Počnúc 06/02/2013 je postup zaznamenávania dokumentov zahrnutých do knižničného fondu schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 08.10.2012 č. 1077 (ďalej len -
Objednávka č. 1077). V článku sa budeme zaoberať hlavnými ustanoveniami o účtovníctve v knižnici o príjme a likvidácii predmetov knižničného fondu, ako aj o postupe premietania týchto operácií do rozpočtového účtovníctva.
Existujú dva druhy účtovníctva knižničného fondu: vnútro-knižničné a účtovné (rozpočtové). V štátnych inštitúciách sa súčasne vedie vnútro knižnica a účtovníctvo.
Priamo v knižnici prebieha účtovníctvo, získavanie, uchovávanie a používanie dokumentov, ktoré sú súčasťou knižničných fondov, v súlade s postupom stanoveným ministerstvom kultúry ( doložka 6 čl. 12 federálneho zákona z 29. decembra 1994 č.78-FZ „O knihovníctve). Ako je uvedené vyššie, rozkaz č. 1077 je v súčasnosti v platnosti.
Účtovná služba zohľadňuje knižničný fond ako predmet dlhodobého majetku na základe primárnych účtovných registrov zostavených po prijatí dokumentov do fondu alebo pri ich vyradení v súlade s pokyn č.157n a 162n.
Poradie registrácie dokumentov v knižnici
K dokumentom knižničného fondu patrí ( sekta. III Objednávka č. 1077 ):
- tlačené a nepublikované publikácie (knihy, brožúry, periodiká, noty atď.);
- audiovizuálne dokumenty (gramofónové dokumenty, video dokumenty, filmové dokumenty, fotografické dokumenty);
- dokumenty o mikroformách (mikrofilmy a mikrofiši);
- elektronické dokumenty (dokumenty umiestnené na pevnom disku počítača, na externé technické prostriedky).
Účtovníctvo dokumentov v knižnici sa vykonáva v registroch celkových a individuálne účtovníctvo.
Jednotlivé registre - je to registračná kniha, registračná karta určitého typu dokumentu do novín, časopisov a iných typov dokumentov. Za registre individuálneho účtovníctva je dovolené považovať aj topografický súpis (katalóg), účtovný katalóg, účtovný súbor s výstupnými formami zostavenými v poradí súpisu alebo iné identifikačné čísla dokladov. Registre individuálnej registrácie dokumentov knižničného fondu obsahujú údaje, ktoré identifikujú každý dokument, pričom uvádzajú informácie o prijatí dokumentu a o jeho vyradení z knižničného fondu ( s. 1.5.1 postupu č. 1077 ).
Kumulatívne účtovné registre - je to kniha súhrnného účtovníctva knižničného fondu, listy súhrnného účtovníctva knižničného fondu, časopis. Sú povolené rôzne úpravy súhrnnej knihy. Bez ohľadu na typ účtovného dokladu obsahujú súhrnné účtovné registre tri navzájom súvisiace časti:
- "Príjem dokumentov do knižničného fondu";
- „Likvidácia dokumentov z knižničného fondu“;
- „Výsledky pohybu knižničného fondu: konečné údaje na konci vykazovaného obdobia.“
Sumarizované údaje sú premietnuté do každej časti kumulatívneho registra. V systéme elektronického účtovníctva sú tieto časti integrované do jedného účtovného súboru ( s. 1.5.2 Objednávka č. 1077 ).
Je potrebné poznamenať, že formy registrov v nariadení č. 1077 nie sú uvedené, a preto ich vyvíjajú samotné inštitúcie. Zároveň pripomíname, že existujú vzorky formulárov, ktorých platnosť vypršala Pokyny na registráciu knižničného fondu schválené Uznesením ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 02.12.1998 č. 590 ... Môžu byť brané ako základ pre vývoj a schválenie ich interných primárnych účtovných dokumentov (registre individuálneho a celkového účtovníctva, ako aj ďalšie primárne dokumenty pre účtovníctvo knižničného fondu).
Príjem dokumentov do knižnice sa vykonáva nákupom, predplatným, darovaním, darovaním, doručením zákonného depozitu atď. Doklady sa prijímajú do účtovníctva na základe primárnych účtovných dokladov (faktúra od dodávateľa, akt o prijatí dokumentov). Ak sú dokumenty prijaté bezplatne (v dôsledku prenosu zákonných zálohových kópií atď.), Je vyhotovený akt o prijatí dokumentov. Dokumenty prijaté od čitateľov namiesto stratených a uznané za rovnocenné strateným sú vyhotovené aktom prijatia dokumentov namiesto stratených.
Prijatie dokumentov do knižnice prijatých vo forme daru od právnických a fyzických osôb s uvedením účelu - doplnenie fondu knižnice je formalizované darovacou zmluvou v súlade s Čl. 574, 582 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie.
Dokumenty prichádzajúce do knižnice najskôr podliehajú súhrnnému účtovníctvu (zaznamenané v súhrnnej knihe alebo inom registri podľa s. 1.5.2 Objednávka č. 1077 ). Register obsahuje údaje o prijatej dávke dokumentov: dátum a sériové číslo záznamu (sériové číslo záznamu začína od č. 1 ročne), zdroj príjmu, číslo a dátum primárneho účtovného dokladu, počet prijatých dokumentov a náklady.
Pokiaľ ide o elektronické dokumenty, je potrebné poznamenať nasledujúce. Podľa s. 4.3.2, 4.3.3 Objednávka č. 1077 v elektronickom registri je vedený súhrnný záznam o prijatí miestnych dokumentov elektronickej siete s uvedením dátumu načítania potvrdení do systému. Príjem dokumentov vzdialenej elektronickej siete sa zaznamenáva do elektronického registra a odráža tieto ukazovatele: dátum a sériové číslo záznamu, podrobnosti o licenčnej zmluve (názov a číslo dokumentu, obdobie platnosti, náklady), počet databáz (balíkov) a názvy v nich zahrnuté. Pri výpočte celkového počtu titulov sú vylúčené duplicitné názvy v balíkoch na rovnakej platforme.
Ďalej sa vykonáva individuálna registrácia dokumentov - priradením každej kópie dokumentu registračným číslom, iným znakom (systémové číslo počítačového programu, čiarový kód atď.) ( s. 4.4.1 postupu č. 1077 ). Dokumentu je priradené individuálne číslo po celú dobu, keď sa nachádza v knižničnom fonde. V tomto prípade nie sú novo prijatým dokumentom priradené registračné čísla dokumentov vylúčených z fondu.
Registračné čísla sú umiestnené priamo na dokumentoch a sú premietnuté do registra individuálnej registrácie dokumentov prijatého v knižnici v súlade s s. 4.4 postupu č. 1077 .
Jednotlivé záznamy o periodikách sú vedené v registri registračných kariet periodík, ktoré sú navrhnuté tak, aby zaznamenávali každý názov a každú kópiu, alebo v automatizovanej databáze.
Všetky dokumenty zaradené do knižničného fondu sú označené. Na tento účel je možné použiť pečiatky, značky kníh, jednotlivé čiarové kódy a ďalšie typy označení. Hlavnými požiadavkami, ktoré je potrebné pri označovaní dokumentov dodržiavať, sú označenie príslušnosti, estetika, trvanlivosť označenia, bezpečnosť textu alebo iných informácií o značke. Na dokumentoch, ktoré sú prílohou k hlavnému nosiču a jeho neoddeliteľnou súčasťou, sú pripevnené rovnaké údaje ako na hlavnom dokumente.
Lokálne dokumenty elektronickej siete a vzdialené dokumenty elektronickej siete sú identifikované špeciálnym softvérom.
Vyhľadávanie dokumentov z knižnice premietnuté do účtovníctva v súvislosti s fyzickou stratou alebo stratou spotrebiteľských vlastností (v dôsledku schátrania, vadnosti, zastaranosti obsahu, nejadrového). Ihneď poznamenávame, že neprofil dokumentov sa určuje na základe akvizičného profilu zbierky alebo iného dokumentu schváleného vedúcim knižnice.
Vylúčenie dokumentov z dôvodu zastaranosti obsahu, neprofilu, schátranosti, vadnosti nie je povolené vo vzťahu k jednotlivým kópiám dokumentov na trvalé (neurčité) uloženie. Vylúčenie dokumentov klasifikovaných ako knižné pamiatky je povolené len z dôvodu straty, za predpokladu, že informácie o knižnej pamiatke sú uvedené v registri knižných pamiatok ( s. 5.1.1, 5.1.2. Číslo objednávky. 1077 ).
Keď sa z knižnice vyberú dokumenty, spracuje sa akt o odpísaní vylúčených predmetov knižničného fondu (formulár 0504144) (ďalej len - akt o odpise), ku ktorému je pripojený zoznam vylúčených predmetov knižničného fondu. . Odpisový akt odráža informácie o počte a celkových nákladoch vylúčených dokumentov, ako aj dôvod odpisu a smerovanie dokumentov po ich vyradení z evidencie. Zoznam priložený k aktu uvádza:
Registračné číslo a kód uchovávania dokumentov;
Stručný bibliografický popis;
Náklady zaznamenané v registri individuálnej registrácie dokumentov;
Koeficient precenenia, hodnota po precenení;
Celkové náklady na vylúčené dokumenty.
Je potrebné poznamenať, že v prípade tlačených dokumentov dočasného skladovania je dovolené nahradiť zoznam zoznammi kníh a v prípade dokumentov spracovaných skupinovo namiesto zoznamu zoznam registračných čísel, typ vylúčených dokumentov a je uvedený ich počet.
Okrem toho sú v prípade straty tlačených dokumentov k debetnému aktu a zoznamu pripojené dokumenty potvrdzujúce stratu. Môže to byť vysvetľujúca poznámka v prípade krádeže alebo krádeže - záver autorizovaných orgánov a v prípade náhrady škody - dokument o náhrade škody.
Náhrada škody čitateľom je povolená vo forme nahradenia strateného dokumentu ekvivalentným alebo vo forme peňažnej náhrady. Výšku škody určuje odborná komisia na posúdenie dokumentov, menovaná na základe príkazu vedúceho. Pri prijímaní peňazí od čitateľov sa namiesto stratených kníh alebo iných dokumentov vyhotoví potvrdenka a čitateľovi sa vystaví potvrdenie o vytvorenom formulári ( s. 5.4, 5.5 Objednávka č. 1077 ).
Pripravený odpisový akt podpisujú členovia komisie a schvaľuje vedúci inštitúcie. Potom v súlade s s. 5.7.1, 5.7.2 Objednávka č. 1077 vykonávajú sa tieto činnosti:
Dokumenty vylúčené z dôvodu neprofilu sa podľa zákonov prevádzajú do výmenného fondu za účelom ďalšieho bezplatného prevodu do knižníc alebo za účelom predaja fyzickým a právnickým osobám;
Dokumenty vylúčené z dôvodu rozpadu, vadnosti, zastaranosti obsahu sa odosielajú do bodov druhotných surovín;
Mikroformy vylúčené z finančných prostriedkov na fólii s halogenidom strieborným sú predmetom dodávky ako odpad obsahujúci striebro v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie.
Pri absencii recyklácie predmetov alebo v prípadoch, keď je dodanie dokumentov na spracovanie ekonomicky nevýhodné, knižnice zničia vylúčené dokumenty na mieste za prítomnosti osôb, ktoré vypracujú zákon o zničení vyradených predmetov knižničného fondu ( s. 5.7.1 postupu č. 1077 ).
K aktu odpisu je priložený dokument potvrdzujúci skutočnosť o odovzdaní odstavených predmetov do bodu druhotných surovín alebo zákon o zničení vyradených predmetov knižničného fondu. V tomto prípade je do aktu zaznamenaný aj počet a dátum takéhoto dokumentu.
Po dokončení opatrení stanovených v odpisovom akte sa jedna kópia aktu so zoznamom a dokumentom potvrdzujúcim vyradenie prevedie na účtovné oddelenie, druhá kópia zostane na oddelení, ktoré eviduje knižničný fond, aby odrážalo úkon v súhrnnom a individuálnom účtovnom registri.
Dokumenty vyňaté z knižničného fondu (knihy, časopisy, iné druhy dokumentov) musia byť navyše riadne spísané: pečiatky knižnice je potrebné uplatniť špeciálnou pečiatkou.
Pokiaľ ide o elektronické dokumenty, miestne sieťové dokumenty sa z elektronickej knižnice vyberajú na základe odpisového osvedčenia s uvedením dôvodu vylúčenia. Meno, číslo a dátum aktu sú zapísané do databázy ako metainformácia k príslušnému dokumentu. Na základe zadaných informácií sa vytvorí zoznam odpisov (register súhrnného účtovníctva pre likvidáciu sieťových miestnych dokumentov) a zoznam vyradených predmetov elektronickej knižnice (register individuálneho účtovníctva pre likvidáciu sieťových lokálnych dokumentov ).
Likvidácia vzdialených dokumentov elektronickej siete nie je formalizovaná v špeciálnom dokumente. Likvidácia je potvrdená uplynutím doby platnosti dokumentu (zmluvy, zmluvy, licenčnej zmluvy) vydaného k právu na prístup k určitej databáze (balíku) sieťových dokumentov a absencie dohody, zmluvy, licenčnej zmluvy pre nové obdobie.
Rozpočtové účtovníctvo knižničného fondu
Ako je uvedené vyššie, predmety, ktoré tvoria knižničný fond inštitúcie, s výnimkou periodík, bez ohľadu na ich termín užitočné využitie prijatý na účtovanie ako dlhodobý majetok ( s. 38 pokynu č.157n) na základe primárnych dokumentov prenesených z knižnice (faktúry, prenosové akty atď.). Na tento účel sa používa skontrolovať0 101 37 000 „Knižničný fond je ďalším hnuteľným majetkom inštitúcie.“Predmety knižničného fondu sú akceptované na účtovníctvo v ich počiatočných (skutočných) nákladoch. Počiatočná cena nadobudnutých predmetov je čiastka skutočných investícií do ich obstarania s prihliadnutím na sumy DPH predložené inštitúcii dodávateľmi. Predmety prijaté na základe darovacej zmluvy sú akceptované na zaúčtovanie v trhovej hodnote ku dňu prijatia na účtovníctvo.
Aktuálna trhová hodnota položky dlhodobého majetku je stanovená na základe ceny platnej v deň prijatia na účtovníctvo (zaúčtovanie) majetku, ktorý bol bezplatne prijatý za tento alebo podobný typ majetku. Informácie o aktuálnej cene musia byť zdokumentované, a ak nie je možné písomné potvrdenie - odbornými prostriedkami ( s. 25 pokynu č.157n).
V rozpočtovom účtovníctve nie sú inventárne čísla priradené k objektom knižničného fondu, nevedú sa inventárne zoznamy knižničných fondov ( s. 46, 54 Pokyny č.157n). Inventárne účtovníctvo s priradením evidenčných čísiel účtovným jednotkám knižničného fondu sa vykonáva priamo v knižnici s individuálnou registráciou dokumentov.
Upozorňujeme tiež na skutočnosť, že na účely rozpočtového účtovníctva je pri prijatí predmetov z knižničných fondov vyhotovená inventarizačná karta skupinového účtovníctva dlhodobého majetku.
(f. 0504032) ( s. 54 pokynu č.157n). Jedna karta je otvorená pre celý fond a účtovníctvo v nej sa vykonáva iba v peňažnom vyjadrení v celkovej výške (Pokyny pre aplikáciu primárnych účtovných formulárov štátnymi (mestskými) inštitúciami).
V tomto prípade sa odporúča, aby sa predmety knižničného fondu, ktorých náklady presahujú 40 000 rubľov, zohľadnili oddelene, pretože na základe s. 92 pokynu č.157n odpisujú sa v súlade so sadzbami vypočítanými podľa stanoveného postupu (na základe doby použiteľnosti).
Podľa tejto doložky sa odpisy z predmetov knižničného fondu účtovaných ako súčasť dlhodobého majetku účtujú takto:
Pre predmety v hodnote až 40 000 rubľov. vrátane - vo výške 100% účtovnej hodnoty pri ich uvedení do prevádzky;
Pre predmety v hodnote viac ako 40 000 rubľov. - v súlade s odpisovými sadzbami vypočítanými v súlade so zavedeným postupom.
Vládna agentúra dostala knihy zakúpené na základe zmluvy o dodávkach v sume 30 000 rubľov, ako aj knihy prijaté od jednotlivca v rámci darovacej zmluvy, ktorej trhová hodnota bola 1 000 rubľov.
Nasledujúce operácie sú premietnuté do rozpočtového účtovníctva.
| Obsah prevádzky | Dlh | Kredit | Suma, rub. |
| Reflektovaný príjem kníh od dodávateľa | 1 106 31 310 | 1 302 31 730 | 30 000 |
| Predmety knižničného fondu prijaté na registráciu | 1 101 37 310 | 1 106 31 310 | 30 000 |
| 1 401 20 271 | 1 104 37 410 | 30 000 | |
| Prijaté pre účtovné knihy prijaté na základe darovacej zmluvy | 1 101 37 310 | 1 401 10 180 | 1 000 |
| Odpisy časovo rozlíšené vo výške 100% z účtovnej hodnoty | 1 401 20 271 | 1 104 37 410 | 1 000 |
V tabuľke sú uvedené typické zhody účtov o likvidácii knižničných predmetov v súlade s s. 10Pokyny č.162n.
| Obsah prevádzky | Dlh* | Kredit |
| Vyradené objekty knižničného fondu z dôvodu schátrania (fyzické zhoršenie), defektivity, zastaranosti obsahu (zastaranosť), jadra a pod. | 1 401 10 172 | 1 101 37 410 |
| Vyradené objekty knižničného fondu z dôvodu straty čitateľov, krádeže | ||
| Predmety knižničného fondu boli zlikvidované v dôsledku ich predaja | ||
| Vyradené objekty knižničného fondu z dôvodu straty v dôsledku katastrof prírodnej a človekom spôsobenej prírody | 1 401 20 273 | 1 101 37 410 |
| Objekty knižničného fondu osád medzi vedúcou inštitúciou, oddelenými pododdeleniami (pobočkami) boli zlikvidované | 1 304 04 310 | 1 101 37 410 |
| Predmety knižničného fondu boli zlikvidované pri darovaní: | ||
| - orgánu vlády, štátnej (mestskej) inštitúcii (v rámci pohybu predmetov medzi inštitúciami podriadenými rôznym hlavným správcom rozpočtových fondov tej istej rozpočtovej úrovne) | 1 401 20 241 | 1 101 37 410 |
| - organizácie, s výnimkou štátnych a obecných organizácií | 1 401 20 242 | 1 101 37 410 |
| - orgánu, štátnej (obecnej) inštitúcii (v rámci pohybu predmetov medzi inštitúciami s rôznym rozpočtom) | 1 401 20 251 | 1 101 37 410 |
| - nadnárodné organizácie a zahraničné vlády | 1 401 20 252 | 1 101 37 410 |
| - medzinárodné organizácie | 1 401 20 253 | 1 101 37 410 |
Namiesto symbolov „xx“ sa uvádza zodpovedajúca skupina a kód typu syntetického účtu.
Periodiká (noviny, časopisy a pod.) zakúpené štátnou inštitúciou na doplnenie knižničného fondu sa účtujú podsúvahový účet 23„Periodiká na použitie“ v podmienenom odhade: jeden objekt (číslo časopisu, sada výročných novín) - jeden rubeľ. Analytické účtovníctvo pre účet sa vykonáva podľa účtovných predmetov na karte kvantitatívneho-úhrnného účtovníctva hmotného majetku ( s. 377, 378 Pokyny č.157n). Vyradenie periodickej tlače z akéhokoľvek dôvodu sa odzrkadľuje aj na základe rozhodnutia komisie inštitúcie o prijatí a vyradení majetku, zostaveného primárnym účtovným dokladom (akt o prijatí a prevode, akt o odpise, iný konať).
Poradie odrazov transakcií na náhrada vecnej škody (v prípade straty čitateľov kníh) zvážte príklad.
Na základe dokumentov prijatých z knižnice v účtovnom oddelení boli náklady na stratenú knihu v deň jej prijatia na účtovníctvo 500 rubľov. Trhová hodnota tejto knihy v čase straty bola 700 rubľov. Čitateľ vrátil novú, ekvivalentnú knihu, ktorá nahradila stratenú.
Nasledujúce záznamy sú premietnuté do rozpočtového účtovníctva.
| Obsah prevádzky | Dlh | Kredit | Suma, rub. |
| Stratená kniha bola odpísaná (na základe rozhodnutia komisie, vyhotoveného aktom o odpísaní (f. 0504144)) | 1 401 10 172 | 1 101 37 410 | 500 |
| Prijaté na zaúčtovanie sumy zisteného nedostatku (v trhovej hodnote) | 1 209 71 560 | 1 401 10 172 | 700 |
| Kniha bola uznaná ako účtovná závierka prijatá ako náhrada škody | 1 101 37 310 | 1 401 10 172 | 700 |
| Odpisy časovo rozlíšené vo výške 100% z účtovnej hodnoty | 1 401 20 271 | 1 104 37 410 | 700 |
| Od vinníka bola zároveň odpísaná výška náhrady škody | 1 401 10 172 | 1 209 71 660 | 700 |
Pokyny na používanie jednotnej účtovnej osnovy pre účtovníctvo štátnych orgánov (štátnych orgánov), orgánov miestnej samosprávy, riadiacich orgánov štátnych mimorozpočtových fondov, štátnych akadémií vied, štátnych (mestských) inštitúcií, schválené Uznesením Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 01.12.2010 č. 157n.
Pokyny na používanie účtovnej osnovy na rozpočtové účtovníctvo, schválené. Uznesením Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 06.12.2010 č. 162n.
Metodické pokyny k aplikácii foriem primárnych účtovných dokladov a tvorbe účtovných registrov štátnymi orgánmi (štátnymi orgánmi), miestnymi úradmi, riadiacimi orgánmi štátnych mimorozpočtových fondov, štátnymi akadémiami vied, štátnymi (obecnými) inštitúciami, schválené. Uznesením Ministerstva financií Ruskej federácie z 15. decembra 2010 č. 173n.
„Rozpočtové účtovníctvo“, 2012, N 5
Účtovníctvo knižničného fondu je komplex operácií, ktoré zaisťujú fixáciu informácií o veľkosti, zložení a pohybe fondu podľa zákonom ustanovených pravidiel. Na jeho základe sa zostavujú knižničné správy, a to aj pre štátne štatistické účtovníctvo, plánovacie činnosti, zaistenie bezpečnosti fondu, monitorovanie dostupnosti a pohybu dokumentov.
Knižnicou sa rozumie informačná kultúrna vzdelávacia inštitúcia, ktorá má usporiadanú zbierku dokumentov a poskytuje ich na dočasné použitie fyzickým a právnickým osobám. Knižničný fond tvorí knižnica na uchovávanie a poskytovanie dočasného použitia potrebných dokumentov čitateľom a predplatiteľom. Je to zbierka dokumentov rôzneho účelu a postavenia, ktoré spolu navzájom organizačne a funkčne súvisia, podlieha účtovníctvu, získavaniu, uchovávaniu a používaniu na účely knižničných služieb pre obyvateľstvo.
Úlohy účtovníctva knižničného fondu zahŕňajú odraz pohybu predmetov, veľkosť celého fondu a jeho pododdelenia. Účtovníctvo zahŕňa: prijatie dokumentov, ich označenie, registráciu pri prijatí, pohyb, likvidáciu, ako aj kontrolu dostupnosti dokumentov vo fonde. Na uchovávanie záznamov existuje niekoľko požiadaviek:
- úplnosť a spoľahlivosť účtovných informácií;
- zdokumentovaná registrácia každého príjmu do fondu a vyradenie z fondu;
- kompatibilita metód a foriem účtovníctva, ich spoľahlivosť v kontexte používania tradičných a automatizovaných technológií;
- zhoda nomenklatúry ukazovateľov účtovníctva knižničného fondu s podobnými ukazovateľmi štátnej štatistiky.
Účtovné informácie uvedené v tradičnej aj počítačovej forme majú rovnakú právnu silu.
Formy účtovných dokladov vyhotovené metódou tlače a formuláre vytlačené prostredníctvom počítača sa používajú za rovnakých podmienok. Môžu byť vytvorené pomocou štandardných softvérových balíkov alebo individuálnych programov vytvorených na uchovávanie záznamov o fonde v konkrétnej knižnici.
Zjednotenie typov, metód a jednotiek účtovníctva dokumentov v knižniciach je zaistené súladom s normami týkajúcimi sa knihovníctva, ako aj s požiadavkami normatívne dokumenty o knihovníctve.
Účtovné štandardy
Právnym základom zachovania a rozvoja knihovníctva je zákon z 29. decembra 1994 N 78-FZ „O knihovníctve“.
Účtovníctvo knižničného fondu upravuje Pokyn o účtovníctve knižničného fondu, schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 2. decembra 1998 N 590 (ďalej len - pokyn N 590).
Pri zohľadnení v účtovníctve obchodné transakcie súvisiace s pohybom kníh, brožúr atď. vydania (normatívna referencia, technická literatúra), mali by ste sa riadiť pokynmi Ministerstva financií Ruska:
- zo dňa 1. decembra 2010 N 157n „Po schválení jednotnej účtovnej osnovy pre účtovníctvo štátnych orgánov (štátnych orgánov), orgánov miestnej samosprávy, riadiacich orgánov štátnych mimorozpočtových fondov, štátnych akadémií vied, štátnych (mestských) Inštitúcie a pokyny na jeho aplikáciu “(ďalej len - pokyn N 157н);
- zo 6. decembra 2010, N 162n „O schválení účtovnej osnovy pre rozpočtové účtovníctvo a pokynov na jeho použitie“ (ďalej len - pokyn N 162n) - vo vzťahu k príjemcom rozpočtových prostriedkov;
- zo 16. decembra 2010 N 174n „O schválení účtovnej osnovy rozpočtových inštitúcií a pokynoch na jej použitie“ (ďalej len - pokyn N 174n);
- zo dňa 23. decembra 2010, N 183n „O schválení účtovnej osnovy na účtovanie autonómnych inštitúcií a pokynoch na jej použitie“ (ďalej len - pokyn N 183n).
Účtovníctvo knižničných fondov
Knižničný fond - usporiadaný súbor dokumentov, ktoré knižnica tvorí na uchovávanie a požičiavanie čitateľom a predplatiteľom (bod 1.3 pokynu N 590).
Pohyb knižničných fondov v knižnici (prijímanie, prevody, vyraďovanie a ďalšie operácie) je formalizovaný príslušnými Formami účtovných dokladov uvedenými v pokyne N 590.
Podľa bodu 4.1 pokynu č. 590 sú predmetom účtovníctva knižničného fondu dokumenty, ktoré vstupujú do knižnice a opúšťajú ju, bez ohľadu na typ dokumentu a jeho materiálny základ. Servisné materiály nepodliehajú účtovníctvu a nie sú zahrnuté v knižničnom fonde (softvérové produkty, ktoré sú pracovným nástrojom knihovníkov a programátorov, a materiály zakúpené na výzdobu knižnice, ďalšie pomocné práce, ktoré nesúvisia s nadobudnutím knižničného fondu).
Postup účtovania príjmových dokladov do knižničného fondu je upravený ustanoveniami ods. 6 Pokyny N 590. Po prvom prijatí dokumentov do knižničného fondu sú rozdelené na dokumenty trvalého, dlhodobého a dočasného uloženia.
Jedna kópia domácich dokumentov prijatých knižnicami s funkciami trvalého uloženia bezplatného zákonného depozitu, ako aj dokumentov prijatých do depozitného úložiska, podlieha účtovaniu o trvalom uchovávaní s priradením súpisného čísla.
Dokumenty určené na uspokojenie aktuálneho a predpokladaného dopytu čitateľov bez ohľadu na typ dokumentu, jeho objem, obsah a ďalšie formálne znaky podliehajú účtovaniu o dlhodobom uchovávaní s priradením súpisného čísla.
Dokladom na trvalé a dlhodobé uloženie sú priradené súpisné čísla a sú označené. V tomto prípade je možné použiť pečiatky, značky kníh, jednotlivé strojovo čitateľné čiarové kódy. Hlavné požiadavky, ktoré je potrebné dodržiavať pri označovaní dokumentov: označenie príslušenstva, estetika, trvanlivosť značky, bezpečnosť textu alebo iných informácií o značke. Dokumenty, ktoré sú prílohou k hlavnému médiu, sú tiež označené rovnakými podrobnosťami ako na hlavnom dokumente.
Dokumenty určené na dočasné uloženie (obsahujúce informácie krátkodobej hodnoty) sú po krátkom čase vylúčené z fondu knižnice. Ich registrácia v knižnici sa vykonáva bez priradenia súpisných čísel.
Servisné materiály nepodliehajú účtovníctvu a nie sú zahrnuté v knižničnom fonde (softvérové produkty, ktoré sú pracovným nástrojom knihovníkov a programátorov, a materiály zakúpené na výzdobu knižnice, ďalšie pomocné práce, ktoré nesúvisia s nadobudnutím knižničného fondu).
Pozor! Kontrolu nad dodržiavaním noriem a požiadaviek na účtovníctvo knižničného fondu vykonáva špeciálne funkčné oddelenie knižnice, ako aj záchranná komisia alebo iný kolegiálny orgán pre finančné prostriedky pod riaditeľstvom knižnice.
Kumulatívne účtovníctvo
Celkové účtovníctvo všetkých typov dokumentov vstupujúcich do knižničného fondu alebo z neho vystupujúcich sa vykonáva v dávkach podľa jedného sprievodného dokumentu (štátny registračný list, faktúra, faktúra, register, akt). Ak taký dokument neexistuje, je vystavený certifikát o prijatí.
Forma súhrnného účtovníctva je kniha, v ktorej 3 častiach (príjem, vyradenie, súčty) je zaznamenaný pohyb fondu.
Informácie o dokumentoch sa odrážajú v týchto ukazovateľoch: dátum a číslo záznamu, zdroj prijatia, podrobnosti o sprievodnom dokumente, počet prijatých dokumentov (celkom vrátane podľa druhu, obsahu a jazyka pôvodnej národnosti), náklady na zakúpené dokumenty.
Keď budú dokumenty vyradené, budú uvedené dôvody vylúčenia. Pre účtovníctvo a kontrolu odpísaných dokumentov zadajte charakteristiky „Prenesené“, „Predané“, „Zlikvidované v odpadovom papieri“. Knižnice, berúc do úvahy svoje špecifiká, môžu zaviesť ďalšie ukazovatele (článok 5.1.2 pokynu N 590).
V závislosti od účtovného postupu prijatého v knižnici je možné výsledky pohybu periodickej tlače zhrnúť za štvrťrok, polrok alebo rok na základe zákonov.
Individuálne účtovníctvo
Podľa pokynov bodu 8.1 pokynu N 590 sa individuálna registrácia každej kópie dokumentu alebo každého názvu dokumentu vykonáva pomocou inventarizačných metód s priradením inventárneho čísla k dokumentu alebo registráciou bez priradenia súpisného čísla. Dokumentu je priradené individuálne číslo po celú dobu, keď sa nachádza v knižničnom fonde.
Formy individuálnej registrácie dokumentov sú kniha (inventárna kniha), karta (karta účtovného katalógu), list (registrácia aktu), registračná karta pre určitý druh publikácie (vrátane elektronickej alebo AVD). Musia obsahovať tieto ukazovatele: dátum zápisu, číslo záznamu v „Knihe súhrnného účtovníctva knižničného fondu“, súpisné číslo, autora a názov, rok vydania, cenu, značka začiarknutia, číslo aktu o likvidácii. Ak má dokument prílohy, je to uvedené v poznámke. Tiež naznačuje charakteristické črty obzvlášť cenných a vzácnych publikácií, ktoré určujú jej hodnotu (prítomnosť jedinečnej väzby, autogramu, ručne maľovaných ilustrácií atď.).
Vyradenie z fondu
Dôvody na odpis periodík zaradených do knižničného fondu môžu byť: chátranie, defektívnosť, zastaralosť v obsahu, duplikácia, nekorektnosť, strata. K strate publikácií môže dôjsť z niekoľkých dôvodov: strata finančných prostriedkov, strata čitateľov, krádež, katastrofy prírodného a človekom spôsobeného charakteru, z neznámych dôvodov (článok 9.1 pokynu č. 590).
Vyradenie dokumentov z fondu je formalizované vylučovacím aktom a je premietnuté do „Knihy súhrnného účtovníctva“ a do foriem individuálneho účtovníctva fondu. Akty o zrušení publikácií vylúčených v súvislosti so stratou sa schvaľujú na základe protokolov, aktov, záverov a ďalších dokumentov potvrdzujúcich skutočnosť, že došlo k ich strate (bod 9.6 pokynu N 590).
Podľa pokynov uvedených v článku 5.1.2 pokynu č. 590 dostali inštitúcie právo zaviesť kvantitatívne a nákladové štandardy pre odpisovanie publikácií, ktoré boli z neznámych dôvodov stratené (nedostatok).
Knižnice vzdelávacích inštitúcií
Knižnice vzdelávacích inštitúcií sú súčasťou všeobecnej štruktúry inštitúcie a nie sú nezávislými právnickými osobami. Hlavnou črtou organizácie práce knižnice vo vzdelávacích inštitúciách je, že na zabezpečenie vzdelávacieho procesu vzdelávacie publikácie kupujú vo veľkom množstve kópií rovnakého typu (názvu).
Na organizáciu účtovníctva v takýchto knižniciach, vyvinutý a prijatý Pokyny o aplikácii Pokynu o účtovníctve knižničného fondu v knižniciach vzdelávacích inštitúcií, schváleného nariadením Ministerstva školstva Ruska z 24. augusta 2000 N 2488 (ďalej len - pokyn N 2488).
Podľa ustanovenia bodu 8 pokynu N 2488, účtovanie viac kópií dokumentov (učebnice, učebné pomôcky, referenčné knihy, slovníky a iné publikácie) určené na použitie študentmi a žiakmi vo vzdelávacom procese sa vykonáva bez inventúry. Pri tomto spôsobe účtovníctva je poskytovaný súhrnný záznam dokumentov podľa mien, ich náklady sú účtované v súvahe knižnice.
Viacnásobné kópie sú dokumenty prijaté vo viac ako desiatich jednotkách. Ak je počet prijatých kópií menší ako desať, potom sa spravidla zaznamenávajú do inventárnych kníh. Knižnica určuje konkrétny počet dokumentov, ktoré sa majú zaznamenať do inventárnych kníh a zaznamenať metódou bez inventúry.
Pri neinventarizačnom spôsobe účtovníctva sa zostavujú tieto doklady: registračná karta dokumentu (publikácia), registračná kniha registračných kariet (dodatky 4, 5 k pokynu N 2488).
Na každý titul, ktorý prišiel do knižnice ako prvý, sa vyhotoví registračný preukaz v množstve viac ako desať kópií. Obsahuje nasledujúce informácie: autor, názov, výstupné údaje, cena, dátum zápisu, číslo záznamu v súhrnnej knihe, počet kópií - prijatých, vyradených, zaregistrovaných a odráža pohyb každého jednotlivého názvu dokumentu (publikácia) ), ktorá prešla registráciou bez inventára. Karta odráža všetky následné potvrdenia tohto mena bez ohľadu na cenu. Indexové karty sú zaznamenané v registrovej knihe, pre ktorú je možné použiť inventárnu knihu. V registračnej knihe sú vyplnené všetky stĺpce, rovnako ako pri individuálnej registrácii je každé meno zaznamenané v samostatnom riadku. Registračné číslo sa prenesie na registračný preukaz. Číslo registračnej karty nie je uvedené na dokumente (vydaní) zaznamenanom metódou bez inventúry.
Pri rozhodovaní o načasovaní používania vzdelávacej literatúry by ste sa mali riadiť ustanoveniami zákona Ruskej federácie z 10. júla 1992 N 3266-1 „O vzdelávaní“ (ďalej len „zákon N 3266-1“). V odseku 18 čl. 28 zákona č. 3266-1 uvádza, že právomoci orgánov federálnej vlády v oblasti vzdelávania zahŕňajú schválenie postupu pri skúšaní učebníc odporúčaných alebo povolených na použitie vo vzdelávacom procese u osôb, ktoré majú štátnu akreditáciu a implementujú vzdelávacích programov vzdelávacích inštitúcií všeobecného vzdelávania, ako aj každoročné schválenie na základe odbornosti federálnych zoznamov takýchto učebníc. Zoznamy obsahujú názvy učebníc podľa predmetov s uvedením vydavateľov. V tomto prípade nezáleží na roku vydania učebnice, ak je v zozname uvedená učebnica.
Likvidácia literatúry z knižničného fondu sa vykonáva na základe zákona o zrušení literatúry vylúčenej z knižnice (f. 0504144) schváleného vedúcim inštitúcie s pripojením jej zoznamov. V knižniciach vzdelávacích inštitúcií schvaľuje akty o zrušení rektor, prorektor, riaditeľ vzdelávacej inštitúcie (bod 9.8 pokynu N 2488). V tomto prípade je uvedený jeden z dôvodov odpisu.
Pozor! Vo vzdelávacích inštitúciách by štandard na odpisovanie knižničných fondov z neznámych dôvodov (nedostatok) nemal byť vyšší ako 0,1 percenta z objemu výpožičky (bod 9.8 pokynu N 2488).
Pokyny v článku 9.8 pokynu N 2488 stanovujú vylúčenie dokumentov z knižničných fondov vzdelávacie inštitúcie z dôvodu zastarania sa vykonáva najmenej raz za dva roky. Doteraz odporúčané termíny používania učebníc a učebných pomôcok vo všeobecných vzdelávacích inštitúciách do štyroch rokov sú predpísané ako orientačné.
Súčasné normatívne akty teda neobsahujú poučenie o povinnosti odpísať päťročné učebnice z knižníc vzdelávacích inštitúcií, s výnimkou prípadov ich fyzického opotrebenia, ktoré viedlo k schátraniu (opotrebované knihy, strata stránok, ktorých obnovenie nie je možné, atď.) ... Odpis z dôvodu zastarania je možný len vtedy, ak učebnica nie je zaradená do uvedených federálnych zoznamov schválených ministerstvom školstva a vedy.
Účtovníctvo
Účtovníctvo knižničného fondu sa v súčasnosti vykonáva v závislosti od právneho postavenia inštitúcie v súlade s pokynmi N N 157n, 162n, 174n, 183n.
Predmetom knižničného fondu môže byť buď samostatná kniha, alebo publikácie pozostávajúce z niekoľkých zväzkov, ktoré sú navzájom logickým pokračovaním.
Ustanoveniami celo ruského klasifikátora dlhodobého majetku OK 013-94, schváleného uznesením Štátneho štandardu Ruska z 26. decembra 1994, N 359, sa určuje, že knižničné fondy sú vyjadrené podľa kódu OKOF 19 0001000. Patria sem knihy a brožúry, periodiká, pokračujúce publikácie, tlačené noty, kartografické publikácie, umelecké publikácie, edície listových textov, druhy špeciálnej vedeckej a technickej literatúry a dokumentácie, nepublikované materiály, rukopisy, rukopisy a publikácie, vzácne a jedinečné, filmové materiály. a dokumenty vo forme videonahrávok, fotografických dokumentov, gramofónových dokumentov (zvukové záznamy), kinofotograficko-gramofónových dokumentov sú vzácne a jedinečné.
V súlade s ustanoveniami článku 38 pokynu N 157n sa hmotné predmety majetku, ktoré tvoria knižničný fond inštitúcie, s výnimkou periodickej tlače, berú do úvahy ako dlhodobý majetok bez ohľadu na dobu použiteľnosti a sú evidované na účet 0 101 07 000 „Knižničný fond“. Objektom knižničného fondu je bez ohľadu na ich hodnotu zároveň priradené jedinečné súpisné sériové číslo (doložka 46 pokynu N 157n). Na ich účtovanie sa otvára inventarizačná karta pre skupinové účtovníctvo dlhodobého majetku (f. 0504032), ktoré sú evidované v inventárnom súpise zásob na účtovanie dlhodobého majetku (doložka 54 pokynu N 157n).
Pozor! Inventarizačná karta pre skupinové účtovníctvo dlhodobého majetku je určená na účtovanie skupiny homogénnych predmetov dlhodobého majetku: mäkký inventár, knižničné fondy, zariadenia scénickej výroby (dekorácie, nábytok a rekvizity, rekvizity), položky priemyselného a domáceho inventára v hodnote až 40 000 rubľov.
Periodiká zakúpené inštitúciou na doplnenie fondu knižnice podliehajú účtovaniu na podsúvahovom účte 23 pri podmienečnom posúdení: jeden predmet (číslo časopisu, sada výročných novín) - jeden rubeľ. Analytické účtovníctvo pre účet sa vykonáva podľa predmetov účtovania na karte kvantitatívne-úhrnného účtovníctva hmotného majetku (doložky 377, 378 pokynu N 157n).
Pozor! Knižné (ostatné tlačené) výrobky, ktoré nie sú určené do knižničného fondu, sa účtujú ako súčasť ostatných zásob materiálu (doložka 99 pokynu N 157n).
Príjem a interný prevod knižničného fondu je formalizovaný nasledujúcimi primárnymi dokumentmi:
- Akt o prijatí a prevode skupín dlhodobého majetku (f. 0306031);
- Faktúra za vnútorný pohyb dlhodobého majetku (f. 0306032);
- Nákladný list (f. 0315006). Ak boli predmety knižničného fondu prijaté na základe darovacej alebo darovacej zmluvy, ich počiatočná hodnota sa zaúčtuje ako aktuálna trhová hodnota k dátumu prijatia na účtovníctvo, zvýšená o náklady na služby súvisiace s dodaním, registráciou a uvedením do stav vhodný na použitie (doložka 25 Pokyny N 157n).
Aktuálna trhová hodnota predmetu knižničného fondu je stanovená na základe ceny platnej v deň jeho prijatia na účtovníctvo (zaúčtovanie). Údaje o aktuálnej cene musia byť zdokumentované a v prípade nemožnosti listinného potvrdenia - odbornými prostriedkami.
Trhovú hodnotu môže určiť aj provízia za trvalý príjem a vyradenie majetku vytvoreného v inštitúcii.
Podľa článku 92 pokynu N 157n pre predmety knižničného fondu v hodnote až 40 000 rubľov. pri uvedení predmetu do prevádzky sú zahrnuté odpisy v sume 100 percent z účtovnej hodnoty. Na predmety knižničného fondu v hodnote viac ako 40 000 rubľov. odpisy sa počítajú rovnomerne v sadzbe 1/12 sumy ročných odpisov, pričom sa zohľadňuje doba použiteľnosti predmetov fondu knižnice.
Podľa Klasifikácie dlhodobého majetku zaradeného do odpisových skupín, schválenej nariadením vlády Ruskej federácie z 1. januára 2002 N 1, sú knižničné fondy (kód 19 0001000) zaradené do siedmej skupiny - majetok s dobou životnosti viac ako 15 rokov až 20 rokov vrátane.
Likvidácia predmetov knižničného fondu je formalizovaná zákonom o odpisoch literatúry vylúčenej z knižnice (f. 0504144) alebo zákonom o odpise skupín dlhodobého majetku (f. 0306003) s prílohou zoznamy vylúčenej literatúry. Likvidácia inventárnych predmetov knižničného fondu, evidovaná v podsúvahe, sa premieta na základe rozhodnutia komisie o prijatí a vyradení majetku, vyhotoveného zákonom (bod 51 pokynu N 157n).
Výdavky na obstaranie predmetov knižničného fondu sú uvedené v položke 310 „Zvýšenie nákladov na dlhodobý majetok“ a náklady na predplatné periodickej tlače - v podpoložke 226 „Ostatné práce, služby“ KOSGU.
V závislosti od typu inštitúcie sa transakcie príjmu, pohybu, odpisov, vyradenia knižničného fondu premietnu do účtovných záznamov v súlade s pokynmi N N 162n, 174n, 183n.
V autonómnej inštitúcii Príjem predmetov z knižničného fondu
Debet 0 106 21 000, 0 106 31 000, 0 106 41 000
„Investície do dlhodobého majetku - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Investície do dlhodobého majetku - iný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Investície do dlhodobého majetku - prenajaté veci“
Kredit 0 302 31 000
„Výpočty pre obstaranie dlhodobého majetku“
Kredit 0 106 21 000, 0 106 31 000
„Investície do dlhodobého majetku - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Investície do dlhodobého majetku - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Debet 0 101 47 000
Kredit 0 106 41 000
„Investície do dlhodobého majetku - prenajaté položky“
Debet 0 101 27 000, 0 101 37 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Kredit 0 101 47 000
„Knižničný fond - prenajaté položky“
Debet 0 101 27 000, 0 101 37 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Kredit 0 401 10 172
Debet 0 101 27 000, 0 101 37 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Kredit 0 401 10 180
"Iný príjem"
Debet 0 101 27 000, 0 101 37 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Kredit 0 304 04 310
Debet 0 304 04 310
„Medzirezortné vyrovnania pri obstaraní dlhodobého majetku“
Kredit 0 104 27 000, 0 104 37 000
„Odpisy knižničného fondu - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „odpisy knižničného fondu - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Debet 0 101 27 000, 0 101 37 000, 0 101 47 000
0 101 47 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - prenajaté položky“
Kredit 0 104 27 000, 0 104 37 000, 0 104 47 000
„Odpisy knižničného fondu - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Odpisy knižničného fondu - iný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Odpisy knižničného fondu - predmet lízingu“
Debet 0 401 10 172
"Príjmy z operácií s majetkom"
Kredit 0 101 27 000, 0 101 37 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Debet 0 401 20 273
Kredit 0 101 27 000, 0 101 37 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Kredit 0 101 27 000, 0 101 37 000
„Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie“, „Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie“
Účtovníctvo pre periodickú tlač
Kredit 0 302 26 000
„Výpočty pre iné práce, služby“
„Periodiká na použitie“
„Periodiká na použitie“
V rozpočtovej inštitúcii Príjem predmetov knižničného fondu
Debet 0 106 21 310, 0 106 31 310, 0 106 41 310
„Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - iného hnuteľného majetku inštitúcie“,
Kredit 0 302 31 730
- tvorba počiatočných nákladov na predmety knižničného fondu (pri nadobudnutí a následnom účtovaní ako súčasť OS);
Kredit 0 106 21 310, 0 106 31 310
„Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
- prijatie účtovníctva predmetov knižničného fondu na počiatočné náklady vytvorené pri ich nadobudnutí;
Debet 0 101 47 310
Kredit 0 106 41 310
„Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - prenajaté položky“
- s prihliadnutím na predmet knižničného fondu, ktorý je predmetom leasingu podľa zmluvy;
Debet 0 101 27 310, 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“,
Kredit 0 101 47 410
- zohľadnenie predmetu knižničného fondu pri vykonaní (umorení) nájomnej zmluvy;
Debet 0 101 27 310, 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 401 10 172
"Príjmy z operácií s majetkom"
- prijatie účtovníctva predmetov knižničného fondu ako súčasti dlhodobého majetku prijatého od vinníka v zmysle vecnej náhrady;
Debet 0 101 27 310, 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 401 10 180
"Iný príjem"
- prijatie na účtovanie nezaúčtovaných predmetov knižničného fondu, identifikovaných ako výsledok inventúry. Bezplatný príjem predmetov knižničného fondu.
V rámci medzirezortných vyrovnaní pri prevode majetku
Debet 0 101 27 310, 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 304 04 310
„Medzirezortné vyrovnania pri obstaraní dlhodobého majetku“
- prijatie objektu knižničného fondu na registráciu;
Debet 0 304 04 310
„Medzirezortné vyrovnania pri obstaraní dlhodobého majetku“
Kredit 0 104 27 410, 0 104 37 410
„Pokles z dôvodu odpisovania hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zníženie z dôvodu odpisovania hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
- s prihliadnutím na odpisy predmetu knižničného fondu.
Prevádzka predmetov knižničného fondu
Debet 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310
Kredit 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“,
- prenos predmetov do prevádzky na základe požiadavky na faktúru (f. 0315006) ako interný prevod medzi finančne zodpovednými osobami (zo skladu do knižnice);
Debet 0 401 20 271, 0 109 60 271
„Náklady na amortizáciu dlhodobého majetku a nehmotného majetku“, „Náklady na amortizáciu dlhodobého majetku a nehmotného majetku v nákladoch na hotové výrobky, práce, služby“
Kredit 0 104 27 410, 0 104 37 410, 0 104 47 410
„Pokles z dôvodu odpisovania hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zníženie z dôvodu amortizácie nákladov na knižničný fond - iného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zníženie z dôvodu odpisovania knižničného fondu“ náklady na knižničný fond - prenajaté položky “
- na predmetoch knižničného fondu boli účtované odpisy.
Operácie na likvidáciu (odpis) knižničného fondu
Debet 0 401 10 172
"Príjmy z operácií s majetkom"
„Zníženie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“,
- predmety knižničného fondu boli odpísané z dôvodu opotrebovania, neprofilu, straty, krádeže, predaja atď .;
Debet 0 401 20 273
„Núdzové výdavky na majetok“
Kredit 0 101 27 410, 0 101 37 410
- predmety knižničného fondu boli odpísané z dôvodu straty v dôsledku prírodných a človekom spôsobených katastrof;
Debet 0 401 20 241, 0 401 20 242
„Výdavky na bezodplatné prevody štátnym a obecným organizáciám“, „Náklady na bezodplatné prevody na organizácie, okrem štátnych a obecných organizácií“
Kredit 0 101 27 410, 0 101 37 410
„Zníženie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zníženie nákladov na knižničný fond - ostatný hnuteľný majetok inštitúcie“
- v súvislosti s bezodplatným prevodom boli odpísané predmety knižničného fondu.
Účtovníctvo pre periodickú tlač
Debet 0 401 20 226, 0 109 60 226
„Náklady na ostatné práce, služby“, „Náklady na ostatné práce, služby v nákladoch na hotové výrobky, práce, služby“
Kredit 0 302 26 730
- náklady na zakúpené periodiká (časopisy, noviny) sa pripisujú výdavkom (nákladom na služby, práce);
„Periodiká na použitie“
- pre mimobilančné účtovníctvo boli prijaté periodiká (časopisy, noviny).
„Periodiká na použitie“
- odpisované periodiká (časopisy, noviny).
V štátnej inštitúcii Príjem predmetov z knižničného fondu
Debet 0 106 31 310, 0 106 41 310
„Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - ostatného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - prenajaté položky“
Kredit 0 302 31 730
„Zvýšenie účtov splatných za nákup dlhodobého majetku“
- tvorba počiatočných nákladov na predmety knižničného fondu (pri nadobudnutí a následnom účtovaní ako súčasť OS);
Debet 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 106 31 310
„Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
- prijatie účtovníctva predmetov knižničného fondu na počiatočné náklady vytvorené pri ich nadobudnutí;
Debet 0 101 47 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - prenajaté položky“
Kredit 0 106 41 310
„Zvýšenie investícií do dlhodobého majetku - prenajaté položky“
- s prihliadnutím na predmet knižničného fondu, ktorý je predmetom leasingu podľa zmluvy;
Debet 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 101 47 410
„Zníženie nákladov na knižničný fond - prenajaté položky“
- zohľadnenie predmetu knižničného fondu pri vykonaní (umorení) nájomnej zmluvy;
Debet 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 401 10 172
"Príjmy z operácií s majetkom"
- prijatie účtovníctva predmetov knižničného fondu ako súčasti dlhodobého majetku prijatého od vinníka v zmysle vecnej náhrady;
Debet 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 401 10 180
"Iný príjem"
- prijatie na účtovanie nezaúčtovaných predmetov knižničného fondu, identifikovaných ako výsledok inventúry. Bezplatný príjem predmetov knižničného fondu.
V rámci medzirezortných vyrovnaní pri prevode majetku
Debet 0 101 37 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
Kredit 0 304 04 310
„Medzirezortné vyrovnania pri obstaraní dlhodobého majetku“
- prijatie objektu knižničného fondu na registráciu;
Debet 0 304 04 310
„Medzirezortné vyrovnania pri obstaraní dlhodobého majetku“
Kredit 0 104 37 410
„Pokles z dôvodu amortizácie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
- s prihliadnutím na odpisy predmetu knižničného fondu.
Prevádzka predmetov knižničného fondu
Debet 0 101 37 310, 0 101 47 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - ostatného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - prenajaté položky“
Kredit 0 101 37 310, 0 101 47 310
„Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - ostatného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - prenajaté položky“
- prenos predmetov do prevádzky na základe požiadavky na faktúru (f. 0315006) ako interný prevod medzi finančne zodpovednými osobami (zo skladu do knižnice);
Debet 0 401 20 271, 0 109 60 271
„Náklady na amortizáciu dlhodobého majetku a nehmotného majetku“, „Náklady na amortizáciu dlhodobého majetku a nehmotného majetku v nákladoch na hotové výrobky, práce, služby“
Kredit 0 104 37 410, 0 104 47 410
„Pokles z dôvodu odpisovania hodnoty knižničného fondu - ostatného hnuteľného majetku inštitúcie“, „Zníženie z dôvodu amortizácie nákladov na knižničný fond - prenajaté položky“
- na predmetoch knižničného fondu boli účtované odpisy.
Operácie na likvidáciu (odpis) knižničného fondu
Debet 0 401 10 172
"Príjmy z operácií s majetkom"
Kredit 0 101 37 410
„Zníženie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
- predmety knižničného fondu boli odpísané z dôvodu opotrebovania, neprofilu, straty, krádeže, predaja atď .;
Debet 0 401 20 273
„Núdzové výdavky na majetok“
Kredit 0 101 37 410
„Zníženie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
- predmety knižničného fondu boli odpísané z dôvodu straty v dôsledku prírodných a človekom spôsobených katastrof;
Debet 0 401 20 241, 0 401 20 242
„Výdavky na bezodplatné prevody štátnym a obecným organizáciám“, „Náklady na bezodplatné prevody na organizácie, okrem štátnych a obecných organizácií“
Kredit 0 101 37 410
„Zníženie hodnoty knižničného fondu - iného hnuteľného majetku inštitúcie“
- v súvislosti s bezodplatným prevodom boli odpísané predmety knižničného fondu.
Účtovníctvo pre periodickú tlač
Debet 0 401 20 226, 0 109 61 226
„Náklady na ostatné práce, služby“, „Náklady na ostatné práce, služby v nákladoch na hotové výrobky, práce, služby“
Kredit 0 302 26 730
„Zvýšenie účtov splatných za iné práce a služby“
- náklady na zakúpené periodiká (časopisy, noviny) sa pripisujú výdavkom (nákladom na služby, práce);
„Periodiká na použitie“
- periodické časopisy (časopisy, noviny) boli prijaté na mimobilančné účtovníctvo;
„Periodiká na použitie“
- odpisované periodiká (časopisy, noviny).
Pozor! Ak hmotný majetok (napríklad učebnice) spadá do rámca centralizovaného zásobovania bez oznámenia (f. 0504805) a kópií dodávateľských dokumentov, potom sa zaznamenáva na podsúvahovom účte 22 „Hmotný majetok prijatý prostredníctvom centralizovaného zásobovania“ (doložka) 375 pokynu N 157n).
L.Yu.Simonova
Odborný redaktor
časopis „Rozpočtové účtovníctvo“
Pojem a požiadavky na organizáciu účtovníctva pre dokumentárny fond
Účtovníctvo je prvým procesom organizácie fondu dokumentov, ktorý vytvára vzťahy medzi dokumentmi potrebné na ich premenu na jeden celok. Účtovníctvo zaregistruje prijatý dokument a zaregistruje ho do zloženia fondu, pričom dokumentuje jeho príslušnosť k tomuto konkrétnemu fondu. Účtovníctvo sleduje počas celého obdobia prevádzky dokumentu vo fonde jeho pohyby ako neoddeliteľnej súčasti fondu a určuje jeho nové stavy a postoje k určitým podfondom. Po vyradení dokumentu z registra prestane byť považovaný za súčasť fondu, stratí sa jeho spojenie s fondom a dokumentmi z fondu. Organizačnou úlohou účtovníctva je teda dokumentovať vzťah v rámci fondu, čo vám umožní monitorovať stav a zachovanie fondu dokumentov.
Účtovníctvo pre dokumentárny fond je činnosť, ktorá zaisťuje zaznamenávanie podľa stanovených pravidiel a zhromažďovanie informácií o veľkosti, zložení a pohybe fondu a jeho hodnote pre kvantitatívne a kvalitatívne charakteristiky jeho stavu.
Účtovníctvo fondu je tretím technologickým procesom vytvárania fondu dokumentov a úzko súvisí s poslednou fázou akvizície - prijímaním nových potvrdení, počas ktorých sa dávka novo prijatých dokumentov overuje sprievodným dokumentom a všetkými nezrovnalosťami medzi nimi. sú zaznamenané v preberacom osvedčení. Účtovný proces je úzko prepojený s technickým spracovaním dokumentov. Pečiatka nalepená vo fáze prvotného spracovania a označujúca, že dokument patrí do fondu / podfondu, spravidla obsahuje súpisné číslo tejto kópie, ktoré sa dokumentu udelí v účtovnom procese.
Také úzke vzájomné vzťahy medzi procesmi sťažujú ich identifikáciu a stierajú ich hranice. „Pokyn k účtovníctvu knižničného fondu“, schválený nariadením ministra kultúry Ruskej federácie č. 590 zo dňa 02.12.1998, zahŕňa do procesu účtovania prijatie dokumentov, ich označenie, registráciu po prijatie, pohyb, likvidácia, ako aj kontrola dostupnosti dokumentov vo fonde. Ako vidíte, účtovná štruktúra zahŕňa všetky operácie organizačnej registrácie dokumentov patriacich do fondu od ich prijatia knižnicou / informačnou službou.
V procese účtovníctva sa sledujú tieto ciele:
1) zhromažďovanie faktických informácií o fonde na účely ďalšej analýzy manažmentu a rozhodovania o jeho zlepšení;
2) kompilácia skutočných modelov fondu dokumentov, potrebných na ich porovnanie s ideálnymi modelmi a posúdenie ich vzájomnej korešpondencie;
3) sledovanie pohybu dokumentov, aby sa zaistila ich bezpečnosť.
Účtovníctvo je teda formou zdokumentovaného pozorovania stavu fondu dokladov, ktoré sa vykonáva s cieľom kontrolovať jeho kvalitu a bezpečnosť.
Dokumenty, v ktorých je vedené účtovníctvo fondu dokumentov, majú štatút prísneho vykazovania finančných dokumentov a musia byť uchovávané až do likvidácie organizácie. Musia byť uložené v trezoroch a skrinkách a prístup k nim je prísne obmedzený. Pri elektronickom účtovníctve je povinné vytlačiť si papierovú kópiu účtovných dokladov, ktorá tiež podlieha špeciálnym režimom uchovávania a prístupu.
Vo veľkých informačných organizáciách so zložitou organizačnou štruktúrou sa používa technológia oddeleného účtovníctva, ktorá zahŕňa súčasnú údržbu a účtovníctvo fondu dokumentov ako celku a oddelené účtovníctvo podfondov každej štrukturálnej jednotky. To vám umožní akumulovať kvantitatívne údaje pre jednotlivé podfondy.
Účtovnými objektmi môžu byť samostatné doklady aj dávka dokumentov. Dávka je skupina dokumentov dočasne kombinovaných na kontrolu ich bezpečnosti počas spracovania a prenosu z jedného technologického miesta na druhé (napríklad dávka nových potvrdení; dávka dokumentov na odpísanie atď.).
Vzhľadom na to, že v akejkoľvek knižnici alebo informačnej službe existujú a používajú sa nielen dokumenty zhromaždené na uspokojenie požiadaviek používateľov na informácie, ale aj dokumenty iného účelu, je potrebné rozlíšiť, ktoré z nich sú predmetom účtovníctva dokumentu. fond. Napríklad nepodliehajú účtovníctvu ako dokumenty z fondu:
Softvérové produkty, ktoré sú pracovným nástrojom pre zamestnancov informačnej organizácie;
Materiály zakúpené na registráciu a iné pomocné práce, ktoré nesúvisia so zbieraním dokumentačných fondov, napríklad nástenné a stolové kalendáre, plagáty atď .;
Kino, fotografické a zvukové záznamy určené pre knižničné, informačné a kultúrne podujatia;
Dokumentácia k manažmentu knižnice / informačných služieb;
Osobné a tajné dokumenty;
Materiály vytvorené informačnou organizáciou na jej zariadení bez uvedenia do legálneho civilného obehu (replikácia a distribúcia), napríklad príručky, tematické dokumentácie, fotokópie jednotlivých dokumentov určených na úradné použitie atď.
Výsledkom účtovníctva pre fond dokumentov sú spoľahlivé zdokumentované informácie o skutočnom stave fondu, ktoré charakterizujú:
Objemy fondu a jednotlivých podfondov, ako aj ich rast;
Dynamika vývoja dokumentárneho fondu počas celého obdobia jeho existencie;
Nákladová charakteristika fondu dokumentov;
Prítomnosť a umiestnenie každého dokumentu z fondu.
Tieto informácie ovplyvňujú mnoho aspektov činnosti informačnej organizácie:
Upravuje pohyb dokumentov v inštitúciách;
Poskytuje kontrolu nad bezpečnosťou fondu;
Slúži ako dôvod na výpočet veľkosti požadovaných priestorov, personálu, financií atď.;
Umožňuje porovnať objemy finančných prostriedkov rôznych informačných inštitúcií, vyhodnotiť efektívnosť knižníc / informačných služieb a využitie rôznych typov zdrojov;
Tvorí základ pre plánovanie činnosti informačnej organizácie;
Je zdrojom štátneho štatistického účtovníctva, to znamená celonárodného systému zberu, evidencie, sumarizácie a interpretácie kvantitatívnych údajov o rozsahu priemyslu, ekonomického regiónu alebo krajiny s cieľom uľahčiť prijatie efektívnych riadiacich rozhodnutí štátnymi orgánmi a zvládanie.
Takýto mnohostranný vplyv výsledkov účtovníctva na rôzne aspekty činností organizácie a prijatie zodpovedných rozhodnutí manažmentu určuje prísne požiadavky, ktoré sú kladené na účtovníctvo fondu dokumentov.
Požiadavky na účtovníctvo dokumentárneho fondu
1. Úplnosť a presnosť účtovných informácií. To znamená, že každý dokument, ktorý príde alebo je vo fonde, podlieha účtovníctvu a existujú o ňom dostatočné informácie na jeho identifikáciu.
2. Povinné účtovanie všetkých fondov a podfondov. Aby sa zaistil zber úplných a spoľahlivých informácií o fonde, všetky dokumentárne fondy bez výnimky podliehajú účtovníctvu.
3. Presnosť, dôslednosť účtovníctva. To znamená, že údaje o dokumente zodpovedajú skutočnosti, neobsahujú chyby a opravy. V opačnom prípade nie je možné dokument identifikovať pomocou poverení, a preto zhromaždené informácie nebudú spoľahlivé.
4. Dokumentovaná registrácia každého príjmu alebo výberu z fondu, pretože iba zaznamenávanie na akékoľvek médium zaisťuje nemennosť poverení.
5. Spoľahlivosť a kompatibilita metód a foriem účtovníctva v kontexte používania tradičnej a automatizovanej technológie. To znamená, že účtovníctvo v tradičnej a elektronickej forme by sa malo viesť podľa rovnakých pravidiel a poverenia by sa nemali náhodne stratiť alebo zdeformovať;
6. Efektívnosť a aktuálnosť účtovníctva. Podstatou požiadavky je, že dokument je potrebné vziať do úvahy ihneď po prijatí do knižnice / informačnej služby. Oneskorenie účtovníctva môže viesť buď k porušeniu technologického rytmu, alebo k nemotivovanému odmietnutiu používateľa alebo k strate dokumentu.
7. Kontinuita účtovníctva. To znamená, že účtovníctvo by malo začať od narodenia nadácie a nemalo by sa zastaviť ani na krátke obdobie - v opačnom prípade budú účtovné údaje neúplné a nespoľahlivé.
8. Zjednotenie a stabilita účtovných jednotiek, ich súlad s jednotkami použitia fondu dokumentov a ukazovateľmi štátnej štatistiky. Táto účtovná požiadavka hovorí o potrebe jednotnosti prístupov k účtovníctvu dokumentov a ich nemennosti počas dlhého časového obdobia. V opačnom prípade budú účtovné údaje v rôznych dokumentárnych fondoch alebo údaje získané v rôznych obdobiach existencie rovnakého fondu neporovnateľné a na ich základe nebude možné vyvodiť rozumné závery a urobiť správne rozhodnutie.
S cieľom zjednotiť prístupy k účtovníctvu boli vyvinuté a implementované špeciálne štandardy a pokyny pre účtovníctvo dokumentárnych fondov.
Zvláštny význam má štandardizáciu účtovných jednotiek dokumentárnych fondov. Zúčtovacia jednotka fondu je mernou jednotkou objemu a pohybu fondu.
V súlade s GOST 7.20-2000 „Knižničná štatistika“ (zavedená 1. januára 2002) sa na účtovanie veľkosti a pohybu fondu dokumentov používa hlavná a dodatočná účtovná jednotka.
Hlavné účtovné jednotky sa používajú ako ukazovatele zmien v objeme fondu dokumentov na vykazovanie a vedenie štátnej štatistiky. Hlavnými účtovnými jednotkami sú kópia a názov.
Kópia je každá samostatná jednotka dokumentu, ktorý je súčasťou zbierky alebo z nej je vybratý.
Názov - každé nové alebo opakované vydanie, iný dokument, ktorý sa od ostatných líši názvom, potlačou alebo inými prvkami dizajnu.
Ako vidíte, ako hlavné sa používajú dve rôzne účtovné jednotky, ktoré spoločne diverzifikujú fond dokumentov:
Účtovníctvo v kópiách umožňuje kvantifikovať fond a zaisťuje kontrolu nad bezpečnosťou každého dokumentu;
Zohľadnenie názvov demonštruje informačnú rozmanitosť fondu a umožňuje úplnejšie vymedzenie informačnej a zásadnej hodnoty (69 kópií časopisov a 69 názvov časopisov).
Pri rovnakých objemoch fondu v kópiách je teda fond, v ktorom je viac mien, bohatší. Rozdiel v objeme zbierky, vyjadrený v názvoch a v kópiách, je obzvlášť významný vtedy, ak existuje veľké množstvo viac kópiových dokumentov, napríklad vzdelávacích publikácií pre žiakov alebo študentov.
Ďalšie účtovné jednotky sa používajú na úplnejší opis fondu a na riešenie ďalších aplikovaných problémov.
Medzi ďalšie účtovné jednotky fondu patria: ročný súbor, záväzná jednotka / súbor (registratúra) a polička metra.
Ročný súbor je súbor čísiel (vydaní) periodík za daný rok, braný ako jedna účtovná jednotka fondu. Táto účtovná jednotka nepochybne dopĺňa charakteristiky zbierky periodík spolu s názvami a kópiami. Vzhľadom na to, že frekvencia rôznych publikácií sa môže líšiť od 4 do 312 čísel za rok, objem zbierky periodickej tlače v kópiách nie je celkom orientačný. Počet ročných súborov jedného názvu charakterizuje chronologickú hĺbku daného fondu a zaisťuje tak jeho väčšiu alebo menšiu úplnosť a informačnú hodnotu.
Ďalšou dodatočnou účtovnou jednotkou - záväznou jednotkou / súpravou (evidenciou) - je zbierka čísel periodickej tlače alebo iných dokumentov zošitých, zviazaných alebo inak zviazaných do jedného celku a braných ako jedna účtovná jednotka. Pomáha porovnať účtovné údaje fondu a účtovné pôžičky z fondu, najmä pokiaľ ide o depozitáre kníh, v ktorých je uloženie účtovnou jednotkou. Zamestnanec obchodu vydaním 1 hárkovej sady 4 čísel časopisov z obchodu prenáša zodpovednosť za vrátenie presne jednej sady hárkov, a nie 4 vydania na používateľa alebo zamestnanca čitárne.
Metropolitná polica je medzinárodná účtovná jednotka pre veľkosť fondu, odporúčaná organizáciou UNESCO v roku 1969 a meraná ako 1 m police obsadenej publikáciami alebo inými dokumentmi. Na jeden bežiaci meter police v uzavretom sklade je v priemere umiestnených až 50 kópií kníh s otvoreným prístupom k fondu - 30 - 40 kópií. V súlade so stavebnými predpismi na uskladnenie 1 000 kópií. potrebujete plochu 4,5 sq. m) Metropolitnú oblasť ako účtovnú jednotku je možné použiť na výpočet požadovaného množstva úložného priestoru a pomáha odhadnúť potrebu počtu stojanov.
Nová doplnková jednotka elektronických zdrojov - bajty (kilobajty, megabajty, terabajty atď.) - by mala vykonávať podobné úlohy plánovania zdrojov aj pre ukladanie dokumentov, vďaka čomu je možné odhadnúť množstvo pamäte potrebnej alebo použitej na ukladanie údajov.
Výber účtovných jednotiek je teda diktovaný celým radom úloh, ktoré musia účtovné informácie vykonávať.
Účtovníctvo ako proces vytvárania fondu dokumentov je zamerané na zhromažďovanie úplných, presných a spoľahlivých informácií o danom fonde dokumentov, ktoré umožňuje nielen kontrolovať jeho stav, ale aj na jeho základe prijímať kompetentné riadiace a technologické rozhodnutia. Aby sa zabezpečilo zhromažďovanie účtovných informácií, ktoré spĺňajú požiadavky na úplnosť a spoľahlivosť, je prioritná organizácia účtovných činností, ktorá sa prejavuje v maximálnej regulácii jej rôznych aspektov.
Druhy a formy účtovníctva
Vo všetkých dokumentárnych fondoch je obvyklé rozlišovať dva povinné typy účtovníctva dokumentov:
Celkom(integrované, štatistické, kvantitatívne);
individuálne(diferencované, analytické, operačné).
Účelom súhrnného účtovníctva je poskytnúť kvantitatívne predstavy o štruktúre, veľkosti, rýchlosti obnovy fondu ako celku a jeho jednotlivých častiach. Dávka je predmetom súhrnného účtovníctva.
Individuálne účtovníctvo je navrhnuté tak, aby poskytovalo informácie o každom dokumente vo fonde, jeho prítomnosti v konkrétnom podfonde alebo o jeho odpise. Predmetom individuálneho účtovníctva sú preto jednotlivé kópie alebo názvy.
Oba typy účtovníctva sú povinné a navzájom sa dopĺňajú, čím sa rozširuje informačný obsah poverení:
Kumulatívne účtovníctvo vám umožňuje odpovedať na otázky: „koľko dokumentov je vo fonde / podfonde?“, „Koľko dokumentov prišlo / odišlo za určité obdobie?“;
Individuálne účtovníctvo odpovedá na otázky: „Je tento dokument vo fonde?“, „Koľko kópií tohto dokumentu je vo fonde?“, „Kde sa tento dokument aktuálne nachádza?“? “.
Každý dokument teda musí byť započítaný dvakrát: najskôr v dávke, potom jednotlivo. Líši sa v spôsobe evidencie dokumentov, oba typy účtovníctva sú navzájom prepojené a navzájom si kontrolujú údaje.
Každý typ účtovníctva je implementovaný v príslušných formách účtovníctva.
Účtovné formy sú jednotné formy účtovnej dokumentácie odporúčané príslušnými inštruktážnymi a metodickými dokumentmi pre rôzne dokumentárne fondy.
V ZSSR boli parametre registračných formulárov pre rôzne typy knižníc a informačných služieb striktne stanovené. V súčasnosti boli vyvinuté všeobecné pravidlá a formuláre na zaznamenávanie dokumentov, ktoré sú povinné pre všetky knižnice, vedecké a technické informačné orgány, archívy fondov, dokumentačné strediská, ďalšie organizácie a inštitúcie. Ruská federácia, bez ohľadu na ich typ a typ, právny status, rezortnú podriadenosť a formu vlastníctva. Predpisy pre vedenie evidencie sú stanovené v „Návode na vedenie evidencie knižničného fondu“, v ktorého vývoji sa rozvíjajú ustanovenia o rozpočtovej legislatíve, štátnych normách, iných zákonoch a regulačných právnych aktoch týkajúcich sa účtovníctva dokumentov tvoriacich fond dokumentov. boli vzaté do úvahy. Avšak, tento pokyn umožňuje výber pravidiel, metód a noriem upravujúcich organizáciu a vedenie evidencie fondu dokumentov na základe organizačných a technologických charakteristík knižnice / informačnej služby, ak to neodporuje súčasnej legislatíve. Hlavnou povinnou požiadavkou na použité účtovné formy je súlad nomenklatúry primárnych účtovných ukazovateľov s podobnými ukazovateľmi štátnej štatistiky. Každá organizácia má teda právo po dohode so zriaďovateľom vypracovať svoje vlastné účtovné štandardy, ktoré sú vypracované v dokumente s názvom „Postup účtovania pre fond dokumentov“. Zodpovednosť za správnu organizáciu účtovníctva nesie prvý vedúci inštitúcie alebo podniku.
Ako vidíte, v súčasnosti dochádza k zníženiu rigidity v regulácii účtovníctva pre fond dokladov a variabilita je povolená pri výbere metód a foriem účtovníctva. Udelenie práva na nezávislosť informačných organizácií v medziach stanovených všeobecnými predpismi je dôsledkom skutočnosti, že v podmienkach transformácie informačných technológií sú tradičné a automatizované účtovné technológie nútené koexistovať a rozvoj účtovných foriem je nie je určené len profilom a štruktúrou fondu, ale aj rôznymi softvérovými a technologickými faktormi ....
V súlade s „Pokynmi k účtovníctvu knižničného fondu“ je hlavnou formou súhrnného účtovníctva dokumentov „Kniha súhrnného účtovníctva fondu“. Je to časopis (listy súhrnného účtovníctva fondu dokumentov) v tradičnej alebo strojovo čitateľnej forme. Bez ohľadu na dopravcu má rovnakú právnu silu. Sú povolené rôzne úpravy súhrnnej knihy, ktoré odrážajú špecifiká zloženia fondu dokumentov - podľa typov alebo typov dokumentov, tém, jazykov a ďalších charakteristík. Jeho forma je v súlade s formami štátneho štatistického výkazníctva a s formami dennej evidencie vydávania dokumentov z fondu (napríklad „Denník knižnice“).
Súhrnná kniha musí mať nevyhnutne 3 časti. Podobnú formu záznamu má aj časť I „Príjem do fondu“, kde je zaznamenaných veľa nových dokumentov, a časť II „Vyradenie z fondu“, kde sú zaznamenané informácie o dokumentoch vylúčených z fondu. O sérii prichádzajúcich alebo odchádzajúcich dokumentov sú uvedené tieto informácie: dátum a číslo záznamu v poradí, celkový počet dokumentov v dávke vrátane typov dokumentov vrátane kníh a brožúr podľa odvetví znalostí a podľa jazykov . Okrem toho musia byť uvedené celkové údaje o nákladoch na dokumenty určené na prevod do súvahy. V prípade účtovania dávky nových potvrdení je tiež uvedený zdroj prijatia dávky a číslo a / alebo dátum sprievodného dokladu. Pri účtovaní dokladov, ktoré sa majú ukončiť, sa uvádza číslo a dátum vylúčenia, ako aj dôvod odchodu do dôchodku. Na konci každej strany sú zhrnuté všetky kvantitatívne informácie o ich prenose na inú stránku alebo do časti III knihy súhrnného účtovníctva.
Časť III „Výsledky pohybu fondu“ obsahuje zhrnuté štatistické údaje o fonde dokumentov. V tejto časti sú súhrnné informácie o novo prijatých a vyradených dokumentoch prenášané štvrťročne. Na konci aktuálneho roka sa sumarizuje celkový výsledok pohybu fondu, pričom sa zohľadnia prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty, a zostatok stavu fondu za daný rok sa zhrnie do týchto ukazovateľov:
„Skladané na začiatku ... roka“- v tomto stĺpci sa prenášajú údaje o fonde získané na konci predchádzajúceho roka;
„Doručené do ... roka“- sú tu uvedené súhrnné informácie o nových príjmových dokladoch za posledný rok;
„Do dôchodku do ... roka“- poskytuje súhrnné kvantitatívne údaje o dokumentoch odpísaných z fondu v bežnom roku;
„Skladané na konci ... roka“- tento stĺpec obsahuje konečné vypočítané údaje pre fond získané súčtom počiatočných údajov s údajmi o nových príjmových dokladoch a odpočítaním počtu dokumentov v dôchodku od tejto sumy.
Konečné údaje z časti III „Súhrnnej knihy“ sú zahrnuté vo forme štátneho štatistického výkazníctva.
Ak má informačná služba stabilný prístup k sieťovým dokumentom vzdialeného prístupu podľa licenčných dohôd, potom sú tiež predmetom súhrnného účtovníctva v špeciálnej knihe, ktorá je usporiadaná podľa rovnakého princípu ako tradičná. Vo forme účtovníctva o príjmoch vo fonde sú zaregistrované hlavné detaily dokumentov (dohody, zmluvy, licenčné zmluvy), v ktorých je zaznamenaná registrácia určitých balíkov sieťových dokumentov za určité obdobie, ako aj počet balíkov.
Jednotlivé registračné formuláre môžu byť predložené v rôznych formách:
Kniha (inventárne knihy);
Karta (karta účtovného katalógu, registračná karta pre určitý typ dokumentu - pre noviny, časopisy, elektronické, audiovizuálne a iné druhy dokumentov);
List (list aktu o registrácii).
Kombinácia týchto foriem účtovníctva je povolená. S automatizovanou technológiou sa vytvárajú formáty účtov, ktoré obsahujú všetky potrebné informácie pre formovanie akejkoľvek z foriem individuálneho účtovníctva.
Formuláre individuálnej registrácie dokumentov musia obsahovať nasledujúce parametre: dátum zápisu, číslo zápisu do „Knihy súhrnného účtovníctva dokumentárneho fondu“, súpisné číslo, informácie o autorovi a názve, miesto vydania a rok vydania, cena , ako aj značku dostupnosti dokumentu pri nasledujúcej kontrole fondu a číslo aktu o vylúčení tejto kópie z fondu, ak už bol dokument odpísaný. Povinný stĺpec je „Poznámka“, ktorý naznačuje prítomnosť príloh k hlavnému dokumentu v tej či onej forme, ako aj zvláštnosti kópie cenných a vzácnych dokumentov (napríklad prítomnosť jedinečnej väzby, autorského autogram, okraje (značky na okrajoch), defekty atď. NS.).
Formy individuálneho účtovníctva sa veľmi líšia v závislosti od typu dokladu, pretože špecifické vlastnosti dokumentu môžu vyžadovať špeciálny formát účtu. Napríklad, individuálna registrácia periodickej tlače vyžaduje operatívnu poznámku k prijatiu každého nasledujúceho čísla publikácie, avšak pri jednotlivých počtoch novín a časopisov nie je potrebné uvádzať o nich špeciálne bibliografické údaje. Preto boli na ich zodpovedanie vyvinuté špeciálne registračné karty, ktorých názov uvádza popis periodika ako celku a v hlavnej časti je uvedený formát na označenie roku a prevádzkové poznámky k prijatým číslam a problémom. .
O individuálne databázové účtovníctvo je potrebné uviesť jeho meno, meno tvorcu (právnická alebo fyzická osoba); dátum vytvorenia zdroja, nosič informácií (CD-ROM, pevný disk, disketa), ako aj frekvenciu aktualizácie.
Formulár individuálne účtovníctvo sieťových dokumentov obsahuje hlavné charakteristiky balíka: názov, informácie o výrobcovi, type balíka a jeho platforme, to znamená sadu softvéru a hardvéru určeného na navigáciu a vyhľadávanie dokumentov a ponúkanie špeciálnych služieb na prácu s nimi .
Ďalším dôležitým faktorom ovplyvňujúcim vlastnosti jednotlivých účtovných foriem používaných v konkrétnej informačnej organizácii je doba uchovávania dokumentov. V prípade individuálneho účtovania dokladov o trvalom a dlhodobom skladovaní sa používa inventarizačná metóda, ktorá spočíva v priradení každého dokladu alebo každej kópie dokladu individuálneho súpisného čísla alebo iného znaku ako súpisného čísla (čiarový kód, ISBN). Takéto individuálne číslo je dokumentu priradené po celú dobu, keď je vo fonde dokumentov, a po vylúčení dokumentu z fondu nie je priradené k iným novoprijatým dokumentom. Predíde sa tým účtovným zmätkom. Doklady s jednotlivými súpisnými číslami sú evidované v inventárnych knihách. Spravidla sa pre rôzne typy dokladov vytvárajú samostatné inventárne knihy.
Pri dokumentoch dočasného skladovania, ktorých doba pobytu vo fonde bola pôvodne obmedzená na 1 až 5 rokov, sa zachovávajú oddelené formy individuálnej registrácie bez priradenia súpisného čísla k dokumentu. Účtovné formuláre sa spravidla predkladajú vo forme špeciálnych súborov registračných kariet alebo účtovných zošitov.
Ak inventárne knihy používajú na triedenie záznamov metódu číslovania, potom registračné karty a účtovné katalógy majú tendenciu prevažne k abecednému poradiu záznamov o dokumentoch.
Vo veľkých knižniciach spolu s inventárnymi knihami existuje všeobecný abecedný katalóg, ktorý obsahuje všetky dokumenty zaregistrované vo fonde a naznačuje ich zaradenie do jedného alebo iného podfondu. Je určený na vnútorné použitie a je potrebný na objasnenie údajov o dokumente a jeho umiestnení. V porovnaní s inventárnou formou účtovníctva katalogizačný záznam odzrkadľuje výrazne viac bibliografických informácií na identifikáciu dokumentu, ako aj indexov klasifikácie a šifrovacích kódov. Na zadnej strane karty všeobecného katalógu sú uvedené súpisné čísla všetkých kópií tohto dokumentu, ktoré označujú miesto ich trvalého uloženia. Pri prenose kópií z jedného podfondu do druhého, ako aj pri ich odpise sa v blízkosti súpisného čísla urobia príslušné značky. Toto je dodatočný informačný potenciál všeobecného katalógu.
Účtovnú funkciu nesie aj číslovanie katalógov, v ktorých sú bibliografické záznamy usporiadané v poradí podľa súpisných čísel priradených k dokumentom, ako aj topografické katalógy, kde sú bibliografické záznamy usporiadané v súlade s usporiadaním dokumentov v regáloch. V číslovaných katalógoch je možné štrukturálne rozlíšiť záznamy dokumentov z podfondov jednotlivých divízií knižničnej / informačnej služby, vďaka čomu je podľa inventárneho čísla možné objasniť, ku ktorému podfondu je konkrétny dokument priradený. Tieto katalógy sa často používajú pri kontrole inventára podzbierok a tiež pomáhajú vrátiť na miesto dokument, ktorý bol omylom nájdený v inom podfonde.
Topografické katalógy uľahčujú lokalizáciu konkrétneho dokumentu. Sú obzvlášť užitočné pre veľké sady listových materiálov.
Ako vidíte, v závislosti od problémových situácií, ktoré môžu nastať, je možné použiť rôzne typy zoskupení účtovných informácií o dokumentoch. Súčasne je hlavný spôsob inventarizácie triedenia záznamov v jednotlivých účtovných formách. V osemdesiatych rokoch minulého storočia. pri vývoji systému účtovných foriem pre centralizované knižničné systémy pokúsil sa nahradiť inventárnu knihu abecedným inventárnym katalógom vytvoreným analogicky so všeobecným katalógom vedeckých knižníc. Praktické využitie tejto formy účtovníctva si však vyžiadalo doplniť ju o „Popis inventarizačných čísel“ (alebo „Popis účtovných katalógových kariet“), a to formou pripomínajúcou zjednodušenú inventárnu knihu.
Aktová forma účtovníctva pre fond dokumentov je alternatívnou formou individuálneho účtovníctva. Jeho podstatou je, že pre dávku nových príjmových dokladov prijatých podľa jedného sprievodného dokumentu je vyhotovený akt so zoznamom dokumentov zostaveným analogicky s listami inventárnej knihy. Čísla úkonov zodpovedajú číslu záznamu o dávke v „Knihe súhrnného účtovníctva fondu dokladov“. Hárok aktu je vhodný pre počítačový účtovný systém, pretože jeho výtlačok sa stáva základom pre vytváranie zásob.
S príchodom elektronických katalógov sa operácie individuálnej registrácie dokumentov automaticky zlúčia s operáciami prijímania a katalogizácie / rekapitalizácie dokumentov a údržba účtovných formulárov sa úplne prevedie do počítačového programu. Spravidla sú tvorené z dostupnej databázy elektronického katalógu špeciálnym príkazom zamestnanca. Z dôvodu bezpečného ukladania a používania poverení sa odporúča vytlačiť ich na papier.
Na monitorovanie pohybu každej kópie v elektronickom katalógu sa objavujú nové príležitosti: teraz je v každom okamihu možné nielen určiť, v ktorom podfonde by sa mal daný dokument vyhľadávať, ale aj to, kedy, ktorému používateľovi bol vydaný, ako aj do akého času sa očakáva návrat do fondu.
Keďže fond dokumentov je hmotným majetkom organizácie, do ktorej patrí, musí podliehať účtovníctvu. Účtovníctvo dokumentového fondu je účtovanie účtovnej hodnoty dokumentov z fondu. Vykonáva sa podľa účtovných pravidiel na základe údajov o nákladoch na jednotlivé dávky dokumentov v „knihe súhrnného účtovníctva“. Informácie o nákladoch zhromaždené v priebehu účtovníctva fondu dokumentov sú nevyhnutné pre ekonomickú analýzu činností informačnej organizácie a plánovanie finančných zdrojov, ako aj pre posúdenie ekonomickej efektívnosti vytvorenia fondu dokumentov. Za súčasných podmienok však zostáva problematika účtovníctva fondu dokladov problematická.
Celo ruský klasifikátor fixných aktív (OK 013-94) finančné prostriedky z dokumentov sú zahrnuté v dlhodobom majetku. Klasifikátor zároveň pokrýva dokumenty v rôznych médiách - od rukopisov po elektronické publikácie. V dôsledku toho by mali všetci podliehať účtovníctvu. V praxi však finančné dokumenty odrážajú účtovnú hodnotu nie všetkých dokumentov, ktoré tvoria dokumentárne fondy. Účtovníkom sú spravidla iba knižné publikácie zapísané v inventárnych knihách. Periodiká, brožúry, archívne dokumenty, výmenné fondy nepodliehajú účtovníctvu, často sa účtovná hodnota dokumentov na netradičných médiách, ktoré sú klasifikované ako inventár fondov s nízkou hodnotou, neodráža. V dôsledku toho je porušená zásada úplnosti a spoľahlivosti účtovných informácií.
V zložení dlhodobého majetku zaujímajú dokumentačné fondy osobitné postavenie. Na rozdiel od iných typov dlhodobého majetku teda odpisy nie sú účtované v dokumentárnych fondoch, to znamená postupné splácanie hodnoty ako fyzického a morálneho odpisovania. Táto norma bola zavedená kvôli tomu, že napriek fyzickému opotrebovaniu média a zastaranosti informácií vo väčšine dokumentov náklady na niektoré dokumenty (rukopisy, písomné a tlačené pamiatky, iné cenné a vzácne dokumenty atď.) sa každoročne zvyšuje v súlade so zmenami ich vedeckej, kultúrnej a historickej hodnoty.
Malo by byť zrejmé, že účtovná hodnota fondu dokumentov neodráža jeho skutočnú hodnotu, pretože informačnú a kultúrnu hodnotu tohto fondu nemožno určiť jednoduchým súčtom nákladov na jednotlivé dokumenty a závisí od úplnosti zozbieraných materiálov. Účtovná hodnota dokumentárnych fondov má preto v súčasnosti obmedzený praktický význam.
V kultúrnych inštitúciách, archívoch, vedeckých a technických informačných orgánoch sú skúsenosti s vyňatím zbierok kultúrneho majetku zo skladby dlhodobého majetku. Múzejné zbierky teda nepodliehajú nákladovému účtovníctvu v súlade s regulačnými dokumentmi. Ak je potrebné vyhodnotiť konkrétne publikácie o poistení, pri výpočte s používateľmi, ktorí stratili alebo poškodili bezpečnosť dokumentov, nevychádzajú z účtovnej hodnoty, ale vykonajú odborné posúdenie.
V kontexte posilnenia trhových vzťahov však nemožno dokumentárne fondy ako celok vylúčiť zo skladby dlhodobého majetku a odstrániť ich zo súvahy, pretože to výrazne oslabí kontrolu nad bezpečnosťou fondov a skomplikuje postup ich účtovania v miesta, odpis a zodpovednosť. „Inštrukcie o účtovníctve v rozpočtových inštitúciách“, prijaté v roku 1999, uznali prioritný význam pri účtovaní zbierok dokumentov všetkých knižníc a informačných služieb „Pokyny k účtovníctvu knižničného fondu“, schválené Ministerstvom kultúry Ruskej federácie, čím získal štatút medzirezortného dokumentu. V tejto súvislosti je úplnosť a spoľahlivosť účtovných údajov o fonde zaistená predovšetkým súhrnným a individuálnym účtovníctvom, počas ktorého sa okrem iného dokumentujú náklady na jednotlivé dokumenty a dávky dokumentov. Pri účtovníctve dokumentárnych fondov sa vedie špeciálna inventarizačná karta analytického účtovníctva dlhodobého majetku, v ktorej je účtovná hodnota fondu uvedená v ukazovateľoch pohybu fondu a celkovej sume.
Kolísanie reálnych cien dokumentov na trhu v dôsledku inflačných procesov si vyžiadalo pravidelné precenenie účtovnej hodnoty fondu dokumentov. Precenenie dokumentov sa vykonáva za účelom ekonomického zdôvodnenia plánovania finančných zdrojov na obnovu dokumentačných fondov.
Precenenie je účtovná funkcia a vykonávajú ju účtovníci. Knižnice a informační pracovníci im poskytujú informácie o nominálnej hodnote nakúpených dokumentov.
V podmienkach formovania trhových vzťahov v Rusku bolo prvé precenenie dlhodobého majetku podnikov a organizácií vykonané v roku 1992. V období rokov 1992 až 1996 sa preceňovalo pravidelne, čo bolo spôsobené vysokou mierou inflácie. . Posledné precenenie dokumentačných fondov, podobne ako ostatné investičné aktíva, bolo vykonané v prvom polroku 2003. Dokumentárne fondy sú precenené reprodukčnou cenou, ktorá je určená vynásobením účtovnej hodnoty zodpovedajúcim koeficientom precenenia (pozri tabuľku 2). Preto boli náklady na publikácie prijaté v roku 1991 indexované 15 -krát v roku 1992, zatiaľ čo náklady na publikácie získané pred rokom 1990 sa zvýšili 36 -krát v roku 1992 a v roku 1993 - ďalších 29 -krát. Následne boli namiesto jednotných koeficientov indexovania zavedené intervaly hodnôt koeficientov precenenia (napríklad 1,7-3,2), v medziach ktorých je možné ich vyberať. Výsledky precenenia fondu dokladov sú premietnuté do účtovných dokladov (na karty analytického účtovníctva celkom) a sú zapísané v súhrnnej knihe.
V súčasnosti je problém precenenia relevantný iba pri zostavovaní vylúčenia dokumentov z fondov, ako aj pri nahradení strateného dokumentu používateľom alebo pri hodnotení dokumentu, ktorý bol darovaný. Náklady na dokumenty, ktoré prichádzajú a odchádzajú z knižničných fondov, sa hodnotia pomocou trhových cien, koeficientov precenenia stanovených vládou Ruskej federácie, ako aj odporúčaní hodnotiacich organizácií, nákupných provízií, katalógov - cenníkov pre nákup a predaj. použitých a starožitných kníh. Pri zostavovaní zoznamov dokumentov vyradených z fondu sú zoskupené podľa roku nadobudnutia s uvedením nominálnej ceny dokumentu zaznamenaného v účtovných dokladoch na následné precenenie pomocou príslušných koeficientov v účtovnom oddelení.
Účtovníctvo fondu dokumentov teda obsahuje tri doplnkové typy účtovníctva určené na zhromažďovanie a zhromažďovanie kvantitatívnych, kvalitatívnych a nákladových informácií o fonde. V súčasnosti sú technologicky a organizačne najrozvinutejšie súhrnné a jednotlivé druhy účtovníctva fondov, ktoré tvoria najpresnejšie a navzájom overiteľné údaje o fonde dokladov. V menšej miere je účtovníctvo fondu technologicky odôvodnené, v súvislosti s čím sú možnosti použitia získaných hodnotových údajov o fonde v správe obmedzené. Moderné problémy v oblasti účtovníctva dokumentárnych fondov sú do značnej miery spôsobené prechodným stavom účtovných systémov tak v súvislosti so zavádzaním nových informačných technológií, ako aj s nestabilitou vo vývoji ekonomických procesov v krajine. Dôsledkom toho je široká variabilita účtovných foriem a organizačných a technologických riešení v rôznych informačných organizáciách.
Kontrola fondu dokumentov
Okrem primárnej registrácie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov z fondu sa v každom fonde dokumentov prepočítavajú alebo sa kontroluje fond.
Kontrola (rediskontovanie) fondu dokladov je periodické porovnávanie jednotlivých účtovných údajov s pokladničnými dokladmi za účelom kontroly bezpečnosti fondu. Pri audite fondu sa zistí prítomnosť všetkých registrovaných dokumentov a včas sa odhalia aj stratené dokumenty. Okrem toho sa počas kontroly analyzuje správnosť účtovných záznamov, eliminujú sa chyby urobené v období medzi kontrolami, študuje sa dokumentový fond a vykonáva sa sekundárny výber, eliminuje sa plnenie dokumentov a nedoplatky používateľov.
Plánované kontroly Fond je držaný v priemere raz za päť rokov. Výnimkou sú dokumenty, ktoré sú v bezpečnom úložisku a ktoré sa každoročne preregistrujú.
Ak je dokumentový fond dostatočne veľký na to, aby ho bolo možné skontrolovať do jedného roka (viac ako 50 000 kópií), vykonáva sa v etapách v súlade s vypracovaným plánom niekoľko rokov (od 7 do 25 rokov, v závislosti od objemu fond).
V súlade s federálnym zákonom Ruskej federácie „O účtovníctve“ (1996) sú neplánované kontroly fondu dokumentov nevyhnutne organizované v nasledujúcich prípadoch:
Pri zmene finančne zodpovednej osoby;
Pri odhaľovaní skutočností o krádeži, zneužívaní alebo poškodení dokumentov;
V prípade prírodnej katastrofy, požiaru alebo iných mimoriadnych udalostí spôsobených extrémnymi podmienkami;
V prípade reorganizácie alebo likvidácie organizácie, ktorá fond vlastní;
V ostatných prípadoch ustanovených platnými zákonmi.
Základom pre vykonanie auditu fondu je poradie, v ktorom je vymenovaná audítorská komisia zodpovedná za priebeh, organizáciu a výsledky auditu. To umožňuje validáciu výsledkov overenia ako právneho dôkazu. Komisia musí zahŕňať úradníka, ktorý je finančne zodpovedný za bezpečnosť tohto fondu / podfondu, ako aj zástupcu účtovného oddelenia. V období prípravy na audit fondu sú všetky chyby pri vedení účtovných záznamov identifikované a opravené, pretože inak môžu byť tieto kontroly neplatné.
Existuje niekoľko spôsobov, ako skontrolovať fond dokumentov:
Priame overenie fondu účtovným dokladom (inventárnou knihou, listom aktov atď.) Je najpresnejšou kontrolou, pretože na opis každej kópie dokumentov nepoužíva prechodné formuláre, ale je tiež najnáročnejší na prácu, najmä s veľkými objemami fondu. Na to je potrebné priblížiť všetky inventárne formy účtovníctva k regálom s dokumentmi, čo nie je vždy možné v praxi vykonávať. Identifikácia chýbajúcich dokladov bude po skončení zosúladenia s fondom vyžadovať kontrolu celého inventarizačného riadku v účtovných formách;
Overenie fondu s topografickým katalógom je najviac operačným spôsobomšeky, pretože usporiadanie kariet v katalógu sa zhoduje s usporiadaním dokumentov v regáloch. V tomto ohľade je ľahké skontrolovať sekcie fondu / podfondu. Karty pre dokumenty, ktoré sa počas zmierenia nenašli, sa okamžite odložia oddelene v inventárnom poriadku na následné zistenie polohy dokumentu.
Kontrola pomocou šekových kupónov alebo indikátorov. Toto je najbežnejší spôsob zladenia fondu s povereniami, pretože topografické katalógy nie sú k dispozícii vo všetkých organizáciách. V tomto prípade sa predbežne vytvoria kópie účtov pre dokumenty jedného alebo druhého podfondu - vo forme kariet usporiadaných podľa inventárnych čísel. Keď je dokument na poličke, kontrolný kupón alebo indikátor sa naň usporiada v samostatnom rade a na samotnom dokumente sa označí začiarknutím. Súbor inventárnej karty sa teda automaticky vygeneruje pre dokumenty chýbajúce vo fonde, s ktorými sa dá pohodlne pracovať pri hľadaní chýbajúcich dokumentov a pri zostavovaní úkonov na odpisovanie stratených dokumentov.
V elektronických katalógoch spravidla existuje špeciálny servisný modul na kontrolu fondu, ktorý umožňuje zadávanie súpisných čísel alebo čiarových kódov dokumentov dostupných vo fonde. Po dokončení zadaní ich systém overí pomocou záznamov dostupných v databáze a vydá zoznam chýbajúcich dokumentov priradených k tomuto fondu.
Na konci zosúladenia fondu s účtami je stanovený mesiac na prijatie opatrení na nájdenie chýbajúcich dokumentov a odstránenie nedorozumení, ktoré vznikli. Po vyčerpaní všetkých možností hľadania chýbajúcich dokumentov sa spracuje zoznam dokumentov, ktoré z neznámych dôvodov zmizli. Úradník zodpovedný za bezpečnosť tohto fondu / podfondu vypracuje vysvetlivku a komisia zdokumentuje svoje závery, závery a návrhy v akte a protokole, ktoré schváli prvý vedúci organizácie. Následne sú chýbajúce publikácie odpísané zo zostatku knižničnej / informačnej služby a náklady na nedostatok sú účtované finančne zodpovednou osobou.
Účtovníctvo je teda dôležitou a zásadnou fázou tvorby dokumentačného fondu, ktorá je potrebná na kontrolu jeho stavu a vývoja a zaistenie bezpečnosti a spoľahlivosti fungovania fondu. Kladie prísne požiadavky na obchodné kvality zamestnancov - na ich disciplínu, presnosť, dôslednosť a pedantnosť pri vykonávaní účtovných operácií. Rutinná povaha účtovných činností umožňuje prenos účtovných operácií do počítačových systémov.
Literatúra:
1. Moreva ON Dokumentárne zbierky knižníc a informačné služby. SPb. : Profesia, 2010.S. 182-203.
o štatistickom účtovníctve ukazovateľov služieb
užívatelia knižnice
Všeobecné ustanovenia
Základom knižničnej štatistiky je presný záznam o všetkých hlavných ukazovateľoch práce knižnice. Metriky používateľských služieb knižnice by sa mali zaznamenávať denne.
· Regulačné dokumenty prijaté v rôznych knižniciach regiónu Kemerovo.
Základné formy knižničnej štatistiky
1. Primárne účtovné doklady na denné vypĺňanie:
· Formulár pre čitateľa(elektronická forma čítačky) - určený na zaznamenávanie čitateľa knižnice, kontroly a účtovníctva, ktoré mu boli vydané a vrátené mu práce z tlačených a iných dokumentov a analýzy čítania;
· Elektronická databáza užívatelia knižnice;
· Registračná karta predplatiteľa IBA(elektronická databáza) sú určené na zaznamenávanie predplatiteľov a analýzu informácií o nich;
· Informácie o registračnej karte predplatiteľa(elektronická databáza) je určená na účtovanie predplatiteľov a analýzu informácií o nich;
· Registračný preukaz čitateľa navrhnuté tak, aby sledovalo čitateľa knižnice a analyzovalo informácie o ňom *;
· Knižná forma určené na účtovníctvo a kontrolu dokumentu vydaného a vráteného používateľom (čitateľom, predplatiteľom) a analýzy jeho použitia;
· Kontrolný zoznam navrhnuté tak, aby sledovali návštevy používateľov knižničných oddelení, kontrolovali vydané a vrátené dokumenty *;
· Jednorazový kontrolný zoznam navrhnuté na zaznamenávanie návštev jednorazových používateľov oddelenia knižnice;
· List s požiadavkami na čitateľa určené na vyhľadávanie a vydávanie tlačených produktov a iných dokumentov, účtovníctvo a analýzu žiadostí a zamietnutí *;
· Denný štatistický list určené na denné zaznamenávanie ukazovateľov počtu návštev, žiadostí a vydávania dokumentov používateľom podľa odvetví *;
· List „Účtovanie počtu žiadostí“ alebo „Denník prieskumov a konzultácií“ navrhnuté tak, aby sledovali žiadosti o všetko: otázky a konzultácie;
· "Denník zlyhaní" alebo „Súbor zamietnutí“ navrhnuté tak, aby zaznamenávali odmietnutia na požiadanie a analyzovali odmietnutia;
· Cestovný pas určené na účtovníctvo a analýzu udalostí organizovaných knižnicou;
· Navštívte pultywww-miesto knižnice *.
2. Vedľajšie dokumenty:
· Denník knižnice;
· Štatistická forma;
· Správy o práci knižníc za určité obdobie.
3. Voliteľné dokumenty (označené *) majú odporúčací charakter na účtovanie o práci knižnice.
Účtovníctvo používateľov knižnice
Používateľ knižnice: Fyzické alebo entita využívaním služieb knižnice (čitateľ, návštevník akcie, predplatiteľ). Čítačka je účtovná jednotka čitateľov. Celkový počet čitateľov sa počíta podľa počtu čitateľov obsluhovaných všetkými štruktúrnymi oddeleniami knižnice a zapísaných do jedného registra registračných kariet alebo do jednej databázy čitateľov. Ak je v knižnici jedna štruktúrna jednotka, celkový počet čitateľov sa môže zaznamenať na základe kartového indexu čitateľských formulárov alebo databázy čitateľov. Jednorázoví užívatelia sa počítajú pomocou jednorazových kontrolných zoznamov alebo denných štatistických listov v súlade s metodikou knižnice. Účtovníctvo pre čitateľov sa vykonáva v prvej časti denníka práce knižnice „Účtovníctvo pre zloženie čitateľov a návštevnosť“ podľa hlavných a prioritných ukazovateľov.Pozri: Prílohy č. 1 a č. 2
6. Účtovná jednotka pre predplatiteľov medziknižničnej pôžičky (ďalej len IBA) je jeden predplatiteľ.
7. Účtovanie celkového počtu predplatiteľov sa vykonáva podľa počtu knižníc zaregistrovaných v kartovom indexe alebo v databáze registrácie predplatiteľov IBA.
8. Účtovnou jednotkou predplatiteľov informácií je individuálny (osoba) alebo kolektívny (organizácia) predplatiteľ registrovaný v kartovom registri alebo registračnej databáze.
9. Účtovanie celkového počtu predplatiteľov informácií sa vykonáva podľa počtu predplatiteľov zaregistrovaných v kartovom indexe alebo databáze systému IRI.
10. Registračnou jednotkou používateľov, ktorí sa prihlásia do knižnice prostredníctvom elektronických informačných sietí, je užívateľský kód (osoba alebo organizácia) zaznamenaný na serveri knižnice.
11. Celkový počet používateľov pristupujúcich do knižnice prostredníctvom elektronických informačných sietí je zaznamenávaný podľa počtu nerovnakých kódov osôb a organizácií zaregistrovaných na serveri knižnice.
12. Registračnou jednotkou návštevníkov podujatia je osoba prítomná na podujatí a zaregistrovaná v dokumentoch prijatých v knižnici.
Pozri dodatok č. 3
13. Celkový počet návštevníkov podujatí sa zaznamenáva súčtom počtu osôb prítomných na podujatiach, zaregistrovaných v prijatých dokumentoch každou štrukturálnou jednotkou knižnice.
Účtovanie udalostí
1. Jednotkou záznamu udalostí je jedna udalosť: výstava, ústna kontrola, informačný deň, exkurzia atď., Zapísaná v dokumentácii prijatej v knižnici.
Pozri dodatky č. 4 a č. 5
2. Celkový počet udalostí sa zaznamenáva súčtom udalostí zaregistrovaných každým oddelením knižnice.
3. Udalosť, na ktorej organizácii a realizácii sa zúčastnilo niekoľko štruktúrnych divízií, sa započítava raz.
4. Udalosť, ktorá zahŕňa súčasne rôzne formy(napríklad výstava a ústny bibliografický prehľad) sa počítajú ako jedna udalosť, ale súčasti tejto udalosti sú uvedené v prijatej dokumentácii.
Účtovanie návštev, hovorov
1. Jednotkou evidencie návštev je jedna návšteva zapísaná v dokumentácii alebo databáze prijatej v knižnici.
Poznámka: počet návštev nezahŕňa účastníkov verejných akcií, seminárov, konferencií atď., Ktoré na základe knižnice organizujú iné organizácie.
2. Účtovnou jednotkou hovorov do elektronickej knižnice a informačnej siete je jedno volanie na server knižnice.
3. Celkový počet návštev (hovorov) sa zaznamenáva súčtom návštev (hovorov) zaznamenaných každou štrukturálnou jednotkou knižnice.
4. Účtovníctvo sa vykonáva v prvej časti denníka knižnice „Záznam o zložení čitateľov a návštevnosti“ v dvoch stĺpcoch: návštevy a hovory. Prístupy sú zahrnuté v celkovom počte návštev.
1. Účtovnou jednotkou vydávania dokumentov a ich kópií je kópia, ktorú užívateľ prijal na jeho žiadosť.
2. Účtovnou jednotkou pri vydávaní periodickej tlače je kópia alebo zväzok, ktoré používateľ dostane na jeho žiadosť.
3. Účtovanie vydávania časopisov, novín, poznámok, máp, patentov, noriem atď., Kombinovaných alebo uložených v priečinkoch, škatuliach, zakladačoch, súpravách atď., Sa vykonáva podľa počtu kópií dokumentov, ktoré zodpovedajú na žiadosť užívateľa.
4. Účtovníctvo pri vydávaní dokumentov sa vykonáva podľa počtu vydaných kópií evidovaných v čitateľskej forme, hárku so žiadosťou čitateľa a ďalšej dokumentácii prijatej v knižnici, ako aj v elektronickej databáze.
5. Pri vydávaní dokumentov z jedného štrukturálneho pododdielu knižnice do druhého vykonáva registráciu vydania iba štrukturálne členenie, ktoré priamo vydáva dokumenty používateľovi (čitateľovi, predplatiteľovi).
6. Účtovanie celkového počtu vydaných dokumentov sa vykonáva súčtom počtu kópií, ktoré zohľadnila každá štruktúrna jednotka knižnice.
7. Účtovnou jednotkou vydania kópie dokumentu je kópia dokumentu z knižnice (kapitola knihy, odsek, článok, súbor, zvukový záznam z každého média, záznam na disk, tlač dokumentu z elektronického média) bez ohľadu na to, z počtu skopírovaných stránok.
8. Kópie dokumentov, ktoré nesúvisia s knižničným fondom, nepodliehajú účtovníctvu.
9. Vydávanie platených kópií knižničných dokumentov sa vykonáva samostatne a je zahrnuté v celkovom počte vydaných dokumentov.
10. Účtovníctvo za vydanie kópií a dokumentov z výstavy je zahrnuté v celkovom počte vydaných dokumentov.
Pozri dodatky č. 6, č. 7, č. 8
Účtovanie požiadaviek a reakcií na referenčné a informačné služby
1. Účtovnou jednotkou jednorazových žiadostí o referenčné a informačné služby (IO) je žiadosť.
2. Účtovanie dokončených žiadostí o SPI sa vykonáva podľa počtu
· Predmetové referencie;
· Objasňujúce osvedčenia;
· Faktografické odkazy;
· Referencie na adresu;
· Metodické konzultácie.
Pozri dodatok č. 9
3. S prihliadnutím na celkový počet žiadostí o SPI sa vykoná súčet žiadostí zaregistrovaných v dokumentácii (alebo DB) prijatej v knižnici.
4. Evidencia žiadostí je vedená v „Denníku / zošite referencií a konzultácií“ a hárku „Záznam o počte žiadostí“, ako aj v denníku knižnice.
Odmietnutie účtovníctva
1. Jednotkou na zaznamenávanie odmietnutí dokumentov, ich kópií a SIO je nesplnená žiadosť používateľa zaregistrovaná v hárku so žiadosťou (alebo DB) čitateľa, iná dokumentácia (denník / zápisník o odmietnutí) akceptovaná v knižnici.
2. Celkový počet odmietnutí sa berie do úvahy súhrnom nesplnených požiadaviek používateľov zaregistrovaných v každom štrukturálnom oddelení knižnice.
Postup účtovania
1. Účtovníctvo hlavných ukazovateľov služby sa vykonáva v štrukturálnych oddeleniach knižnice.
2. Denná štatistika sa vedie na účtovných listoch alebo v účtovných zošitoch. Celková čiastka hlavných účtovných ukazovateľov je zaznamenaná v denníku knižnice.
3. Uvedené ukazovatele sú zahrnuté vo výročnej správe a štatistickom formulári č. 6 - NK.
Zodpovednosť
Zodpovednosť za zriadenie účtovníctva majú vedúci štruktúrnych oddelení knižnice.
Kontrolu vykonáva správa knižnice.
PRÍLOHY
Aplikácia
Dokončenie prvej časti denníka
Pri registrácii používateľov do denníka musíte dodržať nasledujúce pravidlá:
1. Stĺpec „Celkový počet zapísaných čitateľov“ zohľadňuje počet čitateľov, ktorí sa v daný deň prihlásili (alebo znova zaregistrovali) v danom oddelení alebo oddelení služby. Z celkového počtu čitateľov sa rozlišujú - mládež - 15 - 24 rokov (samostatný stĺpček v Denníku) a deti do 14 rokov (samostatný stĺpček v Denníku).
2. Informácie o novoregistrovaných (alebo preregistrovaných) čitateľoch sa zadávajú na základe formulárov čitateľov.
Poznámka:
V stĺpci „študenti“ sa počítajú iba tí čitatelia, ktorých hlavným zamestnaním je štúdium;
Čitatelia na dôchodku patria do skupiny „ostatní“;
V stĺpcoch „Samostatné skupiny čitateľov“ knižnica zohľadňuje tie skupiny čitateľov, ktorým diferencovane slúži (napríklad: ženy v domácnosti, nezamestnaní, zdravotne postihnutí, súkromní podnikatelia atď.).
Na konci mesiaca sa zhrnú výsledky čitateľských vstupov za mesiac a vypočíta sa celkový počet čitateľov v tomto oddelení knižnice a ich zloženie od začiatku roka. Posledný súčet sa potom zalomí na prvý riadok nasledujúcej stránky.
4. Stĺpec „počet návštev“ obsahuje informácie o návštevách všetkých skupín používateľov. Návštevy v kategórii čitateľov „mládež“ sú uvedené v samostatnom stĺpci.
Aplikácia
NÁVOD
Registrácia čitateľa v knižnici a opätovná registrácia
Registrácia používateľov v knižnici sa vykonáva v súlade s Pravidlami používania knižnice, schválenými riaditeľom knižnice po dohode so zriaďovateľom knižnice. Používateľ sa prihlási do knižnice a poskytne dokument preukazujúci jeho totožnosť: pas občana Ruskej federácie alebo iný dokument - pre používateľov starších ako 14 rokov. Pre používateľov mladších ako 14 rokov je takýmto dokumentom aplikácia rodiča alebo zákonného zástupcu.
Za užívateľa je vyplnený formulár, v ktorom je uvedené priezvisko, meno, priezvisko, dátum vstupu, číslo formulára a ďalšie údaje. Ďalšie údaje (miesto výkonu práce, registrácia, pozícia atď.) Sa zadávajú na základe metodického rozhodnutia - „Technológia záznamu v knižnici“. S čitateľom sa uzatvára zmluva. Ak knižnica neuzavrie zmluvu s používateľom - fyzickou osobou, skutočnosť, že sa zoznámila s Pravidlami používania knižnice a súhlasí s nimi, je osvedčená jeho podpisom na čitateľskom formulári, to znamená uzavretím zmluvy o pristúpení.
V poslednej dobe je v praxi knižníc stále viac prípadov žalôb v rámci postupu pri uzatváraní dohôd s fyzickými osobami, preto je účelnejšie uzavrieť zmluvu o službe.
Pred začatím registrácie formulára elektronickej čítačky sa vykoná automatická kontrola neoprávneného opätovného vstupu, čo nie je možné, pretože forma elektronickej čítačky čitateľa, ktorý je zaregistrovaný v knižnici, je uložená natrvalo.
Počas procesu záznamu sú do elektronického formulára čítačky vyplnené niektoré polia, kde sú zadané rôzne informácie o čitateľovi: úplné meno, pohlavie, registračná adresa a telefónne číslo, adresa prechodného pobytu a telefónne číslo, miesto výkonu práce alebo štúdia (študenti poskytujú podrobný názov vzdelávacej inštitúcie, kurzu a triedy), profesia, údaje z pasu. Tieto informácie sú nevyhnutné pre ďalšiu komunikáciu s čitateľom, pre štúdium čítanosti rôznymi parametrami a štatistikami. Všetky záznamy sú prevedené do elektronického čitateľského preukazu a informácie o novom čítači sú okamžite odoslané do všetkých štruktúrnych oddelení knižnice.
Čitatelia, ktorí majú iba registráciu, sú zaregistrovaní všeobecne, ale v ich elektronickom formulári pre čitateľov musí byť uvedené registračné obdobie. Na konci registračného obdobia sa do formulára zadá údaj „Žiadna registrácia“. Tento záznam vidia zamestnanci všetkých hál.
Získané informácie o čitateľoch sú dostupné len na pracoviskách; rešpektuje sa dôvernosť informácií.
V prípade straty knižničného preukazu čitateľ zaplatí pokutu a dostane ďalší lístok s novým čiarovým kódom.
Preregistrácia čitateľov sa vykonáva každoročne vo všetkých servisných oddeleniach. Jeho účelom je identifikovať skutočný počet čitateľov využívajúcich knižnicu, ako aj objasniť informácie o čitateľoch (zmeny veku, vzdelania, zmeny adresy, pôsobiska atď.).
Na opätovnú registráciu je potrebný cestovný pas. Vo formulári čitateľa sa vykonajú všetky potrebné zmeny a nové číslo je uvedené vo formulári. Pri preregistrácii vo formulári elektronickej čítačky sa vykonajú zmeny, ktoré sa objavili v informáciách o čítačke, a automaticky sa zadá nový kalendárny rok. Bez toho nebude čitateľ v sálach obsluhovaný.
Pri registrácii v knižnici prebieha prvé zoznámenie čitateľa s pravidlami používania knižnice, jej štruktúrou, fondmi, katalógmi. Od prvého rozhovoru by mal čitateľ zistiť, v ktorých oddeleniach knižnice môže dostávať knihy, kto mu pomôže vybrať knihu, ktorú potrebuje, aké kluby alebo krúžky v knižnici fungujú, aké verejné akcie sa v nej konajú. Tento prvý úvod je dôležitý pre čitateľa, ale ešte dôležitejší je pre knihovníka.
Pri obsluhe čitateľov prostredníctvom elektronického formulára môžete použiť povinnosť potvrdenia, napríklad:
MUK „TsBS …….“
VIAZANOSŤ
Po prečítaní podmienok používania knižnice (oddelenia) sa zaväzujem:
1. Dokumenty poskytnuté z fondu knižnice (oddelenia) včas vráťte domov prostredníctvom elektronického používateľského formulára;
2. Zaistiť bezpečnosť dokumentov poskytovaných Knižnicou (oddelením);
3. V prípade omeškania, poškodenia alebo straty dokumentov poskytnutých Knižnicou (oddelením) nahradí Knižnici materiálne škody.
Čitateľ: __________________________________
(Celé meno, číslo preukazu do knižnice)
Podpis _____________________ Dátum „___“ ___________ 200 .
Aplikácia
Registrácia návštevníkov akcie
Registračné dokumenty návštevníkov podujatia sú:
1. Denník knižničnej práce (časť č. 3 „Účtovníctvo hromadných prác“ a časť č. 1 „Účtovníctvo a zloženie čitateľov a návštevnosť“ stĺpca „Počet návštev“);
2. „Pas verejnej akcie“ s priloženým zoznamom, ktorý obsahuje:
Počet návštevníkov, vrátane hlavných čitateľských skupín - deti, mládež,
Počet predložených / vydaných dokumentov vrátane odvetví znalostí atď.
Pri registrácii práce knižnice v časti č. 1 sa počet návštevníkov podujatia sčíta s celkovým počtom návštev knižnice; prijatá čiastka sa zapíše do stĺpca Denníka „počet návštev“.
Účasť na akciách organizovaných mimo knižnice je zaznamenaná v cestovnom pase a zahrnutá v celkovom počte návštev.
Aplikácia
Pas pre hromadné akcie
1. Dátum „___“ _____________ 200
2. Forma a názov podujatia __________________________________
3. Miesto (organizácia, inštitúcia) ______________________
__________________________________________________________________
4. Počet účastníkov vrátane hlavných čitateľských skupín:
Celkom _______________________
Mládež __________________
Deti ________________________
5. Počet predložených / vydaných dokumentov vrátane podľa oblasti znalostí:
2 ____________________________
3 ____________________________
4 ____________________________
5 ____________________________
6 ____________________________
75____________________________
81____________________________
83____________________________
85____________________________
86____________________________
9 _____________________________
82-84__________________________
6. Celé meno zodpovedný __________________________________________________
7. Poznámky __________________________________________________
__________________________________________________________________
Aplikácia
VÝSTAVNÝ PAS
Názov výstavy _________________________________________________
__________________________________________________________________
Téma _______________________________________________________________
Pracovná doba od „___“ ________________ 20
od „_____“ ______________ 20
Miesto __________________________________________________________
__________________________________________________________________
Počet účastníkov _______________________________________________
Počet poskytnutej / požičanej literatúry ____________________
__________________________________________________________________
Počet predstavených exponátov _______________________________
__________________________________________________________________
Zodpovedný ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Poznámky _______________________________________________________
__________________________________________________________________
Aplikácia
Účtovníctvo pri vydávaní dokumentov a ich kópií
1. Všetky dokumenty rozdávané čitateľom doma sa zaznamenávajú v tradičnej forme alebo elektronickej forme (ďalej len formulár), pričom je uvedené obdobie vrátenia, súpisné číslo, klasifikačný register, autor a názov knihy.
Dátum a číslo čitateľského formulára sú uvedené na tlačive vydaného dokumentu a kontrolnom zozname pre obdobie vrátenia.
Ak je dokument vydaný v čitárni, dátum vydania dokumentu je uvedený na kontrolnom hárku alebo vo formulári knihy.
Tradičné formy čitateľov sú usporiadané podľa návratového obdobia a v rámci obdobia - v abecednom poradí priezvisk alebo podľa počtu foriem čitateľov.
Tradičné formy neknižných čítačiek sú usporiadané oddelene v abecednom poradí.
Pri vrátení dokumentov je knihovník povinný v prítomnosti čitateľa prečiarknuť jeho príjmový doklad a k dokumentu priložiť formulár knihy.
Predĺženie lehoty na čítanie dokumentov na žiadosť čitateľa sa považuje za nové vydanie.
Vydávanie účtovníctva v čitárňach s otvorenými zbierkami sa vykonáva počítaním dokumentov, ktoré čitateľ vyberie z políc a po použití ich vráti knihovníkovi. Dokumenty použité priamo v regáloch v procese výberu literatúry sa nepočítajú ako požičané knihy.
V čitárňach s otvoreným fondom je dovolené viesť selektívne záznamy. Selektívne účtovníctvo predpokladá účtovanie o priemernej pôžičke jeden deň v týždni po dobu jedného mesiaca. Výsledné ukazovatele sa vynásobia počtom pracovných dní v čitárni.
2. Vydávanie dokumentov užívateľom je zaznamenané v časti 2 Denníka knižnice po častiach podľa prijatých metodických rozhodnutí. Samostatne sa zohľadňuje vydávanie dokumentov pre kategóriu „mládež“.
Práca Denník zohľadňuje kópie dokumentov pre 5 hlavných pozícií: Celkom kópie vrátane platených. Celkom sú rozdelené do troch skupín: tlačené, elektronické, audiovizuálne dokumenty.
3. Účtovníctvo pri vydávaní literatúry z výstav je možné vykonávať niekoľkými spôsobmi:
· Označenie celkového počtu kníh vydaných z výstavy v liste denných štatistík pozorovaním;
· Použitie koeficientu vydania literatúry z výstavy.
Koeficient je vyvinutý skupinou expertov; súhlasí s verejným orgánom knižnice (služobná rada, metodická rada, výskumná rada, rada pod riaditeľom atď.), schválená nariadením riaditeľa knižnice; oznámené všetkým oddeleniam knižnice. Mieru získania je možné získať z výstav v knižnici, na vonkajších podujatiach, na podujatiach organizovaných v spojení s inými organizáciami atď. V závislosti od počtu predloženej literatúry alebo počtu prítomných návštevníkov. Ako odporúčanie môžete použiť skúsenosti z Karélie, kde sú stanovené nasledujúce koeficienty:
Pre vidiecke knižnice a knižnice, ktoré nemajú významný výstavný priestor - koeficient 1 z množstva predloženej literatúry;
Pre centrálnu banku a knižnice s viac ako 10 výstavnými stojanmi - koeficient 2 mesačne z množstva predloženej literatúry;
Pre veľké knižnice s významnými finančnými prostriedkami (viac ako 1 milión kópií) - koeficient 3-5 za mesiac z množstva predloženej literatúry.
4. Účtovníctvo pri vydávaní elektronických publikácií (miestnych aj sieťových) sa vykonáva v súlade s normami GOST 7.20 - 2004 a GOST 7.83 - 2001.
V časti 2 denníka sú elektronické a audiovizuálne dokumenty uchovávané oddelene a sú zahrnuté v celkovom počte vydaných dokumentov.
GOST 7.20 - 2000. Štatistika knižnice [Text]. - Predstavené 01.01.2002 // Zbierka základných ruských noriem pre knižničné a informačné činnosti / komp. ... - SPb., 2006.- P.191.
Odporúčania na implementáciu GOST 7.20-2000 „Štatistiky knižnice“, prijaté Knižničným zväzom Karelskej republiky od 01.01.2001 [Electron. zdroj] - Režim prístupu: // knižnica http: //. ***** / kôra / súbory / e_10_05_07.doc... - Názov z obrazovky.
V mnohých štátnych a mestských vzdelávacích inštitúciách existujú knižničné fondy. Účtovanie takýchto fondov je pomerne jednoduché. Pri odrážaní transakcií s týmto účtovným objektom by ste však mali byť opatrní.
Právny a regulačný rámec
Účtovníctvo knižničných fondov sa vykonáva nielen podľa účtovných pravidiel: operácie s knihami sú celá veda!
Regulačný a právny rámec pre účtovanie knižničných fondov vychádza z týchto dokumentov:
Pokyny k účtovníctvu knižničného fondu schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 02.12.1998 N 590 (ďalej len - pokyn N 590);
Metodické odporúčania k aplikácii Pokynu o účtovníctve knižničného fondu v knižniciach vzdelávacích inštitúcií (schválené nariadením Ministerstva školstva Ruska zo dňa 08.24.2000 N 2488; ďalej - Metodické odporúčania, pokyn N 2488);
Jednotná účtovná osnova pre účtovníctvo vládnych orgánov (orgánov vlády), orgánov územnej samosprávy, riadiacich orgánov štátnych mimorozpočtových fondov, štátnych akadémií vied, štátnych (mestských) inštitúcií a Pokynov na jej uplatňovanie (schválené vyhláškou ministerstva Financie Ruska zo dňa 01.12.2010 N 157n; ďalej len - pokyn N 157н).
Štátne (obecné) inštitúcie rôzneho druhu by okrem toho mali brať do úvahy účtovné prvky stanovené:
Príkaz ministerstva financií Ruska zo dňa 06.12.2010 N 162n „O schválení účtovnej osnovy pre rozpočtové účtovníctvo a pokynov na jeho použitie“;
Príkaz Ministerstva financií Ruska zo 16. decembra 2010 N 174n „O schválení účtovnej osnovy pre účtovníctvo rozpočtových inštitúcií a pokynoch na jeho použitie“ (ďalej len - pokyn N 174n);
Príkaz Ministerstva financií Ruska z 23. decembra 2010 N 183n „O schválení účtovnej osnovy pre účtovníctvo autonómnych inštitúcií a pokynoch k jeho aplikácii“ (ďalej len - pokyn N 183n).
Organizácia účtovníctva knižnice
Podľa bodu 1.3 pokynu č. 590 je knižničný fond usporiadaný súbor dokumentov, ktoré knižnica tvorí na uchovávanie a požičiavanie čitateľom a predplatiteľom.
Účtovníctvo knižničného fondu je komplex operácií, ktoré zaisťujú fixáciu informácií o veľkosti, zložení a pohybe fondu podľa zákonom ustanovených pravidiel. Na jeho základe sa tvorí výkazníctvo knižnice, vrátane štátneho štatistického účtovníctva, plánovacích činností, zaistenia bezpečnosti fondu, monitorovania dostupnosti a pohybu dokumentov.
Hlavnou črtou organizácie práce knižnice vo vzdelávacích inštitúciách je, že na zabezpečenie vzdelávacieho procesu získavajú vo veľkom množstve vzdelávacie publikácie rovnakého typu (názvu).
Podľa ustanovenia bodu 8 pokynu N 2488 sa registrácia viacnásobných kópií dokumentov (učebníc, učebných pomôcok, príručiek, slovníkov a iných publikácií) určených na použitie študentmi vo vzdelávacom procese vykonáva bez inventára. spôsob. Pri tomto spôsobe účtovníctva je poskytovaný súhrnný záznam dokumentov podľa mien, ich náklady sú účtované v súvahe knižnice.
Viacnásobné kópie sú dokumenty prijaté vo viac ako desiatich jednotkách. Ak je počet prijatých kópií menší ako desať, potom sa spravidla zaznamenávajú do inventárnych kníh. Knižnica určuje konkrétny počet dokumentov, ktoré sa majú zaznamenať do inventárnych kníh a zaznamenať metódou bez inventúry.
Pri neinventarizačnom spôsobe účtovníctva sa vyhotovuje registračná karta dokumentu (publikácia) a registračná kniha registračných kariet (dodatky N N 4, 5 k pokynu N 2488).
Na každý titul, ktorý prišiel do knižnice ako prvý, sa vyhotoví registračný preukaz v množstve viac ako desať kópií. Obsahuje nasledujúce informácie: autor, názov, tlač, cena, dátum zápisu, číslo zápisu do súhrnnej knihy, počet kópií - prijatých, vyradených, zaregistrovaných - a odráža pohyb každého jednotlivého názvu dokumentu (publikácie) ktoré prešli účtovníctvom bez inventára ... Karta odráža všetky následné potvrdenia tohto mena bez ohľadu na cenu. Indexové karty sú zaznamenané v registrovej knihe, pre ktorú je možné použiť inventárnu knihu.
V registračnej knihe sú vyplnené všetky stĺpce, rovnako ako pri individuálnej registrácii je každé meno zaznamenané v samostatnom riadku. Registračné číslo sa prenesie na registračný preukaz. Číslo registračnej karty nie je uvedené na dokumente (vydaní) zaznamenanom metódou bez inventúry.
Postup účtovania príjmových dokladov do knižničného fondu je upravený ustanoveniami ods. 6 pokynu č. 590.
Po prvé, po prijatí dokumentov do knižničného fondu sú rozdelené na dokumenty trvalého, dlhodobého a dočasného skladovania.
Účtovníctvo na trvalé uloženie s pridelením súpisného čísla jeden výtlačok domácich dokumentov prichádzajúcich do knižníc s funkciami trvalého uloženia bezplatného zákonného depozitu, ako aj dokumentov prijatých do depozitného úložiska, podlieha.
Účtovníctvo na dlhodobé skladovanie s pridelením súpisného čísla sú predmetom dokumenty určené na uspokojenie aktuálneho a predpokladaného dopytu čitateľov bez ohľadu na typ dokumentu, jeho objem, obsah a ďalšie formálne znaky.
Dokumenty na trvalé a dlhodobé skladovanie súpisné čísla sú priradené a označené. V tomto prípade je možné použiť pečiatky, značky kníh, jednotlivé strojovo čitateľné čiarové kódy. Hlavné požiadavky, ktoré je potrebné dodržať pri označovaní dokumentov: označenie príslušenstva, trvanlivosť značky, estetika, bezpečnosť textu alebo iných informácií o značke. Dokumenty, ktoré sú prílohou k hlavnému médiu, sú tiež označené rovnakými podrobnosťami ako na hlavnom dokumente.
Dokumenty určené na dočasné uloženie (obsahujúce informácie krátkodobej hodnoty) sú po krátkom čase vylúčené z fondu knižnice. Ich registrácia v knižnici sa vykonáva bez priradenia súpisných čísel.
Poznámka! Servisné materiály nepodliehajú účtovníctvu a nie sú zahrnuté vo fonde (softvérové produkty, ktoré sú pracovným nástrojom knihovníkov a programátorov, a materiály zakúpené na návrh knižnice, iné pomocné práce, ktoré nesúvisia s nadobudnutím knižničného fondu) .
Individuálne účtovníctvo
Podľa pokynov bodu 8.1 pokynu N 590 sa individuálna registrácia každej kópie dokumentu alebo každého názvu dokumentu vykonáva pomocou inventarizačných metód s priradením inventárneho čísla k dokumentu alebo registráciou bez priradenia súpisného čísla. Dokumentu je priradené individuálne číslo po celú dobu, keď sa nachádza v knižničnom fonde.
Formy individuálnej evidencie dokumentov sú kniha (inventárna kniha), karta (karta účtovného katalógu), list (registrácia aktu), registračný preukaz na určitý druh publikácie (vrátane elektronickej). Musia obsahovať tieto ukazovatele: dátum zápisu, číslo zápisu do Knihy súhrnného účtovníctva fondu knižnice, súpisné číslo, autora a názov, rok vydania, cenu, začiarknutie , číslo aktu o vyradení. Ak má dokument prílohy, je to uvedené v poznámke.
Tiež naznačuje charakteristické črty obzvlášť cenných a vzácnych publikácií, ktoré určujú ich hodnotu (prítomnosť jedinečnej väzby, autogramu, ručne maľovaných ilustrácií atď.).
Kumulatívne účtovníctvo
Celkové účtovníctvo všetkých typov dokumentov vstupujúcich do knižničného fondu alebo z neho vystupujúcich sa vykonáva v dávkach podľa jedného sprievodného dokumentu (štátny registračný list, faktúra, register, faktúra, zákon). Ak taký dokument neexistuje, je vystavený certifikát o prijatí.
Forma súhrnného účtovníctva je kniha, v ktorej v troch častiach (príjem, vyradenie, súčty) je zaznamenaný pohyb fondu.
Informácie o dokumentoch sa odrážajú v týchto ukazovateľoch: dátum a číslo záznamu, zdroj prijatia, podrobnosti o sprievodnom dokumente, počet prijatých dokumentov (celkom vrátane podľa druhu, obsahu a jazyka pôvodnej národnosti), náklady na zakúpené dokumenty.
Účtovníctvo
Účtovníctvo knižničného fondu štátnej (obecnej) inštitúcie sa v súčasnosti vykonáva v súlade s pokynom N 157n a ustanoveniami zodpovedajúceho pokynu pre každý typ inštitúcie (štátny - pokyn N 162n, rozpočtový - pokyn N 174n) , autonómne - pokyn N 183n).
Predmetom účtovného fondu knižničného fondu môže byť buď samostatná kniha alebo publikácie pozostávajúce z niekoľkých zväzkov, ktoré sú navzájom logickým pokračovaním.
Ustanovenia celo ruského klasifikátora dlhodobého majetku OK 013-94 (schválené uznesením Štátneho štandardu Ruska z 26. decembra 1994 N 359) určujú, že knižničné fondy zodpovedajú kódu OKOF 19 0001000 a sú zahrnuté v siedma skupina - majetok s dobou použiteľnosti viac ako 15 rokov až 20 rokov vrátane ... Táto skupina zahŕňa knihy a brožúry, periodiká, pokračujúce vydania, noty, kartografické vydania, hárkové textové vydania, druhy špeciálnej vedeckej a technickej literatúry a dokumentácie, nepublikované materiály, rukopisy, rukopisy a vzácne a jedinečné vydania, filmové materiály a dokumenty v formy videozáznamov, fotografické dokumenty, zvukové záznamy, filmové a fotografické dokumenty sú vzácne a jedinečné.
Poznámka. Inštitúcia má právo nezávisle stanoviť životnosť knižničného fondu, napríklad 15 rokov. Na základe tohto obdobia sa odporúča účtovať odpisy z predmetov knižničného fondu od roku 2009 v súlade s bodom 2.4 metodických pokynov uvedených v liste Ministerstva financií Ruska zo dňa 10.04.2009 N 02 -06-07 / 1505.
V súlade s ustanoveniami článku 38 pokynu č. 157n sa hmotné predmety majetku, ktoré tvoria knižničný fond inštitúcie, s výnimkou periodickej tlače, berú do úvahy ako dlhodobý majetok bez ohľadu na dobu použiteľnosti a zaznamenávajú sa. na účte 0 10107000 „Knižničný fond“. Pracovná účtová osnova inštitúcie, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou jej účtovných zásad, môže súčasne obsahovať nasledujúce analytické účty:
|
Číslo účtu |
Názov účtu |
|
Knižničný fond - obzvlášť cenný hnuteľný majetok inštitúcie |
|
|
Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - obzvlášť cenné hnuteľný majetok |
|
|
Zníženie nákladov na knižničný fond - obzvlášť cenné hnuteľný majetok |
|
|
Knižničný fond - iný hnuteľný majetok inštitúcie |
|
|
Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - ostatné hnuteľné nehnuteľnosť |
|
|
Zníženie hodnoty knižničného fondu - ostatné hnuteľné nehnuteľnosť |
|
|
Knižničný fond - prenajaté položky |
|
|
Zvýšenie hodnoty knižničného fondu - prenajaté položky |
|
|
Zníženie nákladov na knižničný fond - prenajaté položky |
Objektom knižničného fondu je bez ohľadu na ich hodnotu zároveň priradené jedinečné súpisné sériové číslo (doložka 46 pokynu N 157n).
Na ich účtovanie sa otvára inventarizačná karta pre skupinové účtovníctvo dlhodobého majetku (f. 0504032), ktorá je zapísaná v inventarizačnom súbore inventarizácie pre účtovanie dlhodobého majetku (bod 54 pokynu N 157n).
Poznámka! Knižné (ostatné tlačené) výrobky, ktoré nie sú určené do knižničného fondu, sa účtujú ako súčasť ostatných zásob materiálu (doložka 99 pokynu N 157n).
Periodiká zakúpené inštitúciou na doplnenie fondu knižnice podliehajú účtovaniu na podsúvahovom účte 23 „Periodiká na použitie“ pri podmienečnom posúdení: jeden predmet (číslo časopisu, sada výročných novín) - jeden rubeľ. Analytické účtovníctvo pre účet sa vykonáva podľa predmetov účtovania na karte kvantitatívne-úhrnného účtovníctva hmotného majetku (doložky 377, 378 pokynu N 157n).
Podľa článku 92 pokynu N 157n pre predmety knižničného fondu v hodnote až 40 000 rubľov. pri uvedení predmetu do prevádzky sú odpisy účtované vo výške 100% z účtovnej hodnoty. Na predmety knižničného fondu v hodnote viac ako 40 000 rubľov. odpisy sa počítajú rovnomerne v sadzbe 1/12 sumy ročných odpisov, pričom sa zohľadňuje doba použiteľnosti predmetov fondu knižnice.
Prijatie do účtovníctva
Výdavky na obstaranie predmetov knižničného fondu sú uvedené v položke 310 „Zvýšenie nákladov na dlhodobý majetok“ a náklady na predplatné periodickej tlače - v podpoložke 226 „Ostatné práce, služby“ KOSGU.
Predmety knižničného fondu sa akceptujú na účtovníctvo v počiatočných nákladoch, to znamená vo výške skutočných investícií do ich obstarania, pričom sa zohľadňujú sumy DPH predložené dodávateľmi a dodávateľmi (okrem obstarania, výstavby a výroby v rámci rámec činností podliehajúcich DPH) (bod 47 pokynu č. 157n).
Počiatočná hodnota knižničných fondov prijatých na základe darovacej zmluvy je uznaná ako ich trhová hodnota k dátumu prijatia do rozpočtového účtovníctva, ako aj náklady na služby súvisiace s ich dodaním, registráciou a uvedením do stavu vhodného na použitie ( doložka 25 pokynu N 157n).
Na účely prijatia predmetu knižničného fondu na účtovníctvo je jeho aktuálna trhová hodnota stanovená na základe ceny platnej v deň prijatia na bezplatné účtovanie majetku prijatého na tento alebo podobný druh majetku , a môže ich určiť aj komisia pre príjem a likvidáciu predmetov vytvorených v inštitúcii natrvalo.
Pri určovaní aktuálnej trhovej hodnoty predmetu fondu knižnice je možné použiť nasledovné:
Údaje o cenách podobného hmotného majetku prijaté písomne od výrobných organizácií;
Informácie o cenovej hladine dostupnej od štátnych štatistických orgánov, obchodných inšpekcií, ako aj v médiách a špeciálnej literatúre;
Znalecké posudky (vrátane odborníkov dobrovoľne zapojených do práce v komisii pre príjem a likvidáciu majetku) na hodnotu jednotlivých (podobných) predmetov fondov knižnice.
Príjem a interný prevod knižničného fondu je formalizovaný nasledujúcimi primárnymi dokumentmi:
Akt o prijatí a prevode skupín dlhodobého majetku (f. 0306031);
Faktúra za vnútorný pohyb dlhodobého majetku (f. 0306032);
Nákladný list (f. 0315006).
Účtovná evidencia operácií pri prijatí (prijatí) knižničného fondu:
Tvorba počiatočných nákladov na predmety knižničného fondu na základe Aktov vykonanej práce (pri nadobudnutí a následnom účtovníctve ako súčasť OS):
Debet 0 106XX 310 „Zvýšenie investícií do nefinančných aktív“
Kredit 0 30231 730 „Zvýšenie účtov splatných za nákup dlhodobého majetku“;
Prijatie predmetov knižničného fondu na účtovníctvo v počiatočných nákladoch vytvorených pri ich obstaraní sa odráža na základe primárnych účtovných dokladov - zákona o prijatí a prevode skupín dlhodobého majetku (okrem budov, štruktúr) (f. 0306031):
Kredit 0 106XX 410 „Pokles investícií do nefinančných aktív“;
Prijatie dlhodobého majetku do účtovníctva v dôsledku prevodu hotových výrobkov s cieľom ich použitia pre potreby inštitúcie sa premieta do skutočných nákladov na hotový výrobok na základe primárneho účtovného dokladu - Požiadavky -faktúra ( f. 0315006):
Debet 0 101X7 310 „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu“
Kredit 0 105XX 440 „Zníženie investícií do zásob“;
Prijatie účtovníctva o nezaúčtovaných predmetoch knižničného fondu, odhalené v dôsledku inventarizácie, sa premieta do trhovej hodnoty na základe rozhodnutia stálej komisie o prijatí a vyradení majetku, vypracovaného zákonom o prijatí a prevod predmetu dlhodobého majetku (okrem budov, štruktúr) (f. 0306001), akt prijatia a prevodu skupín dlhodobého majetku (okrem budov, štruktúr) (f. 0306031).
Prijatie účtovníctva publikácií prijatých inštitúciou vo forme daru sa odzrkadľuje na základe dokumentov potvrdzujúcich darovanie majetku dobrodincom a skutočnosti, že rozpočtová inštitúcia dostala predmety knižničného fondu.
Publikácie prijaté od neznámej osoby alebo bez sprievodných dokumentov sa považujú za dary, pričom zákon je podpísaný jednostranne:
Debet 0 101X7 310 „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu“
Kredit 0 40110 180 "Ostatné príjmy";
Prijatie účtovníctva predmetov knižničného fondu ako súčasti dlhodobého majetku prijatého v rámci vecnej náhrady škody spôsobenej vinníkom sa odráža na základe zákona o prijatí a prevode skupín dlhodobého majetku (okrem budov) , štruktúry) podpísané rozpočtovou inštitúciou a vinníkom (f. 0306031):
Debet 0 101X7 310 „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu“
Kredit 0 40110 172 „Výnosy z operácií s majetkom“.
Operácie pre vnútropodnikové vyrovnania pri prevode predmetu knižničného fondu:
Prijatie predmetu knižničného fondu na registráciu na základe prijatého oznámenia (f. 0504805):
Debet 0 101X7 310 „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu“
Kredit 0 30404 310 „Medzirezortné vyrovnania na obstaranie nefinančného majetku“;
Prijatie odpisov objektu fondu knižnice na účtovníctvo:
Debet 0 30404 310 „Medzirezortné vyrovnania pri obstaraní nefinančného majetku“
Ak hmotný majetok (napríklad učebnice) spadá do rámca centralizovaného zásobovania bez oznámenia (f. 0504805) a kópií dokladov dodávateľa, potom je zaúčtovaný na podsúvahovom účte 22 „Hmotný majetok prijatý prostredníctvom centralizovaného zásobovania“ (doložka) 375 pokynu N 157n);
Vnútorný pohyb predmetu dlhodobého majetku medzi finančne zodpovednými osobami inštitúcie sa odráža na základe primárneho účtovného dokladu - faktúra za vnútorný pohyb dlhodobého majetku (f. 0306032):
Debet 0 101X7 310 „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu“
Kredit 0 101X7 310 „Zvýšenie hodnoty knižničného fondu“;
Časové rozlíšenie odpisov na predmety knižničného fondu:
Debet 0 40 120 271 „Náklady na odpisovanie dlhodobého majetku a nehmotného majetku“,
Debet 0 10960 271 „Odpisy dlhodobého majetku a nehmotného majetku v nákladoch na hotové výrobky, práce, služby“
Kredit 0 104X7 410 "Zníženie z dôvodu amortizácie hodnoty knižničného fondu."
V niektorých prípadoch môže k doplneniu knižničného fondu dôjsť prostredníctvom darov. Východiskom pre odraz týchto transakcií v účtovníctve môže byť zákon o darovaní, ktorý je vypracovaný v akejkoľvek forme.
Príklad 1. V auguste 2012 vydavateľské centrum OOO požiadalo knižnicu štátnej rozpočtovej inštitúcie „univerzita“ so žiadosťou o prijatie zbierky diel A.S. Puškin. Knihy boli prijaté na základe zákona o darovaní, ktorý potom schválil vedúci inštitúcie, a zodpovedajúce obchodné transakcie sa premietli do účtovných záznamov.
Listina o darovaní bola spísaná takto:
Súhlasím
Vedúci inštitúcie
Kurochkin / A.A. Kurochkin /
(podpis) (dešifrovanie podpisu)
o darovaní
06.08.2012 Petrohrad
LLC „Publikačné centrum“, ďalej len „darca“, v zastúpení generálny riaditeľ A.Yu. Petrov, konajúci na základe Charty, na jednej strane a univerzita zastúpená riaditeľom knižnice P.P. Smirnova, konajúc na základe plnej moci zo dňa 5. mája 2012, N 142, naopak, urobila tento zákon takto:
1. Darca odovzdal univerzite a univerzita od darcu bezplatne dostala od darcu nasledujúci majetok: zbierku Puškinových diel, ktorá pozostáva z 12 kníh v celkovej výške 5 000 (päťtisíc) rubľov.
2. Majetok (knihy) uvedený v bode 1 zákona prevádza darca na účel jeho použitia univerzitou v súlade so zákonnými činnosťami ako doplnenie knižničného fondu.
3. Univerzita nakladá s prevedeným majetkom podľa vlastného uváženia na základe cieľov a cieľov inštitúcie poskytujúcej služby používateľom vrátane vyhradenia si práva vybrať darované dokumenty z fondu v prípade dôvodov na odpísanie bez súhlasu darcu.
4. Vzťah medzi darcom a univerzitou vo všetkom, čo tento zákon neustanovuje, sa riadi súčasnými federálnymi zákonmi o charite.
5. Adresy a podrobnosti strán.
Univerzita darcov
Darované vydavateľským centrom LLC Prevzaté riaditeľom Univerzitnej knižnice
Režisér Petrov / A. Yu. Petrov / riaditeľ Smirnova / P.P. Smirnova /
(pozícia) (podpis) (prepis (pozícia) (podpis) (prepis
podpisy) podpisy)
V účtovníctve sa zaúčtovanie Puškinovej zbierky pozostávajúcej z 12 kníh prejavilo takto:
Vyradenie z fondu
Aktuálne súčasné predpisy neobsahujú návody na povinný odpis učebníc spred piatich rokov z knižníc vzdelávacích inštitúcií, s výnimkou prípadov fyzického opotrebenia, ktoré viedlo k schátraniu (opotrebované knihy, strata strán, ktorých obnova nie je možná, atď.) ...
Odpis z dôvodu zastarania je možný len vtedy, ak učebnica nie je zaradená do uvedených federálnych zoznamov schválených ministerstvom školstva a vedy.
Doložka 9.8 pokynu č. 2488 ustanovuje štandard na odpisovanie knižničných fondov z neznámych dôvodov (nedostatok) - nie viac ako 0,1% z objemu pôžičky.
Podľa pokynov bodu 5.1.2 pokynu č. 590 dostali inštitúcie právo nezávisle stanoviť kvantitatívne a nákladové štandardy na odpisovanie publikácií, ktoré boli z neznámych dôvodov stratené (nedostatok).
Vylúčenie dokumentov z knižničných fondov z dôvodu zastarania sa vykonáva najmenej raz za dva roky.
Vyradenie dokumentov z fondu je formalizované vylučovacím aktom a je premietnuté do Knihy súhrnného účtovníctva a do foriem individuálneho účtovníctva fondu. V tomto prípade je uvedený jeden z dôvodov odpisu.
Pri odpisovaní predmetov knižničného fondu týkajúcich sa obzvlášť cenného hnuteľného majetku inštitúcie (to znamená knižničného fondu na účte 0 10127 000) je potrebné mať na pamäti, že o odpísaní tohto majetku rozhoduje inštitúcia po dohode s federálnym výkonným orgánom, ktorý má sídlo (pododsek „b“ ods. 4 Nariadenia o špecifikách odpisovania federálneho majetku, schválený nariadením vlády Ruskej federácie zo 14. októbra 2010 N 834). Inštitúcia je povinná koordinovať so zriaďovateľom svoje rozhodnutie o odpísaní knižničného fondu, ktorý jej bol zaradený ako obzvlášť cenný hnuteľný majetok. Dohodnúť sa na odpise inštitúcia zasiela nasledujúce dokumenty:
Zoznam položiek knižničného fondu, rozhodnutie o odpise, ktoré je predmetom dohody;
Kópia rozhodnutia o vytvorení stálej komisie na prípravu a prijatie rozhodnutia o odpise majetku (s pripojením predpisov o tejto komisii a jej zložení, schválených uznesením vedúceho Organizácia);
Kópia zápisnice zo zasadnutia stálej komisie pre prípravu a prijatie rozhodnutia o odpise predmetov z knižničného fondu;
Koná o odpise federálneho majetku a dokumentov podľa zoznamu schváleného zakladateľom.
Likvidácia predmetov knižničného fondu je formalizovaná zákonom o odpisoch literatúry vylúčenej z knižnice (f. 0504144) alebo zákonom o odpise skupín dlhodobého majetku (f. 0306033) s prílohou zoznamy vylúčenej literatúry na základe rozhodnutia stálej prevádzkovej komisie o prijatí a vyradení majetku.
V účtovníctve sa likvidačné operácie odrážajú takto:
Vyradené predmety fondu knižnice z dôvodu opotrebovania, neprofilu, straty, krádeže, predaja a pod .:
Debet 0 40 110 172 „Výnosy z operácií s majetkom“
Predmety knižničného fondu boli odpísané kvôli strate v dôsledku prírodných a človekom spôsobených katastrof:
Debet 0 40 120 273 „Mimoriadne náklady na transakcie s majetkom“
Kredit 0 101X7 410 „Zníženie hodnoty knižničného fondu“;
Vyradené objekty knižničného fondu v súvislosti s bezodplatným prevodom:
Debet 0 40 120 241 „Náklady na bezodplatné prevody štátnym a obecným organizáciám“,
Debet 0 40 120 242 „Náklady na bezodplatné prevody organizáciám, okrem štátnych a obecných organizácií“
Kredit 0 101X7 410 „Zníženie hodnoty knižničného fondu“.
Príklad 2. V roku 2012 rozpočtová vzdelávacia inštitúcia na úkor dotácie na splnenie štátnej úlohy kúpila 120 učebníc po 300 rubľov. každý. V tom istom roku komisia rozhodla o odpísaní 50 kníh (v celkovej výške 10 000 rubľov), ktoré boli získané z finančných prostriedkov získaných z činností vytvárajúcich príjmy, kvôli ich fyzickému opotrebovaniu.
V účtovných záznamoch inštitúcie boli vykonané tieto účtovné zápisy:
|
Suma, rub. |
|||
|
Učebnice prijaté od dodávateľská organizácia (120 kópií x 300 rubľov) |
|||
|
Učebnice zaregistrované |
|||
|
Časovo rozlíšené 100% odpisy dňa prijatý a zapísaný učebnice obsluhy |
|||
|
Opotrebované knihy odpísané rozhodnutím provízia |
