Отчитане на масовата работа в библиотеката. Статистическо счетоводство. Осчетоводяване на пенсионни документи

От 02.06.2013 г. влезе в сила Процедурата за записване на документи, включени в библиотечния фонд, одобрена със Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 08.10.2012 г. № 1077 (по-нататък -

Поръчка № 1077). В статията ще разгледаме основните разпоредби за отчитане на получаването и изхвърлянето на обекти от библиотечната колекция в библиотеката, както и процедурата за отразяване на тези операции в бюджетното счетоводство.

Има два вида счетоводство на библиотечния фонд: вътрешнобиблиотечно и счетоводно (бюджетно). В държавните институции се поддържат едновременно вътрешни библиотечни и счетоводни записи.

Непосредствено в библиотеката се осигурява отчитането, набавянето, съхраняването и използването на документите, включени в библиотечните фондове, по реда, определен от Министерството на културата ( клауза 6 чл. 12 Федерален закон от 29 декември 1994 г.78-FZ „За библиотечното дело“). Както беше посочено по-горе, Заповед № 1077 е в сила.

Счетоводната служба отчита библиотечната колекция като обект на дълготрайни активи въз основа на първични счетоводни регистри, съставени при постъпване на документи във фонда или тяхното изхвърляне, в съответствие с инструкции №157нИ 162н.

Процедурата за записване на документи в библиотеката

Документите от библиотечната колекция включват ( раздел III Заповед № 1077 ):

печатни и непубликувани издания (книги, брошури, периодични издания, ноти и др.);
аудиовизуални документи (фонологични документи, видеодокументи, филмови документи, фотографски документи);
документи на микроформи (микрофилм и микрофиш);
електронни документи (документи, разположени на твърдия диск на компютъра, на външни технически средства).

Основните единици за записване на документи за библиотечен фонд са екземпляр и заглавие, за вестници - годишен комплект и заглавие. Използват се и допълнителни счетоводни единици, например метро рафт, класьор, памет за данни (за електронни документи).

Отчитането на документите в библиотеката се извършва в регистрите на обобщения и индивидуално счетоводство.

Индивидуални счетоводни регистри - това е регистрационна книга, регистрационна карта за определен вид документ за вестници, списания и други видове документи. Също така е позволено да се считат за индивидуални счетоводни регистри топографски опис (каталог), счетоводен каталог, счетоводно досие с изходни формуляри, генерирани по реда на описа или други идентификационни номера на документи. Регистрите на индивидуалното счетоводно отчитане на документите от библиотечната колекция съдържат подробности, идентифициращи всеки документ, посочващи информация за получаването на документа и напускането му от библиотечната колекция ( клауза 1.5.1 от Заповед № 1077 ).

Обобщени регистри - това е книга за общо отчитане на библиотечния фонд, листове за обобщено отчитане на библиотечния фонд, дневник. Допускат се различни изменения на сумарната счетоводна книга. Независимо от вида на счетоводния документ, обобщените счетоводни регистри съдържат три взаимосвързани части:

- “Постъпване на документи във фонда на библиотеката”;

- “Изхвърляне на документи от библиотечния фонд”;

- „Резултати от движението на библиотечния фонд: окончателни данни към края на отчетния период.“

Обобщените данни се отразяват във всяка част на обобщения счетоводен регистър. В електронна счетоводна система тези части са интегрирани в един счетоводен файл ( клауза 1.5.2 от Заповед № 1077 ).

Трябва да се отбележи, че регистрационните форми не са дадени в Заповед № 1077 и следователно те се разработват от самите институции. В същото време напомняме, че образците на формуляри вече не са валидни Указания за регистриране на библиотечни колекции, одобрен Със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 2 декември 1998 г. 590 . Те могат да бъдат взети за основа при разработване и утвърждаване на вашите вътрешни първични счетоводни документи (регистри за индивидуално и обобщено счетоводство, както и други първични документи за отчитане на библиотечния фонд).

Приемане на документи в библиотеката се извършва чрез покупка, абонамент, дарение, дарение, доставка на задължителен депозит и др. Документите се приемат за счетоводство въз основа на първични счетоводни документи (фактура от доставчика, акт за приемане на документи). Ако документите се получават безплатно (в резултат на прехвърляне на законови депозити и др.), се съставя акт за приемане на документи. Документите, получени от читатели за заместване на изгубени и признати за еквивалентни на изгубени, се формализират в акт за приемане на документи за заместване на изгубени.

Приемането на документи в библиотеката, получени под формата на подарък от юридически и физически лица, посочващи целта - попълване на библиотечната колекция, се формализира чрез споразумение за дарение в съответствие с Изкуство. 574, 582 Граждански кодекс на Руската федерация.

Документите, които постъпват в библиотеката, първо подлежат на сумирана отчетност (записват се в сборна счетоводна книга или друг регистър в съответствие с клауза 1.5.2 от Заповед № 1077 ). Регистърът съдържа данни за получената партида документи: дата и пореден номер на записа (поредният номер на записа годишно започва с № 1), източник на получаване, номер и дата на първичния счетоводен документ, брой на получените документи. и цена.

По отношение на електронните документи следва да се отбележи следното. Според клауза 4.3.2, 4.3.3 Поръчка № 1077 в електронен регистър се поддържа обобщен запис на получаването на местни документи от електронната мрежа, като се посочва датата на зареждане на разписките в системата. Получаването на отдалечени документи по електронната мрежа се съхранява в електронен регистър, отразяващ следните показатели: дата и пореден номер на записа, подробности за лицензионното споразумение (име и номер на документа, срок на валидност, цена), брой на бази данни (пакети) и имената, включени в тях. При изчисляване на общия брой заглавия се изключват дублиращите се заглавия в пакети на една и съща платформа.

След това се извършва индивидуално отчитане на документи - чрез присвояване на всяко копие на документа регистрационен номер, друг знак (системен номер на компютърна програма, баркод и други) ( клауза 4.4.1 Поръчка № 1077 ). На документа се присвоява индивидуален номер за цялото време на престоя му в библиотечния фонд. В същото време регистрационните номера на документите, изключени от фонда, не се присвояват на новоприети документи.

Регистрационните номера се поставят директно върху документи и се отразяват в регистъра на индивидуалните записи на документи, приети в библиотеката в съответствие с клауза 4.4 от Заповед № 1077 .

Индивидуалните записи на периодичните издания се поддържат в регистрационната картотека на периодичните издания, предназначена за записване на всяко заглавие и всеки екземпляр, или в автоматизирана база данни.

Маркирани са всички документи, включени в библиотечния фонд. За това могат да се използват печати, знаци за книги, индивидуални баркодове и други видове маркировки. Основните изисквания, които трябва да бъдат изпълнени при маркиране на документи, са идентификация на собствеността, естетика, дълготрайност на маркировката, безопасност на текст или друга символна информация. Документите, които са приложение към основния носител и негова неразделна част, се поставят със същите реквизити като върху основния документ.

Електронните мрежови локални документи и електронните мрежови отдалечени документи се идентифицират със специален софтуер.

Изхвърляне на документи от библиотеката отразени в счетоводството поради физическа загуба или загуба на потребителски свойства (поради износване, дефектност, остаряване на съдържанието, неосновни). Нека веднага да отбележим, че неосновният характер на документите се определя въз основа на профила на фонда или друг документ, одобрен от ръководителя на библиотеката.

Не се допуска изключване на документи поради остаряване на съдържанието, неосновно съдържание, износване, дефектност по отношение на единични копия на документи с постоянно (неопределено) съхранение. Изключването на документи, класифицирани като книжни паметници, се допуска само поради загуба, при условие че информацията за книжния паметник е отразена в регистъра на книжните паметници ( клауза 5.1.1, 5.1.2. Поръчка Номер. 1077 ).

При изписване на документи от библиотеката се съставя акт за изписване на изключените обекти от библиотечния фонд (f. 0504144) (наричан по-долу акт за изписване), към който се прилага списък на изключени обекти от библиотечния фонд. В протокола за отписване се отразява информация за количеството и крайна ценаизключени документи, както и причината за отписване и изпращане на документите след дерегистрация. В списъка към акта е посочено:

Регистрационен номер и код за съхранение на документи;

Кратко библиографско описание;

Разходите, записани в регистъра на индивидуалните записи на документи;

Коефициент на преоценка, стойност след преоценка;

Обща цена на изключените документи.

Трябва да се отбележи, че за печатни документи за временно съхранение е разрешено да се замени списъкът с книжни формуляри, а за документи, обработвани по групов начин, вместо списък, списък с регистрационни номера, вида на изключените документи и техният брой е даден.

Освен това, в случай на загуба на отпечатани документи, към акта за отписване и списъка се прилагат документи, потвърждаващи загубата. Това може да бъде обяснителна бележка, в случай на кражба или присвояване - заключение от упълномощените органи, а в случай на обезщетение за щети - документ за обезщетение.

Допуска се обезщетение от страна на читателите за вреди под формата на замяна на изгубен документ с еквивалентен или под формата на парично обезщетение. Размерът на щетите се определя от експертна комисия за оценка на документите, назначена със заповед на ръководителя. При приемане на пари от читатели в замяна на изгубени книги или други документи се съставя разписка и на читателя се дава разписка по установения образец ( клауза 5.4, 5.5 Поръчка № 1077 ).

Изготвеният акт за отписване се подписва от членовете на комисията и се одобрява от ръководителя на институцията. След което, в съответствие с клауза 5.7.1, 5.7.2 Поръчка № 1077 се извършват следните дейности:

Документи, изключени поради непрофилни причини, се прехвърлят съгласно актове в обменния фонд с цел по-нататъшно безплатно прехвърляне на библиотеки или с цел продажба на физически и юридически лица;

Изключените документи поради износване, дефектност, остаряване на съдържанието се изпращат в пунктовете за рециклиране;

Изключените от събирането микроформи върху филм от сребърен халид трябва да бъдат предадени като съдържащи сребро отпадъци в съответствие със законодателството на Руската федерация.

При липса на пунктове за рециклиране или в случаите, когато подаването на документи за рециклиране не е икономически целесъобразно, библиотеките унищожават изключените документи на място в присъствието на лица, които съставят акт за унищожаване на изведени от експлоатация обекти от библиотечния фонд ( клауза 5.7.1 Поръчка № 1077 ).

Към акта за отписване се прилага документ, потвърждаващ факта на предаване на отписани предмети в пункт за рециклиране, или акт за унищожаване на отписани обекти от библиотечната колекция. В този случай номерът и датата на такъв документ също се записват в акта.

След приключване на дейностите, предвидени в акта за извеждане от експлоатация, един екземпляр от акта със списък и документ, потвърждаващ изхвърлянето, се прехвърля в счетоводния отдел, вторият екземпляр остава в отдела, който регистрира библиотечния фонд, за да отрази акта в обобщени и индивидуални счетоводни регистри.

Освен това документите, изключени от колекцията на библиотеката (книги, списания, други видове документи), трябва да бъдат надлежно оформени: необходимо е да анулирате библиотечните печати със специален печат.

Що се отнася до електронните документи, документите от локалната мрежа се изтриват от електронната библиотека въз основа на акт за отписване, в който се посочва причината за изключването. Името, номерът и датата на акта се въвеждат в базата данни като метаинформация за съответния документ. Въз основа на въведената информация се генерира списък с актове за отписване (регистър на общото отчитане на изхвърлянето на мрежови локални документи) и списък на отписаните обекти на електронната библиотека (регистър на индивидуалното отчитане на изхвърлянето на мрежови локални документи).

Разпореждането с електронни мрежови дистанционни документи не се документира в специален документ. Потвърждение за изхвърляне е изтичането на документа (споразумение, договор, лицензионно споразумение), издаден за правото на достъп до определена база данни (пакет) от мрежови документи, и липсата на споразумение, договор, лицензионно споразумение за нов срок.

Бюджетно отчитане на библиотечния фонд

Както беше отбелязано по-горе, предметите, които съставляват библиотечната колекция на институцията, с изключение на периодичните издания, независимо от тяхната възраст полезно използванеприети за счетоводство като дълготрайни активи ( стр. 38 Инструкции No.157н) въз основа на първични документи, прехвърлени от библиотеката (фактури, приемо-предавателни актове и др.). За тези цели се използва проверка0 101 37 000 „Библиотечната колекция е друга движима собственост на институцията.“

Обектите на библиотечния фонд се приемат за осчетоводяване по тяхната първоначална (действителна) цена. Първоначалната цена на придобитите обекти се признава като сумата на действителните инвестиции в тяхното придобиване, като се вземат предвид сумите на ДДС, представени на институцията от доставчиците. Предметите, получени по договор за подарък, се приемат за осчетоводяване по пазарна стойност към датата на приемане за осчетоводяване.

Текущата пазарна стойност на обект от дълготрайни активи се определя въз основа на цената, действаща към датата на приемане за отчитане (капитализация) на имущество, получено безплатно за този или подобен вид имущество. Информацията за текущата цена трябва да бъде потвърдена документално, а при невъзможност за документално потвърждение - експертно ( клауза 25 Инструкции №157н).

В бюджетното счетоводство на обектите на библиотечната колекция не се присвояват инвентарни номера и не се поддържат инвентарни списъци на библиотечните колекции ( параграф 46, 54 Инструкции №157н). Инвентарното отчитане с присвояване на регистрационни номера на счетоводните единици на библиотечната колекция се извършва директно в библиотеката с индивидуално отчитане на документи.

Обръщаме внимание и на факта, че за целите на бюджетното счетоводство при получаване на обекти от библиотечните фондове се съставя инвентарна карта за групово отчитане на ДМА.

(ф. 0504032) ( параграф 54 Инструкции №157н). За целия фонд се открива една карта, като счетоводството в нея се извършва само в парично изражение в общата сума (Указания за използване на първични счетоводни форми от държавни (общински) институции).

В същото време е препоръчително да се разглеждат отделно обекти от библиотечната колекция, чиято цена надвишава 40 000 рубли, тъй като поради клауза 92 от Инструкция №.157нподлежат на амортизация в съответствие с нормите, изчислени по установения ред (въз основа на техния полезен живот).

Съгласно този параграф се начислява амортизация за обекти от библиотечния фонд, отчетени като част от дълготрайните активи, както следва:

За обекти на стойност до 40 000 рубли. включително - в размер на 100% отчетна стойностпри въвеждането им в експлоатация;

За обекти на стойност над 40 000 рубли. - в съответствие с амортизационните норми, изчислени по установения ред.

Държавната институция получи книги, закупени по договор за доставка на стойност 30 000 рубли, както и книги, получени от физическо лице по договор за дарение, чиято пазарна стойност беше 1000 рубли.

В бюджетното счетоводство се отразяват следните операции.

Съдържание на операцията	Дебит	Кредит	Сума, търкайте.
Отразено е получаването на книги от доставчика	1 106 31 310	1 302 31 730	30 000
Обекти от библиотечния фонд са приети за регистрация	1 101 37 310	1 106 31 310	30 000
	1 401 20 271	1 104 37 410	30 000
Приети са за осчетоводяване книги, получени по договор за дарение	1 101 37 310	1 401 10 180	1 000
Начислена амортизация в размер на 100% от отчетната стойност	1 401 20 271	1 104 37 410	1 000

Изхвърляне на библиотечни предмети отразява се в бюджетното счетоводство въз основа на получен от библиотеката утвърден акт за отписване. При отписване (изхвърляне) на обекти от библиотечния фонд, едновременно с тяхната стойност, сумата на натрупаните амортизационни отчисления за тези обекти трябва да бъде отписана от баланса.

Таблицата показва типични кореспондентски сметки за изхвърляне на обекти от библиотечната колекция в съответствие с клауза 10Инструкции №162н.

Съдържание на операцията	Дебит*	Кредит
Обекти от библиотечния фонд са отписани поради износване (физическо износване), дефектност, остаряване на съдържанието (остаряване), липса на профил и др.	1 401 10 172	1 101 37 410
Обекти от библиотечния фонд са отписани поради загуба от читатели или кражба
Обекти от библиотечния фонд са унищожени в резултат на продажбата им
Обекти от библиотечния фонд са отписани поради загуба в резултат на природни и причинени от човека бедствия	1 401 20 273	1 101 37 410
Предметите на библиотечната колекция на разпределенията между централната институция и отделни поделения (клонове) са изхвърлени.	1 304 04 310	1 101 37 410
Обектите на библиотечния фонд са изхвърлени при безвъзмездното им предаване:
- орган, държавна (общинска) институция (като част от движението на обекти между институции, подчинени на различни главни разпоредители на бюджетни средства от едно и също бюджетно ниво)	1 401 20 241	1 101 37 410
- организации, с изключение на държавни и общински организации	1 401 20 242	1 101 37 410
- орган, държавна (общинска) институция (като част от движението на обекти между институциите различни бюджети)	1 401 20 251	1 101 37 410
- наднационални организации и чужди правителства	1 401 20 252	1 101 37 410
- международни организации	1 401 20 253	1 101 37 410

Вместо символите “xx” се поставят съответната група и код на вида синтетична сметка.

Периодични издания (вестници, списания и др.), закупени от държавна институция за попълване на библиотечния фонд, се осчетоводяват задбалансова сметка 23„Периодични издания за ползване“ при условна оценка: един обект (номер на списание, годишен набор от вестници) - една рубла. Аналитичното отчитане на сметката се извършва по счетоводни обекти в картата за количествено и общо отчитане на материалните активи ( точка 377, 378 Инструкции №157н). Изхвърлянето на периодични издания по някаква причина също се отразява въз основа на решението на комисията на институцията за получаване и разпореждане с активи, документирано в първичния счетоводен документ (акт за приемане и предаване, акт за отписване, друг акт).

Процедурата за записване на транзакции обезщетение за вреди в натура (ако читателите загубят книги) нека да разгледаме един пример.

Въз основа на документите, получени от библиотеката в счетоводния отдел, цената на изгубената книга към датата на приемането й за счетоводство е 500 рубли. Пазарната стойност на тази книга към момента на загубата е 700 рубли. Читателят върна нова книга със същата стойност, за да замени изгубената.

В бюджетното счетоводство се отразяват следните записи.

Съдържание на операцията	Дебит	Кредит	Сума, търкайте.
Изгубената книга е отписана (въз основа на решение на комисията, документирано в акта за отписване (f. 0504144))	1 401 10 172	1 101 37 410	500
Размерът на установения недостиг е взет предвид (по пазарна стойност)	1 209 71 560	1 401 10 172	700
Получената за обезщетение книга е приета за счетоводство	1 101 37 310	1 401 10 172	700
Начислена амортизация в размер на 100% от отчетната стойност	1 401 20 271	1 104 37 410	700
В същото време сумата на обезщетените щети се отписва от виновната страна	1 401 10 172	1 209 71 660	700

Указания за използване на Единния сметкоплан за държавни органи ( правителствени агенции), органи на местното самоуправление, органи за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции, утв. Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 1 декември 2010 г. № 157n.

Указания за използване на сметкоплана за бюджетно счетоводство, утв. Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 декември 2010 г. № 162n.

Указания за използване на формуляри на първични счетоводни документи и формиране на счетоводни регистри от публични органи (държавни органи), органи на местното самоуправление, органи за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции, одобрени. Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 15 декември 2010 г. № 173n.

"Бюджетно счетоводство", 2012, N 5

Счетоводството на библиотечния фонд е набор от операции, които осигуряват записване на информация за размера, състава и движението на фонда в съответствие с правилата, установени от закона. На негова основа се генерира библиотечна отчетност, включително за държавно статистическо счетоводство, планиране на дейността, осигуряване на безопасността на колекцията и наблюдение на наличността и движението на документи.

Библиотеката се разбира като информационна културна образователна институция, която разполага с организиран фонд от документи и ги предоставя за временно ползване на физически и юридически лица. Библиотечният фонд се формира от библиотеката за съхранение и предоставяне за временно ползване на читатели и абонати необходими документи. Това е съвкупност от документи с различно предназначение и статут, организационно и функционално свързани помежду си, подлежащи на отчитане, придобиване, съхраняване и използване за целите на библиотечни услугинаселение.

Задачите на отчитане на библиотечната колекция включват отразяване на движението на обектите, размера на цялата колекция и нейните подразделения. Счетоводството включва: получаване на документи, тяхното маркиране, регистрация при получаване, движение, напускане, както и проверка на наличността на документи във фонда. Съществуват редица изисквания за водене на записи:

пълнота и достоверност на счетоводната информация;
документирана регистрация на всяко влизане във фонда и напускане на фонда;
съвместимост на счетоводните методи и форми, тяхната надеждност в условията на използване на традиционни и автоматизирани технологии;
съответствие на номенклатурата на счетоводните показатели на библиотечния фонд с подобни показатели на държавната статистика.

Счетоводната информация, представена както в традиционна, така и в компютърна форма, има еднаква правна сила.

Формуляри на счетоводни документи, произведени чрез печат и формуляри, отпечатани с помощта на компютър, се използват при равни условия. Те могат да бъдат генерирани с помощта на стандартни софтуерни пакети или индивидуални програми, създадени за поддържане на записи на колекцията в конкретна библиотека.

Унифицирането на видовете, методите и единиците за записване на документи в библиотеките се осигурява чрез спазване на стандартите, свързани с библиотечното дело, както и изискванията нормативни документив библиотечното дело.

Счетоводни стандарти

Правната основа за запазването и развитието на библиотечното дело е Законът от 29 декември 1994 г. N 78-FZ „За библиотечното дело“.

Отчитането на библиотечната колекция се регулира от Инструкцията за счетоводно отчитане на библиотечната колекция, одобрена със заповед на Министерството на културата на Русия от 2 декември 1998 г. N 590 (наричана по-нататък Инструкция N 590).

При отразяване в счетоводството на стопански операции, свързани с движението на книги, брошури и др. публикации (нормативна справка, техническа литература), трябва да се ръководи от заповедите на Министерството на финансите на Русия:

от 1 декември 2010 г. N 157n „За одобряване на Единния сметкоплан за публични органи (държавни органи), местни власти, управителни органи на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции и Инструкции за него заявление" (наричано по-долу Инструкция № 157n);
от 6 декември 2010 г. N 162n „За одобряване на сметкоплана за бюджетно счетоводство и инструкции за неговото прилагане“ (наричан по-долу Инструкция N 162n) - по отношение на получателите на бюджетни средства;
от 16 декември 2010 г. N 174n „За одобряване на сметкоплана за счетоводство на бюджетни институции и Инструкции за неговото прилагане“ (наричана по-долу Инструкция N 174n);
от 23 декември 2010 г. N 183n „За одобряване на сметкоплана за счетоводство на автономни институции и Инструкции за неговото прилагане“ (наричана по-долу Инструкция N 183n).

Отчитане на библиотечния фонд

Библиотечната колекция е подредена колекция от документи, формирана от библиотеката за съхранение и предоставяне за временно ползване на читатели и абонати (клауза 1.3 от Инструкция № 590).

Движението на библиотечните колекции в библиотеката (получаване, движение, изхвърляне и други операции) се документира в съответните форми на счетоводни документи, предвидени в Инструкция № 590.

Съгласно клауза 4.1 от Инструкция № 590, обектите на отчитане на библиотечната колекция са документи, които влизат и излизат от библиотеката, независимо от вида на документа и неговата материална основа. Материали за служебни цели (софтуерни продукти, които са работни инструменти на библиотечни работници и програмисти, както и материали, закупени за проектиране на библиотеката и друга спомагателна работа, несвързана с комплектуването на библиотечния фонд) не подлежат на осчетоводяване и не се включват във фонда на библиотеката.

Редът за отразяване на постъпленията на документи в библиотечния фонд се определя от разпоредбите на раздел. 6 Инструкция № 590. На първо място, когато документите се получават в библиотечната колекция, те се разделят на документи за постоянно, дългосрочно и временно съхранение.

Един екземпляр от вътрешни документи, получени от библиотеки с функции за постоянно съхранение на безплатен задължителен депозит, както и документи, приети за депозитно съхранение, подлежат на регистрация за постоянно съхранение с присвояване на номер за достъп.

Документите, предназначени за задоволяване на текущо и прогнозно търсене на читатели, подлежат на регистрация за дългосрочно съхранение с присвояване на инвентарен номер, независимо от вида на документа, неговия обем, предмет и други формални характеристики.

На документите за постоянно и дългосрочно съхранение се присвояват инвентарни номера и се маркират. В този случай могат да се използват печати, книжни знаци и индивидуални машинночетими баркодове. Основни изисквания, които трябва да бъдат изпълнени при маркиране на документи: обозначение на собствеността, естетика, дълготрайност на маркировъчния знак, безопасност на текст или друга символна информация. Документите, които са приложени към основния носител, също се маркират със същите подробности като в основния документ.

Документите за временно съхранение (съдържащи информация с краткотрайна стойност) се изключват от фонда на библиотеката след кратък период от време. Регистрацията им в библиотеката се извършва без присвояване на регистрационни номера.

Материали за служебни цели (софтуерни продукти, които са работни инструменти на библиотечни работници и програмисти, както и материали, закупени за проектиране на библиотеката и друга спомагателна работа, несвързана с комплектуването на библиотечния фонд) не подлежат на осчетоводяване и не се включват във фонда на библиотеката.

внимание! Контролът за спазване на стандартите и изискванията за отчитане на библиотечните фондове се извършва от специално функционално звено на библиотеката, както и от комисия по опазване или друг колегиален орган за фондовете към дирекцията на библиотеката.

Общо счетоводство

Общото отчитане на всички видове документи, влизащи или напускащи библиотечната колекция, се извършва на партиди от един придружаващ документ (държавен регистрационен лист, фактура, фактура, регистър, акт). Ако такъв документ липсва, тогава се съставя акт за приемане.

Формата на обобщеното счетоводство е книга, в 3 части на която (постъпление, изхвърляне, сборове) се отразява движението на фонда.

Информацията за документите се отразява в следните показатели: дата и номер на запис, източник на получаване, подробности за придружаващия документ, брой получени документи (общо, включително по вид, съдържание и език на местната националност), цена на закупените документи.

При изхвърляне на документи се посочват причините за изключване. За записване и контрол на отписаните документи се въвеждат атрибутите „Предадени“, „Продадени“, „Предадени на макулатура“. Библиотеките, като вземат предвид техните специфики, могат да въведат допълнителни показатели (клауза 5.1.2 от Инструкция № 590).

В зависимост от счетоводната процедура, приета в библиотеката, обобщаването на движението на периодичните издания може да се извърши за тримесечие, шест месеца или година въз основа на актове.

Индивидуално счетоводство

Съгласно инструкциите на клауза 8.1 от Инструкция N 590, индивидуалното отчитане на всяко копие на документ или всяко име на документ се извършва с помощта на методи за инвентаризация с присвояване на инвентарен номер на документа или регистрация без присвояване на инвентарен номер. На документа се присвоява индивидуален номер за цялото време на престоя му в библиотечния фонд.

Формите на индивидуално счетоводно отчитане на документи са книга (инвентарна книга), карта (карта на счетоводния каталог), лист (лист от актови листове), регистрационна карта за определен вид публикация (включително електронна или AED). Те трябва да съдържат следните показатели: дата на вписване, вписващ номер в “Книга за обобщена отчетност на библиотечния фонд”, инвентарен номер, автор и заглавие, година на издаване, цена, ревизионен знак, номер на разпоредителен акт. Ако документът има прикачени файлове, това се отбелязва в забележката. Посочва и отличителните черти на особено ценните и редки издания, които определят стойността му (наличие на уникална подвързия, автограф, ръчно оцветени илюстрации и др.).

Напускане на фонда

Причините за отписване на периодични издания, включени в библиотечния фонд, могат да бъдат: износване, дефектност, остаряло съдържание, дублиране, неосновни, загуба. Загубата на публикации може да възникне по редица причини: загуба на средства, загуба от читатели, кражба, природни и причинени от човека бедствия по неизвестни причини (клауза 9.1 от Инструкция № 590).

Изхвърлянето на документи от фонда се формализира с акт за изключване и се отразява в „Книгата на обобщената отчетност“ и във формулярите за индивидуално счетоводство на фонда. Актовете за отписване на публикации, изключени поради загуба, се одобряват въз основа на протоколи, актове, заключения и други документи, потвърждаващи факта на тяхната загуба (клауза 9.6 от Инструкция № 590).

В съответствие с инструкциите на клауза 5.1.2 от Инструкция № 590, институциите имат право да въвеждат количествени и разходни стандарти за отписване на публикации, загубени по неизвестни причини (недостиг).

Библиотеки на образователни институции

Библиотеките на образователните институции са част от общата структура на институцията и не са самостоятелни юридически лица. Основната особеност на организацията на библиотечната работа в образователните институции е, че за осигуряване на учебния процес те закупуват учебни издания в големи количестваекземпляри от същия вид (име).

Да се организира счетоводство в такива библиотеки, разработени и възприети Насокиотносно прилагането на Инструкциите за отчитане на библиотечните колекции в библиотеките на образователните институции, одобрени със заповед на Министерството на образованието на Русия от 24 август 2000 г. N 2488 (наричана по-долу Инструкция N 2488).

Съгласно разпоредбите на параграф 8 от Инструкция № 2488, отчитането на множество копия на документи (учебници, учебни помагала, справочници, речници и други издания), предназначени за използване от учениците в учебния процес, се извършва по безинвентарен начин. При този счетоводен метод се осигурява обобщен запис на документите по заглавие, тяхната стойност се начислява в баланса на библиотеката.

Многокопийни документи се считат за документи, получени в количество над десет единици. Ако броят на получените екземпляри е по-малък от десет, те се записват в инвентарните книги на общо основание. Конкретният брой документи, които се записват в инвентарните книги и се записват по неинвентарен начин, се определя от библиотеката.

При неинвентарния счетоводен метод се съставят следните документи: регистрационна карта на документ (публикация), регистрационна книга на регистрационни карти (Приложения 4, 5 към Инструкция № 2488).

За всяко заглавие, постъпило за първи път в библиотеката в количество над десет екземпляра, се съставя картотека. Съдържа следната информация: автор, заглавие, отпечатък, цена, дата на вписване, вписващ номер в книгата на обобщената отчетност, брой екземпляри - получени, изтеглени, регистрирани и отразява движението на всяко отделно заглавие на документ (публикация) който е преминал счетоводно отчитане без материални запаси. Картата отразява всички последващи постъпления на това заглавие, независимо от цената. Индексните карти се записват в регистрационната книга, за която може да се използва инвентарната книга. В регистрационната книга се попълват всички колони, като при индивидуалното счетоводство всяко име се изписва на отделен ред. Регистрационният номер се прехвърля в регистрационната карта. Върху документ (публикация), записан по неинвентарен метод, номерът на регистрационната карта не се поставя.

Когато решавате относно времето за използване на учебна литература, трябва да се обърнете към разпоредбите на Закона на Руската федерация от 10 юли 1992 г. N 3266-1 „За образованието“ (наричан по-долу Закон N 3266-1). В параграф 18 на чл. 28 от Закон N 3266-1 гласи, че правомощията на федералните държавни органи в областта на образованието включват одобрение на процедурата за провеждане на проверка на учебници, препоръчани или разрешени за използване в образователния процес в тези, които имат държавна акредитация и прилагат образователни програми общо образованиеобразователни институции, както и ежегодно одобрение, въз основа на проверка, на федерални списъци с такива учебници. Списъците съдържат имената на учебниците по предмети с посочване на издателствата. В този случай годината на издаване на учебника няма значение, ако посоченият учебник е включен в списъка.

Изхвърлянето на литература от библиотечния фонд се извършва въз основа на Акта за отписване на литература, изключена от библиотеката (f. 0504144), одобрен от ръководителя на институцията, с приложените към него списъци. В библиотеките на образователните институции актовете за извеждане от експлоатация се одобряват от ректора, заместник-ректора, директора образователна институция(клауза 9.8 от Инструкция № 2488). В този случай се посочва една от причините за отписването.

внимание! В образователните институции стандартът за отписване на библиотечни колекции по неизвестни причини (недостиг) трябва да бъде не повече от 0,1% от обема на заемането на книги (клауза 9.8 от Инструкция № 2488).

Инструкциите на клауза 9.8 от Инструкция № 2488 предвиждат изключването на документи от колекциите на библиотеките на образователните институции поради остаряване да се извършва най-малко веднъж на две години. Препоръчаните преди това срокове за използване на учебници и учебни помагала в общообразователните институции в рамките на четири години се определят като ориентировъчни.

По този начин действащите разпоредби не съдържат инструкции за задължителното отписване на петгодишни учебници от библиотеките на образователните институции, освен в случаите на тяхното физическо износване, което води до износване (износени книги, загуба на страници, реставрация от които не е възможно и т.н.) . Отписване поради остаряване е възможно само ако учебникът не е включен в посочените федерални списъци, одобрени от Министерството на образованието и науката.

Счетоводство

Понастоящем отчитането на библиотечната колекция се извършва в зависимост от правния статут на институцията в съответствие с Инструкции N N 157n, 162n, 174n, 183n.

Обект на библиотечната колекция може да бъде както една книга, така и публикации, състоящи се от няколко тома, които са логично продължение един на друг.

Разпоредбите на Общоруския класификатор на дълготрайните активи OK 013-94, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 26 декември 1994 г. N 359, определят, че библиотечните колекции се отразяват съгласно код OKOF 19 0001000. Те включват книги и брошури, периодични издания, продължаващи издания, музикални издания, картографски издания, изобразителни издания, листови текстови издания, видове специална научна и техническа литература и документация, непубликувани материали, ръкописи, редки и уникални ръкописи и издания, филмови материали и документи под формата на видеозаписи, фотодокументи, звукозаписи (звукозаписи), редки и уникални филмови, фото- и звукови документи.

В съответствие с разпоредбите на параграф 38 от Инструкция № 157n, материалните активи, които съставляват библиотечната колекция на институция, с изключение на периодични издания, се приемат за счетоводство като дълготрайни активи, независимо от техния полезен живот и се записват по сметка 0 101 07 000 “Библиотечен фонд”. В същото време на обектите от библиотечната колекция, независимо от тяхната стойност, не се присвоява уникален инвентарен сериен номер (клауза 46 от Инструкция № 157n). За тяхното отчитане се открива Инвентарна карта за групово отчитане на дълготрайни активи (f. 0504032), които се регистрират в Описа на инвентарните карти за отчитане на дълготрайни активи (клауза 54 от Инструкция № 157n).

внимание! Инвентарната карта за групово отчитане на дълготрайни активи е предназначена за отчитане на група от еднородни обекти на дълготрайни активи: мек инвентар, библиотечни колекции, сценично и производствено оборудване (декори, мебели и реквизит, реквизит), предмети на производствено и битово оборудване на стойност до 40 000 рубли.

Периодичните издания, закупени от институция за попълване на библиотечната колекция, подлежат на отчитане по задбалансова сметка 23 при условна оценка: един обект (номер на списание, годишен набор от вестници) - една рубла. Аналитичното отчитане на сметката се извършва според счетоводни обекти в картата за количествено и общо отчитане на материалните активи (клаузи 377, 378 от Инструкция № 157n).

внимание! Книжни (други печатни) продукти, които не са предназначени за библиотечната колекция, се вземат предвид като част от други материални резерви (клауза 99 от Инструкция № 157n).

Постъпването и вътрешното движение на библиотечния фонд се документира със следните първични документи:

Акт за приемане и предаване на групи дълготрайни активи (f. 0306031);
Фактура за вътрешно движение на ДМА (ф. 0306032);
Заявка-фактура (ф. 0315006). Ако предмети от библиотечния фонд са получени по договор за дарение или дарение, първоначалната им стойност е текущата пазарна стойност към датата на приемане за отчет, увеличена с стойността на услугите, свързани с доставката, регистрацията и привеждането им в състояние, годно за използване (клауза 25 Инструкции № 157n).

Текущата пазарна стойност на обект на библиотечен фонд се определя въз основа на цената, която е в сила към датата на приемането му за осчетоводяване (капитализация). Данните за текущата цена трябва да бъдат потвърдени документално, а в случаите, когато документално потвърждение не е възможно - експертно.

Пазарната стойност може да бъде определена и от комисия за приемане и разпореждане с активи, създадени в институцията текущо.

Съгласно клауза 92 от Инструкция № 157n за обекти от библиотечната колекция на стойност до 40 000 рубли. включително се начислява амортизация в размер на 100 на сто от отчетната стойност при въвеждане на обекта в експлоатация. За обекти от библиотечни колекции на стойност над 40 000 рубли. амортизацията се изчислява по линейния метод в размер на 1/12 от годишната амортизационна сума, като се вземе предвид полезният живот на обектите на библиотечната колекция.

Съгласно Класификацията на дълготрайните активи, включени в амортизационни групи, одобрена с постановление на правителството на Руската федерация от 1 януари 2002 г. N 1, библиотечните фондове (код 19 0001000) са включени в седма група - имущество с полезен живот от над 15 години до 20 години включително.

Унищожаването на обекти на библиотечната колекция се документира с Акта за отписване на литература, изключена от библиотеката (формуляр 0504144) или Акта за отписване на групи от дълготрайни активи (формуляр 0306003) с приложението на списъци на изключените литература. Разпореждането с инвентарни обекти на библиотечната колекция, отчетени задбалансово, се отразява въз основа на решението на комисията за получаване и изхвърляне на активи, формализирано с акт (клауза 51 от Инструкция № 157n).

Разходите за придобиване на обекти за библиотечна колекция са включени в статия 310 „Увеличение на цената на дълготрайните активи“, а разходите за абонаменти за периодични издания са включени в подстатия 226 „Друга работа, услуги“ на KOSGU.

В зависимост от вида на институцията, операциите по получаване, движение, амортизация, изхвърляне на библиотечната колекция се отразяват в счетоводните записи в съответствие с Инструкции N N 162n, 174n, 183n.

В автономна институция Получаване на обекти от библиотечен фонд

Дебит 0 106 21 000, 0 106 31 000, 0 106 41 000

„Инвестиции в дълготрайни активи – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Инвестиции в дълготрайни активи – друго движимо имущество на институцията“, „Инвестиции в дълготрайни активи – предмети на лизинг“

Кредит 0 302 31 000

"Изчисления за придобиване на дълготрайни активи"

Кредит 0 106 21 000, 0 106 31 000

„Инвестиции в дълготрайни активи – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Инвестиции в дълготрайни активи – друго движимо имущество на институцията“

Дебит 0 101 47 000

Кредит 0 106 41 000

"Инвестиции в дълготрайни активи - предмети на лизинг"

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

„Библиотечен фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Библиотечен фонд – друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 101 47 000

„Библиотечен фонд – предмети под наем”

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 172

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 180

"Други доходи"

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 304 04 310

Дебит 0 304 04 310

"Вътрешни сетълменти за придобиване на дълготрайни активи"

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000

"Амортизация на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията", "Амортизация на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000, 0 101 47 000

0 101 47 000

„Библиотечен фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Библиотечен фонд – друго движимо имущество на институцията“, „Библиотечен фонд – вещи на лизинг“

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000, 0 104 47 000

„Амортизация на библиотечен фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Амортизация на библиотечен фонд – друго движимо имущество на институцията“, „Амортизация на библиотечен фонд – предмет на лизинг“

Дебит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Дебит 0 401 20 273

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Регистрация на периодични издания

Кредит 0 302 26 000

"Калкулации за други работи, услуги"

"Периодични издания за ползване"

В бюджетна институция Получаване на обекти на библиотечен фонд

Дебит 0 106 21 310, 0 106 31 310, 0 106 41 310

„Увеличение на инвестициите в дълготрайни активи - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Увеличение на инвестициите в дълготрайни активи - друго движимо имущество на институцията“,

Кредит 0 302 31 730

формиране на първоначалната стойност на обектите на библиотечния фонд (при придобиване и последващо осчетоводяване като част от операционната система);

Кредит 0 106 21 310, 0 106 31 310

„Увеличение на инвестициите в дълготрайни активи – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Увеличение на инвестициите в дълготрайни активи – друго движимо имущество на институцията“

приемане за осчетоводяване на обекти от библиотечен фонд по първоначалната им стойност, образувана при придобиването им;

Дебит 0 101 47 310

Кредит 0 106 41 310

„Увеличаване на инвестициите в ДМА – предмети на лизинг”

приемане за регистрация на обект на библиотечен фонд, който е предмет на отдаване под наем по договора;

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“,

Кредит 0 101 47 410

приемане за отчет на обект на библиотечен фонд при изпълнение (изплащане) на лизингов договор;

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

„Увеличение на стойността на библиотечния фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Увеличение на стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

приемане за счетоводство на обекти от библиотечната колекция като част от дълготрайни активи, получени от виновното лице под формата на обезщетение в натура;

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 401 10 180

"Други доходи"

приемане за отчет на установени в резултат на инвентаризацията неотчетени обекти от библиотечния фонд. Безплатно получаване на библиотечни колекции.

Като част от вътрешноведомствени споразумения за прехвърляне на собственост

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 304 04 310

"Вътрешни сетълменти за придобиване на дълготрайни активи"

приемане на обект на библиотечен фонд за регистрация;

Дебит 0 304 04 310

"Вътрешни сетълменти за придобиване на дълготрайни активи"

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410

„Намаление поради амортизация на стойността на библиотечния фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Намаление поради амортизация на стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

отчитайки износеността на обект от библиотечен фонд.

Експлоатация на библиотечните съоръжения

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

Кредит 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“,

предаване на обекти в експлоатация въз основа на Заявка-фактура (f. 0315006) като вътрешно движение между финансово отговорни лица (от склад до библиотека);

Дебит 0 401 20 271, 0 109 60 271

„Разходи за амортизация на дълготрайни активи и нематериални активи“, „Разходи за амортизация на дълготрайни активи и нематериални активи в себестойността на готовата продукция, работи, услуги“

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410, 0 104 47 410

на активите на библиотеката е начислена амортизация.

Операции по изхвърляне (отписване) на библиотечни фондове

Дебит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

„Намаляване стойността на библиотечния фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“,

обекти от библиотечния фонд се отписват поради износване, неосновно използване, загуба, кражба, продажба и др.;

Дебит 0 401 20 273

„Извънредни разходи за сделки с активи“

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

обекти от библиотечния фонд са отписани поради загуба в резултат на природни и причинени от човека бедствия;

Дебит 0 401 20 241, 0 401 20 242

"Разходи за безвъзмездни трансфери на държавни и общински организации", "Разходи за безвъзмездни трансфери на организации, с изключение на държавни и общински организации"

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд – особено ценно движимо имущество на институцията“, „Намаляване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

обекти от библиотечния фонд са отписани поради безвъзмездно предаване.

Регистрация на периодични издания

Дебит 0 401 20 226, 0 109 60 226

„Разходи за друга работа, услуги“, „Разходи за друга работа, услуги в себестойността на готовите продукти, работа, услуги“

Кредит 0 302 26 730

начислени към разходите (цена на услуги, работа) стойността на закупените периодични издания (списания, вестници);

"Периодични издания за ползване"

периодични издания (списания, вестници) са приети за задбалансово счетоводство.

"Периодични издания за ползване"

периодичните издания (списания, вестници) са отписани.

В държавна институция Получаване на обекти от библиотечен фонд

Дебит 0 106 31 310, 0 106 41 310

„Увеличение на инвестициите в дълготрайни активи – друго движимо имущество на институцията“, „Увеличение на инвестициите в дълготрайни активи – предмети на лизинг“

Кредит 0 302 31 730

"Увеличение на задълженията за придобиване на дълготрайни активи"

формиране на първоначалната стойност на обектите на библиотечния фонд (при придобиване и последващо осчетоводяване като част от операционната система);

Дебит 0 101 37 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 106 31 310

„Увеличаване на инвестициите в ДМА – друго движимо имущество на институцията“

приемане за осчетоводяване на обекти от библиотечен фонд по първоначалната им стойност, образувана при придобиването им;

Дебит 0 101 47 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – лизинг на вещи“

Кредит 0 106 41 310

„Увеличаване на инвестициите в ДМА – предмети на лизинг”

приемане за регистрация на обект на библиотечен фонд, който е предмет на отдаване под наем по договора;

Дебит 0 101 37 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 101 47 410

„Намаляване на себестойността на библиотечния фонд – лизинг на вещи“

приемане за отчет на обект на библиотечен фонд при изпълнение (изплащане) на лизингов договор;

Дебит 0 101 37 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

приемане за счетоводство на обекти от библиотечната колекция като част от дълготрайни активи, получени от виновното лице под формата на обезщетение в натура;

Дебит 0 101 37 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 401 10 180

"Други доходи"

приемане за отчет на установени в резултат на инвентаризацията неотчетени обекти от библиотечния фонд. Безплатно получаване на библиотечни колекции.

Като част от вътрешноведомствени споразумения за прехвърляне на собственост

Дебит 0 101 37 310

„Повишаване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 304 04 310

"Вътрешни сетълменти за придобиване на дълготрайни активи"

приемане на обект на библиотечен фонд за регистрация;

Дебит 0 304 04 310

"Вътрешни сетълменти за придобиване на дълготрайни активи"

Кредит 0 104 37 410

„Намаляване чрез амортизация на стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията”

отчитайки износеността на обект от библиотечен фонд.

Експлоатация на библиотечните съоръжения

Дебит 0 101 37 310, 0 101 47 310

„Увеличение на стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“, „Увеличение на стойността на библиотечния фонд – вещи на лизинг“

Кредит 0 101 37 310, 0 101 47 310

предаване на обекти в експлоатация въз основа на Заявка-фактура (f. 0315006) като вътрешно движение между финансово отговорни лица (от склад до библиотека);

Дебит 0 401 20 271, 0 109 60 271

Кредит 0 104 37 410, 0 104 47 410

„Намаление поради амортизация на стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията“, „Намаление поради амортизация на стойността на библиотечния фонд – вещи на лизинг“

на активите на библиотеката е начислена амортизация.

Операции по изхвърляне (отписване) на библиотечни фондове

Дебит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

Кредит 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията”

обекти от библиотечния фонд се отписват поради износване, неосновно използване, загуба, кражба, продажба и др.;

Дебит 0 401 20 273

„Извънредни разходи за сделки с активи“

Кредит 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията”

обекти от библиотечния фонд са отписани поради загуба в резултат на природни и причинени от човека бедствия;

Дебит 0 401 20 241, 0 401 20 242

Кредит 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд – друго движимо имущество на институцията”

обекти от библиотечния фонд са отписани поради безвъзмездно предаване.

Регистрация на периодични издания

Дебит 0 401 20 226, 0 109 61 226

Кредит 0 302 26 730

„Увеличение на дължимите сметки за други работи и услуги“

начислени към разходите (цена на услуги, работа) стойността на закупените периодични издания (списания, вестници);

"Периодични издания за ползване"

периодичните издания (списания, вестници) са приети за задбалансово счетоводство;

"Периодични издания за ползване"

периодичните издания (списания, вестници) са отписани.

внимание! Ако материални активи (например учебници) са получени като част от централизирана доставка без Известие (f. 0504805) и копия на документите на доставчика, тогава те се записват в задбалансова сметка 22 „Материални активи, получени чрез централизирана доставка“ (клауза 375 от Инструкция № 157n).

Л.Ю.Симонова

Експертен редактор

сп. "Бюджетно счетоводство"

Концепция и изисквания за организиране на счетоводството на документационния фонд

Счетоводството е първият процес на организиране на документен фонд, който установява връзките между документите, необходими за превръщането им в едно цяло. Регистрирайки получения документ, счетоводството го въвежда във фонда, като документира принадлежността му към този конкретен фонд. През целия период на действие на един документ във фонд, счетоводството проследява движенията му като неразделна част от фонда, записвайки новите му състояния и отношение към определени подфондове. След отписване на документ, той престава да се счита за част от фонда, губи се връзката му с фонда и документите от фонда. По този начин организиращата роля на счетоводството е да документира взаимоотношенията във фонда, позволявайки контрол върху състоянието и опазването на документния фонд.

Счетоводството на документния фонд е дейност, която осигурява записване на установени правилаи натрупване на информация за размера, състава и движението на фонда и стойността му за количествената и качествена характеристика на състоянието му.

Фондовото счетоводство е третото технологичен процесформиране на документния фонд и е тясно свързано с последния етап на комплектуване - приемането на нови постъпления, при който партидата новопостъпили документи се сверява с придружителния документ и всички несъответствия между тях се записват в приемно-предавателния акт. Счетоводният процес е тясно преплетен с техническата обработка на документите. Печатът, положен на етапа на първична обработка и указващ принадлежността на документа към фонд/подфонд, като правило съдържа инвентарния номер на това копие, който е присвоен на документа по време на счетоводния процес.

Такива близки връзки между процесите усложняват тяхната идентификация, размивайки границите им. Така „Инструкциите за отчитане на библиотечните колекции“, одобрени със заповед на министъра на културата на Руската федерация № 590 от 2 декември 1998 г., включват в счетоводния процес получаването на документи, тяхното етикетиране, регистрация при получаване , придвижване, напускане, както и проверка на наличността на документи в колекцията. Както виждаме, счетоводната структура включва всички операции по организационната регистрация на документите, принадлежащи към фонда, от момента на тяхното получаване в библиотечно-информационното обслужване.

Счетоводният процес преследва следните цели:

1) натрупване на фактическа информация за фонда за по-нататъшен анализ на управлението и вземане на решения за неговото подобряване;

2) изготвяне на реални модели на документния фонд, необходими за сравняването им с идеални модели и оценка на съответствието им помежду си;

3) наблюдение на движението на документи, за да се гарантира тяхната безопасност.

По този начин счетоводството е форма на документиран мониторинг на състоянието на документния фонд, който се извършва с цел контрол на неговото качество и безопасност.

Документите, в които се съхранява документалният фонд, имат статут на финансови документи със строга отчетност и трябва да се съхраняват до ликвидацията на организацията. Те трябва да се съхраняват в сейфове и заключени шкафове, като достъпът до тях е строго ограничен. При поддържане на електронен документ е необходимо да се разпечатва хартиено копие на счетоводните документи, което също подлежи на специални режими за съхранение и достъп.

В големи информационни организации със сложна организационна структура се използва технология за разделяне на счетоводството, която включва едновременно поддържане на записи на документния фонд като цяло и отделно счетоводство на подфондове на всяка структурна единица. Това ви позволява да натрупате количествени данни за отделни подфондове.

Счетоводните обекти могат да бъдат както отделни документи, така и група документи. Партида е група от документи, временно обединени за контрол на тяхната безопасност по време на обработка и прехвърляне от един технологичен обект на друг (например партида нови постъпления; партида документи за отписване и др.).

Поради факта, че във всяка библиотека или информационна услуга има и се използват не само документи, събрани за задоволяване на информационни заявки на потребителите, но и документи за други цели, е необходимо да се разграничи кои от тях са обект на отчитане на колекцията от документи. Така например не подлежат на осчетоводяване като документи от фонда:

Софтуерни продукти, които са работен инструмент за служители на информационна организация;

Материали, закупени за проектиране и други спомагателни работи, които не са свързани със съставянето на колекция от документи, например стенни и настолни календари, плакати и др.;

Филмови, фото- и звукозаписи, предназначени за библиотечни, информационни и културни събития;

Документация за управление на библиотечни/информационни услуги;

Документи от личен и секретен характер;

Материали, създадени от информационна организация на собствено оборудване, без да бъдат пуснати в законно гражданско обращение (тиражиране и разпространение), например учебни помагала, тематични досиета, фотокопия на отделни документи, предназначени за използване за официални цели и др.

Резултатът от отчитането на документалния фонд е надеждна документирана информация за реалното състояние на фонда, която характеризира:

Обеми на фонда и отделните подфондове, както и тяхното нарастване;

Динамиката на развитие на документалния фонд през целия период на неговото съществуване;

Стойностна характеристика на документалния фонд;

Наличност и местонахождение на всеки документ от фонда.

Такава информация засяга много аспекти от дейността на една информационна организация:

Организира движението на документи в институциите;

Осигурява контрол върху безопасността на фонда;

Служи като база за изчисляване на размера на необходимите помещения, персонал, финанси и др.;

Позволява ви да сравнявате обемите на фондовете на различни информационни институции, да оценявате ефективността на библиотеките/информационните услуги и използването на различни видове ресурси;

Осигурява основата за планиране на дейността на една информационна организация;

Това е източник на държавно статистическо счетоводство, т.е. национална система за събиране, регистриране, обобщаване и интерпретиране на количествени данни в мащаба на даден отрасъл, икономически регион или държава с цел улесняване на приемането на ефективни управленски решения от държавните органи и управление.

Такова многостранно влияние на счетоводните резултати върху различни аспекти от дейността на организацията и вземането на отговорни управленски решения определя строгите изисквания, които се прилагат към счетоводството на документния фонд.

Изисквания за осчетоводяване на събираемостта на документи

1. Пълнота и достоверност на счетоводната информация. Това означава, че всеки документ, постъпващ или намиращ се във фонда, подлежи на осчетоводяване и за него има достатъчно информация, която да го идентифицира.

2. Задължително осчетоводяване на всички фондове и подфондове. За да се осигури събирането на пълна и достоверна информация за фонда, всички без изключение документни фондове подлежат на регистрация.

3. Точност и задълбоченост на счетоводството. Това означава, че данните в документа отговарят на действителността и не съдържат грешки или корекции. В противен случай документът не може да бъде идентифициран чрез идентификационни данни и следователно събраната информация няма да бъде надеждна.

4. Документирана регистрация на всяко влизане или излизане от фонда, тъй като само записването на какъвто и да е носител гарантира неизменността на счетоводните данни.

5. Надеждност и съвместимост на счетоводните методи и форми в условията на използване на традиционна и автоматизирана технология. Това означава, че счетоводството в традиционните и в електронен форматтрябва да се поддържа съгласно единни правила и счетоводните данни не трябва да бъдат случайно загубени или изкривени;

6. Ефективност и навременност на счетоводството. Същността на изискването е, че документът трябва да бъде отчетен веднага след получаването му от библиотечно-информационното обслужване. Забавянето на счетоводството може да доведе или до нарушаване на технологичния ритъм, или до немотивиран отказ на потребителя, или до загуба на документ.

7. Непрекъснатост на счетоводството. Това означава, че счетоводството трябва да започне от момента на основаване на фонда и не трябва да спира дори за кратък период - в противен случай счетоводните данни ще бъдат непълни и ненадеждни.

8. Унифициране и стабилност на счетоводните единици, тяхното съответствие с единиците на използване на документния фонд и показателите на държавната статистика. Това счетоводно изискване говори за необходимостта от уеднаквяване на подходите за записване на документите и тяхната последователност за дълго време. В противен случай счетоводните данни в различни документни фондове или данните, получени през различни периоди от съществуването на един и същи фонд, ще бъдат несравними и въз основа на тях ще бъде невъзможно да се направят информирани заключения и да се вземе правилното решение.

За да се уеднаквят подходите към счетоводството, са разработени и въведени специални стандарти и инструкции за събиране на счетоводни документи.

Специално значениеима стандартизация на счетоводните единици на документните фондове. Разчетната единица на фонда е мерна единица за обема и движението на фонд.

В съответствие с GOST 7.20-2000 „Библиотечна статистика“ (въведен на 1 януари 2002 г.) се използват основни и допълнителни счетоводни единици за записване на размера и движението на фонда от документи.

Като показатели за изменението на обема на документния фонд за отчитане и водене на държавна статистика се използват основни счетоводни единици. Основните счетоводни единици са копие и заглавие.

Копие - всяка отделна единица от документ, включена или извадена от фонда.

Заглавие - всяко ново или повторено издание, друг документ, който се различава от останалите по заглавие, отпечатък или други елементи на дизайна.

Както виждаме, за основни са възприети две различни счетоводни единици, които заедно цялостно характеризират документния фонд:

Счетоводството в копия дава възможност за количествена оценка на фонда и осигурява контрол върху безопасността на всеки документ;

Отчитането в заглавия показва информационното разнообразие на фонда, което позволява по-пълно определяне на информационната и съдържателната стойност (срв.: 69 бр. списания и 69 заглавия на списания).

По този начин, когато равни обемифонд в копия, по-богатият фонд е този, в който има повече имена. Разликата в обема на фонда, изразена в заглавия и в екземпляри, е особено показателна при наличието на голям брой многоекземплярни документи, например учебни издания за студенти.

За по-пълно характеризиране на фонда, както и за решаване на допълнителни приложни задачи се използват допълнителни счетоводни единици.

Допълнителните стоково-отчетни единици включват: годишен комплект, подвързваща единица/комплект (класьор) и метро-рафт.

Годишният набор е набор от бройки (броеве) периодични издания за годината, взети за една счетоводна единица на фонда. Несъмнено тази счетоводна единица допълва характеристиките на колекцията от периодични издания, наред със заглавията и екземплярите. Поради факта, че периодичността на различните издания може да варира от 4 до 312 издания годишно, обемът на периодичните издания в екземпляри не е съвсем показателен. Броят на годишните набори от едно заглавие характеризира хронологическата дълбочина на даден фонд и по този начин осигурява неговата по-голяма или по-малка пълнота и информационна стойност.

Друга допълнителна счетоводна единица е подвързваща единица/комплект (класьор) - това е съвкупност от номера на периодични издания или други документи, зашити, подвързани или закрепени по друг начин в едно цяло и взети като една отчетна единица. Помага за съпоставимост на счетоводните данни на фонда и книгоиздаването от фонда, особено когато става въпрос за колекциите на книгохранилищата, където класьорът е счетоводна единица за съхранение. С издаването на 1 класьор от 4 броя на списание от хранилището, служителят в хранилището прехвърля отговорността на потребителя или служителя на читалнята за връщане на точно един класьор, а не на 4 броя.

Metroshelf е международна единица за записване на размера на колекция, препоръчана от ЮНЕСКО през 1969 г. и измерена като 1 m рафтово пространство, заето от публикации или други документи. На един линеен метър рафт в закрито хранилище се поставят средно до 50 екземпляра книги, при открит достъп до фонда - 30-40 екземпляра. Според строителни норми, за съхранение на 1000 бр. ще ви трябва площ от 4,5 квадратни метра. м. По този начин metroshelf като счетоводна единица може да се използва за изчисляване на необходимия обем за съхранение и помага да се оцени необходимостта от броя на стелажите.

Подобни задачи за планиране на ресурсите за съхранение на документи трябва да се изпълняват от нова допълнителна единица за отчитане на електронни ресурси - байт (килобайт, мегабайт, терабайт и др.), Благодарение на които е възможно да се оцени количеството памет, необходима или използвана за хранилище за данни.

По този начин изборът на счетоводни единици е продиктуван от цял набор от задачи, на които счетоводната информация трябва да служи.

И така, счетоводството като процес на формиране на документен фонд е насочен към събиране на пълна, точна и надеждна информация за даден документен фонд, което позволява не само да се контролира неговото състояние, но и да се вземат компетентни управленски и технологични решения на негова основа. За да се осигури натрупването на счетоводна информация, която отговаря на изискванията за пълнота и достоверност, се обръща приоритетно внимание на организацията на счетоводната дейност, което се изразява в максимално регулиране на различните й аспекти.

Видове и форми на счетоводство

Във всички колекции от документи е обичайно да се разграничават два задължителни вида запис на документи:

обща сума(интегрални, статистически, количествени);

индивидуален(диференцирана, аналитична, оперативна).

Целта на обобщеното счетоводство е да даде количествени представи за структурата, размера и скоростта на обновяване на фонда като цяло и на отделните му части. Обект на сумираното счетоводно отчитане е партидата.

Индивидуалното счетоводство има за цел да предостави информация за всеки документ във фонда, неговото присъствие в определен подфонд или неговото отписване. Следователно обектът на индивидуалното счетоводство са отделни екземпляри или имена.

И двата вида счетоводство са задължителни и взаимно се допълват, разширявайки информационното съдържание на счетоводните данни:

Обобщеното счетоводство ви позволява да отговорите на въпросите: „колко документа има във фонда/подфонда?“, „колко документа са получени/изтрити през определен период?“;

Индивидуалното счетоводство отговаря на въпросите: „този документ наличен ли е във фонда?“, „колко копия от този документ има във фонда?“, „къде се намира този документ в момента?“, „ако копието е отписано, тогава кога и по каква причина?.

Така всеки документ трябва да се брои два пъти: първо в партида, след това поотделно. Въпреки че се различават по начините за регистриране на документи, двата вида счетоводство са взаимосвързани и взаимно контролират данните.

Всеки вид счетоводство се осъществява в подходящи счетоводни форми.

Счетоводните форми са унифицирани форми на счетоводна документация, препоръчани от съответните инструктивни и методически документи за различни колекции от документи.

В СССР параметрите на счетоводните форми за различни видове библиотеки и информационни услуги бяха строго определени. В момента е разработен Общи правилаи форми на записване на документи, задължителни за всички библиотеки, органи за научна и техническа информация, хранилища, документационни центрове, други организации и институции Руска федерация, независимо от техния вид и вид, правен статут, ведомствена подчиненост и форма на собственост. Правилата за счетоводство са изложени в „Инструкции за отчитане на библиотечните колекции“, при разработването на които са взети предвид разпоредбите на бюджетното законодателство, държавните стандарти, други закони и разпоредби, свързани със записването на документи, които съставляват колекцията от документи. . По същото време, тази инструкциядава възможност за избор на правила, методи и норми, регулиращи организацията и поддържането на архивите на документния фонд, въз основа на организационните и технологични особености на библиотечно-информационното обслужване, ако това не противоречи на действащото законодателство. Основното задължително изискване към използваните счетоводни форми е номенклатурата на първичните счетоводни показатели да съответства на аналогични показатели на държавната статистика. По този начин всяка организация има право да разработи, в съгласие с основателя, свои собствени счетоводни стандарти, които са документирани в документ, наречен „Процедура за отчитане на документни средства“. Отговорност за правилната организация на счетоводството носи първият ръководител на дадено учреждение или предприятие.

Както виждаме, понастоящем се наблюдава намаляване на твърдостта в регулирането на отчитането на събирането на документи и се допуска променливост при избора на методи и форми на счетоводство. Предоставянето на информационните организации на правото на независимост в границите, определени от общите разпоредби, се дължи на факта, че в условията на трансформация информационни технологииТрадиционните и автоматизираните счетоводни технологии са принудени да съществуват едновременно, а развитието на счетоводните форми се определя не само от профила и структурата на фонда, но и от различни софтуерни и технологични фактори.

В съответствие с „Инструкциите за отчитане на библиотечните колекции“ основната форма на обобщено отчитане на документи е „Книгата за обобщено отчитане на колекцията“. Това е дневник (листове за обща отчетност на документния фонд) в традиционна или машинночетима форма. Независимо от носителя, той има същата правна сила. Допускат се различни модификации на обобщената счетоводна книга, отразяващи спецификата на състава на документния фонд - по вид или тип документи, теми, езици и други характеристики. Формата му е съобразена с формите на държавната статистическа отчетност и с формите за ежедневно отчитане на издаването на документи от фонда (например „Библиотечен дневник“).

Книгата за обобщена отчетност трябва да има 3 части. Част I „Приемане във фонда“, където се записват партиди от нови документи, и Част II „Пенсиониране от фонда“, където се записва информация за документи, изключени от фонда, имат подобна форма на запис. Отчита се следната информация за партида от входящи или изходящи документи: дата и номер на запис по ред, общият брой документи в партидата, включително по вид на документа, включително книги и брошури по области на знанието и по език. Освен това трябва да се предоставят обобщени данни за цената на документите, предназначени за прехвърляне в баланса. При осчетоводяване на партида нови постъпления се посочват и източникът на получаване на партидата и номерът и/или датата на придружителния документ. При записване на документите за отписване се посочват номерът и датата на акта за изключване, както и причината за изхвърлянето. В края на всяка страница цялата количествена информация се обобщава, за да бъде прехвърлена на друга страница или в част III на обобщената счетоводна книга.

Част III “Резултати от движението на фонда” съдържа обобщени статистически данни за документалния фонд. В тази част тримесечно се прехвърля обобщена информация за новопостъпили и оттеглени документи. В края на текущата година се сумира общата сума на движението на фонда, като се вземат предвид получените и излезли документи, а балансът на състоянието на фонда за годината се сумира в следните показатели:

„Създадена в началото на ... годината“- тази колона съдържа данни за фонда, получен въз основа на резултатите от предходната година;

„Получено в рамките на ... една година“- тук е посочена обобщена информация за новите постъпления за изминалата година;

„Напусна в рамките на ... една година“- предоставя обобщени количествени данни за отписани документи от фонда през текущата година;

„Наличен в края на ... годината“- в тази колона се посочват окончателните изчислени данни за фонда, получени чрез сумиране на първоначалните данни с данните за новите постъпления и от тази сума се извади броят на изтеглените документи.

Окончателните данни от част III на „Обобщена счетоводна книга” се включват в държавната статистическа отчетна форма.

Ако информационната услуга има стабилен достъп до мрежови документи за отдалечен достъп в съответствие с лицензионните споразумения, те също подлежат на обобщено отчитане в специална книга, която е организирана по същия принцип като традиционната. Във формата за отчитане на постъпленията във фонда се записват основните подробности за документите (споразумения, договори, лицензионни споразумения), които записват регистрацията на достъп до определени пакети мрежови документи за определен период, както и броя на пакети.

Индивидуалните счетоводни форми могат да бъдат представени в различни форми:

Книга (инвентарни книги);

Карта (регистрационна каталожна карта, регистрационна карта за определен вид документ - за вестници, списания, електронни, аудиовизуални и други видове документи);

Лист (регистрационен лист).

Допуска се комбинация от тези форми на счетоводство. С автоматизираната технология се създават формати на акаунти, които съдържат цялата необходима информация за създаване на всякаква форма на индивидуално счетоводство.

Формулярите за индивидуален запис на документи трябва задължително да съдържат следните параметри: дата на вписване, вписващ номер в „Книга за сумарно отчитане на документния фонд“, инвентарен номер, данни за автора и заглавието, място на издаване и година на издаване, цена, както и маркировка за наличността на документа при следваща проверка на фонда и номера на акта за изключване на този екземпляр от фонда, ако документът вече е отписан. Задължителната колона е „Забележка“, която показва наличието на прикачени файлове към основния документ под една или друга форма, както и характеристиките на копието на ценни и редки документи (например наличие на уникална подвързия, авторски автограф, маргиналии (белези в полетата), дефекти и др. П.).

Формите на индивидуално счетоводство варират значително в зависимост от вида на документа поради факта, че специфичните характеристики на документа може да изискват специален счетоводен формат. Например, индивидуално счетоводство на периодични изданияизисква своевременно известяване за получаването на всеки следващ брой на публикацията, но отделните броеве на вестници и списания не е необходимо да посочват специална библиографска информация за тях. Затова за записването им са разработени специални регистрационни карти, чието заглавие описва периодичното издание като цяло, а основната част дава формат за посочване на годината и за бързи бележки за получените броеве и броеве.

При индивидуално отчитане на база даннинеобходимо е да се посочи името му, името на създателя (юридическо или физическо); дата на създаване на ресурса, носител за съхранение (CD ROM,твърд диск, флопи диск), както и честота на актуализиране.

форма индивидуално отчитане на мрежови документивключва основните характеристики на пакета: име, информация за производителя, вид на пакета, както и неговата платформа, т.е. набор от софтуер и хардуер, предназначени за навигация и търсене на документи и предлагащи специални услуги за работа с тях.

Друг важен фактор, който влияе върху характеристиките на отделните счетоводни форми, използвани в конкретна информационна организация, е периодът на съхранение на документите. При индивидуално записване на документи с постоянно и дългосрочно съхранение се използва метод на инвентаризация, който се състои в присвояване на всеки документ или на всяко копие от документ индивидуален инвентарен номер или друг знак като инвентарен номер (баркод, ISBN).Такъв индивидуален номер се присвоява на документа за цялото време на престоя му във фонда документи, като след изключване на документа от фонда не се присвоява на други новоприети документи. Това избягва объркване в счетоводството. В инвентарните книги се регистрират документи с индивидуални инвентарни номера. По правило за различните видове документи се създават отделни инвентарни книги.

За документи за временно съхранение, чиято продължителност във фонда първоначално е ограничена до 1-5 години, се поддържат отделни форми на индивидуална отчетност без присвояване на инвентарен номер на документа. По правило счетоводните формуляри се представят под формата на специални регистрационни карти или счетоводни тетрадки.

Ако инвентарните книги използват метод за номериране за сортиране на записи, тогава файловете с регистрационни карти и счетоводните каталози преобладаващо гравитират към азбучно подреждане на записите на документи.

В големите библиотеки, наред с инвентарните книги, има общ азбучен каталог, който отразява всички документи, регистрирани във фонда, като се посочва тяхното причисляване към определена подколекция. Предназначен е за служебно ползване и е необходим за изясняване на информация относно документа и неговото местонахождение. В сравнение с инвентарната форма на счетоводство, каталожният запис отразява значително повече библиографска информация за идентифициране на документ, както и класификационни индекси и кодове за съхранение. На гърба на общата каталожна карта са посочени инвентарните номера на всички екземпляри от този документ, като е посочено мястото на тяхното постоянно съхранение. При прехвърляне на копия от един подфонд в друг, както и при отписването им, в близост до инвентарния номер се правят подходящи маркировки. Това е допълнителният информационен потенциал на общия каталог.

Счетоводна функция изпълняват и номерационните каталози, в които библиографските записи са подредени по реда на инвентарните номера, присвоени на документите, както и топографските каталози, в които библиографските записи са подредени в съответствие с подредбата на документите по рафтовете. В номерираните каталози записите на документи от подколекции на отделни звена на библиотечно-информационното обслужване могат да бъдат структурно разграничени, така че по инвентарния номер да може да се изясни към коя подколекция е причислен даден документ. Тези каталози често се използват за проверка на инвентара на подфондове, а също така помагат да се върне на мястото му документ, който по погрешка е бил включен в друг подфонд.

Топографските каталози улесняват идентифицирането на местоположението на конкретен документ. Те са особено полезни за големи количества листови материали.

Както можете да видите, в зависимост от възникналите проблемни ситуации, те могат да бъдат използвани различни видовегрупиране на счетоводна информация за документи. В същото време методът на инвентаризация за сортиране на записи в индивидуални счетоводни форми е основният. През 1980-те години при разработване на система от счетоводни форми за централизирано библиотечни системиНаправен е опит за замяна на инвентарната книга с азбучно-счетоводен каталог, създаден по аналогия с общия каталог на научните библиотеки. Въпреки това, практическото използване на тази форма на счетоводство изисква добавянето на „Опис на инвентарните номера“ (или „Опис на счетоводните каталожни карти“), който по форма напомня на опростена инвентарна книга.

Актовата форма на счетоводна отчетност на документния фонд е алтернативна форма на индивидуално счетоводство. Същността му е, че за партида от нови разписки, получени съгласно един придружаващ документ, се съставя акт със списък от документи, съставен по аналогия с листовете на инвентарната книга. Номерата на актовете съответстват на номера на партидата в „Книга за обща отчетност на документалния фонд“. Актовият лист е удобен за компютърна счетоводна система, тъй като разпечатката му става основа за създаване на инвентарни книги.

С навлизането на електронните каталози операциите по индивидуална документна отчетност автоматично се обединяват с операциите по получаване и каталогизиране/прекаталогизиране на документи, а поддържането на счетоводните форми се прехвърля изцяло на компютърна програма. По правило те се формират от съществуващата база данни на електронен каталог чрез специална команда от служител. За сигурно съхранение и използване на вашите идентификационни данни се препоръчва да ги отпечатате на хартия.

За проследяване на движението на всеки екземпляр в електронния каталог се появяват нови възможности: сега във всеки един момент е възможно не само да се изясни в кой подфонд да се търси даден документ, но и кога, на кой потребител е издаден, а също и до коя дата се очаква да бъде върнат на фонда.

Тъй като документният фонд е материален актив на организацията, към която принадлежи, той трябва да бъде обект на счетоводно отчитане. Счетоводно отчитане на документен фонд е счетоводно отчитане на балансовата стойност на документите от фонда. Извършва се в съответствие с правилата за счетоводство въз основа на данни за цената на отделните партиди документи в „Книгата за обобщено счетоводство“. Информацията за разходите, събрана по време на счетоводното отчитане на документния фонд, е необходима за икономическия анализ на дейностите по организацията на информацията и планирането на финансовите ресурси, както и за оценка на икономическата ефективност на формирането на документния фонд. В сегашните условия обаче проблемен остава въпросът за отчитането на документалния фонд.

Общоруският класификатор на дълготрайните активи (OK 013-94) включва документни фондове като част от дълготрайните активи. В същото време класификаторът обхваща документи на различни носители – от ръкописи до електронни публикации. Следователно всички те трябва да бъдат обект на счетоводно отчитане. На практика обаче финансовите документи отразяват балансовата стойност на не всички документи, които съставляват документни фондове. По правило на счетоводство подлежат само книжни издания, регистрирани в инвентарните книги. Периодични издания, брошури, архивни документи, обменни фондове не подлежат на счетоводно отчитане; балансовата стойност на документи на нетрадиционни носители, които се класифицират като малоценни фондове, често не се отразява. В резултат на това се нарушава принципът на пълнота и достоверност на счетоводната информация.

Особено място в дълготрайните активи заемат документните фондове. По този начин, за разлика от други видове дълготрайни активи, документните фондове не подлежат на амортизация, т.е. постепенно изплащане на стойността, тъй като настъпва физическо и морално износване. Тази норма е въведена поради факта, че въпреки физическото износване на носителите и остаряването на информацията в повечето документи, цената на някои документи (ръкописи, писмени и печатни паметници, други ценни и редки документи и др.) нараства ежегодно в съответствие с промените в тяхната научна и културно-историческа стойност.

Трябва да се разбере, че балансовата стойност на един документен фонд не отразява неговата реална стойност, тъй като информационната и културната стойност на даден фонд не може да се определи чрез просто сумиране на стойността на отделните документи и зависи от пълнотата на събраните материали. . По този начин балансовата стойност на документните фондове в момента има ограничено практическо значение.

В културните институции, архивите, органите за научна и техническа информация има опит в изваждането на колекции от културни ценности от дълготрайни активи. По този начин музейните колекции не подлежат на счетоводно отчитане по себестойност в съответствие с нормативните документи. Ако е необходимо да се оценят конкретни публикации за застраховка, при уреждане с потребители, които са загубили или повредили безопасността на документи, те не се позовават на балансовата стойност, а извършват експертна оценка.

Въпреки това, в контекста на укрепването на пазарните отношения, документните фондове като цяло не могат да бъдат изключени от дълготрайните активи и извадени от баланса, тъй като това значително ще отслаби контрола върху безопасността на средствата и ще усложни процедурата за тяхното счетоводно отчитане в техните местонахождения, отписване и отчетност. „Инструкциите за счетоводство в бюджетните институции“, приети през 1999 г., признават приоритетното значение при отчитането на фондовете от документи на всички библиотеки и информационни услуги на „Инструкциите за счетоводството на библиотечните колекции“, одобрени от Министерството на културата на Руската федерация, която му даде статут на междуведомствен документ. В тази връзка пълнотата и надеждността на счетоводните данни за фонда се осигуряват преди всичко чрез обобщено и индивидуално счетоводство, по време на което се документира цената на отделни документи и партиди документи. При счетоводното отчитане на документните фондове се поддържа специална инвентарна карта за аналитично отчитане на дълготрайните активи, в която се посочва балансовата стойност на фонда по отношение на движението на фонда и общата сума.

Пазарните колебания в реалните цени на документите във връзка с инфлационните процеси наложиха периодична преоценка на балансовата стойност на документния фонд. Преоценката на документи се извършва с цел икономическа обосновка за планиране на финансови средства за актуализиране на фондовете на документи.

Преоценката е функция на счетоводството и се извършва от счетоводители. Служителите на библиотечно-информационното обслужване им предоставят информация за номиналната стойност на закупените документи.

В условията на формиране на пазарни отношения в Русия, първата преоценка на дълготрайните активи на предприятията и организациите е извършена през 1992 г. В периода от 1992 г. до 1996 г. преоценката се извършва редовно, което се дължи на високи темпове на инфлация. . Последната преоценка на документни фондове, както и други дълготрайни активи, е извършена през първата половина на 2003 г. Документалните фондове се преоценяват по възстановителна стойност, която се определя чрез умножаване на балансовата стойност по съответния коефициент на преоценка (виж таблица 2) . Така стойността на публикациите, получени през 1991 г., беше индексирана 15 пъти през 1992 г., а цената на публикация, закупена преди 1990 г., се увеличи 36 пъти през 1992 г. и още 29 пъти през 1993 г. Впоследствие вместо унифицирани коефициенти на индексиране бяха въведени интервали от стойности на коефициентите на преоценка (например 1,7-3,2), в рамките на които е възможен техният избор. Резултатите от преоценката на документалния фонд се отразяват в счетоводни документи (на аналитични счетоводни карти в общата сума) и се записват в обобщената счетоводна книга.

Понастоящем проблемът с преоценката е актуален само при регистриране на изключване на документи от фондове, както и при замяна на изгубен документ от потребител или при оценка на документ, получен като подарък. Стойността на документите, влизащи и напускащи колекциите на библиотеката, се оценява по пазарни цени, коефициенти на преоценка, установени от правителството на Руската федерация, както и препоръки на оценителски организации, комисии за закупуване, каталози - ценови листи за покупка и продажба на второстепенни ръчни и антикварни книги. При изготвяне на списъци на документите, напускащи фонда, те се групират по години на придобиване, като се посочва номиналната цена на документа, записана в счетоводните документи - за последваща преоценка, като се използват съответните счетоводни коефициенти.

И така, счетоводството на документния фонд включва три допълващи се вида счетоводство, предназначени да събират и натрупват количествена, качествена и разходна информация за фонда. В момента най-развити в технологично и организационно отношение са общите и индивидуалните видове фондова отчетност, които генерират най-точни и взаимнопроверими данни за документалния фонд. Счетоводството на фонда е по-малко технологично обосновано и следователно възможностите за използване на получените данни за разходите за фонда в управлението са ограничени. До голяма степен съвременни проблемив областта на отчитането на документните фондове са причинени от преходното състояние на счетоводните системи както във връзка с въвеждането на нови информационни технологии, така и с нестабилността в развитието на икономическите процеси в страната. Последицата от това е широка вариативност на счетоводните форми и организационните и технологичните решения в различни информационни организации.

Проверка на документалния фонд

В допълнение към първичното осчетоводяване на документи, които влизат и излизат от фонда, във всеки документен фонд те се пререгистрират или фондът се проверява.

Проверката (пререгистрацията) на документния фонд е периодично съпоставяне на индивидуалните счетоводни данни с наличните документи с цел контрол на безопасността на фонда. При проверката на фонда се установява наличието на всички регистрирани документи, а изгубените документи се идентифицират своевременно. Освен това по време на проверката се анализира коректността на воденето на счетоводна документация, отстраняват се грешки, допуснати в периода между проверките, както и се извършва проучване на документния фонд и вторична селекция, както и неправилно поставяне на документи и дълг на потребителя. елиминиран.

Планирани проверкиСрещите на фонда се провеждат средно веднъж на пет години. Изключение правят документите, съхранявани в сейфове, чиято пререгистрация се извършва ежегодно.

Ако документалният фонд е достатъчно голям, за да се извърши проверката му в рамките на една година (повече от 50 хиляди екземпляра), тя се извършва поетапно в съответствие с разработения план в продължение на няколко години (от 7 до 25 години в зависимост от тиража). обем на фонда).

В съответствие със Федерален законна Руската федерация „За счетоводството“ (1996 г.) е необходимо да се организират непланирани проверки на документния фонд в следните случаи:

При смяна на материално отговорното лице;

При разкриване на факти за кражба, злоупотреба или повреда на документи;

В случай на природно бедствие, пожар или друга извънредна ситуация, причинена от екстремни условия;

При реорганизация или ликвидация на организацията собственик на фонда;

В други случаи, предвидени от действащото законодателство.

Основание за извършване на проверка на фонда е заповед, с която се назначава комисия за проверка, която отговаря за хода, организацията и резултатите от проверката. Това дава възможност на резултатите от одита да се придаде силата на правно доказателство. Комисията трябва да включва длъжностно лице, финансово отговорно за безопасността на този фонд/подфонд, както и представител на счетоводния отдел. В периода на подготовка за одита на фонда се идентифицират и коригират всички грешки в поддържането на счетоводната документация, тъй като в противен случай данните от одита могат да бъдат невалидни.

Има няколко начина за проверка на колекцията от документи:

Директното съпоставяне на фонда със счетоводен документ (инвентарна книга, протоколен лист и др.) Е най-точната проверка, тъй като не използва междинни форми за описване на всеки екземпляр от документи, но е и най-трудоемката, особено с големи обеми на фонда. За да направите това, е необходимо да приближите всички инвентарни форми на счетоводство до стелажите с документи, което не винаги е възможно на практика. Идентифицирането на липсващи документи ще изисква след приключване на съгласуването с фонда преглед на целия инвентар в счетоводните форми;

Съгласуване на фонда с топографския каталог е най оперативен методпроверка, тъй като подреждането на картите в каталога съвпада с подреждането на документите по рафтовете. В тази връзка е лесно да се провери по раздели на фонда/подфонда. Картите за документи, които не са открити по време на съгласуването, незабавно се отделят отделно в инвентарен ред за последващо определяне на местоположението на документа.

Проверете с помощта на контролни карти или индикатори. Това е най-често срещаният начин за съгласуване на фонда със счетоводните данни, тъй като топографските каталози не са налични във всички организации. В този случай първо се създават копия на записи за документи от определен подфонд - под формата на карти, подредени по инвентарни номера. Когато документът е на рафта, контролният купон или индикаторът за него се пренарежда в отделен ред и върху самия документ се прави знак за съгласуване. Така автоматично се генерира инвентарен файл за липсващи от фонда документи, който е удобен за работа при търсене на липсващи документи и при съставяне на актове за отписване на изгубени документи.

В електронните каталози по правило има специален обслужващ модул за проверка на фонда, който предвижда въвеждане на инвентарни номера или баркодове на наличните във фонда документи. След приключване на въвеждането системата ги сравнява с наличните записи в базата данни и извежда списък на липсващите документи, приписани към този фонд.

След приключване на сверяването на касата със сметките се определя месечен срок за предприемане на мерки за откриване на липсващи документи и отстраняване на възникнали недоразумения. След изчерпване на всички възможности за намиране на липсващи документи се съставя списък на липсващите по неизвестни причини документи. Длъжностното лице, финансово отговорно за безопасността на този фонд/подфонд, съставя обяснителна записка, а комисията документира своите констатации, заключения и предложения в акт и протокол, които се утвърждават от първия ръководител на организацията. Впоследствие липсващите издания се отписват от баланса на библиотеката/информационното обслужване, а разходите за недостига се поемат за сметка на материално отговорното лице.

Следователно счетоводството е важен и отговорен етап от формирането на документен фонд, необходим за наблюдение на неговото състояние и развитие и осигуряване на безопасността и надеждността на функционирането на фонда. Поставя строги изисквания към деловите качества на служителите - към тяхната дисциплина, точност, задълбоченост и педантичност при извършване на счетоводните операции. Рутинният характер на счетоводните дейности позволява счетоводните операции да бъдат прехвърлени в компютърни системи.

Литература:

1. Морева О.Н. Документални колекции на библиотеки и информационни услуги. Санкт Петербург : Професия, 2010. С. 182-203.

по статистическото отчитане на показателите за обслужване

библиотечните потребители

Общи положения

Основата на библиотечната статистика е точното отчитане на всички основни показатели за работата на библиотеката. Показателите за обслужване на потребителите в библиотеките трябва да се записват ежедневно.

· Нормативни документи, приети в различни библиотеки на Кемеровска област.

Основни форми на библиотечна статистика

1. Първични счетоводни документи за ежедневно попълване:

· Читателска форма(електронен читателски формуляр) – предназначен за регистриране на читателя на библиотеката, контрол и запис на издадените му и върнати от него печатни произведения и други документи и анализ на четенето;

· Електронна база даннибиблиотечни потребители;

· Абонатна карта за регистрация на IBA(електронна база данни) са предназначени за регистриране на абонати и анализ на информация за тях;

· Информация за регистрационната карта на абоната(електронна база данни) е предназначена за регистриране на абонати и анализ на информация за тях;

· Регистрационна карта на читателяпредназначени за записване на читателите на библиотеката и анализ на информация за тях*;

· Форма за книгапредназначени да записват и контролират документа, издаден и върнат от потребителя (читател, абонат) и да анализират използването му;

· Контролен списъкпредназначени за регистриране на посещенията на потребителите в отделите на библиотеката, контрол на издадени и върнати документи*;

· Еднократен контролен листпредназначени за записване на посещения от еднократни потребители в библиотечен отдел;

· Лист за заявка на читателяпредназначени за търсене и издаване на печатни произведения и други документи, записване и анализиране на искания и откази*;

· Ежедневен статистически листпредназначен за ежедневно отчитане на показателите за броя посещения, заявки и издаване на документи на потребители по области на знанието*;

· Лист "Отчитане на броя на заявките"или "Вестник за информация и консултации"предназначени да вземат предвид исканията за всичко: информация и консултации;

· "Дневник на неуспехите"или „Файл с неизправност“проектирани да записват неуспехи при заявки и да анализират неуспехи;

· Паспорт на събитиетопредназначени да записват и анализират събития, провеждани от библиотеката;

· Броячи на посещенияwww-сайт на библиотеката*.

2. Вторични документи:

· Дневник за работата на библиотеката;

· Статистическа форма;

· Отчети за работата на библиотеките за определен период от време.

3. Незадължителни документи (отбелязано*) имат препоръчителен характер за записване на работата на библиотеката.

Регистрация на потребител на библиотеката

Потребител на библиотеката:Физическо или юридическо лице, ползващо услугите на библиотеката (читател, посетител на събитието, абонат). Разчетната единица за читателите е читателят. Общият брой на читателите се записва въз основа на броя на читателите, обслужвани от всички структурни подразделения на библиотеката и регистрирани в един регистрационен файл или единна база данни на читатели. Ако в библиотеката има едно структурно звено, отчитането на общия брой читатели може да се извърши въз основа на картотека на формуляри за читатели или база данни за читатели. Регистрацията на еднократните потребители се извършва чрез еднократни контролни листове или в листове с дневна статистика в съответствие с приетата в библиотеката методика. Записите на читателите се водят в първата част на работния дневник на библиотеката „Отчитане на читателската аудитория и посещаемост“ според основните и приоритетни показатели.

Виж: приложения № 1 и № 2

6. Отчетната единица за абонати на междубиблиотечно заемане (наричани по-нататък МБЗ) е един абонат.

7. Отчитането на общия брой абонати се извършва по броя на библиотеките, регистрирани в досието или базата данни за абонати на ИБА.

8. Единицата за отчитане на информационните абонати е индивидуален (индивидуален) или колективен (организационен) абонат, регистриран в картотеката или регистрационната база данни.

9. Отчитането на общия брой абонати на информация се извършва според броя на абонатите, регистрирани в картотеката или базата данни на системата IRI.

10. Отчетна единица за потребителите, осъществяващи достъп до библиотеката чрез електронни информационни мрежи, е потребителският код (лице или организация), записан на сървъра на библиотеката.

11. Отчитането на общия брой потребители, които имат достъп до библиотеката чрез електронни информационни мрежи, се извършва по броя на нееднаквите кодове на лица и организации, регистрирани на сървъра на библиотеката.

12. Единицата за регистрация на посетителите на събитието е лицето, присъстващо на събитието и вписано в приетите от библиотеката документи.

Вижте Приложение № 3

13. Общият брой на посетителите на събития се отчита, като се сумира броят на присъстващите на събитията, регистрирани в приетите документи от всяко структурно звено на библиотеката.

Отчитане на събития

1. Записна единица за събития е едно събитие: изложба, устен преглед, информационен ден, екскурзия и др., регистрирано в приетата в библиотеката документация.

Вижте приложения № 4 и № 5

2. Отчитането на общия брой събития се извършва чрез сумиране на събитията, регистрирани от всеки библиотечен отдел.

3. Събитие, в организирането и провеждането на което са участвали няколко структурни звена, се зачита еднократно.

4. Събитие, което включва едновременно различни форми(например изложба и устен библиографски преглед) се брои като едно събитие, но компонентите на това събитие са посочени в приетата документация.

Записване на посещения и заявки

1. Единицата за запис на посещенията е едно посещение, регистрирано в приетата в библиотеката документация или база данни.

Забележка: в броя на посещенията не са включени участници в публични събития, семинари, конференции и др., провеждани в библиотеката от други организации.

2. Отчетната единица за заявки към електронната библиотечно-информационна мрежа е една заявка към сървъра на библиотеката.

3. Отчитането на общия брой посещения (заявки) се извършва чрез сумиране на посещенията (заявките), записани от всяко структурно звено на библиотеката.

4. Записите се водят в първата част на дневника за работа на библиотеката „Отчитане на състава на читателите и посещаемостта“ в две колони: посещения и заявки. Контактите са включени в общия брой посещения.

1. Отчетна единица за издаване на документи и техните копия е копието, получено от потребителя по негово искане.

2. Записна единица за издаване на периодични издания е екземпляр или класьор, получен от потребителя по негово искане.

3. Отчитането на издаването на списания, вестници, бележки, карти, патенти, стандарти и др., Обединени или съхранявани в папки, кутии, класьори, комплекти и др., се извършва според броя на копията на документите, които съответстват по заявка на потребителя.

4. Отчитането на издаването на документи се извършва според броя на издадените екземпляри, регистрирани във формуляра на читателя, листа за заявка на читателя и друга документация, приета в библиотеката, както и в електронната база данни.

5. При издаване на документи от едно структурно звено на библиотеката към друго, отчитането на издаването се извършва само от структурното звено, което директно издава документи на потребителя (читател, абонат).

6. Отчитането на общия брой издадени документи се извършва чрез сумиране на броя на екземплярите, записани от всяко структурно звено на библиотеката.

7. Единицата за издаване на копие от документ е копие от библиотечен документ (глава от книга, параграф, статия, файл, аудиозапис от всеки носител, запис на диск, разпечатка на документ от електронен носител), независимо от броя на копираните страници.

8. Не подлежат на регистрация копия на документи, несвързани с библиотечния фонд.

9. Издаването на платени екземпляри от библиотечни документи се извършва отделно и се включва в общия брой издадени документи.

10. Счетоводството за издаване на копия и документи от изложбата се включва в общия брой на издадените документи.

Виж приложения № 6, № 7, № 8

Отчитане на заявки и отговори на справочно-информационни услуги

1. Счетоводната единица за еднократни заявки за справочно-информационни услуги (IDS) е заявка.

2. Отчитането на попълнените искания за информация и информация се извършва по брой

· Тематични справки;

· Уточняваща информация;

· Фактическа информация;

· Информация за адрес;

· Методически консултации.

Вижте Приложение № 9

3. Общият брой заявки за информация и информация се отчита чрез сумиране на заявките, регистрирани в приетата в библиотеката документация (или база данни).

4. Заявките се водят в „Дневник/тетрадка за справки и консултации” и лист „Отчитане на заявките”, както и в дневника за работа на библиотеката.

Отчитане на неизправности

1. Единицата за регистриране на отказите за документи, техните копия и SIR е неизпълнената заявка на потребителя, регистрирана в листа за заявки на читателя (или БД), друга документация (списание/тетрадка за откази), приета в библиотеката.

2. Общият брой на отказите се отчита, като се сумират неизпълнените заявки на потребители, регистрирани във всяко структурно звено на библиотеката.

Счетоводна процедура

1. Отчитането на основните показатели за обслужване се извършва в структурните подразделения на библиотеката.

2. Ежедневната статистика се води на счетоводни ведомости или в счетоводни тетрадки. Общата сума по основните счетоводни показатели се вписва в дневника за работа на библиотеката.

3. Горните показатели се включват в годишния отчет и статистическа форма № 6 - Данъчен кодекс.

Отговорност

Отговорността за поддържането на документацията се носи от ръководителите на структурните отдели на библиотеката.

Контролът се осъществява от администрацията на библиотеката.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение

Попълване на първата част от дневника

Когато записвате потребители в Дневника, трябва да спазвате следните правила:

1. Колоната „Общо регистрирани читатели” отчита броя на регистрираните (или пререгистрираните) читатели за даден ден в даден отдел или сервизен отдел. От общия брой читатели се разграничават младежи - 15-24 години (отделна колона в Дневника) и деца до 14 години (отделна колона в Дневника).

2. Информация за новорегистрирани (или пререгистрирани) читатели се въвежда на базата на читателски формуляри.

Забележка:

В графата „студенти” се вземат предвид само онези читатели, чиято основна дейност е обучението;

Читателите, които са пенсионери, са от групата „други”;

В колоните „отделни групи читатели” библиотеката отчита тези групи читатели, които диференцирано обслужва (например: домакини, безработни, хора с увреждания, частни предприемачи и др.).

В края на месеца се сумират читателските записи за месеца, като се изчислява и общият брой на читателите в даден библиотечен отдел и съставът им от началото на годината. След това последната сума се пренася на първия ред на следващата страница.

4. В колона „брой посещения” се въвежда информация за посещенията от всички потребителски групи. В отделна колона са посочени посещенията в категория „младежки” читатели.

Приложение

ИНСТРУКЦИИ

Записване на читатели в библиотеката и презаписване

Регистрацията на потребителите в библиотеката се извършва в съответствие с Правилата за ползване на библиотеката, утвърдени от директора на библиотеката съгласувано с учредителя на библиотеката. Потребителят се регистрира в библиотеката, като предостави документ за самоличност: паспорт на гражданин на Руската федерация или друг документ - за потребители над 14 години. За потребители под 14 години този документ е петиция от родители или настойници.

За потребителя се попълва формуляр, като се посочват фамилното име, собственото име, бащиното име, датата на влизане, номерът на формуляра и други данни. Допълнителни данни (месторабота, регистрация, длъжност и др.) се въвеждат въз основа на методическото решение - „Технология за запис в библиотеката“. С читателя се сключва договор. Ако библиотеката не сключи договор с потребител - физическо лице, тогава фактът на запознаване и съгласие с Правилата за ползване на библиотеката се удостоверява с неговия подпис върху формуляра на читателя, т.е. по този начин се сключва договор за присъединяване .

В практиката на библиотеките в напоследъкслучаи на съдебни дела относно реда за сключване на договори с лица, следователно все още е по-препоръчително да сключите договор за услуга.

Преди започване на регистриране на електронен читателски формуляр се извършва автоматичен контрол за неоторизирано повторно влизане, което е невъзможно, тъй като електронният читателски формуляр на записал се в Библиотеката читател се съхранява постоянно.

В процеса на регистрация във формуляра за електронен четец се попълват определени полета, в които се въвежда различна информация за читателя: трите имена, пол, адрес и телефон за регистрация, адрес и телефон за временно пребиваване, месторабота или обучение (студенти). посочете подробното име на образователната институция, курс и клас), професия, паспортни данни. Тази информация е необходима за по-нататъшна комуникация с читателя, за изучаване на читателската аудитория по различни параметри и статистики. Всички записи се преобразуват в електронна библиотечна карта и информацията за новия читател се изпраща незабавно до всички структурни звенабиблиотеки.

Читателите, които имат само регистрация, се регистрират на общо основание, но в електронния им читателски формуляр трябва да се посочи периодът на регистрация. В края на регистрационния период във формата се въвежда запис „Няма регистрация“. Този запис се вижда от служителите на всички зали.

Получената информация за читателите е достъпна само на работните места; Конфиденциалността на информацията се запазва.

При загуба на библиотечна карта, читателят плаща глоба и получава друга карта с нов баркод.

Всяка година се извършва пререгистрация на четци във всички сервизни отдели. Целта му е да установи реалния брой читатели, ползващи библиотеката, както и да изясни информацията за читателите (промени във възрастта, образованието, смяна на адрес, месторабота и др.).

При пререгистрация е необходимо представяне на задграничен паспорт. Всички необходими промени се правят във формуляра на читателя и новият номер се посочва във формуляра. При пререгистрация промените в информацията за читателя се въвеждат в електронния формуляр на читателя и автоматично се въвежда нова календарна година. Без това читателят няма да бъде обслужван в залите.

При записване в библиотеката читателят първо се запознава с правилата за ползване на библиотеката, нейната структура, колекции и каталози. От първия разговор читателят трябва да разбере в кои отдели на библиотеката може да получи книги, кой ще му помогне да избере книгата, от която се нуждае, какви клубове или кръгове работят в библиотеката, какви обществени събития се провеждат в нея. Това първо въведение е важно за читателя, но още по-важно за библиотекаря.

При обслужване на читатели чрез електронен формуляр можете да използвате разписка-задължение, например:

MUK "CBS......"

АНГАЖИМЕНТ

След като се запознах с условията за ползване на Библиотеката (отдел), се задължавам:

1. Своевременно да върнете документите, предоставени от Библиотеката (отдела), в дома си чрез електронната форма на потребителя;

2. Осигурява опазването на предоставените от Библиотеката (отдела) документи;

3. В случай на забавяне, повреда или загуба на документи, предоставени от Библиотеката (отдел), да компенсира Библиотеката за материални щети.

Читател: _______________________________________

(Пълно име, номер на библиотечна карта)

Подпис _____________________ Дата “___” ___________ 200гр .

Приложение

Регистрация на посетители на събитието

Документите за регистрация на посетителите на събитието са:

1. Дневник на библиотечната работа (част № 3 „Отчитане на масовата работа“ и част № 1 „Отчитане и състав на читателите и посещаемостта“, колона „Брой посещения“);

2. „Паспорт на масово събитие“ с приложен списък, който включва:

· брой присъстващи, включително основните читателски групи – деца, младежи,

· брой предоставени/издадени документи, включително по области на знанието и др.

При записване на дневника за работа на библиотеката в част № 1 броят на посетителите на събитието се сумира с общия брой посещения на библиотеката; получената сума се вписва в графа „брой посещения” на Дневника.

Посещението на събития, провеждани извън библиотеката, се записва в паспорта на събитието и се включва в общия брой посещения.

Приложение

Паспорт за масово събитие

1. Дата на „__“ _____________ 200 г

2. Форма и наименование на събитието________________________________________________

3. Място на провеждане (организация, институция)______________________

__________________________________________________________________

4. Брой присъстващи, включително по основни читателски групи:

Обща сума _______________________

Младост __________________

Деца ________________________

5. Брой предоставени/издадени документи, включително по специалности:

2 ____________________________

3 ____________________________

4 ____________________________

5 ____________________________

6 ____________________________

75____________________________

81____________________________

83____________________________

85____________________________

86____________________________

9 _____________________________

82-84__________________________

6. Пълно име отговорен_______________________________________

7. Бележки________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

ПАСПОРТ НА ИЗЛОЖБАТА

Име на изложбата _________________________________________________

__________________________________________________________________

Предмет ______________________________________________________________

Период на работа с “___” ________________ 20

от "_____" ______________ 20

Местоположение ________________________________________________

__________________________________________________________________

Брой участници______________________________________________

Брой предоставена/издадена литература ____________________

__________________________________________________________________

Брой представени експонати _______________________________

__________________________________________________________________

Отговорен ________________________________________________

__________________________________________________________________

Бележки ________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

Осчетоводяване на издаването на документи и техните копия

1. Всички документи, издадени на читатели вкъщи, се записват в традиционен формуляр или електронен формуляр (наричан по-нататък формуляр), като се посочват срокът за връщане, инвентарният номер, класификационният индекс, авторът и заглавието на книгата.

Датата и номерът на читателския формуляр са посочени върху бланката на издадения документ и контролния лист за срок за връщане.

Ако документът се издава в читалня, тогава датата на издаване на документа се посочва на контролния лист или на формуляра на книгата.

Традиционните читателски формуляри са подредени по дати на връщане, а в периода - по азбучен ред на фамилиите или по номера на читателските формуляри.

Традиционните формуляри за читатели, които не са взели книгата, са поставени отделно по азбучен ред.

При връщане на документи библиотекарят е длъжен да зачертае разписката си в присъствието на читателя и да приложи книжния формуляр в документа.

Удължаването на срока за четене на документи, по желание на читателя, се счита за нов брой.

Отчитането на изданията в читалните с отворени колекции се извършва чрез преброяване на документи, извадени от рафтовете от читателя и върнати на библиотекаря след употреба. Документите, използвани директно на рафтовете в процеса на подбор на литература, не се вземат предвид като заемане на книги.

В читални с открит фонд е разрешено да се водят подборни записи. Селективното счетоводство включва записване на средното издание на книги за един ден на седмица за един месец. Получените показатели се умножават по броя на работните дни на читалнята.

2. Издаването на документи на потребителите се отразява в Част 2 на Библиотечния дневник по раздели в съответствие с приетите методически решения. Издаването на документи за категория „младежи” се взема предвид отделно.

Работният дневник взема предвид копия на документи за 5 основни позиции: Обща сумакопия, включително платени. Обща сумасе делят на три групи: печатни, електронни, аудиовизуални документи.

3. Отчитането на издаването на литература от изложби може да се извърши по няколко начина:

· обозначаване на общия брой издадени книги от изложбата в дневния статистически лист чрез наблюдение;

· използване на коефициента за издаване на литература от изложбата.

Коефициентът се разработва от експертна група; съобразен с обществения орган на библиотеката (обслужващ съвет, методически съвет, научен съвет, съвет към директора и др.), утвърден със заповед на директора на библиотеката; разпределени във всички отдели на библиотеката. Лихвите за заем от библиотечни изложби, теренни събития, събития, провеждани съвместно с други организации и т.н., могат да бъдат разработени във връзка с количеството представена литература или броя на присъстващите посетители. Като препоръка можете да използвате опита на Карелия, където са установени следните коефициенти:

За селски и неразполагащи със значителна изложбена площ библиотеки - коефициент 1 от количеството представена литература;

За централни банки и библиотеки с повече от 10 изложбени рафта - коефициент 2 на месец на база представената литература;

За големи библиотеки със значителни фондове (над 1 милион екземпляра) - коефициент 3-5 на месец въз основа на количеството представена литература.

4. Счетоводството за издаване на електронни публикации (както местни, така и онлайн) се извършва в съответствие с GOST 7.20 - 2004 и GOST 7.83 - 2001.

В дневник част 2 записите на електронните и аудиовизуалните документи се водят отделно и се включват в общия брой издадени документи.

GOST 7.20 – 2000. Библиотечна статистика [Текст]. – Въведено 01.01.2002 г. // Колекция от основни руски стандарти за библиотечна и информационна дейност / комп. . – Санкт Петербург, 2006. – С. 191.

Препоръки за прилагане на GOST 7.20-2000 „Библиотечна статистика“, приети от Библиотечната асоциация на Република Карелия от 01.01.2001 г. [Електрон. ресурс] – Режим на достъп: // http://library. *****/bark/files/e_10_05_07.doc. - Шапка с козирка. от екрана.

Библиотечни колекции има в много държавни и общински учебни заведения. Счетоводството на такива средства е относително просто. Въпреки това, когато отразявате операции с този счетоводен обект, трябва да внимавате.

Нормативна рамка

Счетоводството на библиотечните фондове се извършва не само според счетоводните правила: сделките с книги са цяла наука!

Нормативната рамка за отчитане на библиотечните колекции се извършва въз основа на следните документи:

Инструкции за отчитане на библиотечните колекции, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 2 декември 1998 г. N 590 (наричана по-долу Инструкция N 590);

Методически препоръки относно прилагането на Инструкциите за отчитане на библиотечните колекции в библиотеките на образователните институции (одобрени със заповед на Министерството на образованието на Русия от 24 август 2000 г. N 2488; по-нататък - Методически препоръки, Инструкция N 2488);

Единен сметкоплан за публични органи (държавни органи), местни власти, органи за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции и Инструкции за неговото прилагане (одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 1 декември 2010 г. N 157n ; по-нататък - Инструкция № 157n).

Освен това държавните (общински) институции от различни видове трябва да вземат предвид счетоводните характеристики, установени от:

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 6 декември 2010 г. N 162n „За одобряване на сметкоплана за бюджетно счетоводство и инструкции за неговото прилагане“;

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 16 декември 2010 г. N 174n „За одобряване на сметкоплана за счетоводство на бюджетните институции и Инструкции за неговото прилагане“ (наричана по-долу Инструкция N 174n);

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 23 декември 2010 г. N 183n „За одобряване на сметкоплана за счетоводство на автономни институции и Инструкции за неговото прилагане“ (наричана по-долу Инструкция N 183n).

Организация на библиотечните записи

Съгласно клауза 1.3 от Инструкция № 590 библиотечната колекция е подредена колекция от документи, формирана от библиотеката за съхранение и предоставяне за временно ползване на читатели и абонати.

Счетоводството на библиотечния фонд е набор от операции, които осигуряват записване на информация за размера, състава и движението на фонда в съответствие с правилата, установени от закона. На негова база се генерира библиотечна отчетност, включително за държавно статистическо счетоводство, планиране на дейността, осигуряване на безопасността на фонда, наблюдение на наличността и движението на документи.

Основната особеност на организацията на библиотечната работа в образователните институции е, че за осигуряване на учебния процес те закупуват учебни публикации от същия тип (заглавие) в големи количества.

Съгласно разпоредбите на параграф 8 от Инструкция № 2488, записването на множество копия на документи (учебници, учебни помагала, справочници, речници и други публикации), предназначени за използване от учениците в образователния процес, се извършва с помощта на неинвентарен метод. При този счетоводен метод се осигурява обобщен запис на документите по заглавие, тяхната стойност се начислява в баланса на библиотеката.

При неинвентарния метод на счетоводство се съставя документна (публикационна) регистрационна карта и регистрационна книга на регистрационни карти (Приложения № 4, 5 към Инструкция № 2488).

В регистрационната книга се попълват всички колони, като при индивидуалното счетоводство всяко име се изписва на отделен ред. Регистрационният номер се прехвърля в регистрационната карта. Върху документ (публикация), записан по неинвентарен метод, номерът на регистрационната карта не се поставя.

Редът за отразяване на постъпленията на документи в библиотечния фонд се определя от разпоредбите на раздел. 6 Указания № 590.

На първо място, когато документите постъпват в библиотечния фонд, те се разделят на документи за постоянно, дългосрочно и временно съхранение.

Счетоводство за постоянно съхранениеЕдин екземпляр от вътрешни документи, получени от библиотеки с функции за постоянно съхранение на безплатен задължителен депозит, както и документи, приети за депозитарно съхранение, подлежат на присвояване на регистрационен номер.

Счетоводство за дългосрочно съхранениеДокументите, предназначени за задоволяване на текущо и прогнозно читателско търсене, подлежат на присвояване на инвентарен номер, независимо от вида на документа, неговия обем, тематика и други формални характеристики.

Документи за постоянно и дългосрочно съхранениеПоставят се инвентарни номера и се маркират. В този случай могат да се използват печати, книжни знаци и индивидуални машинночетими баркодове. Основни изисквания, които трябва да бъдат изпълнени при маркиране на документи: обозначение на собствеността, дълготрайност на маркировъчния знак, естетика, безопасност на текст или друга символна информация. Документите, които са приложени към основния носител, също се маркират със същите подробности като в основния документ.

Забележка! Материалите за служебни цели не подлежат на осчетоводяване и не се включват във фонда (програмни продукти, които са работни инструменти на библиотечни работници и програмисти, както и материали, закупени за проектиране на библиотеката и други спомагателни работи, несвързани с придобиването на библиотечна колекция).

Индивидуално счетоводство

Формите на индивидуално счетоводно отчитане на документи са книга (инвентарна книга), карта (карта на счетоводния каталог), лист (регистрационен лист), регистрационни карти за определен вид публикация (включително електронна). Те трябва да съдържат следните показатели: дата на вписване, вписващ номер в Книгата за сводна отчетност на библиотечния фонд, инвентарен номер, автор и заглавие, година на издаване, цена, ревизионен знак, номер на разпоредителен акт. Ако документът има прикачени файлове, това се отбелязва в забележката.

Посочва и отличителните черти на особено ценните и редки издания, които определят тяхната стойност (наличие на уникална подвързия, автограф, ръчно оцветени илюстрации и др.).

Общо счетоводство

Общото отчитане на всички видове документи, влизащи или напускащи библиотечната колекция, се извършва на партиди от един придружаващ документ (държавен регистрационен лист, фактура, регистър, фактура, акт). Ако такъв документ липсва, тогава се съставя акт за приемане.

Формата на обобщеното счетоводство е книга, в три части на която (приход, изхвърляне, суми) се записва движението на фонда.

Счетоводство

Понастоящем счетоводството на библиотечната колекция на държавна (общинска) институция се извършва в съответствие с Инструкция № 157n и разпоредбите на съответните инструкции за всеки тип институция (държавна - Инструкция № 162n, бюджетна - Инструкция № 174n , автономна - Инструкция № 183н).

Обектът на библиотечната колекция, подлежащ на отчитане, може да бъде както отделна книга, така и публикации, състоящи се от няколко тома, които са логично продължение един на друг.

Разпоредбите на Общоруския класификатор на дълготрайните активи OK 013-94 (одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 26 декември 1994 г. N 359) определят, че библиотечните фондове съответстват на код OKOF 19 0001000 и са включени в седмия група - имоти с полезен живот над 15 години до 20 години включително. Тази група включва книги и брошури, периодични издания, продължаващи издания, нотни издания, картографски издания, издания на листов текст, видове специална научна и техническа литература и документация, непубликувани материали, ръкописи, редки и уникални ръкописи и издания, филмови материали и документи в формата видеозаписи, фотодокументи, звукозаписи (звукозаписи), филмови, фото- и звукозаписи са редки и уникални.

Забележка. Институцията има право самостоятелно да определя полезния живот на библиотечната колекция, например 15 години. Въз основа на този период се препоръчва да се начислява амортизация на обекти от библиотечната колекция от 2009 г. в съответствие с клауза 2.4 Насокидадено в писмо на Министерството на финансите на Русия от 10 април 2009 г. N 02-06-07/1505.

В съответствие с разпоредбите на параграф 38 от Инструкция № 157n, материални обекти на собственост, които съставляват библиотечната колекция на институция, с изключение на периодични издания, се приемат за счетоводство като дълготрайни активи, независимо от техния полезен живот и се записват на сметка 0 10107 000 "Библиотечен фонд". Същевременно в работния сметкоплан на институцията, който е неразделна част от него счетоводна политика, може да съдържа следното аналитично счетоводни сметки:

Номер на сметка	Име на акаунта
	Особено ценно движимо имущество е библиотечният фонд институции
	Повишаване стойността на библиотечния фонд – особено ценен движимо имущество
	Намаляване на себестойността на библиотечните колекции – особено ценните движимо имущество
	Библиотечен фонд - друго движимо имущество на институцията
	Увеличаване стойността на библиотечния фонд - други движими вещи Имот
	Намаляване на стойността на библиотечния фонд - други движими вещи Имот
	Библиотечен фонд - предмети под наем
	Повишаване стойността на библиотечния фонд – отдаване под наем
	Намаляване себестойността на библиотечния фонд – лизинг на вещи

В същото време на обектите от библиотечната колекция, независимо от тяхната стойност, не се присвоява уникален инвентарен сериен номер (клауза 46 от Инструкция № 157n).

За тяхното отчитане се открива Инвентарна карта за групово отчитане на дълготрайни активи (f. 0504032), която се регистрира в Описа на инвентарните карти за отчитане на дълготрайни активи (клауза 54 от Инструкция № 157n).

Забележка! Книжни (други печатни) продукти, които не са предназначени за библиотечната колекция, се вземат предвид като част от други материални резерви (клауза 99 от Инструкция № 157n).

Периодичните издания, закупени от институция за попълване на библиотечната колекция, подлежат на счетоводно отчитане по задбалансова сметка 23 „Периодични издания за ползване“ при условна оценка: един обект (номер на списание, годишен набор от вестници) - една рубла. Аналитичното отчитане на сметката се извършва според счетоводни обекти в картата за количествено и общо отчитане на материалните активи (клаузи 377, 378 от Инструкция № 157n).

Съгласно клауза 92 от Инструкция № 157n за обекти от библиотечната колекция на стойност до 40 000 рубли. включително се начислява амортизация в размер на 100% от балансовата стойност при въвеждане на обекта в експлоатация. За обекти от библиотечни колекции на стойност над 40 000 рубли. амортизацията се изчислява по линейния метод в размер на 1/12 от годишната амортизационна сума, като се вземе предвид полезният живот на обектите на библиотечната колекция.

Приемане за регистрация

Обектите на библиотечната колекция се вземат предвид по първоначалната им стойност, т.е. в размер на действителните инвестиции в тяхното придобиване, като се вземат предвид сумите на ДДС, представени от доставчици и изпълнители (с изключение на тяхното придобиване, изграждане и производство в рамките на рамка от дейности, подлежащи на облагане с ДДС) (клауза 47 от Инструкция № 157n).

Първоначалната цена на библиотечните колекции, получени по споразумение за дарение, е тяхната пазарна стойност към датата на приемане за бюджетно счетоводство, както и разходите за услуги, свързани с тяхната доставка, регистрация и привеждане в състояние, годно за използване (клауза 25 от Инструкцията № 157n).

За да се приеме за отчет обект от библиотечния фонд, неговата текуща пазарна стойност се определя въз основа на цената, която е в сила към датата на приемане за отчет на имущество, получено безвъзмездно за този или подобен вид имущество, и може да се определя и от комисията за приемане и изхвърляне на предмети, създадени в институцията на текуща основа.

При определяне на текущата пазарна стойност на обект на библиотечна колекция може да се използва следното:

Данни за цените на подобни материални активи, получени в писмена форма от производствени организации;

Информация за равнището на цените от органите на държавната статистика, търговските инспекции, както и в медиите и специализираната литература;

Експертни становища (включително експерти, наети на доброволни начала за работа в комисията за получаване и разпореждане с активи) за стойността на отделни (подобни) обекти на библиотечни колекции.

Постъпването и вътрешното движение на библиотечния фонд се документира със следните първични документи:

Акт за приемане и предаване на групи дълготрайни активи (f. 0306031);

Фактура за вътрешно движение на ДМА (ф. 0306032);

Заявка-фактура (ф. 0315006).

Счетоводни регистри на операциите за получаване (приемане) на библиотечни колекции:

Формиране на първоначалната стойност на обекти от библиотечния фонд въз основа на сертификати за извършена работа (при придобиване и последващо осчетоводяване като част от операционната система):

Дебит 0 106XX 310 "Увеличение на инвестициите в нефинансови активи"

Кредит 0 30231 730 "Увеличение на задълженията за придобиване на дълготрайни активи";

Приемането на обекти на библиотечна колекция за счетоводство по първоначалната цена, формирана при тяхното придобиване, се отразява въз основа на първични счетоводни документи - Актът за приемане и предаване на групи дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции) (f. 0306031):

Кредит 0 106XX 410 „Намаляване на инвестициите в нефинансови активи”;

Приемането на дълготрайни активи за счетоводство в резултат на прехвърлянето на готови продукти с цел използването им за нуждите на институцията се отразява по действителната цена на готовия продукт въз основа на първичния счетоводен документ - Изисквания-фактура ( е. 0315006):