Dobré návyky sú pre úspešných ľudí bežné. Jeden z najužitočnejších efektívne plánovaniečas. Každý pozná situáciu, keď deň uplynie v tvrdej práci a výsledok nespĺňa očakávania. Navyše je tu ešte väčšia záťaž a napätie.
Správne plánovanie tento problém ľahko vyrieši. Budete sa môcť nielen vyrovnať so všetkými zamýšľanými cieľmi a záležitosťami, ale tiež ušetríte zásobu energie a sily.
Princíp 70/30
Odborníci už dávno dokázali, že každé minútové plánovanie vášho dňa nepovedie k očakávaným výsledkom. Nie je možné vypočítať všetko na minútu. Život má svoj vlastný rozvrh, v ktorom je vždy miesto pre prekvapenia a nepredvídané okolnosti.
Okrem toho stojí za zmienku, že ak sa človek stále snaží ovládať svoj deň po sekundách, postupne sa začne meniť na robota, kde nie je miesto na poriadny oddych a bežné radosti.
Aká je najlepšia cesta von? Existuje technika, ktorá zahŕňa plánovanie 70% času. Stojí za to pamätať, že „efekt prekvapenia“ je prítomný v našich životoch každý deň, takže zvyšných 30% si nechajte v rezerve.
Myslite na zajtrajšok
Ak tento zvyk začleníte do svojho každodenného života, váš biznis výrazne porastie. Zvyknite si každý večer myslieť na prípady, ktoré sa zajtra vyriešia. Odborníci zároveň odporúčajú vizualizovať plány. Zaobstarajte si denník, do ktorého si budete zapisovať, čo chcete realizovať.
Rozdeľte svoj zápisník do viacerých stĺpcov. Na ľavej strane označte prioritné úlohy, vpravo menej dôležité veci, ktoré nie sú príliš naliehavé. Vo výnimočných prípadoch môžu byť odložené, ale snažte sa ich neodkladať.
urobili ste niečo? Nezabudnite si ho odškrtnúť zo zoznamu. To je potrebné, aby ste cítili pokrok. Doplní vám silu a bude vás inšpirovať k ďalším skutkom. Ako potvrdenie, že svoj plán úspešne plníte, slúži aj neustále sa zmenšujúci zoznam úloh.
Psychológovia dávajú zaujímavé rady. Na konci každého dňa si do denníka zapíšte povzbudzujúce frázy, ktoré povzbudzujú k činnosti. Budú nielen stimulovať nasledujúci deň, ale tiež vám umožnia neuvoľniť sa vopred.
Väčšina z toho je ráno
Dôležitá rada: pokúste sa vyriešiť väčšinu svojich záležitostí pred obedom. Prečo to funguje? Akonáhle uvidíte, že všetky dôležité a plánované úlohy boli úspešne dokončené, pocítite neskutočnú ľahkosť.
Využite obednú prestávku naplno. V týchto chvíľach je najlepšie zavolať blízkym, odpovedať na zmeškané hovory alebo zaplatiť verejné služby. Na večerný čas zostáva úplné minimum, najmä tie veci, ktoré prinášajú potešenie a relax.
Počas práce odpočívajte
Pravidlá plánovania pracovného času zahŕňajú nielen akcie, ale aj odpočinok, ktorý je nevyhnutným predpokladom. Každý človek má svoje potreby na dostupnosť a trvanie voľného času. Odborníci na time management však tvrdia, že táto metóda sa osvedčila najlepšie: odpracujete 50 minút, pričom na odpočinok si vyčleníte 10. Najprv sa môžete 45 minút venovať podnikaniu a 15 minút si dať prestávku.
Ako lepšie využiť voľný čas? Najlepšia možnosť nebude krátkodobý spánok ani sociálne siete, ale fyzické cvičenia. Ak vaša práca súvisí s počítačom, rozcvička očí a krku je povinná. Užitočnou aktivitou bude aj ľahké občerstvenie, upratovanie pracoviska, sebarozvoj, či potrebné telefonáty.
Skutočné plány
V snahe dosiahnuť každodenné ciele by ste nemali ísť do extrémov. Neberte si nemožné množstvo práce. V tomto prípade stále nestihnete urobiť všetko, čo je naplánované, takže na konci dňa budete cítiť nespokojnosť. Spočítajte si svoje silné stránky a urobte si racionálny zoznam.
Tu stojí za zmienku dôležitý bod. Nezamieňajte si plány s cieľmi, ktoré môžu a mali by byť ťažko dosiahnuteľné. Plánovanie pracovného času je presne to, čo potrebujete, aby ste ich dosiahli v čo najkratšom a naplánovanom čase.
Nemali by ste pracovať od rána do neskorej noci. Je lepšie rozdeliť svoje ciele do niekoľkých blokov a riešiť ich systematicky a stabilne. Táto produktívna možnosť je efektívnejšia ako chaotické akcie. Navyše to pomôže ušetriť energiu na konci dňa.
Skvelým doplnkom by bol stĺpec v zozname, ktorý uvádza, na koľko percent bol plán dokončený. Jasne ukáže váš rast alebo naopak pokles a opraví ďalšie kroky. Snažte sa denný plán nielen plniť, ale aspoň o malé percento ho aj prekračovať. V dôsledku toho sa vyrovnáte nielen s úlohami zaznamenanými v denníku, ale aj s ďalšími prípadmi. Poteší vás vaša produktivita v podobe 150%, 170% atď.
Nevyhnutné Ticho
Mnoho ľudí si ani nevšimne, že pracujú v nevhodných podmienkach. Hluk televízora alebo rádia, hlasy príbuzných a kolegov narúšajú koncentráciu, čím znižujú produktivitu. Výsledkom je, že ste plný čerstvých klebiet a zbytočných informácií.
Dôležité a naliehavé záležitosti si vyžadujú mimoriadne sústredenie. Preto by sa ticho malo stať vaším verným spoločníkom. Len tak môžete dosiahnuť najlepší výsledok.
Dôležitosť poriadku
Úspešní ľudia sú známi poriadkom v myšlienkach aj na pracovisku. Pre zmätok a neporiadok v dokumentoch sa ťažko pracuje pri stole, na ktorom sa nič nenachádza. Na čistenie si vyhraďte niekoľko minút denne. Objednávka vám spraví organizáciu a ušetrí veľa času.
Odporúčame vyhodiť zastarané, zbytočné veci, ktoré neprinesú žiaden úžitok. Pomôže vám to uvoľniť pracovnú plochu. Pamätajte, že každá vec by mala mať svoje miesto. Papiernictvo vyrába súpravy a úložné puzdrá v obrovských množstvách. Len čo dáte veci do poriadku, veci sa okamžite pohnú.
Zbavte sa nepotrebných vecí
Sú veci, ktorých je ťažké sa zbaviť. Hovoríme si, že raz budú užitočné, ale tá chvíľa nikdy nepríde. Navyše je už dávno dokázané, že staré veci a veci do domácnosti sú plné negatívnej energie, aj keď sú odložené v skrini alebo na medziposchodí.
Venujte pozornosť nielen svojej pracovnej ploche, ale aj priestoru v dome alebo kancelárii ako celku. Pozbierajte sily a zahoďte všetky zbytočnosti, ktoré sú na nej uložené lepšie časy. Oblečenie je možné darovať detským domovom alebo iným ľuďom v núdzi. Vďaka tomu pocítite ľahkosť, ktorá poslúži ako impulz pre ďalší rozvoj a realizáciu plánovaných prípadov.
životný štýl
Nech je akýkoľvek šport rytmická gymnastika alebo plávanie, by malo byť súčasťou vášho denného rozvrhu. Dokonca aj bežné cvičenia zvýšia váš tón a pri pravidelnom cvičení budete prekvapení výsledkami.
Kto je Dan Kennedy a prečo sa ho oplatí počúvať? Právom ho možno nazvať úspešným človekom, ktorý vlastným príkladom dokázal dôležitosť času. Teraz je multimilionárom a autorom kníh, ktoré odhaľujú tajomstvá jeho bohatstva a postavenia. Hlavné tipy sú:
1. Pozor na telefón. Samozrejme, mobilné telefóny a iné gadgety sú užitočné v Každodenný život. Ale stojí za zváženie, že pôsobia nielen ako pomocníci, ale aj ako skrytí nepriatelia. Ak ste zaneprázdnení dôležitými záležitosťami, naučte sa ignorovať hovory. Je partner vytrvalý? Ak dôvod hovoru nie je naliehavý, zavolajte späť v čase obeda alebo po práci.
2. Obmedzte obchodné stretnutia. Niektorí ľudia veria, že neustále obchodné stretnutia povedú k úspechu. Nie je to celkom pravda. Milionári sa ich zo všetkých síl snažia obmedziť. Skúste urobiť nasledovné:
- Znížte počet rokovaní a stretnutí na nevyhnutné minimum.
- Pamätajte, že mnohé rokovania je možné uskutočniť nielen osobne, ale aj na diaľku. V tomto prípade vám pomôže telefón, Skype a ďalšie online aplikácie.
- Buďte priamo k veci a stanovte si na stretnutie obmedzený čas. Formálne rozhovory o počasí vám ukradnú vzácne minúty.
- Ak je to možné, aktívne využívajte delegovanie právomocí.
3. Dochvíľnosť. Táto vlastnosť vás disciplinuje a robí vás autoritatívnejšími v očiach iných ľudí. Požadovať od podriadených, aby prišli do práce včas. Nezabudnite ísť príkladom.
4. Láska k zoznamom. Dan Kennedy potvrdzuje, že viesť si denník a robiť si zoznamy je nevyhnutnosťou. Každý deň stojíme pred obrovským prúdom úloh, takže pamäti môže niečo uniknúť.
5. Nevyhnutnosť adresárov. Mali by ste si zvyknúť ukladať dôležité správy alebo listy v chronologickom poradí, či už ide o priečinok v počítači alebo tlačenú verziu. V prípade potreby vždy nájdete potrebné dokumenty.
Stane sa to, ale váš nedostatok životného plánu zaisťuje, že život buď plynie náhodne, alebo sa odvíja podľa plánov iných ľudí.
Vízia môjho života: „No, skončím školu, pôjdem do ústavu, začnem pracovať, potom sa vydám... No asi budeme mať dieťa, vyriešime byt, auto a dačo. Potom odísť do dôchodku - a odpočívať! - nie plánovanie života, ale reprodukcia typickej šablóny. Toto je príbeh o tom, ako to medzi ľuďmi bežne chodí, a poznanie, že môj život bude plynúť ako každý iný, po dobre vyšliapaných koľajách.
Životné plánovanie je konštrukcia konkrétneho plánu pre váš život na rok, 3 roky, 5 a 10 rokov a ďalej, kde sú stanovené vysoké a inšpiratívne ciele. Prvý človek, ktorý začne plánovať svoj život (od slávni ľudia) bol Benjamin Franklin.
Rovnako ako dlhodobé plány, aj životné plánovanie je pomerne zriedkavý jav. Sotva viac ako 3% obyvateľov Ruska má dobre premyslené plány svojho života, najmä premyslené a predpísané plány.
Väčšina ľudí žije bez toho, aby si stanovili ciele: stanovovanie cieľov je úplne nahradené snami, fantáziami, smútkom, že „všetko nie je v poriadku“ a vôbec nič: zazvonil telefón, potom je film v televízii cool.
Plán je hodom do budúcnosti. Plán pre váš deň je vaša dnešná budúcnosť. Mesačný a štvrťročný plán je budúcnosť efektívnej organizácie. Váš plán na rok a na celý život je vaša budúcnosť. Len málo ľudí žije v budúcnosti.
Koľko ľudí stretnete, ktorí seriózne plánujú svoj život, večer si vytvoria obraz o dni dopredu, ráno si stanovia úlohy, naplánujú si deň a zrealizujú ho?
Prečo je dôležité plánovanie života?
Najúspešnejší aj najbezcennejší človek na planéte má 24 hodín denne. Ale prvý dosiahne veľa a druhý sa môže uviaznuť v bažine neúspechov. Tajomstvo tohto rozporu je v tom, ako a čím je naplnených týchto 24 hodín. Prvý vidí život ako dlhodobý projekt a druhý, s najväčšou pravdepodobnosťou, myslí len málo na budúcnosť - žije pre dnešok a nič viac. Životné plánovanie je dôležité pre tých, ktorí k svojmu životu pristupujú zodpovedne, ktorí chcú v živote veľa urobiť a dosiahnuť. Životné plánovanie zvyčajne prináša výsledky a je alarmujúce, pretože posúva život do určitých hraníc.
Čo by ste odkázali staviteľom, ktorí by si pri plánovaní výstavby dačo vypýtali peniaze vopred a povedali: viete, projekt nenakreslíme, znižuje to slobodu kreativity a vo všeobecnosti nie sme zvyknutí to. Čokoľvek sa stane, my to postavíme. Dali by ste im peniaze? Existuje pocit, že nie. Teraz si predstavte, že si budujete život. Máte plán svojho života? Je to pre vás menšia zodpovednosť? Sám sebe, ako staviteľ života – dal by si peniaze?
Životné plánovanie je premýšľanie nad vaším životom tak, aby vás jeho výsledok určite potešil. Je potrebné rozvíjať obchodný a životný úspech, zlepšiť schopnosť budovať vzťahy, posilniť svoje zdravie a zlepšiť blaho seba a svojich blízkych: vytvorte si životnú základňu. Môžete krásne snívať, ale seriózni ľudia myslia na konečný výsledok.
Vasya bol tvorivý človek a počas bezsenných nocí písal vo svojej dedine veľmi úprimné básne. Jeho priateľke Mashe a ďalšej kamarátke Fedyi sa básne páčili, v dôsledku čoho sa Masha na základe spoločných záujmov oženil s Fedyou, ktorá tiež dobre zarábala ako strojník. Pri tejto príležitosti Vasja napísal ďalšiu básnickú zbierku a všetky svoje básne poslal do mesta... Keď Vasja umieral, dušu mu zahriala malá sivá brožúrka: básne sa im napokon podarilo vydať v mizivom náklade, hoci neboli vypredané. Keďže Vasya bol extrémne chudobný, Masha a Fedya zorganizovali spomienku na neho, ktorý už dávno prestaval silný dom, vychovávajú sa deti a je vysadený krásny ovocný sad. Samozrejme, Fedya, na rozdiel od Vasyi, nikto nemohol nazvať vznešeného a kreatívneho človeka, ale ako by ste ohodnotili výsledok ich života?
Morálka: o úspechu projektu nerozhoduje sila a vznešenosť zámerov, ale výška skutočne dosiahnutého výsledku. ("Vzorec úspechu alebo filozofia života efektívneho človeka")
Mýty o plánovaní života
Plánovaný život je nudný. Nikdy pravda. Plánovaný život vám umožňuje veľa ubytovať veľká kvantita udalosti a dobrodružstvá. Predstavte si, že ste na dovolenke nechali veci v kufri: málo sa doň zmestí. A ak ste veci úhľadne zložili, voľné miesta boli obsadené malými vecami - viac sa zmestilo do kufra. Rovnako aj v živote.
Plán – obmedzuje rozvoj. To je, ak je plán malý, jednoduchý a nie inšpirujúci. A ak ste napísali Maximálny život a zrazu ste si uvedomili, že je veľmi málo času a je veľa vecí, ktoré musíte urobiť, budete sa rozvíjať trojnásobnou rýchlosťou!
Plán - nedáva slobodu tvorivosti. A nie je to pravda. Nikto vás neobťažuje každý deň, mesiac, rok, tri roky prehodnocovať a dolaďovať svoj plán, aby ste mohli opraviť už napísané a pridať niečo nové.
Plánovaný život vám neumožňuje užívať si prítomnosť. Nezmysel - len dáva, a ešte s rezervou, najmä ak si to naplánujete. A ak neviete, ako plánovať, budete si prítomnosť užívať len v útržkoch a na svoju škodu. pozriPonáhľajte sa žiť v prítomnosti
Kompetentné plánovanie
Ak ste upravili svoj život a cítite, že môžete robiť veľké veci a dosahovať úspechy, zamyslite sa nad svojím Maximálnym životom.
Život môže byť úžasne krásny – urobme to tak!
Čas čítania 6 minút
Ako si naplánovať deň, aby ste mali na všetko čas? Aké pravidlá treba dodržiavať, aby ste sa vyhli stresu a pocitom nespokojnosti? V tomto článku sa dozviete, čo musíte urobiť, aby ste zvýšili svoju produktivitu a efektivitu.
Ak často meškáte, vytvárate si v práci prekážky, zabúdate na dôležité udalosti a ste nervózni, že ste veľa vecí nestihli urobiť, potom je tento článok určený práve vám. Kde začať, aby ste sa naučili, ako si správne plánovať čas?
- Začnite si písať denník. Deň nezačnite, kým si ráno nezapíšete plány na ďalší deň a ešte lepšie večer. Vytvorenie zoznamu úloh je nevyhnutnou činnosťou, aby ste pochopili, čo je potrebné urobiť a byť včas.
- Nastavte si pripomienky o stretnutiach, akciách na mobilnom telefóne .
- Ak pracujete na počítači začnite samostatný dokument so zoznamom úloh.
Ako vytvoriť zoznam úloh?
- Zoznam úloh by sa mal písať každý deň, najlepšie večer.
- Do zoznamu nezapíšte viac ako 7 prioritných prípadov. Nestojí to za viac, pretože nie je možné urobiť viac za jeden deň.
- Zapíšte si všetky položky podrobne. Napríklad: choďte do obchodu a kúpte si všetko, čo potrebujete na zozname. Urobte si zoznam potrebného tovaru na samostatnom liste. Potom vám chodenie do obchodu zaberie oveľa menej času.
- Do zoznamu úloh by ste si mali zapísať približný čas, ktorý vám zaberie dokončenie tej či onej akcie.
- Zoznam úloh by mal byť vždy na očiach. Ak ste čerstvá mamička, ktorú deti neustále ťahajú a zoznam sa stráca, tak napíšte pár kópií.
- Napíšte si zoznam úloh na týždeň dopredu, pomôže vám to pochopiť, ktoré úlohy sú obzvlášť naliehavé a ktoré môžu počkať.
Základné pravidlá plánovania
- Aby ste si správne naplánovali svoj deň a urobili všetko včas, je veľmi dôležité zvyknúť si na skoré vstávanie. Nezáleží na tom, či musíte ísť do práce alebo nie. Zorganizujte si normálny plán spánku. Aby ste sa cítili veselo, musíte spať 8 hodín denne. Zamyslite sa preto nad tým, kedy potrebujete ísť spať, aby ste stihli skoro vstať a stále sa dostatočne vyspali.
- Je dôležité počúvať svoje biologické hodiny. Lepšie viete, kedy sa cítite plní sily a energie rýchlo urobiť veľa vecí. Ak sa večer cítite nabití energiou, naplánujte si deň tak, aby vám na večer ostali obzvlášť dôležité veci. Vo zvyšku času sa venujte menej dôležitým veciam, vyhraďte si čas na oddych, sebarozvoj, stretnutia s priateľmi atď.
- Je veľmi dôležité určiť priority pri plánovaní dňa.. Najprv musíte urobiť tie veci, ktoré sú vo svojej priorite najvýznamnejšie, a až potom prejdite k vedľajším. Nikdy neodkladajte dôležité veci na neskôr. Inak na ne budete myslieť celý deň a budete sa rozptyľovať myšlienkami.
- Netrávte veľa času a energie vecami, ktoré vám prinesú bezvýznamné výsledky.. Čas strávený a konečný výsledok by mali byť primerané.
- Pri plánovaní času musíte myslieť na všetko možné možnosti aby ste si uľahčili život. Ak vám napríklad upratovanie domu zaberie veľa času, zvážte najať si gazdinú. Alebo vyhodiť veci, ktoré sú už dávno nepotrebné, dať všetko do škatúľ, systematizovať. Potom čistenie zaberie menej času.
- Keď robíte veci, analyzujte, ktoré faktory vás najčastejšie rozptyľujú a vezmite si čas.. Možno vás často rozptyľujú sociálne siete, telefonovanie, premýšľanie o iných veciach. Veľmi často zohrávajú úlohu psychologické faktory, napríklad strach z toho, že prácu nezvládnu načas, strach z toho, že sa náročná úloha, lenivosť.
Čomu sa vyhnúť, aby ste boli úspešní
- Nestrácajte čas sledovaním televízie. Môžete sledovať akékoľvek správy, filmy na internete bez reklamy. To vám ušetrí čas.
- Obmedzte svoj čas v v sociálnych sieťach, fóra a hry. Je to strata času.
- Skúste sa zbaviť zlých návykov. Zamysleli ste sa niekedy nad tým, koľko času trávite na fajčiarskych prestávkach? To zaberá nielen váš čas, ale aj vaše zdravie. Zlé návyky nie sú zlučiteľné s úspechom.
- Naučte sa prekonávať lenivosť, nesústredenosť a nedochvíľnosť. Nastavte si pripomienky na telefóne, budík vopred, aby ste nemeškali. Stanovte si časový limit na dokončenie všetkých úloh.
Ako si správne naplánovať pracovný čas?
David Allen radí poriadne sa zorganizovať pracovisko, získať všetky potrebné písacie potreby. Vytvorte tiež kartotéku, pre každý prípad vytvorte zodpovedajúci priečinok. Allen tiež odporúča napísať si 4 zoznamy úloh:
- Úlohy, ktoré sa majú dokončiť v blízkej budúcnosti.
- Projekty, ktoré si vyžadujú integrovaný prístup.
- Projekty, ktoré z jedného alebo druhého dôvodu ešte nie je možné dokončiť.
- Zoznam „Jedného dňa“.
Na rýchlejšie dokončenie pracovných úloh je potrebné vykonávať podobné úlohy za sebou. Mozog si zvykne na určitý druh práce a zakaždým sa vyrovná rýchlejšie a rýchlejšie.
Ak máte pred sebou veľmi ťažkú úlohu alebo projekt, musíte si to rozdeliť na etapy. Potom sa úloha stane zrozumiteľnejšou a reálnejšou, ktorú treba dokončiť. Využite princíp „malých krokov“. Naučte sa povedať nie, nerobte prácu za iných, nestaňte sa nástrojom na dosahovanie cieľov iných ľudí. Všetci úspešní biznismeni plánujú ráno to najdôležitejšie. Čo je vašou prioritou, nemôžete odložiť na neskôr. Ako sa hovorí: "Urobil prácu, kráčaj smelo."
Naučiť sa dokončiť všetky úlohy načas je veľmi jednoduché. Väčšina ľudí si vo svojom živote vytvára vlastné problémy a prekážky. Chce to len trochu úsilia a začať plánovať svoj život. Musíte pochopiť, že unavený a nezdravý človek nemôže pracovať produktívne a žiť svoj život naplno.
Preto je potrebné:
- dostatok spánku.
- Zdravá strava. Jedzte čo najviac zeleniny a ovocia.
- Šport zvyšuje imunitu, dodávajú náboj živosti a majú priaznivý vplyv na mozgovú aktivitu. Pamäť, koncentrácia sa zlepšuje, neurónové bunky sa aktualizujú rýchlejšie.
- Držte sa zoznamu úloh. Napíšte to na každý deň, na týždeň a na rok.
- Nenechajte sa rozptyľovať vecami, ktoré nepotrebujete, zbytocna komunikacia. Nerobte prácu pre iných.
- Pri plánovaní dňa si neberte viac povinností, ako dokážete zvládnuť.. Adekvátne zhodnoťte svoj čas a úsilie.
- Udržujte poriadok doma aj v práci. Každá vec musí mať svoje miesto a každá vec svoj čas. Keď udržiavate poriadok, strávite oveľa menej času vykonávaním vecí. Nech sa poriadok a systematizácia vecí stane vaším zvykom.
- Optimalizujte svoju prácu. Pokúste sa čo najviac zjednodušiť akúkoľvek úlohu a skrátiť čas na jej realizáciu.
- Užite si to moderná technológia . Aj doma vám pomalý hrniec, mikrovlnka, elektrický mlynček na mäso ušetrí veľa času pri varení.
- Vždy sa odmeňte za akýkoľvek úspech. Ak ste splnili dôležitú úlohu včas, dovoľte si 15 minút oddýchnuť a zjedzte niečo sladké alebo sa 10 minút pozerajte na svojich spolužiakov.
- Neusilujte sa o ideál, ten neexistuje. Ak budete posadnutí robiť všetko lepšie a lepšie, skončíte tak, že budete šliapať vodu a privádzate sa k hysterii.
- Nehromadte nedokončené záležitosti.Čo ste dnes plánovali urobiť - urobte to!
- Nikdy sa nebojte požiadať o pomoc alebo rozdeliť určité úlohy medzi zamestnancov.
Okrem vytvárania zoznamu úloh existujú aj ďalšie efektívne techniky plánovania, ktoré sa široko používajú pri riadení času. Ide o techniku riadenia času, ktorá zahŕňa pravidlá a princípy, ktoré pomáhajú človeku správne organizovať svoj čas a dosahovať maximálnu efektivitu v akomkoľvek podnikaní.
Základné techniky plánovania
- Paretovo pravidlo alebo princíp 80/20. Len 20 % vašich myšlienok, rozhovorov a činov vedie k 80 % vašich výsledkov. A 80 % ostatných akcií vedie k 20 % výsledku. Preto sa nesnažte robiť všetko naraz, ale spočiatku robte tie veci, ktoré vám prinesú maximálny výsledok.
- Metóda časovania je, že si musíte zapisovať všetok svoj čas, na čo a kde ho trávite. Analýza týchto záznamov vám ukáže, akým činnostiam sa vyhnúť, čo vás rozptyľuje a aké procesy je potrebné urýchliť.
- Plánovanie ABC je, že potrebujete rozdeliť prípady v poradí dôležitosti písmeno po písmene. Najdôležitejšie sú prípady kategórie A. Tvoria 15 % všetkých prípadov a prinášajú 65 % výsledkov. B - dôležité prípady, ktoré tvoria 20% všetkých prípadov a prinášajú 20% výsledkov. Kategória C - to sú prípady najmenej dôležité, tvoria 65% a dávajú výsledok - 15%.
Ak sa chcete naučiť, ako si správne naplánovať deň, byť pánom svojho života, chce to trochu. Stačí mať chuť sa to naučiť, vynaložiť úsilie a začať na sebe pracovať. Musíte si vytvoriť zvyk plánovať si život, písať si zoznam úloh na každý deň, rozvíjať zodpovednosť, vytrvalosť, dochvíľnosť. Naučiť sa správne plánovať je jednou z metód sebazdokonaľovania, ktorá môže radikálne zmeniť váš život k lepšiemu. Naučíte sa určovať priority, identifikovať základné hodnoty, stanovovať ciele a dosahovať ich v jasne definovanom časovom rámci.
Benjamin Franklin bol synom výrobcu mydla, no vďaka sebaorganizácii a disciplíne vynikal v mnohých oblastiach: v politike, diplomacii, vede, žurnalistike. Je jedným zo zakladateľov Spojených štátov amerických – podieľal sa na tvorbe Deklarácie nezávislosti a ústavy krajiny.
Franklinov portrét je uvedený na 100-dolárovej bankovke, aj keď nikdy nebol prezidentom Spojených štátov. Pripisuje sa mu autorstvo hlášok ako „Čas sú peniaze“ a „Čo môžeš urobiť dnes, neodkladaj na zajtra“.
- "Žaby". Každý má nudné úlohy, ktoré sa neustále odkladajú na neskôr. Tieto nepríjemné veci sa hromadia a psychicky naliehajú. Ak však každé ráno začnete „jesť žabu“, to znamená, že najprv vykonáte nejakú nezaujímavú úlohu a potom prejdete na zvyšok, postupne bude všetko v poriadku.
- "Kotvy". Ide o materiálne pripútanosti (hudba, farba, pohyb) spojené s určitým emocionálnym stavom. "Kotvy" sú potrebné na to, aby sa naladili na riešenie konkrétnej úlohy. Môžete sa napríklad natrénovať prácu s poštou ku klasickej hudbe a kedykoľvek budete leniví vyložiť schránku, stačí si zapnúť Mozarta alebo Beethovena, aby ste chytili tú správnu psychologickú vlnu.
- Steak zo slona. Čím väčšia je úloha (napísanie dizertačnej práce, učenie sa cudzieho jazyka a pod.) a čím tvrdší termín, tým ťažšie je začať s jej realizáciou. Je to miera, ktorá desí: nie je jasné, kde začať, či bude dostatok sily. Takéto úlohy sa nazývajú „slony“. Jediný spôsob, ako „zjesť slona“, je uvariť z neho „steaky“, teda rozložiť veľkú vec na niekoľko malých.
Je pozoruhodné, že Gleb Arkhangelsky venuje veľkú pozornosť nielen racionalizácii pracovných procesov, ale aj odpočinku (celý názov jeho bestselleru je „Časová cesta: Ako žiť a pracovať v čase“). Je presvedčený, že bez dobrého odpočinku, vrátane zdravého spánku a fyzickej aktivity, nie je možné byť produktívny.
Záver
Naplánujte si každý deň. Todoist, Wunderlist, TickTick a ďalšie podobné programy a služby vám s tým pomôžu. Rozdeľte zložité rozsiahle úlohy na jednoduché malé. Najnepríjemnejšiu prácu robte ráno, aby ste zvyšok času mohli robiť len to, čo máte radi. Rozvíjajte spúšťače, ktoré vám pomôžu vysporiadať sa s lenivosťou, a nezabudnite do svojho rozvrhu zaradiť aj odpočinok.
Metóda Francesca Cirilla
Meno Francesco Cirillo vám možno nie je známe, no o Pomodoro ste už určite počuli. Autorom je Cirillo slávna technika time management. Svojho času mal Francesco problémy so štúdiom: mladý muž sa nemohol nijako sústrediť, bol celý čas roztržitý. Na pomoc prišla jednoduchá kuchynská minútka v tvare paradajky.
Záver
Na začiatku dňa si urobte zoznam úloh a urobte to meraním času pomocou „pomodoros“. Ak ste boli 25 minút rozptýlení, dajte pred úlohu symbol '. Ak čas vypršal, ale úloha ešte nebola dokončená, dajte + a venujte mu ďalšie „pomodoro“. Počas päťminútovej prestávky úplne prepnite z práce na odpočinok: prejdite sa, počúvajte hudbu, vypite kávu.
Tu je teda päť základných systémov riadenia času, pomocou ktorých si môžete zorganizovať svoj deň. Môžete si ich podrobnejšie preštudovať a stať sa apologétom niektorej z metód, alebo si môžete vyvinúť vlastnú kombináciou rôznych metód a techník.
GTD – alternatíva k time managementu
David Allen, tvorca metodiky GTD, je jedným z najznámejších teoretikov osobnej efektívnosti. Jeho kniha Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity bola časopisom Time označená za najlepšiu obchodnú knihu desaťročia.
Pojem Getting Things Done je známy pojem a mnohí ho mylne stotožňujú s time managementom. Ale aj sám Allen nazýva GTD „technikou na zvyšovanie osobnú efektivitu».
Tu je návod, ako odborník na túto tému vysvetlil rozdiel medzi time managementom a GTD.
Ahoj! V tomto článku budeme hovoriť o plánovaní pracovného dňa.
Dnes sa dozviete:
- Prečo plánovať svoj pracovný deň;
- Kto to potrebuje;
- Ako si naplánovať pracovný deň.
Plánovanie pracovného dňa
V 21. storočí sa rytmus života citeľne zrýchlil a naďalej naberá na obrátkach. Ak predtým, aby ste boli úspešní, bolo potrebné urobiť jedno množstvo práce, teraz, aby ste dosiahli úspech, musíte urobiť oveľa viac. A ľudia začínajú čeliť nedostatku času. Ak sa stíhate za všetkými každodennými úlohami, ktoré nám život každý deň hádže, nie je na to vôbec čas.
Plánovanie pracovného dňa je nástroj, ktorý pomáha nielen efektívne využívať pracovný čas, ale aj znížiť. Toto nie je banálny zoznam úloh, ktorý je potrebné vyplniť v prísnom poradí. Plánovanie je schopnosť vybrať si, čo je potrebné urobiť, prečo a kedy.
To je dôvod, prečo dobré plánovanie nielen štruktúruje všetko, čo robíte za deň, ale tiež šetrí váš čas. V prvom rade musíte urobiť to najdôležitejšie – to je hlavné pravidlo. Správne rozvrhnutie času je užitočné pre každého človeka, ktorý má v práci voľný čas a nemá jasný harmonogram.
Čo zahŕňa plánovanie?
Plánovanie pracovného času zahŕňa:
- Stanovenie priorít.
- Vyberte dôležité úlohy.
- Hľadanie najlepších spôsobov, ako ich vyriešiť.
- Hľadajte si prácu vo svojom voľnom čase.
Stanovenie priorít vám pomôže pochopiť, čo si vyžaduje pozornosť, čo sa môže vyriešiť samo a aký problém by ste mali ignorovať. Čas a informácie sa stali oveľa cennejšími ako predtým a hnevať sa na niečo, čo neprináša výsledok, je nezmyselná vec.
Výber dôležitých úloh- takmer to isté ako stanovenie priorít, len v rámci jedného pracovného dňa. Vy si vyberiete, čo prinesie dôležitý výsledok, čo je potrebné urobiť naliehavo a čo možno odložiť.
Hľadanie najlepších spôsobov riešenia problémov je veľmi dôležitý bod. Pri plánovaní by ste mali zvážiť nielen to, čo budete robiť, ale aj to, ako to najlepšie urobiť. Zároveň je dôležité nielen šetriť čas, ale robiť všetko čo najrýchlejšie a najefektívnejšie.
Práca s voľným časom by mali byť zahrnuté aj do pracovného plánu. Máte voľné 2 hodiny denne, ktoré môžete venovať niečomu? Môžete o tom povedať svojmu šéfovi, ktorý vás zaťaží prácou, môžete sa vzdelávať alebo sa môžete snažiť vyvinúť svoj vlastný projekt.
Prečo je dôležité plánovať si pracovný deň?
Každý, kto sa niekedy zaoberal freelancerom, obchodom alebo „práci podľa vlastného uváženia“ (napríklad taxíkom), chápe dôležitosť zariaďovania vecí počas dňa. Ale napríklad väčšina kancelárskych pracovníkov nepovažuje za potrebné plánovať svoj pracovný deň.
V skutočnosti je hlavným dôvodom plánovania pracovného dňa zvýšenie vlastnej efektívnosti. Ak počúvate svoje vlastné telo, môžete pochopiť, že niektoré veci sú pre vás raz lepšie a iné inokedy. Napríklad je pre vás pohodlnejšie telefonovať do iných spoločností po obede, keďže ste sa už zobudili, no ešte ste sa nestihli unaviť a večer je monotónna práca rýchlejšie, preto je lepšie odložiť informácie o jazde do databázy až o 5-6 hodín.
Plánovanie pracovného dňa zohľadňuje nielen základné prvky riešenia problémov, ale aj osobné preferencie každého človeka. Time management nebol vytvorený s cieľom vnútiť každému rovnaký vzor vysokého výkonu. Svoje úlohy musíte prispôsobiť vlastnostiam svojho tela.
Organizovanie a plánovanie dňa vám umožní stihnúť viac za menej času a ponechať čas na veci, ktoré máte radi.
Kto by si mal plánovať pracovný deň
Každý by si mal vedieť naplánovať svoj pracovný deň. Môžete tak ušetriť čas a pracovať efektívnejšie. Existujú však 3 kategórie ľudí, ktorí sú jednoducho povinní zapojiť sa do osobného plánovania.
. Najnedisciplinovanejším pracovníkom je slobodný pracovník. Nemá jasný harmonogram a len termín mu pripomína, že je čas si sadnúť a niečo urobiť. Preto je pre freelancerov, ktorí pracujú s viacerými klientmi, veľmi dôležité, aby si svoj pracovný deň naplánovali. Často sa stáva, že nové zákazky sa objavia s rozdielom jedného či dvoch dní a ak budete meškať do posledného, možno nestihnete pracovať na dvoch projektoch.
podnikateľov. Všetko je tu takmer rovnaké ako na voľnej nohe. Najmä ak ide o online podnikanie. Na jednej strane môžete byť pokojní doma, keď vaši zamestnanci pracujú, no na druhej strane sa tento prístup nevyhnutne ukáže ako neúspešný. Na Západe medzi podnikateľmi prekvitá kult workoholizmu. Veria, že ak nepracujete 60 hodín týždenne, tak ste leniví a nemáte čo robiť.
Lídri. Líder nebude vždy podnikateľ. Majiteľ firmy sa síce nemôže aktívne podieľať na záležitostiach svojej firmy, ale jej riaditeľ preberá zodpovednosť za chod celého mechanizmu. Preto musia lídri stredných a veľkých firiem využívať svoj čas efektívne, pretože na ich rozhodnutiach závisí z dlhodobého hľadiska budúcnosť firmy. Plánovanie pracovného dňa manažéra je spôsob, ako čo najefektívnejšie rozdeliť svoj čas medzi strategicky dôležité úlohy.
Metódy plánovania pracovného dňa
Existuje mnoho spôsobov, ako si správne naplánovať pracovný deň. Ale jeden z najúčinnejších Eisenhowerova matica. Jeho podstata je nasledovná.
Existujú 4 štvorce:
- Štvorec A - Naliehavé a dôležité záležitosti.
- Štvorec B – neurgentné a dôležité veci.
- Štvorec C - naliehavé a nedôležité záležitosti.
- Štvorec D – neurgentné a nedôležité veci.
Námestie A by mal byť takmer vždy prázdny. Pri správnom plánovaní by sa všetky dôležité úlohy mali usadiť v štvorci B a mali by sa vykonávať, keď sa blížia k bodu A.
Štvorec B Toto sú dôležité veci, ktoré vám pomôžu dosiahnuť váš cieľ. To zahŕňa všetky úlohy, ktoré je potrebné dokončiť do 1 pracovného dňa.
Štvorec C znamená naliehavé a nedôležité prípady, ktoré je potrebné preniesť na iných ľudí. Vzorovým príkladom naliehavých, ale nedôležitých vecí je zavolať potenciálnemu klientovi. Toto zvládne zamestnanec, radšej sa zamerajte na iné veci.
štvorec D, znamená, že existujú nie naliehavé a nedôležité veci, ktoré vás nepribližujú k cieľu, nedávajú pozitívne emócie a v zásade nie sú potrebné. Do tohto poľa by ste si mali zapísať všetky zbytočné nápady.
Toto rozdelenie úloh podľa ich dôležitosti a naliehavosti umožňuje pochopiť, čomu je potrebné venovať pozornosť počas pracovného dňa a na čo možno bezpečne zabudnúť. Matrica pomáha nielen v pracovných procesoch, ale aj v bežnom živote. Ak sa chcete naučiť angličtinu, je to pre vás zaujímavé a pomôže vám to vo vašej kariére - toto je štvorec B. Ak sa však chcete naučiť španielsky len kvôli tomu, aby ste to vedeli - toto je D a môžete pokojne zabudnúť na to.
Pravidlá pre rozvrhnutie pracovného dňa
Existuje niekoľko pravidiel, ako efektívne riadiť svoj pracovný deň. Pre pohodlie rozdelíme deň na 3 časti:
- Začiatok pracovného dňa.
- Hlavný pracovný postup.
- Dokončenie.
Ráno je najdôležitejší krok. V závislosti od toho, koľko ste spali, ako ste vstali a čo ste robili, bude závisieť vaša nálada, psychologický postoj a výkon.
Zásady „správneho“ rána zahŕňajú nasledovné:
- Kladný postoj. Ak sa budete každý deň prebúdzať s tým, že nenávidíte svoju prácu, vaša produktivita sa zníži. Skúste začať ráno príjemnými myšlienkami.
- Snažte sa „nehojdať sa“. Všimli ste si, že po tom, čo ráno vstanete, potrebujete ďalších 30-40 minút, aby ste sa konečne zotavili? Toto je čas, ktorý sa neoplatí strácať. Hneď po prebudení sa osprchujte, uvarte si kávu a namiesto polhodinky „do nikam“ môžete pokojne raňajkovať.
- Pokojné raňajky a cesta do práce. Začať deň pomaly je veľmi dôležité. Keď sa ponáhľate, telo míňa energiu a nervy navyše, ktoré by sa dali využiť na produktívnejšiu prácu. Ak si nemôžete dovoliť výdatné raňajky a pokojnú jazdu, choďte spať neskôr a vstávajte skôr.
- Kľúčové úlohy. Väčšina úspešných podnikateľov má tendenciu tvrdiť, že najdôležitejšie úlohy treba urobiť ráno. Ako sa hovorí: "Ak chceš robiť všetko, zjedz na raňajky žabu." Úloha žaby je prípad, do ktorého sa vôbec nechcete pustiť. Urobte si to ráno a pozitívny prístup z toho, že „žaba je zjedená“ vám vydrží celý deň.
Hlavný pracovný postup pozostáva z nasledujúcich úloh:
- Vyriešte naliehavé problémy. Je dôležité pochopiť, že ak na vás počas pracovného dňa padne nejaká naliehavá záležitosť, nemusíte venovať všetku svoju pozornosť výlučne jej. Najprv musíte pochopiť, či je to dôležité alebo nie. Ak je to dôležité, musíte k tomu okamžite pristúpiť. Ak nie, preneste zodpovednosť za jeho realizáciu na inú osobu.
- Dodržiavajte termíny. Každý deň si musíte stanoviť približné termíny, do ktorých musíte zvládnuť celý objem úloh. Je dôležité, aby to nebolo „Urobte všetko do 18:00“, ale „O 14:00 - začnite plánovať, o 15:00 - analyzujte ukazovatele, o 16:00 - napíšte správu“ atď.
- Poriadok na pracovisku. Toto je implicitný, ale veľmi dôležitý bod. Ak je na vašom stole neporiadok, vaše oči sa medzi ním budú neustále strácať. A ak sa na pracovisku objaví nejaký cudzí dokument, môžete ho začať študovať a stratiť 20-30 minút.
- Neriaďte sa impulzmi. Je to najdôležitejšie. Existuje niekoľko spúšťačov, ktoré vás prinútia presunúť pozornosť z práce na niečo menej dôležité. Zavolať priateľovi, keď si prezeráte plán predaja? Toto radšej nerobte, stratíte potom koncentráciu a ľahko vám môže chýbať pracovná nálada.
- Zoskupte svoju rutinu. Je to veľmi dôležité. Ak potrebujete urobiť 60 telefonátov počas dňa, potom je lepšie ich rozdeliť do niekoľkých malých skupín, 10 až 15 naraz. Po hovore môžete vykonať ďalšiu úlohu. Neustálym prepínaním z rutinnej činnosti na energickú dokážete oveľa viac.
Koniec pracovného dňa je založený na nasledujúcich princípoch:
- Doplňte, čo je potrebné. Existuje skupina prípadov, ktoré spadajú do štvorca „dôležité, ale nie naliehavé“. Najlepšie sa vypĺňajú počas pracovného dňa a políčko „dôležité a naliehavé“ je vždy prázdne.
- Skontrolujte svoje výsledky oproti plánu. Všetko, čo ste urobili za deň, by ste mali porovnať s tým, čo ste plánovali. Ak ste práve začali plánovať svoj pracovný deň, potom malé odchýlky od plánu budú v poradí vecí. Snažte sa, aby ich bolo čo najmenej.
- Urobte si plán na ďalší deň. Najlepšie je to urobiť na konci predchádzajúceho pracovného dňa. Takže si udržíte pracovnú náladu a, ale je dôležité vypracovať skutočný program záležitostí.
Ak ste vedúci, počas pracovného dňa by ste mali úzko spolupracovať so svojou sekretárkou.
Pamätajte, že toto všetko sú všeobecné rady. Neberú do úvahy vaše individuálne vlastnosti. Ak je pre vás pohodlnejšie robiť urgentnú prácu popoludní a nie doobeda, máte na to právo. Ak dávate prednosť tomu, aby ste veľkú a náročnú úlohu urobili ako poslednú a nijako to neovplyvní vašu náladu na jeden deň, nechajte to trvať.
Plánovanie pracovného dňa by malo byť individuálne.
Hlavné chyby pri plánovaní pracovného dňa
Napriek tomu, že prax time managementu je v našich životoch pevne zakorenená, väčšina ľudí sa zaväzuje typické chyby pri plánovaní svojho pracovného dňa. Tu je niekoľko z nich.
Chyba 1. Nesprávne stanovenie priorít.
Eisenhowerova matica nám hovorí, že musíme urobiť dôležité veci. Mnoho ľudí si však môže ľahko pomýliť, čo je pre nich dôležité. Štvorec A, ktorý by mal zostať prázdny a je zodpovedný za urgentné a dôležité záležitosti, si často mýlia s C, kde sa nahromadili nedôležité záležitosti, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť.
Je dôležité si uvedomiť, že energiu by ste mali míňať výlučne na to, čo je pre vás v danom momente dôležité. Mali by ste pracovať na budúcnosti, keď sa veci dajú odložiť a správne naplánovať.
Chyba 2. Príliš veľa času sa venuje maličkostiam.
Aby sme vysvetlili, prečo je v prvom rade potrebné vytvoriť „základ“, a až potom malé veci, použijeme Paretov zákon. Hovorí sa, že 20 % úsilia dáva 80 % výsledkov. To znamená, že keď pracujete na niečom dôležitom, miniete 20 % úsilia a dosiahnete 80 % výsledku. Keď pracujete na maličkostiach, dosiahnete 4-krát menej výsledkov a miniete 4-krát viac energie.
Zoberme si malý príklad. Musíte spustiť reklamnú kampaň. Ak vytvoríte 10 kreatív, vyberiete pre ne kľúčové slová a frázy a spustíte ich na pripravených stránkach, bude to 20 % práce, ktorá poskytne 80 % výsledku. Ak však trávite čas úpravou fontov a obrázkov, výberom a leštením fráz a hľadaním ďalších platforiem pre reklamu, vynaložíte oveľa viac úsilia. To všetko bude potrebné urobiť, ale po spustení reklamnej kampane, keď dosiahnete prvý výsledok.
Chyba 3. Nedostatok času na osobné záležitosti.
Každý človek by mal mať osobný život a slobodu výberu povolania. Ak máte veľa práce a nenájdete si jednu alebo dve hodiny na to, aby ste sa venovali svojmu koníčku, potom je to zlé plánovanie vášho vlastného dňa. Rozvrhnutie pracovného času je dôležité nielen preto, že vám umožní urobiť viac. Dáva vám príležitosť robiť to, čo milujete, bez náhlenia.
