на живота – бихте ли дали пари?

Планирането на живота е да мислите за живота си по такъв начин, че резултатът от него определено ще ви зарадва. Необходимо е да развиете успеха в бизнеса и живота, да подобрите способността за изграждане на взаимоотношения, да укрепите здравето си и да подобрите благосъстоянието на себе си и близките си: създайте жизнена база. Можете да мечтаете красиво, но сериозните хора мислят за крайния резултат.

Вася беше творческа личност и работейки безсънни нощи, той пишеше много искрени стихове в своето село. Неговата приятелка Маша и друга приятелка Федя харесаха стихотворенията, в резултат на което, въз основа на общи интереси, Маша се омъжи за Федя, който също спечели добри пари като машинен оператор. По този повод Вася написа друга стихосбирка и изпрати всичките си стихотворения в града ... Когато Вася умираше, душата му беше стоплена от малка сива брошура: в края на краищата те успяха да публикуват стихотворенията в оскъдно издание, въпреки че не бяха разпродадени. Тъй като Вася беше изключително беден, Маша и Федя организираха възпоменание за него, който отдавна беше възстановен силна къща, отглеждат се деца и е засадена красива овощна градина. Разбира се, Федя, за разлика от Вася, никой не би могъл да нарече възвишен и креативен човек, но как бихте оценили резултата от живота им?

Морално: успехът на проекта се определя не от силата и възвишението на намеренията, а от размера на реално постигнатия резултат. („Формулата за успех или философията на живота на един ефективен човек“)

Митове за планирането на живота

Планираният живот е скучен.Никога не е вярно. Планираният живот ви позволява да поберете много голямо количествосъбития и приключения. Представете си, че, отивайки на почивка, сте оставили нещата в куфар по някакъв начин: няма да се поберат достатъчно в него. И ако сте сгънали нещата спретнато, свободните места бяха заети от малки неща - повече се побираха в куфара. Така и в живота.

План - ограничава развитието.Това е, ако планът е малък, прост и не вдъхновяващ. И ако сте написали Maximum Life и изведнъж осъзнаете, че има много малко време, а има много неща за вършене, ще се развивате с тройна скорост!

План - не дава свобода на творчеството. И не е вярно. Никой не ви притеснява да преглеждате и прецизирате плана си всеки ден, месец, година, три години, за да можете да коригирате вече написаното и да добавите нещо ново.

Планираният живот не ви позволява да се наслаждавате на настоящето. Глупости - просто дава, и още с марж, особено ако го планираш. И ако не знаете как да планирате, ще се наслаждавате на настоящето само на крачки и в ущърб на себе си. ВижПобързайте да живеете в настоящето

Компетентно планиране

Ако сте коригирали живота си и чувствате, че можете да правите страхотни неща и да постигнете, помислете за своя Максимален живот.

Животът може да бъде невероятно красив - нека го направим такъв!

Време за четене 6 минути

Как да планирате деня си, за да имате време за всичко? Какви правила трябва да се спазват, за да се избегне стрес и чувство на неудовлетвореност? В тази статия ще научите какво трябва да направите, за да увеличите своята производителност и ефективност.

Ако често закъснявате, създавате блокажи по време на работа, забравяте за важни събития и сте нервни, че не сте имали време да свършите много неща, тогава тази статия е за вас. Откъде да започнете, за да се научите как правилно да планирате времето си?

1. Започнете дневник. Не започвайте деня си, докато не напишете планове за следващия ден сутрин, а още по-добре вечер. Изготвянето на списък със задачи е необходима дейност, за да разберете какво трябва да се направи и да бъде навреме.
2. Задайте си напомнянияза срещи, събития на мобилния телефон .
3. Ако работите на компютър стартирайте отделен документ със списък със задачи.

Как да направите списък със задачи?

1. Списъкът със задачи трябва да се пише всеки ден, за предпочитане вечер.
2. Напишете не повече от 7 приоритетни случая в списъка. Не струва повече, защото е невъзможно да се направи повече за един ден.
3. Запишете всички елементи подробно. Например: отидете в магазина и купете всичко необходимо от списъка. Направете списък на необходимите стоки на отделен лист. Тогава отиването до магазина ще ви отнеме много по-малко време.
4. Трябва да поставите в списъка със задачи приблизителното време, което ще ви отнеме, за да извършите това или онова действие.
5. Списъкът със задачи трябва винаги да е на лице. Ако сте нова майка, която постоянно се дърпа от деца и списъкът се изгуби, тогава напишете няколко копия.
6. Напишете списък със задачи за предстоящата седмица, това ще ви помогне да разберете кои задачи са особено спешни и кои могат да изчакат.

Основни правила за планиране

1. За да планирате правилно деня си и да правите всичко навреме, е много важно да се свикнете да се събуждате рано.Няма значение дали трябва да ходиш на работа или не. Организирайте нормален график за сън. За да се чувствате бодри, трябва да спите 8 часа на ден. Затова помислете в колко часа трябва да си легнете, за да можете да станете рано и все пак да спите достатъчно.
2. Важно е да слушате биологичния си часовник. Вие знаете по-добре в колко часа се чувствате изпълнени със сила и енергия, за да направите бързо много неща. Ако се чувствате заредени вечер, планирайте деня си така, че да ви останат особено важни неща за вечерта. През останалото време се погрижете за по-малко важните неща, отделете време за почивка, саморазвитие, среща с приятели и т.н.
3. Много е важно да приоритизирате, когато планирате деня си.. Първо трябва да направите онези неща, които са най-значими в техния приоритет, и едва след това да преминете към второстепенните. Никога не отлагайте важни неща за по-късно. В противен случай ще мислите за тях цял ден и ще се разсейвате от мисли.
4. Не харчете много време и енергия за неща, които ще ви донесат незначителни резултати.. Прекараното време и крайният резултат трябва да бъдат съизмерими.
5. Когато планирате времето си, трябва да мислите за всичко възможни вариантиза да улесни живота си. Например, ако почистването на къщата отнема много време, помислете за наемане на икономка. Или изхвърлете неща, които отдавна не са необходими, поставете всичко в кутии, систематизирайте. Тогава почистването ще отнеме по-малко време.
6. Когато правите неща, анализирайте кои фактори най-често ви разсейват и отделете време.. Може би често се разсейвате от социалните мрежи, да говорите по телефона, да мислите за други неща. Много често психологически фактори играят роля, например страхът да не успеете да свършите работата навреме, страхът от поемане на трудна задача, мързел.

Какво да избягваме, за да постигнем успех

1. Не губете време в гледане на телевизия. Можете да гледате всякакви новини, филми в интернет без реклама. Това ще ви спести време.
2. Ограничете времето си в в социалните мрежи, форуми и игри. Загуба на време е.
3. Опитайте се да се отървете от лошите навици. Замисляли ли сте се колко време прекарвате в паузи за дим? Това отнема не само вашето време, но и вашето здраве. Лошите навици не са съвместими с успеха.
4. Научете се да преодолявате мързела, липсата на концентрация и липсата на точност.Задайте напомняния на телефона, будилника предварително, за да не закъснеете. Задайте времево ограничение за изпълнение на всички задачи.

Как правилно да планирате работното време?

Дейвид Алън съветва да се организира правилно работно място, за придобиване на всички необходими канцеларски материали. Също така създайте файлов шкаф, за всеки случай създайте съответна папка. Алън също съветва да напишете 4 списъка със задачи:

• Задачи, които трябва да бъдат изпълнени в близко бъдеще.
• Проекти, които изискват интегриран подход.
• Проекти, които по една или друга причина все още не могат да бъдат завършени.
• Списък "някой ден".

За да изпълнявате работните задачи по-бързо, трябва да изпълнявате подобни задачи подред. Мозъкът свиква с определен тип работа и всеки път се справя все по-бързо.

Ако имате много трудна задача или проект пред вас, трябва да го разделите на етапи. Тогава задачата става по-разбираема и реална за изпълнение. Използвайте принципа на "малките стъпки". Научете се да казвате не, не вършете работата за другите, не се превръщайте в инструмент за постигане на чужди цели. Всички успешни бизнесмени планират най-важните неща сутрин. Не можете да отлагате за по-късно това, което е вашият приоритет. Както се казва: „Свърши работата, върви смело“.

Да се ​​научиш да изпълняваш всички задачи навреме е много просто. Повечето хора сами създават проблеми и препятствия в живота си. Просто трябва малко усилия и просто започнете да планирате живота си. Трябва да разберете, че уморен и нездравословен човек не може да работи продуктивно и да живее пълноценно живота си.

Следователно е необходимо:

1. наспи се.
2. Яжте правилно.Яжте колкото се може повече зеленчуци и плодове.
3. Спортът повишава имунитета, зареждат с жизненост и влияят благоприятно на мозъчната дейност. Паметта, концентрацията се подобрява, невронните клетки се обновяват по-бързо.
4. Придържайте се към списък със задачи. Пишете го за всеки ден, за седмица и за година.
5. Не се разсейвайте от неща, от които не се нуждаете, безполезна комуникация. Не вършете работа за другите.
6. Когато планирате деня си, не поемайте повече отговорности, отколкото можете да се справите.. Оценявайте адекватно времето и усилията си.
7. Поддържайте ред както у дома, така и на работното място. Всяко нещо трябва да има своето място и всяко нещо - време. Когато поддържате ред, прекарвате много по-малко време, за да свършите нещата. Нека редът и систематизирането на нещата станат ваш навик.
8. Оптимизирайте работата си. Опитайте се да опростите всяка задача колкото е възможно повече и да намалите времето за нейното изпълнение.
9. Наслади се модерна технология . Дори и у дома, бавна готварска печка, микровълнова печка, електрическа месомелачка ще ви спестят много време за готвене.
10. Винаги се награждавайте за всеки успех. Ако сте изпълнили важна задача навреме, позволете си да си починете 15 минути и да хапнете нещо сладко или да погледнете съучениците си за 10 минути.
11. Не се стремете към идеала, той не съществува. Ако сте обсебени от това да правите всичко по-добре и по-добре, в крайна сметка ще тъпчете вода и ще се изпаднете в истерия.
12. Не трупайте недовършени дела.Това, което сте планирали да направите днес - направете го!
13. Никога не се страхувайте да помолите за помощили разпределете определени задачи между служителите.

В допълнение към съставянето на списък със задачи, има някои други ефективни техники за планиране, които се използват широко в управлението на времето. Това е техника за управление на времето, която включва правила и принципи, които помагат на човек правилно да организира времето си и да постигне максимална ефективност във всеки бизнес.

Основни техники за планиране

1. Правилото на Парето или принципа 80/20. Само 20% от вашите мисли, разговори и действия водят до 80% от вашите резултати. И 80% от другите действия водят до 20% от резултата. Затова не се опитвайте да правите всичко наведнъж, а първоначално правете онези неща, които ще ви донесат максимален резултат.
2. Метод за определяне на времетое, че трябва да записвате цялото си време, за какво и къде го прекарвате. Анализът на тези записи ще ви покаже какви дейности да избягвате, какво ви разсейва и кои процеси трябва да се ускорят.
3. ABC планиранее, че трябва да разпределите делата по важност буква по буква. Случаите от категория А са най-важните. Те съставляват 15% от всички случаи и носят 65% от резултатите. B - важни случаи, които съставляват 20% от всички случаи и носят 20% от резултатите. Категория С - това са случаите с най-малко значение, те съставляват 65% и дават резултат - 15%.

Ако искате да се научите как правилно да планирате деня си, да бъдете господар на живота си, трябва малко. Просто имайте желание да го научите, положете малко усилия и започнете да работите върху себе си. Просто трябва да си създадете навик да планирате живота си, да напишете списък със задачи за всеки ден, да развиете отговорност, постоянство, точност. Да се ​​научиш как да планираш правилно е един от методите за самоусъвършенстване, който може коренно да промени живота ти към по-добро. Ще се научите да давате приоритети, да идентифицирате основните ценности, да си поставяте цели и да ги постигате в рамките на ясно определен период от време.

Бенджамин Франклин беше син на производител на сапун, но благодарение на самоорганизацията и дисциплината той се отличи в много области: в политиката, дипломацията, науката, журналистиката. Той е един от бащите-основатели на Съединените американски щати – участвал е в създаването на Декларацията за независимост и конституцията на страната.

Портретът на Франклин е представен на банкнотата от 100 долара, въпреки че той никога не е бил президент на Съединените щати. На него се приписва авторството на такива фрази като „Времето е пари“ и „Не отлагайте за утре това, което можете да направите днес“.

• "Жаби". Всеки има скучни задачи, които постоянно се отлагат за по-късно. Тези неприятни неща се трупат и психологически натискат. Но ако започнете всяка сутрин с „ядене на жаба“, тоест, първо, изпълните някаква безинтересна задача и след това преминете към останалото, тогава постепенно нещата ще се наредят.
• "Котви". Това са материални привързаности (музика, цвят, движение), свързани с определено емоционално състояние. "Котви" са необходими, за да се настроят на решението на конкретна задача. Например, можете да се обучите да работите с поща към класическа музика и винаги, когато се почувствате твърде мързеливи да разтоварите входящата кутия, просто трябва да включите Моцарт или Бетовен, за да хванете правилната психологическа вълна.
• Слонска пържола. Колкото по-голяма е задачата (написване на дисертация, изучаване на чужд език и т.н.) и колкото по-строг е срокът, толкова по-трудно е да започнете изпълнението. Мащабът е този, който плаши: не е ясно откъде да започнем, дали ще има достатъчно сила. Такива задачи се наричат ​​"слонове". Единственият начин да „изядете слон“ е да приготвите „пържоли“ от него, тоест да разбиете голяма сделка на няколко малки.

Прави впечатление, че Глеб Архангелски обръща голямо внимание не само на рационализирането на работните процеси, но и на почивката (пълното заглавие на неговия бестселър е „Време задвижване: Как да живеем и работим във времето“). Той е убеден, че без добра почивка, включително здравословен сън и физическа активност, е невъзможно да бъдем продуктивни.

Заключение

Планирайте всеки ден. Todoist, Wunderlist, TickTick и други подобни програми и услуги ще ви помогнат в това. Разделете сложните мащабни задачи на прости малки. Правете най-неприятната работа сутрин, за да можете през останалото време да правите само това, което ви харесва. Разработете тригери, които да ви помогнат да се справите с мързела, и не забравяйте да включите почивката в графика си.

Метод на Франческо Чирило

Може да не сте запознати с името Франческо Чирило, но сигурно сте чували за Помодоро. Чирило е автор на това известна техникауправление на времето. По едно време Франческо имаше проблеми с обучението си: младият мъж не можеше да се концентрира по никакъв начин, той беше разсеян през цялото време. На помощ дойде обикновен кухненски таймер с форма на домати.

Заключение

В началото на деня направете списък със задачи и го свършете, като измервате времето с „pomodoros“. Ако сте били разсеяни за 25 минути, поставете символа ' пред задачата. Ако времето е изтекло, но задачата все още не е изпълнена, поставете + и й посветете следващото „помодоро“. По време на петминутна почивка превключете напълно от работа към почивка: разходете се, слушайте музика, пийте кафе.

И така, ето пет основни системи за управление на времето, с които можете да организирате деня си. Можете да ги проучите по-подробно и да станете апологет на един от методите, а можете да разработите свой собствен чрез комбиниране на различни методи и техники.

GTD - алтернатива на управлението на времето

Дейвид Алън, създател на методологията GTD, е един от най-известните теоретици на личната ефективност. Книгата му Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity бе обявена за най-добрата бизнес книга на десетилетието от списание Time.

Терминът Getting Things Done е добре познат термин и мнозина погрешно го идентифицират с управление на времето. Но дори самият Алън нарича GTD „техника за увеличаване лична ефективност».

Ето как експерт по темата обясни разликата между управлението на времето и GTD.

Здравейте! В тази статия ще говорим за планирането на работния ден.

Днес ще научите:

1. Защо да планирате работния си ден;
2. Кой има нужда от него;
3. Как да планирате работния си ден.

Планиране на работния ден

През 21-ви век ритъмът на живот забележимо се ускори и продължава да набира скорост. Ако по-рано, за да постигнете успех, е било необходимо да се свърши една работа, сега, за да постигнете успех, трябва да направите много повече. И хората започват да се сблъскват с липсата на време. Ако преследвате всички ежедневни задачи, които животът ни подхвърля всеки ден, няма никакво време.

Планирането на работния ден е инструмент, който помага не само за ефективно използване работно време, но и да го намали. Това не е банален списък със задачи, който трябва да се попълва в строг ред. Планирането е способността да избирате какво трябва да се направи, защо и кога.

Ето защо доброто планиране не само структурира всичко, което правите за един ден, но и освобождава времето ви. На първо място, трябва да направите най-важните неща - това е основното правило. Полезно е за всеки човек, който има свободно време на работа и няма ясен график, да разпределя правилно времето си.

Какво включва планирането?

Планирането на работното време включва:

• Приоритизиране.
• Изберете важни задачи.
• Намиране на най-добрите начини за решаването им.
• Търсете работа в свободното си време.

Приоритизираневи помага да разберете какво се нуждае от внимание, какво може да се разреши от само себе си и кой проблем просто трябва да бъде игнориран. Времето и информацията станаха много по-ценни от преди и да се ядосваш за нещо, което не дава резултат, е нещо безсмислено.

Избиране на важни задачи- почти същото като приоритизиране, само в рамките на един работен ден. Вие избирате какво ще доведе до важен резултат, какво трябва да се направи спешно и какво може да бъде отложено.

Намиране на най-добрите начини за решаване на проблемие много важен момент. Когато планирате, трябва да помислите не само какво ще правите, но и как най-добре да го направите. В същото време е важно не само да спестите време, но и да направите всичко възможно най-бързо и ефективно.

Работа със свободно времесъщо трябва да бъдат включени в работния план. Имате ли освободени 2 часа на ден, които можете да похарчите за нещо? Можете да кажете на шефа си за това и той ще ви натовари с работа, можете да се образовате или можете да положите усилия да разработите свой собствен проект.

Защо е важно да планирате работния си ден?

Всеки, който някога се е занимавал с фрийланс, бизнес или "работа на воля" (като такси), разбира важността на подреждането на нещата през целия ден. Но, например, повечето служители в офиса не смятат за необходимо да планират работния си ден.

Всъщност основната причина да планирате работен ден е да повишите собствената си ефективност. Ако слушате собственото си тяло, можете да разберете, че някои неща са по-добри за вас в един момент, а други в друг. Например, за вас е по-удобно да се обаждате до други компании след обяд, тъй като вече сте се събудили, но все още не сте имали време да се уморите, а монотонната работа се извършва по-бързо вечер, така че е по-добре да отложете въвеждането на информация в базата данни за 5-6 часа.

Планирането на работния ден взема предвид не само основните елементи на решаването на проблеми, но и личните предпочитания на всеки човек. Управлението на времето не е създадено, за да налага един и същ модел на висока производителност на всички. Трябва да приспособите задачите си към характеристиките на тялото си.

Организирането и планирането на деня ви позволява да свършите повече за по-малко време, оставяйки време за нещата, които обичате.

Кой трябва да планира работния си ден

Всеки трябва да може да планира работния си ден. По този начин можете да спестите време и да работите по-ефективно. Но има 3 категории хора, които просто са длъжни да се занимават с лично планиране.

. Най-недисциплинираният работник е на свободна практика. Той няма ясен график и само крайният срок му напомня, че е време да седне да направи нещо. Ето защо е много важно фрийлансърите, които работят с няколко клиента, да планират работния си ден. Често се оказва, че новите поръчки се появяват с разлика от един-два дни и ако се забавите до последния, може да нямате време да работите по два проекта.

бизнесмени. Тук всичко е почти същото като при свободната практика. Особено ако става въпрос за онлайн бизнес. От една страна, можете да сте спокойни вкъщи, когато вашите служители работят, но от друга страна, този подход неминуемо ще се окаже провал. На Запад сред бизнесмените процъфтява култът към работохолизма. Те вярват, че ако не работиш 60 часа седмично, значи си мързелив и няма какво да правиш в бизнеса.

лидери. Лидерът не винаги ще бъде бизнесмен. Собственикът на фирмата може да не участва активно в делата на своята фирма, но нейният директор поема отговорност за функционирането на целия механизъм. Ето защо ръководителите на средни и големи компании трябва да използват времето си ефективно, защото бъдещето на компанията зависи от техните решения в дългосрочен план. Планирането на работния ден на мениджъра е начин да разпределите най-ефективно времето си между стратегически важни задачи.

Методи за планиране на работния ден

Има много начини да планирате правилно работния си ден. Но един от най-ефективните Матрицата на Айзенхауер. Същността му е следната.

Има 4 квадрата:

1. Квадрат А - Спешни и важни въпроси.
2. Квадрат Б - неспешни и важни неща.
3. Квадрат C - спешни и маловажни въпроси.
4. Квадрат D - неспешни и маловажни неща.

Квадрат Атрябва почти винаги да е празен. При правилно планиране всички важни задачи трябва да се установят в квадрат B и да се изпълняват, когато се приближат до A.

Квадрат БТова са важни неща, които ще ви помогнат да постигнете целта си. Това включва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 1 работен ден.

Квадрат Cозначава спешни и маловажни случаи, които трябва да бъдат прехвърлени на други хора. Отличен пример за спешни, но маловажни неща е да се обадите на потенциален клиент. Служител може да направи това, по-добре се съсредоточете върху други неща.

квадрат D,означава, че има неспешни и маловажни неща, които не ви доближават до целта, не дават положителни емоции и по принцип не са необходими. В това поле трябва да запишете всички безполезни идеи.

Това разделение на задачите според тяхната важност и спешност ви позволява да разберете на какво трябва да се обърне внимание през работния ден и какво може да бъде безопасно забравено. Матрицата помага не само в работните процеси, но и в ежедневието. Ако искате да научите английски, той е интересен за вас и ще ви помогне в кариерата - това е квадрат B. Но ако искате да научите испански само за да го знаете - това е D и можете спокойно да забравите за то.

Правила за планиране на работния ден

Има няколко правила за това как ефективно да управлявате работния си ден. За улеснение ще разделим деня на 3 части:

• Началото на работния ден.
• Основен работен процес.
• Завършване.

Сутринта е най-важната стъпка. В зависимост от това колко сте спали, как сте станали и какво сте правили, ще зависят вашето настроение, психологическа нагласа и представяне.

Принципите на "правилната" сутрин включват следното:

• Позитивно отношение. Ако се събуждате всеки ден с мисълта, че мразите работата си, производителността ви ще намалее. Опитайте се да започнете сутринта с приятни мисли.
• Опитайте се да не се "люлеете". Забелязали ли сте, че след като станете сутрин, имате нужда от още 30-40 минути, за да се възстановите окончателно? Това време не си струва да губите. Веднага след събуждането си вземете душ, пригответе си кафе и вместо половин час „до никъде“ можете да закусвате на спокойствие.
• Лека закуска и начин за работа. Започването на деня бавно е много важно. Когато бързате, тялото изразходва допълнителна енергия и нерви, които биха могли да бъдат използвани за по-продуктивна работа. Ако не можете да си позволите обилна закуска и спокойно каране, лягайте по-късно и се събудете по-рано.
• Ключови задачи. Повечето успешни бизнесмени са склонни да твърдят, че най-важните задачи трябва да се свършат сутрин. Както се казва: „Ако искаш да направиш всичко, яж жаба за закуска. Ролята на жабата е случаят, за който изобщо не искате да поемате. Направете го сутрин и положителната нагласа от факта, че „жабата е изядена“ ще продължи цял ден.

Основният работен процес се състои от следните задачи:

• Решаване на спешни проблеми. Важно е да разберете, че ако през работния ден ви е паднала някаква спешна работа, не е нужно да пренасочвате цялото си внимание изключително към него. Първо трябва да разберете дали е важно или не. Ако е важно, трябва незабавно да продължите към него. Ако не, прехвърлете отговорността за изпълнението му на друго лице.
• Спазвайте сроковете. Всеки ден трябва да си поставяте приблизителни срокове, за които трябва да се справите с целия обем задачи. Важно е да не е „Направете всичко преди 18:00“, а „В 14:00 – започнете да правите план, в 15:00 – анализирайте показателите, в 16:00 – напишете отчет“ и т.н.
• Ред на работното място. Това е косвен, но много важен момент. Ако бюрото ви е безпорядък, очите ви постоянно ще се губят сред него. И ако на работното място се появи някакъв чужд документ, можете да започнете да го изучавате и просто да загубите 20-30 минути.
• Не следвайте импулси. Това е най-важното. Има някои задействания, които ви карат да преместите фокуса си от работа към нещо по-малко важно. Обадете се на приятел, когато преглеждате план за продажби? По-добре е да не правите това, тогава ще загубите концентрация и лесно можете да пропуснете работното настроение.
• Групирайте рутината си. Много е важно. Ако трябва да направите 60 телефонни разговора през деня, тогава е по-добре да ги разделите на няколко малки групи, по 10 до 15 наведнъж. След обаждането можете да изпълните друга задача. Като постоянно преминавате от рутинна към енергична дейност, можете да направите много повече.

Краят на работния ден се основава на следните принципи:

• Завършете това, което е необходимо. Има група случаи, които попадат в квадрата „важни, но не спешни“. Те са най-добре завършени през работния ден, а квадратът „важно и спешно“ винаги остава празен.
• Проверете резултатите си спрямо плана. Всичко, което сте направили за един ден, трябва да се сравнява с това, което сте планирали. Ако току-що сте започнали да планирате работния си ден, тогава малките отклонения от плана ще бъдат в реда на нещата. Опитайте се да ги запазите възможно най-малко.
• Направете план за следващия ден. Най-добре е да направите това в края на предишния работен ден. Така че поддържате работното настроение и, но е важно да съставите истинска програма за дела.

Ако сте лидер, тогава през работния ден трябва да работите в тясно сътрудничество със своя секретар.

Не забравяйте, че това са общи съвети. Те не отчитат вашите индивидуални характеристики. Ако ви е по-удобно да вършите спешна работа следобед, а не сутрин, това е ваше право. Ако предпочитате да свършите голяма и трудна задача последна и това по никакъв начин не се отразява на настроението ви за един ден, накарайте я да продължи.

Планирането на работния ден трябва да бъде индивидуално.

Основните грешки при планиране на работен ден

Въпреки факта, че практиката на управление на времето е твърдо установена в живота ни, повечето хора се ангажират типични грешкикогато планират работния си ден. Ето няколко от тях.

Грешка 1. Неправилно приоритизиране.

Матрицата на Айзенхауер ни казва, че имаме важни неща за вършене. Но много хора лесно могат да объркат това, което е важно за тях. Квадрат А, който трябва да остане празен и отговаря за спешни и важни въпроси, те често бъркат с C, където са се натрупали маловажни неща, които изискват незабавно внимание.

Важно е да запомните, че трябва да изразходвате енергия изключително за това, което е важно за вас в даден момент от време. Трябва да работите за бъдещето, когато нещата могат да бъдат отложени и правилно планирани.

Грешка 2. Твърде много време се отделя за дреболии.

За да обясним защо преди всичко е необходимо да се направи „база“ и едва след това малките неща, ще използваме закона на Парето. Пише, че 20% от усилията дават 80% резултати. Тоест, когато работите върху нещо важно, харчите 20% от усилията и постигате 80% от резултата. Когато работите върху малките неща, получавате 4 пъти по-малко резултат и харчите 4 пъти повече енергия.

Нека разгледаме малък пример.Трябва да стартирате рекламна кампания. Ако създадете 10 креатива, изберете ключови думи и фрази за тях и ги пуснете на подготвени сайтове, тогава това ще бъде 20% от работата, която ще даде 80% от резултата. Но ако отделите време за редактиране на шрифтове и изображения, подбиране и полиране на фрази и намиране на допълнителни платформи за реклама, ще отделите много повече усилия. Всичко това ще трябва да се направи, но след началото на рекламната кампания, когато постигнете първия резултат.

Грешка 3. Липса на време за лични въпроси.

Всеки човек трябва да има личен живот и свобода на избор на професия. Ако имате много работа и не намирате един или два часа да се занимавате с хобито си, тогава това е лошо планиране за собствения ви ден. Планирането на работното време е важно не само защото ви позволява да правите повече. Дава ви възможност да правите това, което обичате, без да бързате.