Отчитане на масовата работа в библиотеката. Статистическо счетоводство. Отчитане на изходящи документи

Започвайки от 06/02/2013, Процедурата за записване на документи, включени в библиотечния фонд, одобрена със Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 08.10.2012 г. № 1077 (по -долу -

Заповед № 1077). В статията ще разгледаме основните разпоредби за счетоводството в библиотеката за получаване и разпореждане с обекти от библиотечния фонд, както и процедурата за отразяване на тези операции в счетоводството в бюджета.

Има два вида счетоводство на библиотечния фонд: вътрешнобиблиотечно и счетоводно (бюджетно). В държавните институции едновременно се водят вътрешно-библиотечни и счетоводни.

Директно в библиотеката, счетоводството, придобиването, съхраняването и използването на документи, които са част от библиотечните фондове, в съответствие с процедурата, установена от Министерството на културата ( клауза 6 на чл. 12 от Федералния закон от 29 декември 1994 г.78-ФЗ „За библиотечното дело). Както бе споменато по -горе, в момента е в сила заповед № 1077.

Счетоводната служба взема предвид библиотечния фонд като обекти на дълготрайни активи въз основа на първични счетоводни регистри, съставени при получаване на документи във фонда или тяхното разпореждане, в съответствие с инструкции не157nи 162n.

Редът на регистриране на документи в библиотеката

Документите на библиотечния фонд включват ( секта. III Заповед № 1077 ):

печатни и непубликувани публикации (книги, брошури, периодични издания, ноти и др.);
аудиовизуални документи (фонодокументи, видеодокументи, филмови документи, фотодокументи);
документи за микроформи (микрофилми и микрофишове);
електронни документи (документи, поставени на твърдия диск на компютър, на външни технически средства).

Основните счетоводни единици за документи от библиотечния фонд са копието и заглавието, за вестниците - годишният комплект и заглавието. Използват се и допълнителни счетоводни единици, например метро, картотека, единица за съхранение на данни (за електронни документи).

Отчитането на документите в библиотеката се извършва в регистрите на общо и индивидуално счетоводство.

Индивидуални регистри - това е регистрационна книга, регистрационна карта за определен вид документ за вестници, списания и други видове документи. Позволено е също да се разглеждат топографските описи (каталог), счетоводен каталог, счетоводно досие с изходни формуляри, оформени по реда на инвентаризацията или други идентификационни номера на документи като регистри на индивидуално счетоводство. Регистрите за индивидуална регистрация на документи от библиотечния фонд съдържат данни, които идентифицират всеки документ, указващи информация за получаването на документа и за неговото изхвърляне от библиотечния фонд ( Точка 1.5.1 от Процедура No. 1077 ).

Кумулативни счетоводни регистри - това е книга с обобщено счетоводно отчитане на библиотечния фонд, листове с обобщено счетоводно отчитане на библиотечния фонд, списание. Разрешени са различни модификации на резюмето. Независимо от вида на счетоводния документ, обобщените счетоводни регистри съдържат три взаимосвързани части:

- „Постъпване на документи в библиотечния фонд“;

- "Разпореждане с документи от библиотечния фонд";

- "Резултатите от движението на библиотечния фонд: крайните данни в края на отчетния период."

Обобщените данни се отразяват във всяка част от кумулативния регистър. В електронната счетоводна система тези части са интегрирани в един счетоводен файл ( стр. 1.5.2 Заповед № 1077 ).

Трябва да се отбележи, че формулярите на регистрите в Заповед № 1077 не са дадени и следователно те се разработват от самите институции. В същото време припомняме, че има образци от формуляри с изтекъл срок на годност Указания за регистриране на библиотечния фондодобрен Със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 02.12.1998 г. 590 ... Те могат да бъдат взети като основа за разработването и утвърждаването на техните вътрешни първични счетоводни документи (регистри на индивидуално и общо счетоводство, както и други първични документи за счетоводство на библиотечния фонд).

Получаване на документи към библиотеката се извършва чрез покупка, абонамент, дарение, дарение, доставка на задължителен депозит и др. Документите се приемат за счетоводство въз основа на първични счетоводни документи (фактура от доставчика, акт за приемане на документи). Ако документите са получени безплатно (в резултат на прехвърлянето на копия от задължителен депозит и т.н.), се съставя акт за приемане на документи. Документите, получени от читателите вместо изгубените и признати за еквивалентни на изгубените, се съставят с акт за приемане на документи вместо изгубените.

Приемането на документи в библиотеката, получени под формата на подарък от юридически и физически лица, посочващо целта - попълване на библиотечния фонд, се формализира с договор за дарение в съответствие с Изкуство. 574, 582 от Гражданския кодекс на Руската федерация.

Документите, постъпващи в библиотеката, първо подлежат на обобщено счетоводство (записано в обобщената книга или друг регистър съгласно стр. 1.5.2 Заповед № 1077 ). Регистърът съдържа данни за получената партида документи: датата и серийния номер на вписването (серийният номер на вписването започва ежегодно от № 1), източника на получаване, номера и датата на първичния счетоводен документ, броя на получените документи и цената.

Що се отнася до електронните документи, следва да се отбележи следното. Според т. 4.3.2, 4.3.3 Поръчка № 1077 обобщен запис на получаването на локални документи на електронна мрежа се съхранява в електронния регистър с указание за датата на зареждане на касовите бележки в системата. Получаването на документи за отдалечени електронни мрежи се записва в електронния регистър, отразяващ следните показатели: датата и серийния номер на вписването, данните за лицензионното споразумение (име и номер на документа, срокът му на валидност, цена), брой бази данни (пакети) и включените в тях имена. При изчисляване на общия брой заглавия се изключват дублиращи се заглавия в пакети на една и съща платформа.

Освен това се извършва индивидуална регистрация на документи - чрез присвояване на всяко копие на документа регистрационен номер, друг знак (системен номер на компютърната програма, баркод и т.н.) ( т. 4.4.1 от Процедура № 1077 ). На документа е присвоен индивидуален номер за цялото време, през което той е в библиотечната колекция. В този случай регистрационните номера на документи, изключени от фонда, не се присвояват на новоприетите документи.

Регистрационните номера се поставят директно върху документите и се отразяват в регистъра за индивидуална регистрация на документи, приети в библиотеката в съответствие с т. 4.4 от Процедура No. 1077 .

Отделните записи на периодичните издания се съхраняват в картотеката на периодичните издания, предназначена да записва всяко заглавие и всяко копие, или в автоматизирана база данни.

Всички документи, включени в библиотечната колекция, са маркирани. За тази цел могат да се използват печати, табели за книги, отделни баркодове и други видове маркировка. Основните изисквания, които трябва да се спазват при маркиране на документи, са обозначението на принадлежността, естетиката, трайността на маркировката, безопасността на текста или друга информация за знака. На документи, които са прикачени файлове към основния превозвач и негова неразделна част, се поставят същите данни като на основния документ.

Местните документи на електронната мрежа и отдалечените документи на електронната мрежа се идентифицират със специален софтуер.

Разглеждане на документи от библиотеката отразени в счетоводството във връзка с физическата загуба или загуба на потребителски имоти (поради овехтяване, дефекти, остаряло съдържание, неосновни). Веднага отбелязваме, че непрофилът на документите се определя въз основа на профила на придобиване на колекцията или друг документ, одобрен от ръководителя на библиотеката.

Изключването на документи поради остаряло съдържание, непрофил, овехтяване, дефекти не се допуска по отношение на единични копия на документи с постоянно (неограничено) съхранение. Изключването на документи, класифицирани като паметници на книги, се допуска само поради загуба, при условие че информацията за паметника на книгата е отразена в регистъра на книжните паметници ( т. 5.1.1, 5.1.2. Поръчка Номер. 1077 ).

При изтегляне на документи от библиотеката се съставя акт за отписване на изключените обекти от библиотечния фонд (ф. 0504144) (по -нататък - актът за отписване), към който е списък на изключените обекти от библиотечния фонд. приложен. Актът за отписване отразява информация за броя и общата стойност на изключените документи, както и причината за отписването и посоката на документите след излизането им от регистъра. Списъкът, приложен към акта, посочва:

Регистрационен номер и код за съхранение на документи;

Кратко библиографско описание;

Разходите, записани в регистъра за индивидуална регистрация на документи;

Коефициент на преоценка, стойност след преоценка;

Общата цена на изключените документи.

Трябва да се отбележи, че за отпечатани документи за временно съхранение е разрешено да се замени списъкът с книжни формуляри, а за документи, обработени по групов начин, вместо списък, списък с регистрационни номера, вида на изключените документи, техните е даден номер.

Освен това, в случай на загуба на отпечатани документи, документи, потвърждаващи загубата, се прилагат към акта за отписване и списъка. Това може да бъде обяснителна бележка, в случай на кражба или кражба - заключението на упълномощените органи, а при обезщетение за щети - документ за обезщетение.

Възстановяването на щети от читателите е разрешено под формата на замяна на изгубен документ с еквивалентен такъв или под формата на парично обезщетение. Размерът на щетите се определя от експертна комисия за оценка на документите, назначена със заповед на ръководителя. При приемане на пари от читатели, вместо изгубени книги или други документи, се съставя заповед за разписка и на читателя се издава разписка от установената форма ( стр. 5.4, 5.5 Поръчка No. 1077 ).

Изготвеният акт за отписване се подписва от членовете на комисията и се утвърждава от ръководителя на институцията. След това, в съответствие с т. 5.7.1, 5.7.2 Поръчка № 1077 се извършват следните дейности:

Документите, изключени поради непрофил, се прехвърлят съгласно актове във фонда за обмен с цел по-нататъшно прехвърляне без такса на библиотеки или с цел продажба на физически и юридически лица;

Документи, изключени поради износване, дефекти, остаряло съдържание, се изпращат до пунктовете за вторични суровини;

Микроформите, изключени от средствата върху сребърен халогенид, подлежат на доставка като отпадъци, съдържащи сребро, в съответствие със законодателството на Руската федерация.

При липса на предмети за рециклиране или в случаите, когато доставката на документи за обработка е икономически нецелесъобразна, библиотеките унищожават изключените документи на място в присъствието на лица, които съставят акт за унищожаване на изведени от експлоатация обекти на библиотечния фонд ( т. 5.7.1 от Процедура No. 1077 ).

Към акта за отписване е приложен документ, потвърждаващ факта на предаване на изведените от експлоатация обекти до вторични суровини, или акт за унищожаване на излезлите от експлоатация обекти от библиотечния фонд. В този случай номерът и датата на такъв документ също се записват в акта.

След приключване на дейностите, предвидени в акта за отписване, един екземпляр от акта със списък и документ, потвърждаващ разпореждането, се прехвърля в счетоводния отдел, вторият екземпляр остава в отдела, който записва библиотечния фонд, за да отрази актът в обобщените и индивидуалните счетоводни регистри.

Освен това документите, изключени от библиотечния фонд (книги, списания, други видове документи), трябва да бъдат правилно съставени: необходимо е да се изкупят печатите на библиотеката със специален печат.

По отношение на електронните документи, локалните местни документи се премахват от електронната библиотека въз основа на сертификат за отписване, посочващ причината за изключването. Името, номерът и датата на акта се въвеждат в базата данни като поддържаща информация за съответния документ. Въз основа на въведената информация се формира списък на актовете за отписване (регистър на обобщено счетоводство за изхвърляне на локални документи на мрежата) и списък на излезлите от експлоатация обекти на електронната библиотека (регистър на индивидуално счетоводство за изхвърляне на локални документи на мрежата ).

Изхвърлянето на документи за отдалечени електронни мрежи не е формализирано в специален документ. Изхвърлянето се потвърждава от изтичането на срока на валидност на документ (споразумение, договор, лицензионно споразумение), издаден за право на достъп до определена база данни (пакет) от мрежови документи, и отсъствието на споразумение, договор, лицензионно споразумение за нов период.

Бюджетно счетоводство на библиотечния фонд

Както бе отбелязано по -горе, обектите, които съставляват библиотечния фонд на институцията, с изключение на периодичните издания, независимо от техния срок полезна употребаприети за счетоводство като дълготрайни активи ( стр. 38 от Инструкция №157n) въз основа на първични документи, прехвърлени от библиотеката (фактури, актове за прехвърляне и др.). За тази цел се използва проверка0 101 37 000 „Библиотечният фонд е друго движимо имущество на институцията.“

Обектите на библиотечния фонд се приемат за счетоводно отчитане по тяхната първоначална (действителна) цена. Първоначалната стойност на придобитите обекти е сумата на действителните инвестиции в тяхното придобиване, като се вземат предвид сумите на ДДС, представени на институцията от доставчици. Обектите, получени по дарение, се приемат за счетоводство по пазарна стойност към датата на приемане за счетоводство.

Текущата пазарна стойност на даден предмет на дълготрайни активи се определя въз основа на цената в сила към датата на приемане за осчетоводяване (осчетоводяване) на имущество, получено безплатно за този или подобен тип имот. Информацията за текущата цена трябва да бъде документирана, а ако документалното потвърждение е невъзможно - чрез експертни средства ( стр. 25 от Инструкция №157n).

В счетоводството на бюджета инвентарните номера не се присвояват на обекти от библиотечния фонд, инвентарните списъци на библиотечните фондове не се съхраняват ( стр. 46, 54 Инструкции №157n). Счетоводно отчитане с присвояване на регистрационни номера на счетоводните единици на библиотечния фонд се извършва директно в библиотеката с индивидуална регистрация на документи.

Обръщаме Ви също внимание, че за целите на бюджетното счетоводство, когато се получат обекти на библиотечни средства, се съставя инвентарна карта за групово счетоводно отчитане на дълготрайните активи.

(ф. 0504032) ( стр. 54 от Инструкция №157n). Една карта се отваря за целия фонд и счетоводството в нея се извършва само в парично изражение в общ размер (Насоки за прилагане на първични счетоводни форми от държавни (общински) институции).

В този случай обектите на библиотечния фонд, чиято цена надвишава 40 000 рубли, е препоръчително да се вземат предвид отделно, тъй като по силата на стр. 92 от Инструкция №157nте се амортизират в съответствие с лихвите, изчислени съгласно установената процедура (въз основа на полезния живот).

Съгласно тази клауза амортизацията се начислява върху обекти от библиотечния фонд, отчитани като част от дълготрайни активи, както следва:

За предмети на стойност до 40 000 рубли. включително - в размер на 100% от балансовата стойност при въвеждането им в експлоатация;

За предмети на стойност над 40 000 рубли. - в съответствие с амортизационните норми, изчислени съгласно установената процедура.

Държавната агенция получи книги, закупени по договор за доставка в размер на 30 000 рубли, както и книги, получени от физическо лице по договор за дарение, чиято пазарна стойност беше 1000 рубли.

Следните операции са отразени в счетоводството на бюджета.

Съдържание на операцията	Дебит	Кредит	Сума, руб.
Отразено получаване на книги от доставчика	1 106 31 310	1 302 31 730	30 000
Предмети от библиотечния фонд, приети за регистрация	1 101 37 310	1 106 31 310	30 000
	1 401 20 271	1 104 37 410	30 000
Приема се за счетоводни книги, получени по договор за дарение	1 101 37 310	1 401 10 180	1 000
Начислена амортизация в размер на 100% от балансовата стойност	1 401 20 271	1 104 37 410	1 000

Изхвърляне на библиотечни обекти отразени в счетоводството на бюджета въз основа на одобреното удостоверение за отписване, получено от библиотеката. При отписване (пенсиониране) на обекти на библиотечен фонд едновременно с тяхната стойност, размерът на натрупаните амортизационни отчисления за тези обекти трябва да бъде отписан от баланса.

Таблицата показва типични съответствия на сметки за изхвърляне на библиотечни обекти в съответствие с стр. 10Инструкции №162n.

Съдържание на операцията	Дебит*	Кредит
Излезли от експлоатация обекти на библиотечната колекция поради разрушаване (физическо влошаване), дефекти, остаряло съдържание (остарялост), неосновни и др.	1 401 10 172	1 101 37 410
Изведени от експлоатация обекти на библиотечния фонд поради загуба от читатели, кражба
Обектите от библиотечния фонд бяха унищожени в резултат на продажбата им
Изведени от експлоатация обекти на библиотечния фонд поради загуба в резултат на бедствия от естествен и причинен от човека характер	1 401 20 273	1 101 37 410
Обектите от библиотечния фонд на населените места между главната институция, отделни подразделения (клонове) са разпоредени	1 304 04 310	1 101 37 410
Обектите от библиотечния фонд бяха изхвърлени при даряването им:
- към държавен орган, държавна (общинска) институция (в рамките на движението на обекти между институции, подчинени на различни главни администратори на бюджетни средства от едно и също бюджетно ниво)	1 401 20 241	1 101 37 410
- организации, с изключение на държавни и общински организации	1 401 20 242	1 101 37 410
- към органа, държавната (общинска) институция (в рамките на движението на обекти между институции с различен бюджет)	1 401 20 251	1 101 37 410
- наднационални организации и чужди правителства	1 401 20 252	1 101 37 410
- международни организации	1 401 20 253	1 101 37 410

Вместо символи "xx" се поставят съответната група и код на типа синтетична сметка.

Периодика (вестници, списания и др.), закупени от държавна институция за попълване на библиотечния фонд, се отчитат задбалансова сметка 23„Периодични издания за използване“ в условна оценка: един обект (номер на списание, годишен комплект вестници) - една рубла. Аналитичното счетоводство за сметката се извършва според счетоводните обекти в картата на количествено-общото отчитане на материалните активи ( стр. 377, 378 Инструкции бр.157n). Изхвърлянето на периодични издания по някаква причина се отразява и въз основа на решението на комисията на институцията за получаване и разпореждане с активи, съставено от първичния счетоводен документ (акт на приемане и прехвърляне, акт на отписване, други действие).

Редът на отразяване на транзакциите върху обезщетение за щети в натура (в случай на загуба от читатели на книги) помислете за пример.

Въз основа на документите, получени от библиотеката в счетоводния отдел, цената на изгубената книга към датата на приемането й за счетоводство е 500 рубли. Пазарната стойност на тази книга към момента на загубата беше 700 рубли. Читателят върна нова, еквивалентна книга, за да замени изгубената.

Следните записи са отразени в счетоводството на бюджета.

Съдържание на операцията	Дебит	Кредит	Сума, руб.
Изгубената книга е отписана (въз основа на решението на комисията, съставено с акт за отписване (ф. 0504144))	1 401 10 172	1 101 37 410	500
Приема се за счетоводство сумата на установения недостиг (по пазарна стойност)	1 209 71 560	1 401 10 172	700
Приета за счетоводство книгата, получена като обезщетение за щети	1 101 37 310	1 401 10 172	700
Начислена амортизация в размер на 100% от балансовата стойност	1 401 20 271	1 104 37 410	700
В същото време размерът на обезщетената вреда е дебитиран от виновния	1 401 10 172	1 209 71 660	700

Инструкции за прилагане на Единния сметкоплан за счетоводство за държавни органи (държавни органи), органи на местното самоуправление, органи на управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции, одобрени от Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 01.12.2010 г. № 157н.

Инструкции за използване на сметкоплана за бюджетно счетоводство, одобрени. Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 06.12.2010 г. № 162н.

Методически указания за прилагане на формуляри на първични счетоводни документи и формиране на счетоводни регистри от държавни органи (държавни органи), местни власти, ръководни органи на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции, одобрени. Със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 15 декември 2010 г. № 173н.

"Бюджетно счетоводство", 2012, N 5

Отчитането на библиотечен фонд е комплекс от операции, които осигуряват фиксиране на информация за размера, състава и движението на фонда съгласно правилата, установени от закона. На негова основа се формират библиотечните отчети, включително за държавно статистическо счетоводство, дейности по планиране, осигуряване безопасността на фонда, мониторинг на наличността и движението на документи.

Библиотеката се разбира като информационна културна образователна институция, която има организирана колекция от документи и ги предоставя за временно ползване на физически и юридически лица. Библиотечният фонд се формира от библиотеката за съхраняване и предоставяне за временно ползване на читатели и абонати на необходимите документи. Това е колекция от документи с различно предназначение и състояние, организационно и функционално свързани помежду си, подлежащи на счетоводство, придобиване, съхранение и използване за целите на библиотечните услуги за населението.

Задачите по отчитане на библиотечния фонд включват отразяване на движението на обектите, размера на целия фонд, неговите подразделения. Счетоводството включва: приемане на документи, тяхното маркиране, регистрация при допускане, движение, изхвърляне, както и проверка за наличието на документи във фонда. Съществуват редица изисквания за водене на записи:

пълнота и надеждност на счетоводната информация;
документирана регистрация на всяка касова бележка във фонда и освобождаване от фонда;
съвместимост на методите и формите на счетоводство, тяхната надеждност в контекста на използването на традиционни и автоматизирани технологии;
съответствие на номенклатурата на показателите на счетоводството на библиотечния фонд с подобни показатели на държавната статистика.

Счетоводната информация, представена както в традиционна, така и в компютърна форма, има еднаква правна сила.

Формите на счетоводни документи, направени по метод на печат, и формуляри, отпечатани с помощта на компютър, се използват при равни условия. Те могат да бъдат формирани с помощта на стандартни софтуерни пакети или индивидуални програми, създадени за водене на записи на фонда в определена библиотека.

Унифицирането на видовете, методите и звената за счетоводно отчитане на документи в библиотеките се осигурява чрез спазване на стандартите, свързани с библиотечното дело, както и изискванията нормативни документиотносно библиотечното дело.

Счетоводни стандарти

Правното основание за запазване и развитие на библиотечното дело е Законът от 29 декември 1994 г. N 78-ФЗ "За библиотечното дело".

Счетоводството на библиотечния фонд се регулира от Инструкцията за отчитане на библиотечния фонд, одобрена със Заповед на Министерството на културата на Русия от 2 декември 1998 г. N 590 (по -нататък - Инструкция N 590).

При отразяване в счетоводството на бизнес транзакции, свързани с движението на книги, брошури и др. издания (нормативна справка, техническа литература), трябва да се ръководите от заповедите на Министерството на финансите на Русия:

от 1 декември 2010 г. N 157н „За одобряване на Единния сметкоплан за счетоводство за държавните органи (държавни органи), органите на местното самоуправление, органите за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) Институции и инструкции за прилагането му “(по -нататък - Инструкция N 157н);
от 6 декември 2010 г. N 162н „За утвърждаване на сметкоплана за бюджетно счетоводство и инструкции за прилагането му“ (по -нататък - Инструкция N 162н) - по отношение на получатели на бюджетни средства;
от 16 декември 2010 г. N 174н „За утвърждаване на счетоводния план на бюджетните институции и Инструкции за прилагането му“ (по -нататък - Инструкция N 174н);
от 23 декември 2010 г. N 183н „За утвърждаване на Счетоводен план за счетоводство на автономни институции и Инструкции за прилагането му“ (по -нататък - Инструкция N 183н).

Счетоводство на библиотечен фонд

Библиотечен фонд - подреден набор от документи, образувани от библиотеката за съхранение и заемане на читатели и абонати (точка 1.3 от Инструкция N 590).

Движението на библиотечните фондове в библиотеката (приемане, прехвърляне, разпореждане и други операции) се формализира от съответните Форми на счетоводни документи, предвидени в Инструкция N 590.

Съгласно точка 4.1 от Инструкция № 590 обектите на отчитане на библиотечния фонд са документи, влизащи в библиотеката и излизащи от нея, независимо от вида на документа и неговата материална база. Услужните материали не подлежат на счетоводство и не са включени във фонда на библиотеката (софтуерни продукти, които са работещ инструмент на библиотекари и програмисти, и материали, закупени за проектирането на библиотеката, друга помощна работа, която не е свързана с придобиването на библиотечния фонд ).

Процедурата за отчитане на постъпления от документи във фонда на библиотеката се определя от разпоредбите на гл. 6 Инструкции N 590. На първо място, след получаване на документи във фонда на библиотеката, те се разделят на документи за постоянно, дългосрочно и временно съхранение.

Едно копие от вътрешни документи, получени от библиотеките с функции за постоянно съхранение на безплатен депозит, както и документи, приети за съхранение в депозитария, подлежи на отчитане за постоянно съхранение с присвояване на инвентарен номер.

Документите, предназначени да задоволят настоящото и прогнозираното търсене на читателите, независимо от вида на документа, обема му, тематиката и други формални характеристики, подлежат на отчитане за дългосрочно съхранение с присвояване на инвентарен номер.

На документите за постоянно и дългосрочно съхранение се присвояват инвентарни номера и се маркират. В този случай могат да се използват печати, табели за книги, отделни машинно четими баркодове. Основните изисквания, които трябва да се спазват при маркирането на документи: обозначаване на принадлежност, естетика, трайност на марката, безопасност на текст или друга информация за знака. Документите, които са прикачени файлове към основния носител, също са маркирани със същите подробности, както на основния документ.

Документите за временно съхранение (съдържащи информация с краткосрочна стойност) се изключват от колекцията на библиотеката след кратък период от време. Регистрацията им в библиотеката се извършва без присвояване на инвентарни номера.

Услужните материали не подлежат на счетоводство и не са включени във фонда на библиотеката (софтуерни продукти, които са работещ инструмент на библиотекари и програмисти, и материали, закупени за проектирането на библиотеката, друга помощна работа, която не е свързана с придобиването на библиотечния фонд ).

Внимание! Контролът за спазването на нормите и изискванията за счетоводно отчитане на библиотечния фонд се осъществява от специално функционално поделение на библиотеката, както и от комисията по опазване или друг колегиален орган за средства към дирекцията на библиотеката.

Кумулативно счетоводство

Цялостното отчитане на всички видове документи, влизащи или излизащи от библиотечния фонд, се извършва на партиди съгласно един придружаващ документ (лист за държавна регистрация, фактура, фактура, регистър, акт). Ако няма такъв документ, се съставя акт за приемане.

Формата на обобщеното счетоводство е книга, в 3 части от която (получаване, разпореждане, суми) се записва движението на фонда.

Информацията за документите се отразява в следните показатели: дата и номер на записа, източник на получаване, подробности за придружаващия документ, броя на получените документи (общо, включително по вид, съдържание и език на коренното гражданство), цената на закупените документи.

Когато документите се оттеглят, се посочват причините за изключването. За счетоводство и контрол на отписани документи въведете характеристиките „Прехвърлени“, „Продадени“, „Изхвърлени в макулатура“. Библиотеките, като се вземат предвид техните особености, могат да въвеждат допълнителни показатели (точка 5.1.2 от Инструкция N 590).

В зависимост от счетоводната процедура, приета в библиотеката, обобщаването на движението на периодичните издания може да се извършва за тримесечие, половин година или година въз основа на актове.

Индивидуално счетоводство

Съгласно инструкциите на точка 8.1 от Инструкция N 590, индивидуалната регистрация на всяко копие на документ или всяко име на документ се извършва с помощта на методи на инвентаризация с присвояване на инвентарен номер на документа или регистрация, без да се присвоява инвентарен номер. На документа е присвоен индивидуален номер за цялото време, през което той е в библиотечната колекция.

Формите на индивидуална регистрация на документи са книга (инвентарна книга), карта (карта на счетоводния каталог), лист (лист с регистрация на акт), регистрационна карта за определен вид публикация (включително електронна или AVD). Те трябва да съдържат следните показатели: датата на вписването, номера на записа в „Книга за обобщено счетоводно отчитане на библиотечния фонд“, инвентарния номер, автора и заглавието, годината на издаване, цената, отметка, номера на акта за изхвърляне. Ако документът има прикачени файлове, това е посочено в бележката. Той също така посочва отличителните черти на особено ценни и редки публикации, които определят неговата стойност (наличието на уникална подвързия, автограф, ръчно рисувани илюстрации и др.).

Изхвърляне от фонда

Причините за отписване на периодичните издания, включени във фонда на библиотеката, могат да бъдат: овехтяване, дефекти, остаряло съдържание, дублиране, непрофил, загуба. Загубата на публикации може да възникне поради редица причини: загуба от средства, загуба от читатели, кражби, бедствия от естествен и причинен от човека характер, по неизвестни причини (клауза 9.1 от Инструкция № 590).

Разпореждането с документи от фонда се формализира с акт за изключване и се отразява в "Книгата на обобщеното счетоводство" и във формулярите за индивидуално счетоводство на фонда. Актовете за анулиране на публикации, изключени във връзка със загубата, се одобряват въз основа на протоколи, актове, заключения и други документи, потвърждаващи факта на тяхната загуба (точка 9.6 от Инструкция N 590).

Съгласно инструкциите на точка 5.1.2 от Инструкция № 590, институциите получиха правото да въведат количествени и разходни стандарти за отписване на публикации, загубени по неизвестни причини (недостиг).

Библиотеки на образователни институции

Библиотеките на образователните институции са част от общата структура на институцията и не са независими юридически лица. Основната характеристика на организацията на библиотечната работа в образователните институции е, че за да се осигури образователния процес, учебните издания се закупуват от тях в големи количества екземпляри от същия тип (име).

За организацията на счетоводството в такива библиотеки, разработена и приета Насокиотносно прилагането на Инструкцията за отчитане на библиотечния фонд в библиотеките на образователните институции, одобрена със Заповед на Министерството на образованието на Русия от 24 август 2000 г. N 2488 (по -долу - Инструкция N 2488).

Съгласно разпоредбите на клауза 8 от Инструкция N 2488, отчитане на много копия документи (учебници, учебни пособия, справочници, речници и други публикации), предназначени за използване от студенти и ученици в образователния процес, се извършва по начин без инвентар. При този метод на счетоводство се предоставя обобщен запис на документите по име, тяхната цена се отчита в баланса на библиотеката.

Множество копия са документи, получени в повече от десет единици. Ако броят на получените копия е по -малък от десет, те се записват в инвентарните книги на обща основа. Библиотеката определя конкретния брой документи, които да бъдат записани в инвентарните книги и записани по метода без инвентаризация.

При счетоводния метод без инвентаризация се съставят следните документи: регистрационна карта на документа (публикация), регистрационна книга на регистрационни карти (приложения 4, 5 към Инструкция N 2488).

За всяко заглавие, постъпило за първи път в библиотеката, се съставя регистрационна карта в размер на повече от десет екземпляра. Той съдържа следната информация: автор, заглавие, отпечатък, цена, дата на вписване, номер на запис в обобщената книга, брой копия - получени, пенсионирани, регистрирани и отразява движението на всяко отделно заглавие на документ (публикация) който е преминал регистрация без инвентар. Картата отразява всички последващи разписки с това име, независимо от цената. Индексните карти се записват в регистърна книга, за която може да се използва инвентарна книга. В книгата за регистрация се попълват всички колони, като при индивидуалната регистрация всяко име се записва на отделен ред. Регистрационният номер се прехвърля в регистрационната карта. Номерът на регистрационната карта не се поставя върху документа (изданието), записан по метода без инвентаризация.

При вземане на решение относно сроковете за използване на учебната литература, следва да се обърне внимание на разпоредбите на Закона на Руската федерация от 10 юли 1992 г. N 3266-1 "За образованието" (по-нататък-Закон N 3266-1). В параграф 18 от чл. 28 от Закон N 3266-1 гласи, че правомощията на федералните държавни органи в областта на образованието включват одобряване на процедурата за разглеждане на учебници, препоръчани или разрешени за използване в образователния процес, при тези, които имат държавна акредитация и прилагат образователни програмиобщообразователни образователни институции, както и годишното одобрение въз основа на опита на федералните списъци на такива учебници. Списъците съдържат имената на учебниците по теми, с указание на издателите. В този случай годината на издаване на учебника няма значение дали посоченият учебник е включен в списъка.

Изхвърлянето на литература от библиотечния фонд се осъществява въз основа на Закона за анулиране на литература, изключена от библиотеката (ф. 0504144), одобрен от ръководителя на институцията, с прилагането на нейните списъци. В библиотеките на образователните институции актовете за отмяна се одобряват от ректора, проректора, директора на учебното заведение (точка 9.8 от Инструкция N 2488). В този случай се посочва една от причините за отписването.

Внимание! В образователните институции стандартът за отписване на библиотечни фондове по неизвестни причини (недостиг) трябва да бъде не повече от 0,1 % от обема на заема (точка 9.8 от Инструкция N 2488).

Инструкциите в точка 9.8 от Инструкция N 2488 предвиждат изключването на документи от библиотечните колекции образователни институциипоради остарялост се извършва поне веднъж на две години. Препоръчаните преди това условия за използване на учебници и учебни пособия в общообразователните институции в рамките на четири години са предписани да се считат за ориентировъчни.

Така действащите нормативни актове не съдържат указания за задължението за отписване на петгодишни учебници от библиотеките на учебните заведения, освен в случаите на тяхното физическо износване, довело до овехтяване (износени книги, загуба страници, чието възстановяване не е възможно и т.н.) ... Отписването поради остарялост е възможно само ако учебникът не е включен в посочените федерални списъци, одобрени от Министерството на образованието и науката.

Счетоводство

В момента счетоводството на библиотечния фонд се извършва в зависимост от правния статус на институцията в съответствие с Инструкции N N 157n, 162n, 174n, 183n.

Обектът на библиотечния фонд може да бъде или отделна книга, или публикации, състоящи се от няколко тома, които са логично продължение един на друг.

Разпоредбите на общоруския класификатор на дълготрайните активи ОК 013-94, одобрен с Резолюцията на Държавния стандарт на Русия от 26 декември 1994 г. N 359, се определя, че библиотечните фондове се отразяват съгласно кода на OKOF 19 0001000. Те включват книги и брошури, периодични издания, продължаващи публикации, печатни ноти, картографски публикации, художествени публикации, текстови издания на листове, видове специална научна и техническа литература и документация, непубликувани материали, ръкописи, ръкописи и публикации, редки и уникални, филмови материали и документи под формата на видеозапис, фотографски документи, фонодокументи (звукозаписи), кинофотофотофоно документи са редки и уникални.

Съгласно разпоредбите на клауза 38 от Инструкция № 157н, материалните обекти на собствеността, съставляващи библиотечния фонд на институцията, с изключение на периодичните издания, се вземат предвид като дълготрайни активи независимо от техния полезен живот и се записват на сметка 0 101 07 000 "Библиотечен фонд". В същото време на обектите на библиотечния фонд, независимо от тяхната стойност, не се присвоява уникален инвентарен сериен номер (клауза 46 от Инструкция N 157n). За тяхното осчетоводяване се отваря инвентарна карта за групово счетоводно отчитане на дълготрайни активи (ф. 0504032), които се регистрират в инвентара на инвентарната карта за отчитане на дълготрайни активи (клауза 54 от Инструкция N 157н).

Внимание! Инвентарната карта за групово счетоводно отчитане на дълготрайни активи е предназначена за отчитане на група хомогенни обекти на дълготрайни активи: мек инвентар, библиотечни фондове, производствени съоръжения на сцената (декорации, мебели и реквизит, реквизит), производствени и битови инвентари на стойност до 40 000 рубли.

Периодичните издания, закупени от институция за попълване на библиотечния фонд, подлежат на отчитане по задбалансова сметка 23 в условна оценка: един обект (номер на списание, годишен вестник) - една рубла. Аналитичното счетоводство за сметката се извършва според обектите на счетоводство в картата на количествено-общото отчитане на материални активи (клаузи 377, 378 от Инструкция N 157н).

Внимание! Книжните (други печатни) продукти, които не са предназначени за библиотечния фонд, се отчитат като част от други материални запаси (точка 99 от Инструкция N 157n).

Постъпването и вътрешното прехвърляне на библиотечния фонд се документира от следните първични документи:

Актът за приемане и прехвърляне на групи дълготрайни активи (ф. 0306031);
Фактура за вътрешно движение на дълготрайни активи (ф. 0306032);
Изискване-товарителница (ф. 0315006). Ако обектите на библиотечния фонд са получени по дарение или договор за дарение, тяхната първоначална стойност се признава като текущата пазарна стойност към датата на приемане за счетоводство, увеличена с цената на услугите, свързани с доставката, регистрацията и въвеждането им в условие, подходящо за употреба (клауза 25 Инструкции N 157n).

Текущата пазарна стойност на обект от библиотечния фонд се определя въз основа на цената в сила към датата на приемането му за счетоводство (осчетоводяване). Данните за текущата цена трябва да бъдат документирани, а в случай на невъзможност за документално потвърждение - чрез експертни средства.

Пазарната стойност може да бъде определена и от комисионната за получаване и разпореждане с активи, създадени в институцията за постоянно.

Съгласно точка 92 от Инструкция N 157n за обекти от библиотечния фонд на стойност до 40 000 рубли. включително, амортизацията се начислява в размер на 100 процента от балансовата стойност, когато обектът е пуснат в експлоатация. За предмети от библиотечния фонд на стойност над 40 000 рубли. амортизацията се изчислява на линейна основа в размер на 1/12 от годишната амортизационна сума, като се отчита полезният живот на обектите на библиотечния фонд.

Съгласно Класификацията на дълготрайните активи, включени в амортизационните групи, одобрена с Постановление на Правителството на Руската федерация № 1 от 1 януари 2002 г., библиотечните фондове (код 19 0001000) са включени в седма група - имоти с полезен живот от повече от 15 години до 20 години включително.

Разпореждането с предмети от библиотечния фонд се формализира със Закона за отписването на литература, изключена от библиотеката (ф. 0504144) или Закона за отписването на групи дълготрайни активи (ф. 0306003) с прикачване на списъци с изключена литература. Разпореждането с инвентарни обекти на библиотечния фонд, записан задбалансово, се отразява въз основа на решението на комисията за получаване и разпореждане с активи, съставено с акт (клауза 51 от Инструкция N 157н).

Разходите за придобиване на предмети от библиотечния фонд са отнесени към т. 310 „Увеличение на стойността на дълготрайните активи“, а разходите за абонамент за периодични издания - към подточка 226 „Други произведения, услуги“ на КОСГУ.

В зависимост от вида на институцията, транзакциите по получаване, движение, амортизация, разпореждане с библиотечния фонд се отразяват в счетоводните записи в съответствие с Инструкции N N 162n, 174n, 183n.

В автономна институция Получаване на предмети от библиотечния фонд

Дебит 0 106 21 000, 0 106 31 000, 0 106 41 000

„Инвестиции в дълготрайни активи - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Инвестиции в дълготрайни активи - друго движимо имущество на институцията“, „Инвестиции в дълготрайни активи - предмети под наем“

Кредит 0 302 31 000

"Изчисления за придобиване на дълготрайни активи"

Кредит 0 106 21 000, 0 106 31 000

„Инвестиции в дълготрайни активи - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Инвестиции в дълготрайни активи - друго движимо имущество на институцията“

Дебит 0 101 47 000

Кредит 0 106 41 000

„Инвестиции в дълготрайни активи - предмети под наем“

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

„Библиотечен фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Библиотечен фонд - друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 101 47 000

"Библиотечен фонд - наети вещи"

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 172

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 180

"Други доходи"

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 304 04 310

Дебит 0 304 04 310

„Междуведомствени селища за придобиване на дълготрайни активи“

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000

"Амортизация на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията", "амортизация на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

Дебит 0 101 27 000, 0 101 37 000, 0 101 47 000

0 101 47 000

„Библиотечен фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Библиотечен фонд - друго движимо имущество на институцията“, „Библиотечен фонд - вещи под наем“

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000, 0 104 47 000

"Амортизация на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията", "Амортизация на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията", "Амортизация на библиотечния фонд - предмет на лизинг"

Дебит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Дебит 0 401 20 273

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Отчитане на периодичните издания

Кредит 0 302 26 000

"Изчисления за други работи, услуги"

„Периодични издания за употреба“

В бюджетна институция Получаване на предмети от библиотечния фонд

Дебит 0 106 21 310, 0 106 31 310, 0 106 41 310

„Увеличаване на инвестициите в дълготрайни активи - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Увеличаване на инвестициите в дълготрайни активи - друго движимо имущество на институцията“,

Кредит 0 302 31 730

формиране на първоначалната стойност на обекти от библиотечния фонд (при придобиване и последващо счетоводство като част от ОС);

Кредит 0 106 21 310, 0 106 31 310

приемане за отчитане на обекти от библиотечния фонд по първоначална цена, образувана при придобиването им;

Дебит 0 101 47 310

Кредит 0 106 41 310

"Увеличаване на инвестициите в дълготрайни активи - лизингови позиции"

като се вземе предвид обектът на библиотечния фонд, който е предмет на лизинг по договора;

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

„Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“,

Кредит 0 101 47 410

отчитане обекта на библиотечния фонд при изпълнение (обратно изкупуване) на договора за наем;

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

„Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията“

Кредит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

приемане за осчетоводяване на обекти от библиотечния фонд като част от дълготрайни активи, получени от виновното лице по реда на обезщетението в натура;

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 401 10 180

"Други доходи"

приемане за регистрация на неотчетени обекти от библиотечния фонд, идентифицирани в резултат на инвентаризацията. Безвъзмездно получаване на обекти от библиотечния фонд.

В рамките на междуведомствени селища за прехвърляне на собственост

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 304 04 310

„Междуведомствени селища за придобиване на дълготрайни активи“

приемане за регистрация на обекта на библиотечния фонд;

Дебит 0 304 04 310

„Междуведомствени селища за придобиване на дълготрайни активи“

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410

„Намаляване поради амортизация на стойността на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Намаляване поради амортизация на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията“

като се вземе предвид амортизацията на обекта на библиотечния фонд.

Експлоатация на обекти от библиотечния фонд

Дебит 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

Кредит 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

„Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“,

прехвърляне на обекти в експлоатация въз основа на Изискването за фактура (ф. 0315006) като вътрешно прехвърляне между финансово отговорни лица (от склада до библиотеката);

Дебит 0 401 20 271, 0 109 60 271

„Разходи за амортизация на дълготрайни активи и нематериални активи“, „Разходи за амортизация на дълготрайни активи и нематериални активи в себестойността на готови стоки, работи, услуги“

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410, 0 104 47 410

амортизацията е начислена върху обектите на библиотечния фонд.

Операции по разпореждане (отписване) на библиотечния фонд

Дебит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

„Намаляване стойността на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“,

обекти от библиотечния фонд са били отписани поради износване, непрофил, загуба, кражба, продажба и др.;

Дебит 0 401 20 273

„Разходи за спешни активи“

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

обектите от библиотечния фонд бяха отписани поради загубата в резултат на бедствия от естествен и причинен от човека характер;

Дебит 0 401 20 241, 0 401 20 242

„Разходи за безвъзмездни трансфери към държавни и общински организации“, „Разходи за безвъзмездни трансфери към организации, с изключение на държавни и общински организации“

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество на институцията“, „Намаляване стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията“

обектите на библиотечния фонд бяха отписани във връзка с безвъзмездното прехвърляне.

Отчитане на периодичните издания

Дебит 0 401 20 226, 0 109 60 226

"Разходи за други работи, услуги", "Разходи за други работи, услуги в цената на готови продукти, работи, услуги"

Кредит 0 302 26 730

цената на закупените периодични издания (списания, вестници) се отнася към разходите (към цената на услугите, произведенията);

„Периодични издания за употреба“

периодични издания (списания, вестници) са приети за извънбалансово счетоводство.

„Периодични издания за употреба“

отписани периодични издания (списания, вестници).

В държавна институция Получаване на предмети от библиотечния фонд

Дебит 0 106 31 310, 0 106 41 310

„Увеличаване на инвестициите в дълготрайни активи - друго движимо имущество на институцията“, „Увеличаване на инвестициите в дълготрайни активи - предмети под наем“

Кредит 0 302 31 730

„Увеличаване на дължимите сметки за закупуване на дълготрайни активи“

формиране на първоначалната стойност на обекти от библиотечния фонд (при придобиване и последващо счетоводство като част от ОС);

Дебит 0 101 37 310

"Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

Кредит 0 106 31 310

"Увеличаване на инвестициите в дълготрайни активи - друго движимо имущество на институцията"

приемане за отчитане на обекти от библиотечния фонд по първоначална цена, образувана при придобиването им;

Дебит 0 101 47 310

"Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - наети вещи"

Кредит 0 106 41 310

"Увеличаване на инвестициите в дълготрайни активи - лизингови позиции"

като се вземе предвид обектът на библиотечния фонд, който е предмет на лизинг по договора;

Дебит 0 101 37 310

"Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

Кредит 0 101 47 410

"Намаляване на разходите за библиотечния фонд - наети предмети"

отчитане обекта на библиотечния фонд при изпълнение (обратно изкупуване) на договора за наем;

Дебит 0 101 37 310

"Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

Кредит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

приемане за осчетоводяване на обекти от библиотечния фонд като част от дълготрайни активи, получени от виновното лице по реда на обезщетението в натура;

Дебит 0 101 37 310

"Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

Кредит 0 401 10 180

"Други доходи"

приемане за регистрация на неотчетени обекти от библиотечния фонд, идентифицирани в резултат на инвентаризацията. Безвъзмездно получаване на обекти от библиотечния фонд.

В рамките на междуведомствени селища за прехвърляне на собственост

Дебит 0 101 37 310

"Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

Кредит 0 304 04 310

„Междуведомствени селища за придобиване на дълготрайни активи“

приемане за регистрация на обекта на библиотечния фонд;

Дебит 0 304 04 310

„Междуведомствени селища за придобиване на дълготрайни активи“

Кредит 0 104 37 410

"Намаляване поради амортизация на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията"

като се вземе предвид амортизацията на обекта на библиотечния фонд.

Експлоатация на обекти от библиотечния фонд

Дебит 0 101 37 310, 0 101 47 310

"Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията", "Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - наети вещи"

Кредит 0 101 37 310, 0 101 47 310

прехвърляне на обекти в експлоатация въз основа на Изискването за фактура (ф. 0315006) като вътрешно прехвърляне между финансово отговорни лица (от склада до библиотеката);

Дебит 0 401 20 271, 0 109 60 271

Кредит 0 104 37 410, 0 104 47 410

„Намаление поради амортизация на стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията“, „Намаляване поради амортизация на стойността на библиотечния фонд - наети вещи“

амортизацията е начислена върху обектите на библиотечния фонд.

Операции по разпореждане (отписване) на библиотечния фонд

Дебит 0 401 10 172

"Приходи от операции с активи"

Кредит 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията“

обекти от библиотечния фонд са били отписани поради износване, непрофил, загуба, кражба, продажба и др.;

Дебит 0 401 20 273

„Разходи за спешни активи“

Кредит 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията“

обектите от библиотечния фонд бяха отписани поради загубата в резултат на бедствия от естествен и причинен от човека характер;

Дебит 0 401 20 241, 0 401 20 242

Кредит 0 101 37 410

„Намаляване стойността на библиотечния фонд - друго движимо имущество на институцията“

обектите на библиотечния фонд бяха отписани във връзка с безвъзмездното прехвърляне.

Отчитане на периодичните издания

Дебит 0 401 20 226, 0 109 61 226

"Разходи за други работи, услуги", "Разходи за други работи, услуги в цената на готови продукти, работи, услуги"

Кредит 0 302 26 730

„Увеличаване на дължимите сметки за други работи, услуги“

цената на закупените периодични издания (списания, вестници) се отнася към разходите (към цената на услугите, произведенията);

„Периодични издания за употреба“

периодични издания (списания, вестници) се приемаха за извънбалансово счетоводство;

„Периодични издания за употреба“

отписани периодични издания (списания, вестници).

Внимание! Ако материалните активи (например учебници) са попаднали в рамките на централизирано снабдяване без уведомление (ф. 0504805) и копия от документи на доставчика, те се записват в задбалансова сметка 22 „Материални активи, получени чрез централизирано снабдяване“ (клауза 375 от Инструкция N 157n).

Л. Ю. Симонова

Експертен редактор

списание "Бюджетно счетоводство"

Концепцията и изискванията за организацията на счетоводството за документален фонд

Счетоводството е първият процес на организиране на документален фонд, който установява връзките между документите, необходими за превръщането им в едно цяло. Като регистрира получения документ, счетоводството го вписва в състава на фонда, документирайки принадлежността му към този конкретен фонд. През целия период на действие на документ във фонда счетоводството следи неговите движения като неразделна част от фонда, като фиксира новите му състояния и отношение към определени подфондове. След като документ бъде премахнат от регистъра, той престава да се счита за компонент на фонда, връзката му с фонда и документите от фонда се губят. По този начин организационната роля на счетоводството е да документира взаимоотношенията във фонда, което ви позволява да наблюдавате състоянието и запазването на документалния фонд.

Отчитането на документален фонд е дейност, която осигурява записването според установените правила и натрупването на информация за размера, състава и движението на фонда и неговата стойност за количествените и качествените характеристики на неговото състояние.

Отчитането на фонда е третият технологичен процес на формиране на документалния фонд и е тясно свързан с последния етап на придобиване - приемането на нови постъпления, по време на който партидата от новопостъпили документи се проверява с придружаващия го документ и всички несъответствия между те са записани в акта за приемане. Счетоводният процес е тясно преплетен с техническата обработка на документи. Печатът, поставен на етапа на първична обработка и показващ, че документът принадлежи на фонда / подфонда, по правило съдържа инвентарния номер на това копие, който се присъжда на документа по време на счетоводния процес.

Такива тесни взаимоотношения между процесите усложняват тяхното идентифициране, размивайки техните граници. По този начин „Инструкцията за счетоводството на библиотечния фонд“, одобрена със заповед на министъра на културата на Руската федерация № 590 от 02.12.1998 г., включва в счетоводния процес приемането на документи, тяхното маркиране, регистрация при допускане, движение, разпореждане, както и проверка за наличието на документи във фонда. Както можете да видите, счетоводната структура включва всички операции за организационна регистрация на документи, принадлежащи на фонда, от момента на получаването им от библиотеката / информационната служба.

В процеса на счетоводство се преследват следните цели:

1) натрупване на фактическа информация за фонда за по-нататъшен управленски анализ и вземане на решения за подобряването му;

2) съставяне на реални модели на документалния фонд, необходими за сравняването им с идеални модели и оценка на тяхната кореспонденция помежду си;

3) проследяване на движението на документи, за да се гарантира тяхната безопасност.

По този начин счетоводството е форма на документирано наблюдение на състоянието на документалния фонд, което се извършва с цел контрол на неговото качество и безопасност.

Документите, в които се води счетоводството на документалния фонд, имат статут на строги отчетни финансови документи и те трябва да се съхраняват до ликвидацията на организацията. Те трябва да се съхраняват в сейфове и шкафчета и достъпът до тях е строго ограничен. При извършване на електронно счетоводство е задължително да се отпечата хартиено копие на счетоводни документи, което също подлежи на специални режими за съхранение и достъп.

В големите информационни организации със сложна организационна структура се използва счетоводната технология за разделяне, която включва едновременното поддържане и отчитане на документалния фонд като цяло и отделно отчитане на подфондовете на всяко структурно звено. Това ви позволява да натрупвате количествени данни за отделни подфондове.

Счетоводните обекти могат да бъдат както отделни документи, така и партида документи. Партида е група документи, временно комбинирани за контрол на тяхната безопасност по време на обработката и прехвърлянето от един технологичен обект на друг (например, партида нови касови бележки; партида документи за отписване и т.н.).

Поради факта, че във всяка библиотека или информационна услуга има и се използват не само документи, събрани за удовлетворяване на информационни искания на потребителите, но и документи с различно предназначение, става необходимо да се разграничи кои от тях са обекти на отчитане на документа фонд. Така например те не подлежат на счетоводство като документи от фонда:

Софтуерни продукти, които са работещ инструмент за служители на информационна организация;

Материали, закупени за регистрация и други спомагателни работи, които не са свързани със събирането на документални средства, например стенни и настолни календари, плакати и др.;

Кино, фото и звукозаписи, предназначени за библиотечни, информационни и културни събития;

Документация за управление на библиотечни / информационни услуги;

Лични и секретни документи;

Материали, създадени от информационна организация за нейното оборудване, без да бъдат въведени в легален граждански оборот (тиражиране и разпространение), например наръчници, тематични досиета, фотокопия на отделни документи, предназначени за служебна употреба и др.

Резултатът от отчитането на документалния фонд е достоверна документирана информация за реалното състояние на фонда, която характеризира:

Обемите на фонда и отделните подфондове, както и техният ръст;

Динамиката на развитието на документалния фонд през целия период на неговото съществуване;

Разходна характеристика на документалния фонд;

Наличието и местоположението на всеки документ от фонда.

Тази информация засяга много аспекти на дейността на информационната организация:

Регулира движението на документи в институции;

Осигурява контрол върху безопасността на фонда;

Служи като обосновка за изчисляване на размера на необходимите помещения, персонал, финанси и др.;

Позволява ви да сравнявате обемите на средства на различни информационни институции, да оценявате ефективността на библиотеките / информационните услуги и използването на различни видове ресурси;

Формира основата за планиране на дейностите на информационна организация;

Той е източник на държавно статистическо счетоводство, тоест национална система за събиране, регистриране, обобщаване и тълкуване на количествени данни от мащаба на индустрия, икономически регион или държава, за да се улесни приемането на ефективни управленски решения от държавните органи и управление.

Такова многостранно влияние на счетоводните резултати върху различни аспекти от дейността на организацията и приемането на отговорни управленски решения определя строгите изисквания, които се налагат при счетоводството на документалния фонд.

Изисквания за отчитане на документален фонд

1. Пълнота и точност на счетоводната информация. Това означава, че всеки документ, влизащ или намиращ се във фонда, подлежи на счетоводство и има достатъчно информация за него, за да го идентифицира.

2. Задължително счетоводство за всички фондове и подфондове. За да се гарантира събирането на пълна и надеждна информация за фонда, всички документални фондове, без изключение, подлежат на отчитане.

3. Точност, задълбоченост на счетоводството. Това означава, че информацията за документа отговаря на реалността, не съдържа грешки и поправки. В противен случай документът не може да бъде идентифициран чрез идентификационни данни и следователно събраната информация няма да бъде надеждна.

4. Документирана регистрация на всяка разписка или изтегляне от фонда, тъй като само записването на всеки носител гарантира неизменността на идентификационните данни.

5. Надеждност и съвместимост на методите и формите на счетоводство в контекста на използването на традиционни и автоматизирани технологии. Това означава, че счетоводството в традиционна и електронна форма трябва да се води съгласно същите правила, а идентификационните данни не трябва да се губят случайно или да се изкривяват;

6. Ефективност и своевременност на счетоводството. Същността на изискването е, че документът трябва да се вземе предвид веднага при постъпване в библиотеката / информационната служба. Забавянето на счетоводството може да доведе или до нарушаване на технологичния ритъм, или до немотивиран отказ на потребителя, или до загуба на документ.

7. Непрекъснатост на счетоводството. Това означава, че счетоводството трябва да започне от момента на раждането на фондацията и не трябва да спира дори за кратък период - в противен случай счетоводните данни ще бъдат непълни и ненадеждни.

8. Унификация и стабилност на счетоводните единици, тяхната кореспонденция с единици за използване на документални фондове и показатели на държавната статистика. Това счетоводно изискване говори за необходимостта от еднаквост в подходите към отчитането на документи и тяхната неизменност за дълъг период от време. В противен случай счетоводните данни в различни документални фондове или данните, получени в различни периоди от съществуването на един и същ фонд, ще бъдат несравними и на тяхна база ще бъде невъзможно да се направят разумни изводи и да се вземе правилното решение.

За да се унифицират подходите към счетоводството, са разработени и внедрени специални стандарти и инструкции за отчитане на документални средства.

Специално значениеима стандартизация на счетоводните единици на документалните фондове. Разчетната единица на фонд е мерна единица за обема и движението на фонд.

В съответствие с ГОСТ 7.20-2000 "Библиотечна статистика" (въведена на 01.01.2002 г.), основните и допълнителните счетоводни единици се използват за отчитане на размера и движението на документалния фонд.

Основните счетоводни единици се използват като индикатори за промени в обема на документалния фонд за отчитане и поддържане на държавната статистика. Основните разчетни единици са копието и името.

Копие е всяка отделна единица от документ, включен в колекцията или изтеглен от нея.

Заглавие - всяко ново или повторно издание, друг документ, различаващ се от останалите със заглавието, отпечатъка или други елементи на дизайна.

Както можете да видите, две различни счетоводни единици са приети като основни, които заедно разнообразяват фонда за документи:

Счетоводството в копия дава възможност за количествено определяне на фонда и осигурява контрол върху безопасността на всеки документ;

Вземането под внимание на имената демонстрира информационното разнообразие на фонда, което позволява по -пълно определяне на информативната и значителна стойност (срв. 69 екземпляра от списания и 69 заглавия на списания).

Така при равни обеми на фонда в копия фондът, в който има повече имена, е по -богат. Разликата в обема на колекцията, изразена в заглавия и в екземпляри, е особено значима, когато има голям брой многокопирни документи, например учебни публикации за ученици или студенти.

Допълнителни счетоводни единици се използват за по -пълно описание на фонда, както и за решаване на допълнителни приложни проблеми.

Допълнителните счетоводни единици на фонда включват: годишен комплект, обвързваща единица / комплект (подаване) и рафт на метрото.

Годишният набор е набор от номера (издания) на периодични издания за годината, взети като една счетоводна единица на фонда. Несъмнено тази разчетна единица допълва характеристиките на колекцията от периодични издания, заедно със заглавия и копия. Поради факта, че честотата на различните публикации може да варира от 4 до 312 броя годишно, обемът на колекцията от периодични издания в екземпляри не е напълно ориентировъчен. Броят на годишните комплекти с едно име характеризира хронологичната дълбочина на дадения фонд и по този начин гарантира неговата по -голяма или по -малка пълнота и информационна стойност.

Друга допълнителна разчетна единица - обвързваща единица / комплект (картотека) - е колекция от брой периодични издания или други документи, ушити, обвързани или свързани по друг начин в едно цяло и взети като една счетоводна единица. Той помага да се направят счетоводните данни на фонда и да се отчетат заеми от фонда сравними, особено когато става въпрос за счетоводни депозитари, където подаването е счетоводната единица за съхранение. Издавайки 1 комплект от 4 броя списания от магазина, служителят на магазина прехвърля отговорността на потребителя или служителя на читалнята за връщането на точно един комплект, а не 4 броя.

Столичен рафт е международна разчетна единица за размера на фонд, препоръчан от ЮНЕСКО през 1969 г. и измерен като 1 м от рафт, зает от публикации или други документи. На един течен метър рафт в затворено хранилище се поставят средно до 50 екземпляра книги, с отворен достъп до фонда - 30-40 екземпляра. В съответствие със строителните норми, за съхранение на 1000 екземпляра. имате нужда от площ от 4,5 кв. м. По този начин столичният район като разчетна единица може да се използва за изчисляване на необходимото количество място за съхранение и помага за оценка на необходимостта от броя на стелажите.

Нова допълнителна единица електронни ресурси - байтове (килобайта, мегабайта, терабайта и т.н.) - също трябва да изпълнява подобни задачи за планиране на ресурси за съхранение на документи, благодарение на което е възможно да се прецени количеството необходима памет или да се използва за съхранение на данни .

По този начин изборът на счетоводни единици е продиктуван от цял набор от задачи, които трябва да се обслужват от счетоводната информация.

И така, счетоводството като процес на формиране на документален фонд е насочено към събиране на пълна, точна и надеждна информация за даден документен фонд, което позволява не само да се контролира състоянието му, но и да се вземат компетентни управленски и технологични решения на негова основа. За да се осигури натрупването на счетоводна информация, която отговаря на изискванията за пълнота и надеждност, приоритет се дава на организацията на счетоводната дейност, която се проявява в максималното регулиране на различните й аспекти.

Видове и форми на счетоводство

Във всички документални фондове е обичайно да се разграничават два задължителни вида счетоводство на документи:

обща сума(интегрирани, статистически, количествени);

индивидуален(диференцирано, аналитично, оперативно).

Целта на обобщеното счетоводство е да даде количествена представа за структурата, размера, скоростта на обновяване на фонда като цяло и отделните му части. Партидата е обект на обобщено счетоводство.

Индивидуалното счетоводство е предназначено да предоставя информация за всеки документ във фонда, неговото присъствие в определен подфонд или за неговото отписване. Следователно предмет на индивидуалното счетоводство са отделни копия или имена.

И двата вида счетоводство са задължителни и се допълват, разширявайки информационното съдържание на идентификационните данни:

Кумулативното счетоводство ви позволява да отговорите на въпросите: „колко документи има във фонда / подфонда?“, „Колко документи са пристигнали / оставени за определен период?“;

Индивидуалното счетоводство отговаря на въпросите: „Този документ във фонда ли е?“, „Колко копия на този документ има във фонда?“, „Къде се намира този документ в момента?“? “.

По този начин всеки документ трябва да се брои два пъти: първо на партида, след това поотделно. Различавайки се в начините за регистриране на документи, и двата вида счетоводство са взаимосвързани и контролират взаимно данните.

Всеки вид счетоводство се реализира в подходящите форми на счетоводство.

Счетоводните формуляри са унифицирани форми на счетоводна документация, препоръчани от съответните инструктивни и методически документи за различни документални фондове.

В СССР параметрите на регистрационните формуляри за различни видове библиотеки и информационни услуги бяха строго определени. Понастоящем са разработени общи правила и форми на счетоводно отчитане на документи, които са задължителни за всички библиотеки, органи за научна и техническа информация, хранилища на фондове, центрове за документация, други организации и институции. Руска федерация, независимо от техния вид и вид, правен статут, ведомствено подчинение и форма на собственост. Правилата за водене на отчетност са заложени в „Инструкции за водене на отчетност на библиотечния фонд“, при разработването на които са взети разпоредбите на бюджетното законодателство, държавните стандарти, други закони и подзаконови актове, свързани с отчитането на документите, съставляващи документалния фонд. под внимание. Въпреки това, тази инструкцияпозволява избора на правила, методи и норми, уреждащи организацията и воденето на записи на документалния фонд, въз основа на организационните и технологичните характеристики на библиотеката / информационната услуга, ако това не противоречи на действащото законодателство. Основното задължително изискване за използваните счетоводни форми е съответствието на номенклатурата на първичните счетоводни показатели с подобни показатели на държавната статистика. По този начин всяка организация има право да разработи, съгласувано с основателя, свои собствени счетоводни стандарти, които са съставени в документ, наречен "Процедура за отчитане на документалния фонд". Отговорността за правилната организация на счетоводството се носи от първия ръководител на институцията или предприятието.

Както можете да видите, в момента се наблюдава намаляване на ригидността при регулирането на счетоводството за документалния фонд и се допуска променливост при избора на методи и форми на счетоводство. Предоставянето на информационни организации право на независимост в границите, определени от общите разпоредби, се дължи на факта, че в условията на трансформация на информационните технологии традиционните и автоматизирани счетоводни технологии са принудени да съществуват едновременно, а развитието на счетоводните форми е се определя не само от профила и структурата на фонда, но и от различни софтуерни и технологични фактори. ...

В съответствие с „Инструкцията за счетоводството на библиотечния фонд“ основната форма на обобщеното отчитане на документите е „Книгата на обобщеното счетоводно отчитане на фонда“. Това е дневник (листове с обобщени записи на документалния фонд) в традиционна или машинно четима форма. Независимо от превозвача, той има същата юридическа сила. Разрешени са различни модификации на обобщената книга, отразяващи спецификата на състава на документалния фонд - по видове или видове документи, теми, езици и други характеристики. Формата му е съобразена с формите на държавна статистическа отчетност и с формите на ежедневна регистрация на издаването на документи от фонда (например „Дневникът на библиотеката“).

Обобщената книга задължително трябва да има 3 части. Част I „Постъпление във фонда“, където се записват партиди нови документи, и част II „Разпореждане с фонда“, където се записва информация за документите, изключени от фонда, имат подобна форма на запис. За партидата входящи или изходящи документи се съобщава следната информация: датата и номерът на записа по ред, общият брой документи в партидата, включително по видове документи, включително книги и брошури по клонове на знанието и по езици . Освен това трябва да се предоставят общите данни за цената на документите, предназначени за прехвърляне в баланса. В случай на отчитане на партида нови постъпления, се посочват и източникът на получаване на партидата и номерът и / или датата на придружаващия документ. При регистриране на документи за пенсиониране се посочват номерът и датата на акта за изключване, както и причината за пенсиониране. В края на всяка страница цялата количествена информация се обобщава за прехвърлянето им на друга страница или в част III от книгата за обобщено счетоводство.

Част III "Резултати от движението на фондовете" съдържа обобщени статистически данни за документалния фонд. В тази част обобщената информация за новопостъпили и пенсионирани документи се прехвърля на тримесечие. В края на текущата година общият резултат от движението на фонда се сумира, като се вземат предвид входящите и изходящите документи, а балансът на състоянието на фонда за годината се сумира в следните показатели:

"Съставено в началото на ... годината"- в тази колона се прехвърлят данните за фонда, получени в края на предходната година;

„Получено в рамките на ... година“- тук е посочена обобщена информация за нови постъпления за изминалата година;

„Пенсиониран в рамките на ... година“- предоставя обобщени количествени данни за документите, отписани от фонда през текущата година;

„Съставено в края на ... на годината“- тази колона съдържа окончателните изчислени данни за фонда, получени чрез сумиране на първоначалните данни с данни за нови постъпления и изваждане на броя на пенсионираните документи от тази сума.

Крайните данни от част III на „Обобщена книга“ са включени под формата на държавна статистическа отчетност.

Ако информационната услуга има стабилен достъп до мрежови документи с отдалечен достъп съгласно лицензионните споразумения, те също подлежат на обобщено счетоводство в специална книга, която е организирана по същия принцип като традиционния. Под формата на отчитане на постъпления във фонда се регистрират основните данни на документите (споразумения, договори, лицензионни споразумения), в които се записва регистрацията на определени пакети от мрежови документи за определен период, както и броят на пакети.

Индивидуалните регистрационни формуляри могат да бъдат представени в различни форми:

Книга (инвентарни книги);

Карта (карта на счетоводния каталог, регистрационна карта за определен вид документ - за вестници, списания, електронни, аудиовизуални и други видове документи);

Лист (лист за регистрация на акт).

Допуска се комбинация от тези форми на счетоводство. С автоматизирана технология се създават формати на сметки, съдържащи цялата необходима информация за формирането на всяка от формите на индивидуално счетоводство.

Формите за индивидуална регистрация на документи трябва да съдържат следните параметри: дата на вписване, номер на вписване в „Книгата на обобщеното счетоводно отчитане на документалния фонд“, инвентарен номер, информация за автора и заглавието, място на публикуване и година на издаване, цена , както и маркировка за наличието на документа при следващата проверка на фонда и номера на акта за изключване на това копие от фонда, ако документът вече е отписан. Задължителната колона е „Бележка“, която показва наличието на приложения към основния документ под една или друга форма, както и особеностите на копие на ценни и редки документи (например наличието на уникална подвързия, авторски автограф, маргинали (белези в полетата), дефекти и др. NS.).

Формите на индивидуално счетоводство варират значително в зависимост от вида на документа поради факта, че специфичните характеристики на документа може да изискват специален формат на сметката. Например, индивидуална регистрация на периодични изданияизисква оперативна бележка за получаването на всеки следващ брой на публикацията, но отделните номера на вестници и списания не трябва да посочват специална библиографска информация за тях. Следователно, за да бъдат отчетени, са разработени специални регистрационни карти, чието заглавие дава описание на периодичното издание като цяло, а в основната част е предвиден формат за посочване на годината и за оперативни бележки за получените номера и издания .

При индивидуално счетоводство на база данние необходимо да се посочи неговото име, името на създателя (юридическо или физическо лице); дата на създаване на ресурса, носител на информация (CD ROM,твърд диск, флопи диск), както и честотата на актуализацията.

Формата индивидуално счетоводство на мрежови документивключва основните характеристики на пакета: име, информация за производителя, вида на опаковката, както и неговата платформа, тоест набор от софтуер и хардуер, предназначен за навигация и търсене на документи и предлагане на специални услуги за работа с тях .

Друг важен фактор, влияещ върху характеристиките на отделните счетоводни форми, използвани в определена информационна организация, е времето за съхранение на документи. В случай на индивидуално отчитане на документи с постоянно и дългосрочно съхранение се използва методът на инвентаризация, който се състои в присвояване на всеки документ или всяко копие на документ на индивидуален инвентарен номер или друг знак като инвентарен номер (баркод, ISBN).Такъв индивидуален номер се присвоява на документа за цялото време, през което е в документалния фонд, и след като документът бъде изключен от фонда, той не се присвоява на други новоприети документи. Това избягва счетоводното объркване. Документите с индивидуални инвентарни номера се регистрират в инвентарните книги. По правило се създават отделни инвентарни книги за различни видове документи.

За документи за временно съхранение, чиито срокове на престой във фонда първоначално са били ограничени до 1-5 години, се поддържат отделни форми на индивидуална регистрация, без да се присвоява инвентарен номер на документа. По правило счетоводните формуляри се представят под формата на специални картотеки за регистрационни карти или счетоводни тетрадки.

Ако книгите за инвентаризация използват метод за номериране за сортиране на записи, тогава регистрационните карти и счетоводните указатели са склонни да имат предимно склонност към азбучен ред на записите за документи.

В големите библиотеки, заедно с инвентарните книги, има общ азбучен каталог, който отразява всички документи, регистрирани във фонда, като посочва тяхното разпределение към един или друг подфонд. Той е предназначен за вътрешна употреба и е необходим за изясняване на данните за документа и неговото местоположение. В сравнение с инвентарната форма на счетоводство, каталогизационният запис отразява значително повече библиографска информация за идентифициране на документа, както и класификационни индекси и шифри за съхранение. На гърба на картата на общия каталог са изброени инвентарните номера на всички копия на този документ, посочващи мястото на тяхното постоянно съхранение. Когато копията се прехвърлят от един подфонд в друг, както и когато се отписват, в близост до инвентарния номер се правят подходящи маркировки. Това е допълнителният информационен потенциал на общия каталог.

Счетоводната функция се осъществява и чрез номерационни каталози, в които библиографските записи са подредени по реда на инвентарните номера, присвоени на документите, както и топографските каталози, където библиографските записи са подредени в съответствие с подреждането на документите по рафтовете. В номерираните каталози записи на документи от подфондовете на отделни подразделения на библиотеката / информационното обслужване могат да бъдат структурно разграничени, поради което чрез инвентарния номер е възможно да се изясни на кой подфонд е определен определен документ. Тези каталози често се използват при проверка на инвентаризацията на под-колекции и също така помагат да се върне на мястото документ, който погрешно е намерен в друг подфонд.

Топографските каталози улесняват намирането на конкретен документ. Те са особено полезни за големи масиви от листови материали.

Както можете да видите, в зависимост от възникващите проблемни ситуации могат да се използват различни видове групиране на счетоводна информация за документи. В същото време методът на инвентаризация на сортирането на записи в отделни счетоводни форми е основният. През 80 -те години на миналия век. при разработване на система от счетоводни форми за централизирана библиотечни системибеше направен опит да се замени инвентарната книга с азбучен каталог на инвентара, създаден по аналогия с общия каталог на научните библиотеки. Практическото използване на тази форма на счетоводство изисква допълването й с „Описание на инвентарните номера“ (или „Описание на счетоводните каталожни карти“), под формата, напомняща за опростена инвентаризационна книга.

Актовата форма на счетоводство за документалния фонд е алтернативна форма на индивидуално счетоводство. Същността му е, че за партида нови касови бележки, получени съгласно един придружаващ документ, се съставя акт със списък на документите, съставен по аналогия с листите от книгата на инвентара. Номерата на актовете съответстват на номера на партидния запис в "Книга за обобщено отчитане на документалния фонд". Сертификатният лист е удобен за компютърна счетоводна система, тъй като разпечатването му става основа за създаване на книги за инвентаризация.

С появата на електронни каталози операциите по индивидуална регистрация на документи автоматично се сливат с операциите по получаване и каталогизиране / рекаталогизиране на документи, а поддържането на счетоводните формуляри се прехвърля изцяло в компютърна програма. По правило те се формират от съществуващата база данни на електронния каталог чрез специална команда на служителя. За сигурно съхранение и използване на идентификационни данни се препоръчва да ги отпечатате на хартия.

За да се следи движението на всяко копие в електронния каталог, се появяват нови възможности: сега във всеки момент от време е възможно не само да се посочи в кой подфонд даден документ да се търси, но и кога, на кой потребител е издаден, както и до кога се очаква да се върне към фонда.

Тъй като документният фонд е материален актив на организацията, към която принадлежи, той трябва да подлежи на счетоводство. Счетоводството на документовия фонд е отчитането на балансовата стойност на документите от фонда. Извършва се съгласно правилата на счетоводството въз основа на данни за стойността на отделните партиди документи в „Книгата на обобщеното счетоводство“. Информацията за разходите, събрана в процеса на отчитане на документалния фонд, е необходима за икономически анализ на дейностите на информационната организация и планиране на финансови ресурси, както и за оценка на икономическата ефективност на формирането на документалния фонд. Въпреки това, при настоящите условия, въпросът за отчитането на документалния фонд остава проблематичен.

Документите на общоруски класификатор на дълготрайни активи (OK 013-94) са включени в дълготрайните активи. В същото време класификаторът обхваща документи в различни медии - от ръкописи до електронни публикации. Следователно всички те трябва да бъдат предмет на счетоводство. На практика обаче финансовите документи отразяват балансовата стойност на не всички документи, които съставляват документални средства. По правило счетоводство подлежат само книжни издания, регистрирани в инвентарните книги. Периодичните издания, брошурите, архивните документи, обменните фондове не подлежат на отчитане; често счетоводната стойност на документи на нетрадиционни медии, които са класифицирани като инвентаризация на средства с ниска стойност, не се отразява. В резултат на това се нарушава принципът на пълнота и надеждност на счетоводната информация.

В състава на дълготрайните активи документалните фондове заемат специално място. Така че, за разлика от други видове дълготрайни активи, амортизацията не се начислява върху документални средства, тоест постепенното изплащане на стойността като физическа и морална амортизация. Тази норма е въведена поради факта, че въпреки физическото износване на носителя и остаряването на информацията в повечето документи, цената на някои документи (ръкописи, паметници за писане и отпечатване, други ценни и редки документи и др.) се увеличава ежегодно в съответствие с промените в тяхната научна и културно -историческа стойност.

Трябва да се разбере, че счетоводната стойност на документалния фонд не отразява неговата реална стойност, тъй като информационната и културната стойност на този фонд не може да бъде определена чрез просто сумиране на цената на отделните документи и зависи от пълнотата на събраните материали. По този начин балансовата стойност на документалните фондове в момента е с ограничено практическо значение.

В културните институции, архивите, органите за научна и техническа информация има опит с изтеглянето на колекции от културни ценности от състава на дълготрайните активи. По този начин музейните сбирки не подлежат на отчитане на разходите в съответствие с нормативните документи. Ако е необходимо да се оценят конкретни публикации за застраховка, при изчисляване с потребители, които са загубили или повредили сигурността на документите, те не се обръщат към балансовата стойност, а извършват експертна оценка.

Въпреки това, в контекста на укрепване на пазарните отношения, документалните фондове като цяло не могат да бъдат изключени от състава на дълготрайните активи и премахнати от баланса, тъй като това значително ще отслаби контрола върху сигурността на средствата, ще усложни процедурата за тяхното отчитане в местоположения, отписване и отчетност. „Инструкция за счетоводство в бюджетните институции“, приета през 1999 г., признава приоритетното значение при счетоводството на колекциите от документи на всички библиотеки и информационни услуги „Инструкции за отчитане на библиотечния фонд“, одобрени от Министерството на културата на Руската федерация, което му придаде статут на междуведомствен документ. В тази връзка пълнотата и надеждността на счетоводните данни за фонда се осигурява преди всичко чрез обобщено и индивидуално счетоводство, по време на което се документира, наред с други неща, стойността на отделни документи и партиди документи. При счетоводството на документалните фондове се води специална инвентарна карта за аналитичното счетоводство на дълготрайните активи, в която балансовата стойност на фонда е посочена в показателите за движението на фонда и общата сума.

Пазарните колебания в реалните цени на документите, дължащи се на инфлационни процеси, изискват редовна преоценка на балансовата стойност на документалния фонд. Преоценка на документи се извършва с цел икономическо обосноваване на планиране на финансови ресурси за подновяване на документални средства.

Преоценката е счетоводна функция и се извършва от счетоводители. Библиотеките и информационните работници им предоставят информация за номиналната стойност на закупените документи.

В условията на формиране на пазарни отношения в Русия първата преоценка на дълготрайните активи на предприятия и организации е извършена през 1992 г. В периода от 1992 до 1996 г. преоценката се извършва редовно, което е причинено от високи нива на инфлация . Последната преоценка на документалните фондове, подобно на други дълготрайни активи, беше извършена през първата половина на 2003 г. Документалните средства се преоценяват по себестойност, която се определя чрез умножаване на балансовата стойност със съответния коефициент на преоценка (вж. Таблица 2). Така цената на публикациите, получени през 1991 г., е индексирана 15 пъти през 1992 г., докато цената на публикация, придобита преди 1990 г., се е увеличила 36 пъти през 1992 г., а през 1993 г. - още 29 пъти. Впоследствие вместо единни индексиращи коефициенти бяха въведени интервали от стойности на преоценъчни коефициенти (например 1,7-3,2), в границите на които те могат да бъдат избрани. Резултатите от преоценката на документалния фонд се отразяват в счетоводните документи (общо на аналитичните счетоводни карти) и се вписват в обобщената книга.

Понастоящем проблемът с преоценката е актуален само при съставяне на изключването на документи от фондовете, както и при замяна на изгубен документ от потребител или при оценка на дарен документ. Оценката на стойността на документите, пристигащи и излизащи от библиотечните фондове, се извършва, като се използват пазарни цени, коефициенти за преоценка, установени от правителството на Руската федерация, както и препоръки на оценителни организации, комисии за закупуване, каталози - ценоразписи за покупко -продажба на употребявани и антични книги. При съставяне на списъци с документи, изтеглящи се от фонда, те се групират по години на придобиване, като се посочва номиналната цена на документа, записана в счетоводните документи, за последваща преоценка, като се използват съответните коефициенти в счетоводния отдел.

И така, счетоводството на документалния фонд включва три допълнителни вида счетоводство, предназначени да събират и натрупват количествена, качествена и разходна информация за фонда. Понастоящем най -технологично и организационно развитите са обобщените и отделните видове счетоводно отчитане на фондове, които формират най -точните и взаимно проверяващи се данни за документалния фонд. В по -малка степен счетоводството на фонда е технологично оправдано, във връзка с което възможностите за използване на получените стойностни данни за фонда в управлението са ограничени. До голяма степен съвременните проблеми в областта на счетоводството на документални средства са породени от преходното състояние на счетоводните системи, както във връзка с въвеждането на нови информационни технологии, така и с нестабилността в развитието на икономическите процеси в страната. Последицата от това е голямо разнообразие от счетоводни форми и организационни и технологични решения в различни информационни организации.

Проверка на фонда за документи

В допълнение към първичната регистрация на входящи и изходящи документи от фонда, във всеки документен фонд те се преброяват или фондът се проверява.

Проверката (преценирането) на документалния фонд е периодично съгласуване на отделни счетоводни данни с касови документи с цел контрол на безопасността на фонда. По време на одита на фонда се установява наличието на всички регистрирани документи, както и изгубените документи се разкриват своевременно. Освен това по време на проверката се анализира правилността на счетоводните записи, елиминират се грешките, направени в периода между проверките, и се извършва проучване на документалния фонд и вторичния подбор, елиминирането на попълването на документи и просрочените задължения на потребителите.

Планирани проверкиФондът се държи средно веднъж на всеки пет години. Изключение правят документите, съхранявани в безопасно съхранение, които се пререгистрират ежегодно.

Ако документният фонд е достатъчно голям, за да го провери в рамките на една година (повече от 50 хиляди копия), той се извършва поетапно в съответствие с разработения план в продължение на няколко години (от 7 до 25 години, в зависимост от обема на фонда).

В съответствие с Федералния закон на Руската федерация "За счетоводството" (1996 г.), непланирани проверки на документалния фонд задължително се организират в следните случаи:

При смяна на финансово отговорното лице;

При разкриване на фактите за кражба, злоупотреба или повреда на документи;

В случай на природно бедствие, пожар или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;

В случай на реорганизация или ликвидация на организацията, която притежава фонда;

В други случаи, предвидени от приложимото законодателство.

Основата за извършване на одит на фонда е заповед, в която се назначава одитна комисия, отговорна за хода, организацията и резултатите от одита. Това позволява резултатите от проверката да бъдат валидирани като правно доказателство. Комисията трябва да включва длъжностно лице, което отговаря финансово за безопасността на този фонд / подфонд, както и представител на счетоводния отдел. По време на периода на подготовка за одита на фонда всички грешки в поддържането на счетоводните записи се идентифицират и коригират, тъй като в противен случай тези проверки могат да станат невалидни.

Има няколко начина за проверка на фонда за документи:

Директната проверка на фонда със счетоводен документ (инвентарна книга, акт и т.н.) е най-точната проверка, тъй като не използва посреднически формуляри за описание на всяко копие на документи, но е и най-трудоемката, особено с големи обеми на фонда. За да направите това, е необходимо всички счетоводни форми на инвентаризация да се доближат до рафтовете с документи, което не винаги е възможно да се извърши на практика. Идентифицирането на липсващи документи ще изисква, след приключване на съгласуването с фонда, преглед на целия инвентарен ред в счетоводните формуляри;

Проверката на фонда с топографския каталог е най -много оперативен начинчекове, тъй като подреждането на карти в каталога съвпада с подреждането на документи по рафтовете. В тази връзка е лесно да се проверят разделите на фонда / подфонда. Карти за документи, които не са били намерени по време на съгласуването, незабавно се отделят отделно в заповедта за инвентаризация за последващото установяване на местоположението на документа.

Проверка с чекови купони или индикатори. Това е най -често срещаният начин за съгласуване на запасите с идентификационни данни, тъй като топографските каталози не са налични във всички организации. В този случай предварително се създават копия от сметки за документи на един или друг подфонд - под формата на карти, подредени според инвентарните номера. Когато документът е на рафта, контролният талон или индикатор за него се пренареждат в отделен ред и върху самия документ се поставя маркировка за проверка. По този начин автоматично се генерира инвентарен файл за документи, липсващи във фонда, с който е удобно да се работи при търсене на липсващи документи и при съставяне на актове за отписване на изгубени документи.

В електронните каталози по правило има специален сервизен модул за проверка на фонда, който предвижда въвеждането на инвентарни номера или баркодове на наличните във фонда документи. След приключване на въвеждането системата ги проверява с наличните записи в базата данни и издава списък с липсващите документи, възложени на този фонд.

В края на съгласуването на фонда със сметките се определя месец за предприемане на мерки за откриване на липсващите документи и отстраняване на възникналите недоразумения. След като всички възможности за намиране на липсващите документи са изчерпани, се съставя списък на документите, които са изчезнали по неизвестни причини. Длъжностното лице, отговорно за безопасността на този фонд / подфонд, съставя обяснителна бележка, а комисията документира своите заключения, заключения и предложения в акт и протокол, които се одобряват от първия ръководител на организацията. Впоследствие липсващите публикации се отписват от салдото на библиотеката / информационната служба, а разходите за недостига се поемат от финансово отговорното лице.

Така че счетоводството е важен и решаващ етап при формирането на документален фонд, необходим за контрол на неговото състояние и развитие и гарантиране на безопасността и надеждността на функционирането на фонда. Той поставя строги изисквания към бизнес качествата на служителите - за тяхната дисциплина, точност, задълбоченост, педантичност при извършване на счетоводни операции. Рутинният характер на счетоводните дейности позволява прехвърлянето на счетоводни операции в компютърни системи.

Литература:

1. Морева ВКЛ Документални колекции от библиотеки и информационни услуги. SPb. : Професия, 2010.S. 182-203.

относно статистическото отчитане на показателите за услуги

потребители на библиотеката

Общи разпоредби

Основата на библиотечната статистика е точен запис на всички основни показатели за работата на библиотеката. Показателите за обслужване на потребителите на библиотеката трябва да се записват ежедневно.

· Нормативни документи, приети в различни библиотеки на Кемеровска област.

Основни форми на библиотечната статистика

1. Първични счетоводни документи за ежедневно попълване:

· Форма за четене(електронен формуляр за четене) - предназначен за записване на читателя на библиотеката, издадени му контролни и счетоводни и върнати му произведения на печат и други документи и анализ на четенето;

· Електронна база даннипотребители на библиотека;

· Регистрационна карта на абоната на IBA(електронна база данни) са предназначени за записване на абонати и анализ на информация за тях;

· Информация за регистрационната карта на абоната(електронна база данни) е предназначена за счетоводство на абонати и анализ на информация за тях;

· Регистрационна карта за четецпредназначени да следят читателя на библиотеката и да анализират информацията за него *;

· Формуляр за книгапредназначени за счетоводство и контрол върху документа, издаден и върнат от потребителя (четец, абонат) и анализ на неговото използване;

· Контролен списъкпредназначени да следят посещенията на потребителите в библиотечните отдели, да контролират издадените и върнатите документи *;

· Еднократен контролен списъкпредназначени за записване на посещения на еднократни потребители в библиотечен отдел;

· Лист с изисквания за четецпредназначени за търсене и издаване на печатни продукти и други документи, счетоводни и анализиращи заявки и откази *;

· Ежедневен статистически листпредназначени за ежедневно записване на показатели за броя на посещенията, исканията и издаването на документи на потребителите по отрасли *;

· Лист „Отчитане на броя заявки“или „Вестник за запитвания и консултации“предназначени да следят заявките за всичко: запитвания и консултации;

· „Журнал за грешки“или "Досие за отказ"предназначени да записват откази при поискване и да анализират отказите;

· Паспорт на събитиетопредназначени за отчитане и анализ на събития, провеждани от библиотеката;

· Посетете гишетатаwww-сайта на библиотеката *.

2. Вторични документи:

· Дневник на библиотеката;

· Статистическа форма;

· Отчети за работата на библиотеките за определен период от време.

3. Документи по избор (маркирано със *) са с препоръчителен характер за отчитане работата на библиотеката.

Счетоводство на потребителите на библиотеката

Потребител на библиотеката:Физически или обектизползване на услугите на библиотеката (читател, посетител на събитие, абонат). Читателят е разчетното звено на читателите. Общият брой читатели се брои според броя на читателите, обслужвани от всички структурни подразделения на библиотеката и регистрирани в единна картотека на регистрационна карта или в една база данни с читатели. Ако в библиотеката има едно структурно звено, общият брой читатели може да се преброи въз основа на картотека на формулярите на читателите или база данни с читатели. Еднократните потребители се броят с помощта на еднократни контролни списъци или дневни статистически листове в съответствие с методологията на библиотеката. Отчитането на читателите се извършва в първата част на дневника на работата на библиотеката „Отчитане на състава на читателите и посещаемостта“ по основните и приоритетни показатели.

Вижте: Приложения № 1 и № 2

6. Счетоводната единица на абонатите на междубиблиотечната заемка (наричана по -долу IBA) е един абонат.

7. Отчитането на общия брой абонати се извършва според броя на библиотеките, регистрирани в картотеката или регистрационната база данни на абонатите на IBA.

8. Счетоводната единица на абонатите на информация е индивидуален (лице) или колективен (организация) абонат, регистриран в картотеката или регистрационната база данни.

9. Отчитането на общия брой абонати на информация се извършва според броя на абонатите, регистрирани в картотеката или базата данни на системата IRI.

10. Единицата за регистрация на потребители, които се свързват с библиотеката чрез електронни информационни мрежи, е потребителският код (лице или организация), записан на библиотечния сървър.

11. Общият брой на потребителите, които имат достъп до библиотеката чрез електронни информационни мрежи, се записва според броя на неравностойните кодове на лица и организации, регистрирани на библиотечния сървър.

12. Единицата за регистрация на посетителите на събитието е лицето, присъстващо на събитието и регистрирано в документите, приети в библиотеката.

Вижте Приложение № 3

13. Общият брой посетители на събития се записва чрез сумиране на броя на присъстващите на събитията лица, регистрирани в приетите документи от всяко структурно звено на библиотеката.

Отчитане на събития

1. Единицата за запис на събития е едно събитие: изложба, устен преглед, информационен ден, екскурзия и др., Регистрирано в документацията, приета в библиотеката.

Вижте Приложения № 4 и № 5

2. Общият брой събития се записва чрез сумиране на събитията, регистрирани от всеки отдел на библиотеката.

3. Едно събитие, в организацията и изпълнението на което са участвали няколко структурни подразделения, се отчита веднъж.

4. Събитие, което включва едновременно различни форми(например изложба и устен библиографски преглед) се отчитат като едно събитие, но компонентите на това събитие са посочени в приетата документация.

Отчитане на посещения, обаждания

1. Единицата за регистриране на посещения е едно посещение, регистрирано в документацията или базата данни, приети в библиотеката.

Забележка: броят на посещенията не включва участници в публични събития, семинари, конференции и т.н., провеждани на базата на библиотеката от други организации.

2. Счетоводната единица за разговори към електронната библиотечно -информационна мрежа е едно обаждане до библиотечния сървър.

3. Общият брой посещения (обаждания) се записва чрез сумиране на посещенията (обажданията), записани от всяко структурно звено на библиотеката.

4. Счетоводството се извършва в първата част на дневника на работата на библиотеката „Отчитане на състава на читателите и посещаемостта“ в две колони: посещения и обаждания. Посещенията са включени в общия брой посещения.

1. Счетоводната единица за издаване на документи и техните копия е копие, получено от потребителя по негово искане.

2. Счетоводната единица за издаване на периодични издания е копие или папка, получена от потребителя по негово искане.

3. Счетоводното отчитане на издаването на списания, вестници, бележки, карти, патенти, стандарти и др., Комбинирано или съхранявано в папки, кутии, корици, комплекти и т.н., се извършва според броя на копията на документи, които съответстват по искане на потребителя.

4. Счетоводното отчитане на издаването на документи се извършва според броя на издадените екземпляри, регистрирани във формуляра на читателя, листа с искания на читателя и друга документация, приета в библиотеката, както и в електронната база данни.

5. При издаване на документи от едно структурно подразделение на библиотеката към друго, отчитането на издаването се извършва само от структурното подразделение, което издава директно документи на потребителя (читател, абонат).

6. Общият брой на издадените документи се записва чрез сумиране на броя на копията, взети предвид от всяко структурно звено на библиотеката.

7. Разчетната единица за издаване на копие на документ е копие на документ от библиотеката (глава на книга, параграф, статия, файл, аудио запис от всеки носител, запис на диск, отпечатване на документ от електронен носител), независимо от броя на копираните страници.

8. Копия от документи, които не са свързани с библиотечния фонд, не подлежат на счетоводство.

9. Издаването на платени екземпляри от библиотечни документи се извършва отделно и е включено в общия брой на издадените документи.

10. Счетоводството за издаване на копия и документи от изложбата е включено в общия брой на издадените документи.

Вижте приложения № 6, № 7, № 8

Отчитане на заявки и отговори на справочни и информационни услуги

1. Счетоводната единица за еднократни заявки за справочни и информационни услуги (IO) е заявка.

2. Отчитането на попълнените заявки за SPI се извършва според броя

· Референтни теми;

· Уточняващи сертификати;

· Фактографски справки;

· Препратки към адрес;

· Методически консултации.

Вижте Приложение № 9

3. Като се вземе предвид общият брой заявки за SPI, се извършва сумирането на заявките, регистрирани в документацията (или DB), приета в библиотеката.

4. Записите на заявките се съхраняват в "Журнал / тетрадка с референции и консултации" и лист "Запис на броя на заявките", както и в дневника на библиотеката.

Отказ счетоводство

1. Единицата за регистриране на откази за документи, техните копия и SIO е неизпълненото искане на потребителя, регистрирано в листа с искания на читателя (или DB), друга документация (дневник / тетрадка с откази), приета в библиотеката.

2. Общият брой откази се взема предвид чрез сумиране на неизпълнените заявки на потребители, регистрирани във всяко структурно подразделение на библиотеката.

Счетоводна процедура

1. Отчитането на основните показатели на обслужване се извършва в структурните подразделения на библиотеката.

2. Ежедневната статистика се води на счетоводни листове или в счетоводни тетрадки. Общият размер на основните счетоводни показатели се записва в дневника на библиотеката.

3. Горните показатели са включени в годишния отчет и статистически формуляр No 6 - НК.

Отговорност

Отговорността за създаване на счетоводство се носи от ръководителите на структурните отдели на библиотеката.

Контролът се осъществява от администрацията на библиотеката.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение

Попълване на първата част на дневника

Когато регистрирате потребители в Дневника, трябва да се придържате към следните правила:

1. Графата „Общо записани читатели“ отчита броя на читателите, които са се регистрирали (или са пререгистрирали) на даден ден, в даден отдел или отдел за обслужване. От общия брой читатели те се отличават - младежи - 15-24 години (отделна колона в Дневника) и деца под 14 години (отделна колона в Дневника).

2. Информацията за новорегистрирани (или пререгистрирани) читатели се въвежда въз основа на формуляри за четене.

Забележка:

В графата „студенти“ се броят само онези читатели, чието основно занимание е ученето;

Пенсионираните читатели принадлежат към „другата“ група;

В колоните „отделни групи читатели“ библиотеката взема предвид онези групи читатели, които обслужва различно (например: домакини, безработни, хора с увреждания, частни предприемачи и др.).

В края на месеца се сумират резултатите от читателските записи за месеца и се изчислява общият брой читатели в този отдел на библиотеката и техният състав от началото на годината. Последната сума след това се придвижва до първия ред на следващата страница.

4. Графата "брой посещения" съдържа информация за посещенията на всички потребителски групи. Посещенията в категорията читатели „младежи“ са изброени в отделна колона.

Приложение

ИНСТРУКЦИЯ

Регистрация на читателя в библиотеката и пререгистрация

Регистрацията на потребителите в библиотеката се извършва в съответствие с Правилата за ползване на библиотеката, утвърдени от директора на библиотеката в съгласие с основателя на библиотеката. Потребителят се регистрира за библиотеката, предоставяйки документ, доказващ неговата самоличност: паспорт на гражданин на Руската федерация или друг документ - за потребители над 14 години. За потребители на възраст под 14 години такъв документ е заявление от родител или настойник.

За потребителя се попълва формуляр, който посочва фамилията, името, бащиното име, датата на влизане, номера на формуляра и други данни. Допълнителни данни (място на работа, регистрация, длъжност и др.) Се въвеждат въз основа на методическо решение - „Технология на записване в библиотеката“. С читателя се сключва договор. Ако библиотеката не сключи споразумение с потребител - физическо лице, тогава фактът на запознаване и съгласие с Правилата за използване на библиотеката се удостоверява с неговия подпис във формуляра на читателя, тоест чрез сключване на договор за присъединяване.

Напоследък в практиката на библиотеките има все повече случаи на съдебни дела, свързани с процедурата за сключване на споразумения с физически лица, така че е по -целесъобразно да се сключи само договор за услуга.

Преди започване на регистрацията на формуляра за електронен четец се извършва автоматичен контрол на неоторизирано повторно въвеждане, което е невъзможно, тъй като електронният четец на формуляра на читателя, който се е регистрирал в Библиотеката, се съхранява постоянно.

По време на процеса на запис в полето за електронно четене се попълват определени полета, където се въвежда различна информация за читателя: пълно име, пол, адрес за регистрация и телефонен номер, адрес за временно пребиваване и телефонен номер, място на работа или обучение (студентите предоставят подробното име на образователната институция, курс и клас), професия, паспортни данни. Тази информация е необходима за по -нататъшна комуникация с читателя, за изучаване на читателската аудитория по различни параметри и статистика. Всички записи се преобразуват в електронна читателска карта и информацията за новия четец незабавно се изпраща до всички структурни отдели на Библиотеката.

Читателите, които имат само регистрация, се регистрират на общо основание, но във формуляра им за електронен четец трябва да се посочи периодът на регистрация. В края на регистрационния период във формуляра се въвежда запис „Без регистрация“. Този запис се вижда от служители от всички зали.

Получената информация за читателите е достъпна само на работни места; се спазва поверителността на информацията.

Ако картата на библиотеката се загуби, читателят плаща глоба и получава друг билет с нов баркод.

Пререгистрацията на читателите се извършва ежегодно във всички сервизни отдели. Неговата цел е да идентифицира реалния брой читатели, използващи библиотеката, както и да изясни информацията за читателите (промени във възрастта, образование, промяна на адрес, място на работа и др.).

При пререгистрация е необходим паспорт. Във формуляра на читателя се правят всички необходими промени и новият номер е посочен във формуляра. По време на пререгистрацията във формата за електронен четец се правят промените, които са се появили в информацията за четеца, и автоматично се въвежда нова календарна година. Без това читателят няма да бъде обслужван в залите.

При регистрация в библиотеката се осъществява първото запознаване на читателя с правилата за използване на библиотеката, нейната структура, фондове, каталози. От първия разговор читателят трябва да разбере в кои отдели на библиотеката може да получи книги, кой ще му помогне да избере книгата, от която се нуждае, какви клубове или кръгове работят в библиотеката, какви публични събития се провеждат в нея. Това първо въведение е важно за читателя, но още по -важно за библиотекаря.

Когато обслужвате читателите чрез електронен формуляр, можете да използвате задължение за получаване, например:

МУК "ЦБС ……."

Ангажимент

След като прочетох условията за ползване на Библиотеката (отдела), аз се задължавам:

1. Навреме връщайте документите, предоставени от фонда на Библиотеката (отдела), във вашия дом чрез електронния потребителски формуляр;

2. Осигурява безопасността на документите, предоставени от Библиотеката (отдел);

3. В случай на забавяне, повреда или загуба на документи, предоставени от Библиотеката (отдела), компенсирайте Библиотеката за материални щети.

Читател: __________________________________

(Пълно име, номер на библиотечната карта)

Подпис _____________________ Дата "___" ___________ 200 .

Приложение

Регистрация на посетители на събитието

Регистрационните документи на посетителите на събитието са:

1. Дневник на библиотечната работа (част No 3 "Счетоводна отчетност за масова работа" и част No 1 "Отчитане и състав на читателите и посещаемост" на графата "Брой посещения");

2. „Паспорт на публично събитие“ с приложен списък, който включва:

Броят на присъстващите, включително от основните групи за четене - деца, младежи,

Броят на подадените / издадени документи, включително по области на знанията и др.

При регистриране на работата на библиотеката в част No 1, броят на посетителите на събитието се сумира с общия брой посещения на библиотеката; получената сума се вписва в колоната на Дневника „брой посещения“.

Присъствието на събития, провеждани извън библиотеката, се записва в паспорта на събитието и се включва в общия брой посещения.

Приложение

Паспорт за масови събития

1. Дата "___" _____________ 200

2. Форма и име на събитието __________________________________

3. Място (организация, институция) ______________________

__________________________________________________________________

4. Брой посетители, включително по основни групи за четене:

Обща сума _______________________

Младеж __________________

Деца ________________________

5. Брой подадени / издадени документи, включително по области на знанието:

2 ____________________________

3 ____________________________

4 ____________________________

5 ____________________________

6 ____________________________

75____________________________

81____________________________

83____________________________

85____________________________

86____________________________

9 _____________________________

82-84__________________________

6. Пълно име отговорен __________________________________________

7. Бележки __________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

ПАСПОРТ НА ИЗЛОЖБИТЕ

Име на изложбата _________________________________________________

__________________________________________________________________

Тема ______________________________________________________________

Период на работа с "___" ________________ 20

от "_____" ______________ 20

Местоположение __________________________________________________

__________________________________________________________________

Брой участници______________________________________________

Брой предоставена / предоставена литература ____________________

__________________________________________________________________

Брой представени експонати _______________________________

__________________________________________________________________

Отговорен _____________________________________________________

__________________________________________________________________

Бележки _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Приложение

Счетоводно отчитане на издаването на документи и техните копия

1. Всички документи, раздадени на читателите у дома, се записват в традиционна или електронна форма (наричана по -долу формулярът), като се посочва периодът на връщане, инвентарен номер, класификационен индекс, автор и заглавие на книгата.

Датата и номерът на формуляра за четене са посочени във формуляра на издадения документ и чековия лист за периода на връщане.

Ако документът е издаден в читалнята, тогава датата на издаване на документа е посочена на контролния лист или във формуляра на книгата.

Традиционните форми на читатели са подредени според периода на връщане, а в рамките на периода - по азбучен ред на фамилните имена или според номера на формулярите на читателите.

Традиционните форми на не-книжни четци са подредени отделно по азбучен ред.

При връщане на документи библиотекарят е длъжен да зачеркне касовата си бележка в присъствието на читателя и да приложи формуляра на книгата към документа.

Удължаването на срока за четене на документи, по искане на читателя, се разглежда като нов въпрос.

Счетоводството на емисии в читални с отворени колекции се извършва чрез преброяване на документи, извадени от читателя от рафтовете и върнати след употреба на библиотекаря. Документите, използвани директно на рафтовете в процеса на подбор на литература, не се отчитат като заеми за книги.

В читалните зали с отворен фонд е позволено да се водят избирателни записи. Избирателното счетоводство предполага отчитане на средния заем от един ден в седмицата за един месец. Получените показатели се умножават по броя на работните дни на читалнята.

2. Издаването на документи за потребителите е записано в част 2 на Библиотечния дневник по раздели в съответствие с приетите методически решения. Отделно се взема предвид издаването на документи за категорията „младежи“.

Работният дневник взема предвид копия от документи за 5 основни позиции: Обща сумакопия, включително платени. Обща сумаса разделени на три групи: печатни, електронни, аудиовизуални документи.

3. Отчитането на издаването на литература от изложби може да се извърши по няколко начина:

· Определяне на общия брой книги, издадени от изложбата, в листа с дневна статистика чрез наблюдение;

· Използване на коефициента на издаване на литература от изложбата.

Коефициентът се разработва от експертна група; съгласува се с публичния орган на библиотеката (обслужващ съвет, методически съвет, изследователски съвет, съвет при директора и др.), утвърден със заповед на директора на библиотеката; съобщава на всички отдели на библиотеката. Скоростта на извличане може да бъде разработена от изложби в библиотеката, на събития на открито, на събития, провеждани съвместно с други организации и т.н., във връзка с броя на представената литература или броя на присъстващите посетители. Като препоръка можете да използвате опита на Карелия, където са зададени следните коефициенти:

За селски библиотеки и библиотеки, които нямат значително изложбено пространство - коефициент 1 от количеството представена литература;

За Централната банка и библиотеки с повече от 10 изложбени стелажа - коефициент 2 на месец от обема на представената литература;

За големи библиотеки със значителни средства (повече от 1 милион екземпляра) - коефициент 3-5 на месец от обема на представената литература.

4. Счетоводството за издаване на електронни публикации (както локални, така и мрежови) се извършва в съответствие с ГОСТ 7.20 - 2004 и ГОСТ 7.83 - 2001.

В Дневник част 2 електронните и аудиовизуалните документи се съхраняват отделно и са включени в общия брой на издадените документи.

ГОСТ 7.20 - 2000. Библиотечна статистика [Текст]. - Въведен 01.01.2002 г. // Сборник на основни руски стандарти за библиотечно -информационна дейност / комп. ... - СПб., 2006.- С.191.

Препоръки за прилагане на ГОСТ 7.20-2000 „Библиотечна статистика“, приета от Асоциацията на библиотеките на Република Карелия от 01.01.2001 г. [Електрон. ресурс] - Режим на достъп: // http: // библиотека. ***** / bark / files / e_10_05_07.doc... - Заглавие от екрана.

Библиотечни фондове има в много държавни и общински образователни институции. Отчитането на такива средства е сравнително просто. Когато отразявате транзакции с този счетоводен обект, трябва да бъдете внимателни.

Правна и регулаторна рамка

Отчитането на библиотечните фондове се извършва не само според правилата на счетоводството: операциите с книги са цяла наука!

Нормативната и правна рамка за счетоводно отчитане на библиотечните фондове се основава на следните документи:

Инструкции за отчитане на библиотечния фонд, одобрени със Заповед на Министерството на културата на Русия от 02.12.1998 г. N 590 (по -долу - Инструкция N 590);

Методологически препоръки за прилагането на Инструкцията за счетоводно отчитане на библиотечния фонд в библиотеките на образователните институции (одобрена със Заповед на Министерството на образованието на Русия от 24.08.2000 г. N 2488; по -долу - Методически препоръки, Инструкция N 2488);

Единен сметкоплан за счетоводство на държавни органи (държавни органи), органи на местното самоуправление, органи на управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни академии на науките, държавни (общински) институции и Инструкции за прилагането му (одобрени със Заповед на Министерството на Финанси на Русия от 01.12.2010 г. N 157n; по -долу - Инструкция N 157н).

Освен това държавните (общински) институции от различен тип трябва да вземат предвид счетоводните характеристики, установени от:

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 06.12.2010 г. N 162н „За одобряване на сметкоплана за бюджетно счетоводство и инструкции за неговото прилагане“;

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 16 декември 2010 г. N 174n „За утвърждаване на сметкоплана за счетоводство на бюджетните институции и инструкции за неговото прилагане“ (по -долу - Инструкция N 174n);

Заповед на Министерството на финансите на Русия от 23 декември 2010 г. N 183n „За одобряване на Счетоводен план за счетоводство на автономни институции и Инструкции за неговото прилагане“ (по -долу - Инструкция N 183n).

Организация на библиотечното счетоводство

Съгласно точка 1.3 от Инструкция № 590, библиотечният фонд е подреден набор от документи, образувани от библиотеката за съхранение и заемане на читатели и абонати.

Отчитането на библиотечен фонд е комплекс от операции, които осигуряват фиксиране на информация за размера, състава и движението на фонда съгласно правилата, установени от закона. На негова основа се формира отчетността на библиотеката, включително за държавно статистическо счетоводство, дейности по планиране, осигуряване безопасността на фонда, мониторинг на наличността и движението на документите.

Основната особеност на организацията на библиотечната работа в образователните институции е, че за да осигурят образователния процес, те придобиват образователни публикации от същия тип (име) в големи количества.

Съгласно разпоредбите на клауза 8 от Инструкция N 2488, регистрацията на много копия документи (учебници, учебни помагала, справочници, речници и други публикации), предназначени за използване от учениците в образователния процес, се извършва без инвентаризация начин. При този метод на счетоводство се предоставя обобщен запис на документите по име, тяхната цена се отчита в баланса на библиотеката.

При счетоводния метод без инвентаризация се съставя регистрационна карта на документа (публикация) и регистрационна книга на регистрационните карти (приложения N N 4, 5 към Инструкция N 2488).

В книгата за регистрация се попълват всички колони, като при индивидуалната регистрация всяко име се записва на отделен ред. Регистрационният номер се прехвърля в регистрационната карта. Номерът на регистрационната карта не се поставя върху документа (изданието), записан по метода без инвентаризация.

Процедурата за отчитане на постъпления от документи във фонда на библиотеката се определя от разпоредбите на гл. 6 от Инструкция No 590.

На първо място, при постъпване на документи в библиотечния фонд, те се разделят на документи с трайно, дългосрочно и временно съхранение.

Счетоводство за постоянно съхранениес присвояване на инвентарен номер, подлежи на едно копие от вътрешни документи, получени от библиотеки с функции за постоянно съхранение на безплатен депозит, както и на документи, приети за депозитарно съхранение.

Счетоводство за дългосрочно съхранениес присвояване на инвентарен номер се подчиняват документи, предназначени да задоволят настоящото и прогнозираното търсене на читателя, независимо от вида на документа, неговия обем, предмет и други формални характеристики.

Документи за постоянно и дългосрочно съхранениеинвентарните номера се присвояват и маркират. В този случай могат да се използват печати, табели за книги, отделни машинно четими баркодове. Основните изисквания, които трябва да се спазват при маркиране на документи: обозначаване на принадлежност, трайност на марката, естетика, безопасност на текст или друга информация за знака. Документите, които са прикачени файлове към основния носител, също са маркирани със същите подробности, както на основния документ.

Забележка! Услужните материали не подлежат на счетоводство и не са включени във фонда (софтуерни продукти, които са работещ инструмент на библиотекари и програмисти, и материали, закупени за проектирането на библиотеката, друга помощна работа, която не е свързана с придобиването на библиотечния фонд) .

Индивидуално счетоводство

Формите за индивидуална регистрация на документи са книга (инвентарна книга), карта (карта на счетоводния каталог), лист (лист с регистрация на акт), регистрационна карта за определен вид публикация (включително електронна). Те трябва да съдържат следните показатели: датата на вписването, номера на записа в Книгата на обобщеното счетоводство на Библиотечния фонд, инвентарния номер, автора и заглавието, годината на издаване, цената, отметката , номера на акта за изхвърляне. Ако документът има прикачени файлове, това е посочено в бележката.

Той също така посочва отличителните черти на особено ценни и редки публикации, които определят тяхната стойност (наличието на уникална подвързия, автограф, ръчно рисувани илюстрации и др.).

Кумулативно счетоводство

Общото отчитане на всички видове документи, влизащи или излизащи от библиотечния фонд, се извършва на партиди съгласно един придружаващ документ (лист за държавна регистрация, фактура, регистър, фактура, акт). Ако няма такъв документ, се съставя акт за приемане.

Формата на обобщеното счетоводство е книга, в три части от която (получаване, разпореждане, суми) се записва движението на фонда.

Счетоводство

В момента счетоводството на библиотечния фонд на държавна (общинска) институция се извършва в съответствие с Инструкция N 157n и разпоредбите на съответната инструкция за всеки тип институция (държавна - Инструкция N 162n, бюджетна - Инструкция N 174n , автономна - Инструкция N 183n).

Обектът на библиотечния фонд, подлежащ на отчитане, може да бъде или отделна книга, или публикации, състоящи се от няколко тома, които са логично продължение един на друг.

Разпоредбите на Общоруския класификатор на дълготрайните активи OK 013-94 (одобрен с Резолюцията на Държавния стандарт на Русия от 26 декември 1994 г. N 359) определят, че библиотечните фондове отговарят на кода на OKOF 19 0001000 и са включени в седма група - имоти с полезен живот над 15 години до 20 години включително ... Тази група включва книги и брошури, периодични издания, продължаващи издания, ноти, картографски издания, текстови издания, видове специална научна и техническа литература и документация, непубликувани материали, ръкописи, ръкописи и редки и уникални издания, филмови материали и документи в видеозаписи, фотодокументи, звукозаписи, филмови и фотодокументи са редки и уникални.

Забележка. Институцията има право самостоятелно да установи полезния живот на библиотечния фонд, например 15 години. Въз основа на този период се препоръчва да се начислява амортизация на обектите на библиотечния фонд от 2009 г. в съответствие с точка 2.4 от Методическите указания, дадени в писмото на Министерството на финансите на Русия от 10.04.2009 г. N 02 -06-07 / 1505.

В съответствие с разпоредбите на клауза 38 от Инструкция N 157n, материалните обекти на имуществото, които съставляват библиотечния фонд на институцията, с изключение на периодичните издания, се вземат предвид като дълготрайни активи, независимо от техния полезен живот и се записват в сметка 0 10107 000 "Библиотечен фонд". В същото време работният сметкоплан на институцията, който е неразделна част от нейната счетоводна политика, може да съдържа следното: аналитични сметки:

Номер на сметка	Име на акаунта
	Библиотечен фонд - особено ценни движими вещи институции
	Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - особено ценен движимо имущество
	Намаляването на разходите за библиотечния фонд - особено ценно движимо имущество
	Библиотечен фонд - друго движимо имущество на институцията
	Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - други движими Имот
	Намаляване стойността на библиотечния фонд - други движими Имот
	Библиотечен фонд - наети вещи
	Увеличаване на стойността на библиотечния фонд - наети вещи
	Намаляване на разходите за библиотечния фонд - наети вещи

В същото време на обектите на библиотечния фонд, независимо от тяхната стойност, не се присвоява уникален инвентарен сериен номер (клауза 46 от Инструкция N 157n).

За тяхното осчетоводяване се отваря инвентарна карта за групово счетоводно отчитане на дълготрайни активи (ф. 0504032), която се регистрира в инвентарния опис на картата за инвентаризация за отчитане на дълготрайни активи (клауза 54 от Инструкция N 157н).

Забележка! Книжните (други печатни) продукти, които не са предназначени за библиотечния фонд, се отчитат като част от други материални запаси (точка 99 от Инструкция N 157n).

Периодичните издания, закупени от институция за попълване на библиотечния фонд, подлежат на отчитане по задбалансова сметка 23 „Периодични издания за използване“ при условна оценка: един обект (номер на списание, годишен вестник) - една рубла. Аналитичното счетоводство за сметката се извършва според обектите на счетоводство в картата на количествено-общото отчитане на материални активи (клаузи 377, 378 от Инструкция N 157н).

Съгласно точка 92 от Инструкция N 157n за обекти от библиотечния фонд на стойност до 40 000 рубли. включително, амортизацията се начислява в размер на 100% от балансовата стойност, когато обектът е пуснат в експлоатация. За предмети от библиотечния фонд на стойност над 40 000 рубли. амортизацията се изчислява на линейна основа в размер на 1/12 от годишната амортизационна сума, като се отчита полезният живот на обектите на библиотечния фонд.

Прием за счетоводство

Обектите на библиотечния фонд се приемат за счетоводно отчитане по тяхната първоначална стойност, тоест в размер на реални инвестиции в придобиването им, като се вземат предвид размерите на ДДС, представени от доставчици и изпълнители (с изключение на тяхното придобиване, изграждане и производство в рамките на рамката на дейностите, облагаеми с ДДС) (клауза 47 от Инструкция № 157н).

Първоначалната стойност на библиотечните фондове, получени по дарение, се признава като тяхната пазарна стойност към датата на приемане за бюджетно счетоводство, както и цената на услугите, свързани с тяхната доставка, регистрация и привеждане в състояние, подходящо за използване ( клауза 25 от Инструкция N 157n).

За целите на приемане на обект от библиотечния фонд за счетоводна отчетност, текущата му пазарна стойност се определя въз основа на цената, която е в сила към датата на приемане за отчитане на имущество, получено безплатно, за този или подобен вид собственост , а също така може да бъде определено от комисия за получаване и изхвърляне на обекти, създадени в институцията за постоянно.

При определяне на текущата пазарна стойност на обект от библиотечния фонд може да се използва следното:

Данни за цени на подобни материални активи, получени писмено от производствени организации;

Информация за нивото на цените, достъпно от държавните статистически органи, търговските инспекции, както и в медиите и специалната литература;

Експертни становища (включително експерти, ангажирани на доброволни начала да работят в комисията за получаване и разпореждане с активи) относно стойността на отделни (подобни) обекти на библиотечните фондове.

Постъпването и вътрешното прехвърляне на библиотечния фонд се документира от следните първични документи:

Актът за приемане и прехвърляне на групи дълготрайни активи (ф. 0306031);

Фактура за вътрешно движение на дълготрайни активи (ф. 0306032);

Изискване-товарителница (ф. 0315006).

Счетоводни записи на операции по приемане (приемане) на библиотечния фонд:

Формиране на първоначалната стойност на обектите на библиотечния фонд въз основа на извършените актове (при придобиване и последващо счетоводство като част от ОС):

Дебит 0 106XX 310 "Увеличаване на инвестициите в нефинансови активи"

Кредит 0 30231 730 "Увеличение на задълженията за покупка на дълготрайни активи";

Приемането на обекти на библиотечния фонд за счетоводство по първоначална цена, образувана при придобиването им, се отразява въз основа на първични счетоводни документи - Закона за приемане и прехвърляне на групи дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции) (ф. 0306031):

Кредит 0 106XX 410 "Намаляване на инвестициите в нефинансови активи";

Приемането на дълготрайни активи за счетоводство в резултат на прехвърлянето на готови продукти с цел използването им за нуждите на институцията се отразява по действителната цена на крайния продукт въз основа на първичния счетоводен документ - Изисквания -фактура ( ф. 0315006):

Дебит 0 101X7 310 "Увеличаване на стойността на библиотечния фонд"

Кредит 0 105XX 440 "Намаляване на инвестициите в запаси";

Приемането за осчетоводяване на неотчетени обекти на библиотечния фонд, идентифицирани в резултат на инвентаризацията, се отразява по пазарна стойност въз основа на решението на постоянната комисия за получаване и разпореждане с активи, съставено от Закона за приемането и прехвърляне на обекта на дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции) (ф. 0306001), Актът за приемане и прехвърляне на групи дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции) (ф. 0306031).

Приемането за отчитане на публикации, получени от институцията под формата на дарение, се отразява въз основа на документи, потвърждаващи даряването на имущество от благодетеля и факта, че обектите на библиотечния фонд са получени от бюджетната институция.

Публикации, получени от неизвестно лице или без придружаващи ги документи, се считат за дарения, докато Законът е подписан едностранно:

Дебит 0 101X7 310 "Увеличаване на стойността на библиотечния фонд"

Кредит 0 40110 180 "Други доходи";

Приемането за отчитане на обекти на библиотечния фонд като част от дълготрайни активи, получени в процедурата за обезщетение в натура за щети, причинени от виновното лице, се отразява въз основа на Закона за приемане и прехвърляне на групи дълготрайни активи (с изключение на сгради , структури), подписани от бюджетната институция и виновното лице (ф. 0306031):

Дебит 0 101X7 310 "Увеличаване на стойността на библиотечния фонд"

Кредит 0 40110 172 "Приходи от операции с активи".

Операции за междуведомствени селища за прехвърляне на обект от библиотечния фонд:

Приемане на обекта на библиотечния фонд за регистрация въз основа на полученото уведомление (ф. 0504805):

Дебит 0 101X7 310 "Увеличаване на стойността на библиотечния фонд"

Кредит 0 30404 310 "Междуведомствени разчети за придобиване на нефинансови активи";

Приемане на амортизация на обекта на библиотечния фонд за счетоводство:

Дебит 0 30404 310 „Междуведомствени разчети за придобиване на нефинансови активи“

Ако материалните активи (например учебници) са попаднали в рамките на централизирано снабдяване без уведомление (ф. 0504805) и копия от документите на доставчика, те се записват в задбалансова сметка 22 „Материални активи, получени чрез централизирано снабдяване“ (клауза 375 от Инструкция N 157n);

Вътрешното движение на обект от дълготрайни активи между финансово отговорни лица на институцията се отразява въз основа на първичния счетоводен документ - Фактура за вътрешно движение на дълготрайни активи (ф. 0306032):

Дебит 0 101X7 310 "Увеличаване на стойността на библиотечния фонд"

Кредит 0 101X7 310 "Увеличаване на стойността на библиотечния фонд";

Начисляване на амортизация по обекти от библиотечния фонд:

Дебит 0 40 120 271 "Разходи за амортизация на дълготрайни активи и нематериални активи",

Дебит 0 10960 271 "Амортизация на дълготрайни активи и нематериални активи в себестойността на готовите стоки, строителството, услугите"

Кредит 0 104X7 410 "Намаляване поради амортизация на стойността на библиотечния фонд."

В някои случаи попълването на библиотечния фонд може да стане чрез дарения. Основата за отразяването на такива транзакции в счетоводството може да бъде Законът за дарения, който е съставен под всякаква форма.

Пример 1. През август 2012 г. Издателски център ООО подаде молба до библиотеката на държавната бюджетна институция „Университет“ с молба да приеме като дарение колекцията от произведения на А.С. Пушкин. Книгите бяха приети въз основа на Закона за дарения, който след това беше одобрен от ръководителя на институцията, а съответните стопански операции бяха отразени в счетоводните отчети.

Актът за дарение е съставен, както следва:

Аз одобрявам

Ръководител на институцията

Курочкин / А.А. Курочкин /

(подпис) (декриптиране на подписа)

относно даряването

06.08.2012 г. Санкт Петербург

LLC "Издателски център", наричан по -долу "Дарител", представляван от Генералният директорА. Ю. Петров, действащ въз основа на Хартата, от една страна, и университета, представляван от директора на библиотеката П.П. Смирнова, действаща въз основа на пълномощно от 5 май 2012 г. N 142, направи този закон, както следва:

1. Дарителят предаде на университета и Университетът получи като дарение безплатно следното имущество от дарителя: колекция от произведения на Пушкин, състояща се от 12 книги на обща сума 5000 (Пет хиляди) рубли.

2. Имуществото (книгите), посочено в точка 1 от Закона, се прехвърля от Дарителя с цел ползването му от Университета в съответствие със законовите дейности като попълване на библиотечния фонд.

3. Университетът се разпорежда с прехвърленото имущество по своя преценка въз основа на целите и задачите на институцията за обслужване на потребители, включително си запазва правото да изтегли дарени документи от фонда в случай на причини за отписване без съгласието на Дарителя.

4. Отношенията между дарителя и университета във всичко, което не е предвидено в този закон, се уреждат от действащото федерално законодателство за благотворителност.

5. Адреси и подробности за страните.

Донорски университет

Дарено от Издателски център LLC Получено от директора на университетската библиотека

Директор Петров / А. Ю. Петров / Директор Смирнова / П.П. Смирнова /

(позиция) (подпис) (препис (позиция) (подпис) (препис

подписи) подписи)

В счетоводството публикуването на колекцията на Пушкин, състоящо се от 12 книги, беше отразено, както следва:

Изхвърляне от фонда

В момента действащите разпоредби не съдържат указания за задължителното отписване на учебници преди пет години от библиотеките на учебните заведения, освен в случаите на физическо износване, което е довело до стареене (износени книги, загуба на страници, чието възстановяване не е възможно и т.н.) ...

Отписването поради остарялост е възможно само ако учебникът не е включен в посочените федерални списъци, одобрени от Министерството на образованието и науката.

Клауза 9.8 от Инструкция № 2488 предвижда стандарт за отписване на библиотечни фондове по неизвестни причини (недостиг) - не повече от 0,1% от обема на заема.

Съгласно инструкциите на точка 5.1.2 от Инструкция № 590, институциите са получили правото самостоятелно да установяват количествени и разходни стандарти за отписване на публикации, които са били загубени по неизвестни причини (недостиг).

Изключването на документи от библиотечните фондове поради остаряването се извършва най -малко веднъж на всеки две години.

Разпореждането с документи от фонда е формализирано с акт за изключване и е отразено в Книгата на обобщеното счетоводство и във формулярите за индивидуално счетоводство на фонда. В този случай се посочва една от причините за отписването.

При отписване на вещи от библиотечния фонд, свързани с особено ценното движимо имущество на институцията (тоест библиотечния фонд по сметка 0 10127 000), е необходимо да се вземе предвид, че решението за отписване на такова имущество се взема от институцията в съгласие с федералния изпълнителен орган, на чието място се намира (алинея "б" от параграф 4 от Правилника за спецификата на отписване на федерално имущество, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от октомври 14, 2010 N 834). Институцията е длъжна да съгласува с основателя решението си да отпише отредения й библиотечен фонд, класифициран като особено ценно движимо имущество. Да се договори за отписване институцията изпраща следните документи:

Списък на вещите от библиотечния фонд, решението за отписване на които подлежи на споразумение;

Копие от решението за създаване на постоянна комисия за изготвяне и приемане на решение за отписване на имущество (с приложението на правилника за тази комисия и нейния състав, одобрено със заповедта на ръководителя на организация);

Копие от протокола от заседанието на постоянната комисия за изготвяне и приемане на решение за отписване на вещи от библиотечния фонд;

Действа за отписване на федерална собственост и документи съгласно списъка, одобрен от основателя.

Разпореждането с предмети от библиотечния фонд се формализира със Закона за отписването на литература, изключена от библиотеката (ф. 0504144) или Закона за отписването на групи дълготрайни активи (ф. 0306033) с прикачване на списъци с изключена литература въз основа на решението на постоянната оперативна комисия за получаване и разпореждане с активи.

В счетоводството операциите по обезвреждане се отразяват, както следва:

Излезли от експлоатация обекти на библиотечния фонд поради износване, непрофил, загуба, кражба, продажба и др.:

Дебит 0 40 110 172 "Приходи от операции с активи"

Обектите на библиотечния фонд бяха отписани поради загубата в резултат на природни и причинени от човека бедствия:

Дебит 0 40 120 273 "Извънредни разходи по сделки с активи"

Кредит 0 101X7 410 "Намаляване на стойността на библиотечния фонд";

Изведени от експлоатация обекти на библиотечния фонд във връзка с безвъзмездното прехвърляне:

Дебит 0 40 120 241 "Разходи за безвъзмездни преводи към държавни и общински организации",

Дебит 0 40 120 242 "Разходи за безвъзмездни преводи към организации, с изключение на държавни и общински организации"

Кредит 0 101X7 410 "Намаляване на стойността на библиотечния фонд".

Пример 2. През 2012 г. бюджетна образователна институция, за сметка на субсидия за изпълнение на държавна задача, закупи 120 учебника по 300 рубли. всеки. През същата година комисията взе решение да отпише 50 книги (на обща сума 10 000 рубли), придобити от средства, получени от дейности, генериращи доход, поради физическото им влошаване и остаряване.

В счетоводните записи на институцията са направени следните счетоводни записи:

			Сума, руб.
Учебници, получени от организация на доставчика (120 копия х 300 рубли)
Регистрирани учебници
Начислена 100% амортизация на получи и влезе експлоатационни учебници
Износени книги, отписани с решение комисионна